Автосекретарь. Голосовое приветствие

Текст для голосового сообщения на автоответчик или АТС компании должен быть лаконичный и емкий. Чем быстрее и проще вы решите проблему клиента, с которой он к вам обратился, тем на большую лояльность его вы можете рассчитывать.

Идеальная продолжительность голосового приветствия – 15-30 секунд. Все, что звучит дольше, начинает раздражать. Насколько плохо влияют на конверсию длинные или короткие гудки в телефонной трубке, настолько же негативно воздействуют длинные и непродуманные ИВР-сообщения. Общие избитые фразы уже не работают. Клиенты не хотят слов ради слов. Большинство звонят для того, чтобы услышать живого человека – оператора колл-центра, менеджера, консультанта, продавца. Общение с роботом – это необходимость. Старайтесь минимизировать бездушный стиль общения, свести его на простой человеческий язык. «Спасибо, что позвонили» - лучше, чем «Ваш звонок очень важен для нас».

Я подготовил для вас шаблоны стандартных текстов голосовых приветствий на автоответчики и офисные АТС, которые чаще всего заказывают у меня компании. Вы можете просто скопировать понравившийся вариант и отправить мне на озвучку, заменив название, адрес сайта и время работы. А можете скомпилировать свой вариант текста, взяв за основу эти примеры.

Приветственное сообщение универсальное

Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Мы решим ваши вопросы. Пожалуйста, дождитесь ответа специалиста.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Благодарим за звонок.

Здравствуйте. Спасибо за звонок в компанию [название].

Нерабочее время универсальное

Здравствуйте, вы позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 до 18 часов. Сейчас вы можете оставить голосовое сообщение после сигнала.

Спасибо за звонок в [название]. Мы работаем с 9 утра до 6 вечера. Сейчас вы можете посетить наш сайт или оставить сообщение после сигнала.

[название] работает по будням, с 9 утра до 6 вечера. Дополнительную информацию сейчас можно получить на нашем сайте . Чтобы оставить сообщение, нажмите звездочку в тоновом режиме.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Мы не можем ответить на ваш звонок. Пожалуйста, перезвоните в рабочее время.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем. Ждем вашего звонка по будням с 9 до 18 часов.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем, но вы можете оформить заказ на нашем сайте прямо сейчас. Адрес .

Нерабочее время вс-чт

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить завтра.

Нерабочее время пт-сб

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или звоните в понедельник, с 9 утра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните в понедельник, с 9 утра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить в понедельник.

Нерабочее время сб-вс

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сегодня у нас выходной. Мы работаем по будням с 9 до 18 часов. Вы можете перезвонить или оставить сообщение после сигнала.

Долго не берут трубку

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Если вы слышите это сообщение, значит, сейчас в офисе никого нет. Оставьте голосовое сообщение после сигнала, мы вам перезвоним.

Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Сейчас мы не можем ответить на звонок. Пожалуйста, оставьте номер телефона, мы вам перезвоним. Спасибо и хорошего дня.

Здравствуйте, вы позвонили в [название]. Оператор сейчас ответит, пожалуйста, оставайтесь на линии.

Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Ваш звонок очень важен для нас. Сейчас все операторы заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас все операторы заняты, пожалуйста, перезвоните позднее.

Разное время суток

Доброе утро.

Добрый день.

Добрый вечер.

Универсальные

Здравствуйте.

Приветствуем вас.

Вас приветствует…

Запись разговора

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Все разговоры с оператором записываются для повышения качества обслуживания.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания производится выборочная проверка содержания телефонных переговоров.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания запись разговора может быть записана.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Будьте внимательны, все разговоры с оператором записываются.

Примеры записей в моей студии

Спокойный вариант

Энергичный вариант

1. Автосекретарь - это тот голос, который звонящий слышит первым, набрав номер вашей компании. Автосекретарь приветствует дозвонившегося и помогает проникнуться симпатией и доверием к вашей компании. Например, текст для вашего автосекретаря может звучать так:

Пример

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию "название компании". Ваш звонок очень важен для нас. Пожалуйста, дождитесь ответа оператора. Мы работаем с 10:00 до 19:00 по будням. Оставайтесь, пожалуйста, на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор.

