Настраиваем переадресацию в Outlook
Во всех выпусках популярного почтового клиента Outlook доступна удобная функция оповещения о вашем отсутствии на рабочем месте. В версиях 2003 и 2007 она называется «Заместитель», а в более поздних - «Автоматические ответы (нет на работе)». Несмотря на то, что возможность настроить автоответы изначально была представлена разработчиками, как корпоративная и рекомендовалась для использования в рабочих целях, вы можете настроить её для повседневной жизни.
Изначально необходимо узнать, используется ли учетная запись Microsoft Exchange (чаще всего применяется в крупных компаниях, крайне редко у простых пользователей), а от этого будет зависеть возможность настройки автоответа. К сожалению, возможность использования полноценной функции автоответа, без учетной записи Microsoft Exchange, отсутствует.
Итак, ниже приведены инструкции для пользователей, у которых наcтроена учетная запись Exchange.
Как включить функцию автоответа в Outlook 2010, 2013, 2016
Включение функции автоответа в Outlook 2007
Как уже было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 функция автоответа носила название «Заместитель». Для того, чтобы активировать её, следуйте представленной ниже инструкции.
Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:
Как отключить функцию автоответа в Outlook?
Если в процессе включения функции, в настройках, вы не задавали промежуток времени для действия функции, то она будет работать до тех пор, пока вы её не отключите. Алгоритм отключения аналогичен для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 в инструкции по активации и выберите пункт «Я нахожусь на работе" (в Outlook 2003), "Не отправлять автоответы об отсутствии” (в Outlook 2007), "Не отправлять автоматические ответы” (в Outlook 2010, 2013, 2016).
2. Выберите «Меня нет на работе»
Если Вы хотите отключить данную функцию, выберите “Я нахожусь на работе”
Outlook 2010:
1. Запустите Outlook, зайдите в меню «Файл» и выберите «Автоответы» .
2. Выберите «Отправлять автоответы» и внесите текст автоматического сообщения.
Для того, чтобы отключить автоответ, необходимо выбрать «Не отправлять автоответы»
Примечание: Здесь вы также можете задать конкретные даты и время вашего отстуствия, по истечению которого, автоответчик отключится.
Шаблон для автоответа я использовал следующий:
Добрый день
Я нахожусь в командировке/отпуске в период с дд.мм.гг по дд.мм.гг
В мое отствутвие просьба обращаться к ФИО (вашего руководителя/заместителя),
email: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
доб . тел .: xx-xxx.
С уважением
Иванов Иван
Как настроить переадресацию и другие дополнительные возможности.
Если вы хотите, чтобы ваша почта переадресовывалась вашему руководителю/коллеге или настроить другой шаблон ответа для отправителя, или переместить письма в другую папку или удалить входящее письмо, то необходимо сделать следующие.
Outlook 2007/Outlook 2010
1. В окне автоответа добавить правило, нажав соответствующую кнопку.
2. В поле «От…» выбрать необходимого отправителя (или отправителей)
3. В поле «Кому…» указать свой почтовый ящик
4. Выбрать ниже необходимое действие.
5. Нажать ОК , завершив настройку правила.
Чтобы включить или отключить правила для автоответов, установите или снимите флажок нужного правила в диалоговом окне.
Всем снова здравствуйте. Сегодня мы затронем тему, которая актуальна, скорей всего, при деловой переписке. Возможно, будет интересна и для обычных пользователей, дружеской общению через почту. Предположим, к вам приходит письмо от уважаемого человека, вашего делового партнера. Вы открыли его, прочитали, но ответить на него в сию минуту не можете. А партнеру очень важно узнать, дошло ли его письмо до вас, прочитали ли его. И конечно, он будет ждать вашего ответа. Тем более, что письмо весьма важное для него. Как отправителя уведомить о том, что письмо достигло адресата? Или, например, вы уехали в командировку или отпуск и у вас не будет возможности проверять почту и отвечать на входящие письма. Для таких целей и предусмотрен автоответчик. Его мы и разберем сегодня. Рассмотрим, как включить данную функцию в почтовом сервисе Яндекс, Mail, Gmail.
Начнем с Яндекс.
Как включить автоответчик на Яндекс почте?
Процесс включения автоответчика на этом сервисе немного сложен, но не так страшно, как может показаться. Итак, заходим в свой почтовый ящик.
В верху правого угла нажимаем на шестеренку и в меню выбираем «Правила обработки писем »
Как мы видим, у нас есть два правила, которые мы создали при действиях, описанных в статье « ».
Для того, чтобы отправитель получал наше сообщение автоответчика, нужно создать новое правило. Поэтому кликаем по кнопочке «Создать правило ».
Тут вам предоставляется указать условие, при котором будет выполняться то или иное действие. Итак, если вы хотите, чтобы сообщение автоответчика получали определенные адресаты, то укажите через запятую их в поле «От кого совпадает с ». Предлагаемые действия нам тут не нужны. Нам нужно чтобы была автоматическая отправка сообщения определенного содержания. Но для этого нас просят ввести пароль от данного почтового ящика. Нажмите ссылку «Продолжить »
И в модальном окне введите пароль, затем жмите «Подтвердить ».
Теперь нижний блок стал активным, и мы можем указать текст, который будет отправляться вышеуказанным адресатам. Если же вы хотите, чтобы автоответчик был для всех входящих писем, тогда поле ввода «совпадает с » нужно удалить . Для этого, нажмите на маленький крестик справа от этого поля. Не будет ни одного условия.
