Техника общения по телефону

Основатель проекта Fhacktory о неэффективности телефонных звонков

Твитнуть

В избранное

В избранном

Веб-разработчик и сооснователь компании-организатора хакатонов Fhacktory Эдриен Джоли опубликовал в своём блоге на Medium заметку о том, почему он предпочитает не брать трубку, когда ему звонят. Автор назвал семь причин, по которым он не хочет общаться по телефону с большинством звонящих.

В июне 2015 года издание The Verge опубликовало заметку о том, что звонить в век популярности смартфонов стало невежливо. Мнение редактора подтверждали маркетинговые исследования, проведённые компанией Ericsson.

Эдриен Джоли выразил своё личное мнение о том, почему звонки - неэффективный и устаревший инструмент коммуникации. Он собрал семь причин, которыми руководствуется сам, не поднимая трубку в ответ на очередной звонок.

1. Я не отвечаю на звонок, потому что я занят

«То, что вы собираетесь мне сейчас сказать, вероятнее всего, не актуальнее того, чем я решил сейчас заняться», - пишет Джоли. «Работаю ли я или провожу время со своими близкими, я не хочу, чтобы меня отрывали от моих занятий».

Как отмечает разработчик, большинство людей, которые звонят, чтобы уточнить какие-то вопросы, выбирают время для звонка, руководствуясь собственными потребностями. Они совершают звонки в удобное для них время, но при этом они не считают нужным выяснить, удобно ли это время для адресата.

2. Я не отвечаю на звонок, потому что мои задачи и расписание записаны на смартфоне

Многие, кто звонит Джоли, пытаются обсудить с ним предстоящую встречу или текущие задачи. «Кажется, они не могут понять, что и задачи, и расписание хранятся на моём смартфоне, и мне сложно одновременно разговаривать и вносить пометки в календарь или список дел».

3. Я не отвечаю на звонок, потому что звонки не оставляют никаких «следов»

В ходе телефонного разговора, пишет разработчик, часто принимаются важные решения, но никаких свидетельств о том, что они были приняты, не остаётся. «В итоге я частенько спорю с расстроенными клиентами, которые уверены, что говорили мне какие-то важные вещи, но никаких доказательств тому нет».

Хорошая практика для любого бизнеса - после того, как решение было принято, напоминать о нём по электронной почте или с помощью любого другого канала связи.

4. Я не отвечаю на звонок, потому что способности к коммуникации большинства звонящих оставляют желать лучшего

«Звонок по телефону часто напоминает визит в чей-то офис. Это просто и удобно, потому что пообщаться с нужным человеком можно сразу же. В то же время, в такой ситуации у звонящего не остаётся времени на обдумывание своих реплик - и зачастую наш разговор оканчивается тем, что мы так ничего и не выяснили. Мы просто теряем время», - пишет Эдриен Джоли.

5. Я не отвечаю на звонок, потому что не хочу тратить чужое время

По словам Джоли, ему часто звонят основатели различных стартапов, которые находятся в поисках разработчика, способного выступить в качестве соучредителя проектов. Они звонят не только ему - и поэтому им приходится много раз повторять свой питч, затрачивая при этом очень много времени и постепенно теряя энтузиазм от бесконечного проговаривания одного и того же.

Разработчик считает, что посылать письма - гораздо эффективнее. На это уходит меньше времени, а индивидуальность каждому сообщению можно добавить, включив в него несколько фраз «от себя».

6. Я не отвечаю на звонок, потому что мне неудобно разговаривать

«В то время, когда я работал в компании в качестве наёмного работника, мне часто звонили из других организаций, пытаясь переманить меня к себе. Рекрутеры не знали, где я и кто находится рядом со мной, и не заботились о том, не проходит ли мимо мой нынешний начальник», - пишет автор материала.

Джоли отмечает, что выяснить, в какой обстановке находится адресат в момент звонка, довольно сложно. И если человек не знает, как обстоят дела, и звонит «наугад», разговор может получиться непродуктивным.

Снимайте трубку не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Связисты не рекомендуют снимать трубку во время звонка по чисто техническим причинам: в электрических цепях возрастает сила тока, что может привести к повреждению сети и отключению телефона.

Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не означает, что вам надо повышать голос. Мнение о том, что если я плохо слышу собеседника, то и он плохо слышит, меня и, значит, надо говорить громче, в случае с телефоном является ошибочным. При плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить собеседника говорить громче и поинтересоваться при этом, как он слышит вас.

Подняв трубку, назовите свое учреждение, отдел и вашу должность.

Отвечая на звонок, нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Это, кроме того, создает обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника. Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим формулу (как бы вы хотели, чтобы отвечали вам).

При частых звонках или в спешке обычно называют фамилию с добавлением слова "слушаю" ("Иванова слушает))) или указывается только название учреждения или подразделения: "Приемная департамента такого-то...".