2. Interactive Voice Response (сокращённо IVR) - можно перевести как Система предварительно записанных голосовых сообщений. После того, как звонящий услышал автосекретаря, тот же самый голос предлагает следующие варианты действий: если вы знаете то, нажмите 1, если это – 2 и так далее. Вы можете сообщить о все ваших офисах, рассказать об акциях или информировать о часах работы. В конце обязательно дайте дозвонившемуся возможность переключиться на оператора, нажав, например 0. Человеку необязательно слушать весь список предложений, у него есть возможность поговорить с живым человеком. Опросы показали, что людям не нравится долго ждать ответа, а нажав определённую клавишу они могут найти то, что им нужно. Обязательно запланируйте этот пункт, когда делаете .

Пример

Здравствуйте. Благодарим за звонок в компанию "название компании". Пожалуйста, переведите Ваш телефон в тональный режим или дождитесь ответа оператора. Чтобы связаться с отделом продаж нажмите 1, с технической поддержкой 2, или оставайтесь на линии и мы ответим на любой ваш вопрос.

3. Ожидание на линии - теперь, когда звонящий ожидает ответа, у вас есть возможность продать ему какую-то услугу или продукт. Вы можете превратить время ожидания в продажу. Напишите три или четыре «вежливых сообщения» (о том, сколько осталось ждать или что вы рады его звонку) и такое же количество продающих сообщений - чередуйте их, в то время как человек ждет на линии. В то время когда звонящий ожидает ответа, вы можете мягко напомнить им, что цените их время и выбор. «Вежливые сообщения» нужны чтобы успокоить звонящих пока они ждут. И кстати, у вас есть слушатель поневоле! Это самое лучшее время чтобы сообщил ему о каком-либо специальном предложении.

Пример

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию "название компании". Ваш звонок очень важен для нас. К сожалению, все операторы заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Вам ответит первый освободившийся специалист.

4. Голосовая почта - возможно, вам понадобится голосовая почты компании. Голосовая почта - будет работать как универсальное приветствие для любых сообщений, которые люди оставляют за пределами личной голосовой почты. Давайте представим, что ваш клиент позвонил после окончания работы и нет никого кто бы мог ему ответить.

Пример

Вас приветствует компания "название компании". Спасибо за Ваш звонок. Мы работаем с 10:00 до 19:00 по будням. К сожалению, сейчас мы не можем ответить на ваш звонок, так как вы позвонили в нерабочее время. Пожалуйста перезвоните в будние дни, или оставьте голосовое сообщение после сигнала.

Текст для автоответчика должен быть максимально короткий и понятный. Чем лаконичнее и яснее, тем большим уважением проникнется клиент. Соблазн выдать всю информацию сразу велик, но тогда вы заставите позвонившего долго висеть на трубке без возможности пропустить вступление.

Лучше не использовать шаблонные фразы совсем, если в этом нет прямой необходимости. «Ваш звонок очень важен для нас» - лучше заменить, чем-нибудь более искренним и человечным, например, «Спасибо, что позвонили». Постарайтесь донести только очень важную и нужную в данный момент информацию.

Я подготовил для вас шаблоны стандартных текстов для автоответчиков, которые чаще всего заказывают у меня компании. Вы можете просто скопировать понравившийся вариант и отправить мне на озвучку, просто заменив название, адрес сайта и время работы. А можете скомпилировать свой вариант текста, взяв за основу эти примеры.

Приветственное сообщение универсальное

Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Мы решим ваши вопросы. Пожалуйста, дождитесь ответа специалиста.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Благодарим за звонок.

Здравствуйте. Спасибо за звонок в компанию [название].

Нерабочее время универсальное

Нерабочее время вс-чт

Нерабочее время пт-сб

Нерабочее время сб-вс

Долго не берут трубку

Здравствуйте, вы позвонили в [название]. Оператор сейчас ответит, пожалуйста, оставайтесь на линии.

Разное время суток

Доброе утро.

Добрый день.

Добрый вечер.

Универсальные

Здравствуйте.

Приветствуем вас.

Вас приветствует…

Запись разговора

Примеры записей в моей студии

Спокойный вариант

Энергичный вариант

Если у Вас возник такой вопрос, значит Вы думающий человек и это статья создана для Вас! Говорить о том, зачем Вашему бизнесу нужно голосовое приветствие не имеет смысла, Вы это и сами прекрасно понимаете. В двух словах это способ создать имидж серьёзной организации, а также возможность распределить по отделам входящие звонки от Ваших Клиентов для того чтобы разгрузить операторов. Ниже Вашему внимание мы предложим коротенький список из нескольких основных и дополнительных моментов, о которых Вам нужно помнить при составлении сценария для голосового приветствия.