Старайтесь создать правдивый текст автоответчика. Укажите через сколько часов или минут, отправитель получит ваш ответ. И непременно выполните это в указанный срок. Это повысит к вам доверие. Для того, чтобы правило вступило в действие, нажмите «Создать правило ». Теперь на все адреса входящих писем будет отправляться сообщение автоответчика. Если же вы указали конкретные адреса, то автоответчик будет отсылать сообщение только этим адресам.
Как включить автоответчик в Mail.ru
В данном почтовом сервисе включение автоответчика происходит намного проще.
Как всегда, заходим в свой ящик, нажимаем на свой адрес в верхнем правом углу и выбираем «Настройки почты ».
В левом меня настроек выбираем пункт «Автоответчик »
Здесь мы его включаем функцию автоответчика, можно указать с какого дня и времени начинает работает эта функция и по какой день, если вам нужно настроить автоответчик на определенные дни. Если снять галочку «круглосуточно », то поля для установки времени станут активные. Просто указываете временной интервал, в который будет отсылаться сообщения автоответчика. Сам текст сообщения вы задаете ниже. После этого нажмите «Сохранить »
Эта функция автоответчика будет применяться ко всем входящим письмам. Если же вам нужно настроить автоответчик для конкретных адресов, .
Включение автоответчика в GMAIL
Снова заходим в свой почтовый ящик (аккаунт) от Google.
Справа сверху нажимаем на значок шестеренки и выбираем «Настройки »
Переходим на вкладку «Общие », спускаемся в самый низ и включаем настройку автоответчика. Задаем тему письма и сам текст. Если нужно, то установите галочку «Отвечать только из моего списка контактов ». В этом случае, адресаты вне вашего списка контактов, подобные сообщения не будут получать.
Вот так легко и просто мы установили автоответчик на популярных почтовых сервисах. До новых встреч!
Нужно слушать, но не подслушивать.
Вы можете легко отметить время как "Занят" или "Нет на месте" в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Office 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно оповестить других пользователей о том, что вас не будет в офисе? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен . Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет .
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание .
Сочетание клавиш. Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место .
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день .
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса .
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен . Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен .
Важно:
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому .
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение , укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК .
Нажмите кнопку Отправить .
Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен , то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен . При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе , что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе .
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят . Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе . Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят : они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят - синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят , но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу .
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день .
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе .
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Благодаря штатным инструментам, в почтовом приложении Outlook, которое является частью офисного пакета, можно настроить автоматическую переадресацию.
Если вы столкнулись с необходимостью настройки переадресации, но не знаете, как это сделать, тогда ознакомьтесь с этой инструкцией, где мы подробно разберем как настраивается переадресация в Outlook 2010.
Для осуществления переадресации писем на другой адрес, Outlook предлагает два способа. Первый является более простым и заключается в небольшие настройки учетной записи, второй же потребует от пользователей почтового клиента более глубоких знаний.
Начнем настраивать переадресацию на примере простого и более понятного для большинства пользователей способом.
Итак, зайдем в меню «Файл» и кликнем по кнопке «Настройка учетных записей». В списке выберем одноименный пункт.
Перед нами откроется окно со списком учетных записей.
Здесь необходимо выбрать нужную запись и кликнуть по кнопке «Изменить».
Теперь, в новом окне, находим кнопку «Другие настройки» и кликаем по ней.
Финальным действием будет указание адреса электронной почты, который будет использоваться для ответов. Указывается он в поле «Адрес для ответа» на вкладке «Общие».
Альтернативный способ
Более сложным способом настройки переадресации является создания соответствующего правила.
Для создания нового правила, необходимо зайти в меню «Файл» и кликнуть по кнопке «Управление правилами и оповещениями».
Теперь создаем новое правило, кликнув по кнопке «Новое».
В этом коне необходимо отметить условия, при выполнении которых будет работать создаваемое правило.
Список условий достаточно большой, поэтому внимательно ознакомьтесь со всеми и отметь нужные.
К примеру, если вы хотите переадресовывать письма от конкретных адресатов, то в этом случае следует отметить пункт «от ». Далее, в нижней части окна, необходимо кликнуть по одноименной ссылке и выбрать необходимых адресатов из адресной книги.
Как только все необходимые условия будут отмечены флажками и настроены, переходим к следующему шагу, нажав на кнопку «Далее».
Здесь необходимо выбрать действие. Поскольку мы настраиваем правило для переадресации сообщений, то подходящим действием будет «переслать для ».
Собственно, на этом можно закончить настройку правила, нажав на кнопку «Готово».
Как и в других случаях, здесь необходимо выбрать условия для исключения из предложенного списка.
Нажав на кнопку «Далее» мы переходим к завершающему этапу настройки. Здесь необходимо ввести название правила. Можно отметить флажком пункт «Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие»», если требуется переслать письма, которые уже находятся получены.
Теперь можно нажимать «Готово».
Подводя итог, еще раз отметим, что настройка переадресации в Outlook 2010 может осуществляться двумя разными способами. Вам же остается определить более понятный и подходящий для себя.
Если вы являетесь более опытным пользователем, тогда воспользуйтесь настройкой правил, поскольку в этом случае можно более гибко настроить переадресацию под свои нужды.