Во всех вышеназванных случаях абонент должен знать, с кем он говорит или хотя бы куда попал. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъяснится и не повлечет за собой потери времени на его выяснение.

¦ Если вам необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у вашего собеседника разрешения сделать это.

Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.

Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит примерно так: "Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?".

Не давайте выхода своим отрицательным эмоциям. Ваш собеседник не виноват в том, что, возможно, за пару минут до этого вы имели с кем-либо неприятный разговор или у вас личные проблемы.

Не следует

Долго не поднимать трубку.

Начинать разговор словами: "Привет", "Да" и "Говорите"

Спрашивать: "Могу ли я вам помочь?"

Вести две беседы одновременно

Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго и занимать его подолгу звучание голос собеседник телефонный

Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря.

Говорить: "Все обедают", "Никого нет", "Перезвоните".

Поднять трубку до четвертого звонка телефона.

Представиться и назвать свое подразделение и вашу должность

Спросить: "Чем я могу вам помочь?"

Концентрировать внимание на одной беседе; внимательно слушать

Предложить перезвонить, если требуется время для выяснения деталей

Использовать бланки для записи телефонных разговоров или деловой блокнот

8. Записать информацию и сообщить абоненту, что ему перезвонят.

Телефонные звонки часто нарушают ритм работы, разбивают рабочий день руководителя, мешают ему сосредоточиться, переключая внимание на вновь возникшие непредвиденные проблемы. Поэтому одна из задач секретаря руководителя - фильтрация (сортировка) телефонных звонков. Секретарь должен хорошо знать, кого и по каким вопросам следует соединять с руководителем. Зная организационную структуру фирмы (учреждения) и распределение обязанностей между сотрудниками (кто чем занимается), секретарь, выяснив тему разговора, часто может сам правильно переадресовать абонента. Секретарю полезно иметь составленный в соответствии с мнением руководителя критерий, согласно которому входящие разговоры должны быть отклонены, перенесены (повторный звонок) или их следует пропустить к руководителю.

Сегодня для записи и передачи сообщений широко используются телефонные аппараты с автоответчиком. Обычно они включаются в часы, когда отвечать на звонки некому, так как никого нет в офисе. Например, в обеденное время, вечером или в ночное время, в нерабочие дни.

Секретарь, освободившись или придя на рабочее место, должен прослушать запись и передать сообщения по назначению, а при необходимости - связаться со звонившими.

This is the default welcome page used to test the correct operation of the Apache2 server after installation on Ubuntu systems. It is based on the equivalent page on Debian, from which the Ubuntu Apache packaging is derived. If you can read this page, it means that the Apache HTTP server installed at this site is working properly. You should replace this file (located at /var/www/html/index.html) before continuing to operate your HTTP server.

If you are a normal user of this web site and don"t know what this page is about, this probably means that the site is currently unavailable due to maintenance. If the problem persists, please contact the site"s administrator.

Configuration Overview

Ubuntu"s Apache2 default configuration is different from the upstream default configuration, and split into several files optimized for interaction with Ubuntu tools. The configuration system is fully documented in /usr/share/doc/apache2/README.Debian.gz . Refer to this for the full documentation. Documentation for the web server itself can be found by accessing the manual if the apache2-doc package was installed on this server.

The configuration layout for an Apache2 web server installation on Ubuntu systems is as follows:

apache2.conf is the main configuration file. It puts the pieces together by including all remaining configuration files when starting up the web server.
ports.conf is always included from the main configuration file. It is used to determine the listening ports for incoming connections, and this file can be customized anytime.
Configuration files in the mods-enabled/ , conf-enabled/ and sites-enabled/ directories contain particular configuration snippets which manage modules, global configuration fragments, or virtual host configurations, respectively.
They are activated by symlinking available configuration files from their respective *-available/ counterparts. These should be managed by using our helpers a2enmod , a2dismod , a2ensite , a2dissite , and a2enconf , a2disconf . See their respective man pages for detailed information.
The binary is called apache2. Due to the use of environment variables, in the default configuration, apache2 needs to be started/stopped with /etc/init.d/apache2 or apache2ctl . Calling /usr/bin/apache2 directly will not work with the default configuration.

Document Roots

By default, Ubuntu does not allow access through the web browser to any file apart of those located in /var/www , public_html directories (when enabled) and /usr/share (for web applications). If your site is using a web document root located elsewhere (such as in /srv) you may need to whitelist your document root directory in /etc/apache2/apache2.conf .

The default Ubuntu document root is /var/www/html . You can make your own virtual hosts under /var/www. This is different to previous releases which provides better security out of the box.

Reporting Problems

Please use the ubuntu-bug tool to report bugs in the Apache2 package with Ubuntu. However, check before reporting a new bug.

Please report bugs specific to modules (such as PHP and others) to respective packages, not to the web server itself.