Основные моменты:

1. Идентификационная часть

Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук»

2. Идентификация направления деятельности (не обязательно)

Пример: «У нас Вы сможете заказать любую аудиопродукцию!»

3. Запись звонков (не обязательно)

Многие думают что фраза «в целях повышения качества обслуживания все разговоры записываются» это имиджевый инструмент. Это не так! Данная фраза это скорее юридический аспект, который необходимо соблюсти, если разговоры с Вашими Клиентами действительно записываются, помните об этом!

4. Добавочный номер (не обязательно)

Если у Вас предусмотрен набор внутренних номеров сотрудников, скажите об этом как можно раньше, чтобы те кто звонят Вам не первый раз и хотят пообщаться с конкретным специалистом и знают его номер, не ждали окончания приветствия и оператора. Ведь многие Клиенты на «Вы» со сложной техникой и большинство из них ждут этой фразы для того чтобы набрать заветный внутренний номер!

Пример: «Если вы знаете внутренний номер сотрудника, наберите его в тоновом режиме

5. Распределение между отделами (не обязательно)

Если у Вас есть отделы, сделайте небольшое голосовое меню, в котором укажите цифры для соединения с тем или иным отделом. Кстати иногда этот инструмент используют для создания имиджа крупной Компании и, в общем-то, это работает! Не забывайте варьировать слова, идущие перед предложением каждого отдела, не допускайте частого дублирования одинаковых слов. «Для связи с отделом 1, для связи с отделом 2, для связи с отделом 3…» - это не очень красиво!

Пример: «Чтобы сделать заказ или получить консультацию, нажмите 1

Для связи с сервисной службой, нажмите 2

Хотите обсудить Ваш текущий заказ? нажмите 3

Для соединения с бухгалтерией, нажмите 4»

6. Переключение на оператора

В конце любого голосового приветствия должна быть предложена возможность переключиться на оператора. Традиционно в большинстве случаев для переключения на оператора используют клавишу «0», это традиция также полезна для тех, кто в самом начале, не собираясь слушать весь текст приветствия, нажимает «0» в надежде пообщаться с оператором. Кстати называется «оператор» у Всех по разному. Подберите для своей Компании правильный вариант: оператор, специалист, менеджер, секретарь, администратор, сотрудник и т.д. Пример:

Пример: «Для связи с оператором нажмите 0 или оставайтесь на линии. В ближайшее время Вам ответят»

7. Факс, автоответчик

Конечно факс уже давно вышел из моды и мало кем используется, но если Ваша Компания является исключением в этом вопросе, не забудьте указать какую клавишу нужно нажать для того чтобы отправить факс! А что касается автоответчика, то он полезен в основанном для тех Компаний, у которых операторы долго берут трубку, в таком случае Клиент оставляет сообщение с контактами и ему перезванивают.

Пример: «Для того чтобы отправить нам факс, нажмите 3, Если хотите, Вы можете оставить нам голосовое сообщение, для этого нажмите 4 и говорите после сигнала. Не забудьте оставить Ваши контакты, и мы сами перезвоним Вам!»

Пример: «В целях повышения качества обслуживания все разговоры со специалистами нашей Компании записываются»

8. Нерабочее время

Не забудьте сделать сценарий приветствия для нерабочего времени, в котором укажите часы работы Вашей Компании. И, например, дайте возможность оставить Вам голосовое сообщение с контактами, для того чтобы Вы сами перезвонили Клиенту в рабочее время, не многие этим воспользуются, но не стоит забывать, что Клиенты бывают разные, кому-то это обязательно придётся по духу.

Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук. Сейчас мы не можем ответить на Ваш звонок, так как Вы позвонили в нерабочее время. Мы работаем с понедельника по пятницу с 9 до 20 часов, в субботу и воскресенье с 10 до 20 часов. Если Вам будет удобно оставить нам голосовое сообщение, нажмите 4 и говорите после сигнала. Мы Вам обязательно перезвоним! Спасибо!»

Все, что было перечислено выше – это сводка основных моментов, на которые стоит обратить Ваше внимание при написании текста телефонного приветствия, но это ещё не всё! Есть ещё моменты, о которых также не стоит забывать при составлении сценария приветствия. Хотите сделать максимально качественное голосовое приветствие ? Читайте продолжение ниже!

Дополнительные моменты:

1. «Ваш звонок очень Важен для нас»

Данная фраза уже настолько шаблонна и повседневна, что, по сути, перестала нести за собой истинный смысл, в связи с чем мы рекомендуем не использовать её в своих приветствиях. В случае долгого ответа, она вообще может вызвать негативный оттенок, мол: «если звонок так Вам важен, почему трубку не берете 10 минут?» Также избегайте в своём приветствии всевозможных неприятных слов, фраз и форм, например «к сожалению, мы не можем ответить на Ваш звонок» к чему это сожаление?

2. «Чем короче, тем лучше»

Если есть возможность «не раздувать» Ваше приветствие, то оставьте его коротким, это самое лучшее решение, однако по тем или иным причинам далеко не все Компании могут себе это позволить.

Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук. Для соединения с оператором нажмите 0 или оставайтесь на линии, мы ответим Вам в ближайшее время!»

3. Правильно подберите стиль

Стиль Вашего голосового приветствия должен определяется Вашей Целевой Аудиторией. К примеру, если Ваша аудитория это серьёзные бизнесмены, то, соответственно, стиль приветствия должен быть строгим и серьёзным. А если Ваша аудитория творческие молодые люди, сделайте что-нибудь яркое, прикольное и лёгкое. Ваши Клиенты сразу поймут, что Вы знаете, как им угодит c первых секунд.

Пример: «Юхууу, а вот и мы. Клоуны для Вашего праздника! Нажимайте кнопочку 0 и сейчас с Вами будет говорить наш разговорчивый клоун Митька»

Также как и стиль, имеет смысл подбирать голоса дикторов под Вашу аудиторию. Чаще всего действует такая закономерность - если Ваша основная Целевая Аудитория женщины, то приветствие приятным, мужским голосом ей понравится больше, и наоборот, если Вам чаще звонят мужчины, пусть на приветствии они услышат завораживающий, женский голос. Однако есть еще принцип подбора, когда руководствуются направлением деятельности, к примеру, Компания продает двигатели или специализированные запчасти, в этом случае для приветствия лучше использовать брутальный мужской голос. А если вдруг Вы хотите произвести впечатление крупной успешной Компании, будет наиболее актуально использовать голос какого-нибудь известного диктора . Это произведёт правильное впечатление на Ваших Клиентов!

5. У Вас есть иностранные Клиенты?

Если среди Ваших Клиентов имеются или планируются иностранцы, то обязательно нужно сделать дублирование Вашего приветствия на родном языке Ваших Клиентов. Также помимо основного предназначения, английский дубляж часто используют как имиджевую составляющую, дабы создать впечатление крупной и серьёзной Компании.

Примеры автоответчика на русском языке:

Кратким и содержательным. Чем короче автоответчик, тем эффективнее он работает.

Сообщите клиентам:

название компании;
примерное время ожидания;
как связаться с нужным отделом;
часы работы

Виды голосовые приветствий

Основное приветствие

Здесь вы сообщаете клиенту, куда он дозвонился, рассказываете, чем занимается компания, и называете время ожидания на линии.

Пример:

Добрый день! Вас приветствует юридическая компания “Форсаж”. Наши специалисты ответят на все ваши вопросы и помогут решить проблемы! Для получения дополнительной информации дождитесь ответа оператора. Спасибо за звонок, пожалуйста оставайтесь на линии!

Добрый день! Вы позвонили в компанию “Твой компьютер”. Для соединения с отделом технической поддержки нажмите 1. Если вы хотите узнать о наших акциях и скидках, нажмите 2. Для связи со службой по работе с клиентами, нажмите 3.

Звонок в нерабочее время

В таком приветствии вы напоминаете клиентам о часах работы компании и сообщаете, когда вам можно перезвонить. Более подробно о таких текстах читайте в моем блоге.

Пример:

Здравствуйте! Вы дозвонились в компанию “Дельта Лайн”. С отделом по работе с клиентами вы можете связаться с понедельника по пятницу с 9 до 17 часов. Оформите заказ на нашем сайте либо оставьте ваше имя и номер телефона, и мы перезвоним вам!Безусловно все три сообщения вы можете объединить, но в этом случае людям придется дольше ждать. Не делайте этого, цените время клиентов.

Примеры автоответчиков

Как правило, спросом пользуется стандартный набор голосовых меню. Большинство компаний в автоответчик хотят включить основное приветствие, автоинформатор, вызов оператора и нерабочий день.

Если вас интересует стандартный текст для голосового приветствия , посмотрите следующий пример.

Здравствуйте! Спасибо за звонок в компанию “Твой ЭлектроМир”. Никто лучше нас не разбирается в осветительных приборах, кабелях и стабилизаторах напряжения. Будем рады сотрудничеству с вами.

Автоинформатор:

Хотите получить более подробную информацию о наших товарах и услугах? Нет ничего проще. Просто нажмите 1 и сразу свяжитесь с отделом продаж. Для соединения с технической поддержкой, нажмите 2. Чтобы оставить сообщение, нажмите 3.

Вызов сотрудника:

Если вам известен внутренний номер абонента, перейдите в тоновый режим и наберите этот номер.

Нерабочее время:

Добрый день! Вы дозвонились в компанию “Твой ЭлектроМир”. К сожалению, в настоящее время мы не можем ответить на ваш звонок, так как вы позвонили в нерабочее время. Если хотите, чтобы мы вам перезвонили, нажмите 1. Чтобы оставить голосовое сообщение, нажмите 2.

Необычные приветствия

Когда меня просят написать непохожий на другие текст для автоответчика , я всегда подчеркиваю, что здесь главное не переборщить с оригинальностью.

Приветствую вас, житель планеты Земля! Спасибо за звонок в офис главной межгалактической компании по работе с землянами. Пожалуйста, оставайтесь на линии, чтобы получить эксклюзивную информацию о лучших акциях и скидках во всей солнечной системе!

Добрый день! Вас приветствует компания «Мебель». Если у вас никак не получается спокойно работать за компьютером, отвечать на звонки и общаться клиентами потому, что ваше кресло ужасно неудобное, то вам просто позарез нужно сделать заказ в нашей компании мягкой мебели.Благодаря удобной и практичной мебели вы сможете ощутить себя комфортно на рабочем месте, что поможет выполнять задачи эффективнее. Для заказа мебели для офиса просто оставайтесь на линии и один из наших специалистов ответит на все ваши вопросы и поможет оформить заказ.

Г олосом котенка (автоответчик для зоомагазина):

Здравствуйте! Если вы любите своего домашнего питомца, то вы по адресу. Спешу заверить вас, что мой хозяин как никто другой сможет рассказать вам о том, какой корм подобрать для вашего друга. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Один из наших операторов скоро ответит на ваш звонок. Мяу.

Здравствуйте! Я много слышал о вас и давно ждал вашего звонка. Поверьте, то, что знаю я, вам больше никто не расскажет. Мои люди есть повсюду.Просто подождите ответа одного из моих ребят, вы не пожалеете.Я лично очень ценю ваш звонок и надеюсь на взаимовыгодное сотрудничество.

Добрый день! Спешим сообщить, что теперь, когда вы дозвонились нам по секретному номеру, гонку за новыми ощущениями и прибылью объявляем открытой. Но перед погоней не спешите, дайте себе время подготовиться и дождитесь ответа оператора. Ваш звонок очень важен для нас.Мы расскажем вам тайную информацию о том, как сэкономить ваши деньги, оставаясь дома. Наш специальный агент в ближайшее время ответит на ваш звонок. Пожалуйста, оставайтесь на линии.

Автосекретарь. Голосовое приветствие

Приветственное сообщение универсальное

Нерабочее время универсальное

Нерабочее время вс-чт

Нерабочее время пт-сб

Нерабочее время сб-вс

Долго не берут трубку

Разное время суток

Универсальные

Запись разговора

Примеры записей в моей студии

Приветственное сообщение универсальное

Нерабочее время универсальное

Нерабочее время вс-чт

Нерабочее время пт-сб

Нерабочее время сб-вс

Долго не берут трубку

Разное время суток

Универсальные

Запись разговора

Примеры записей в моей студии

Примеры автоответчика на русском языке:

Виды голосовые приветствий

Основное приветствие

Навигация

Звонок в нерабочее время

Примеры автоответчиков

Автоинформатор:

Необычные приветствия