Экономическая информация и ее обработка. Реферат: Автоматизированные системы обработки экономической информации Автоматизированная обработка экономической информации

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Требования и структура систем обработки экономической информации. Технология обработки информации и обслуживание системы, защита информации. Процесс создания запросов, форм, отчетов, макросов и модулей. Средства организации баз данных и работы с ними.

курсовая работа , добавлен 25.04.2012


Разработка проекта автоматизированной системы обработки экономической информации для малого рекламного предприятия. Назначение и основные функции проектируемой системы, требования к ней. Технология обработки и защиты экономической информации предприятия.

контрольная работа , добавлен 10.07.2009


Понятие экономической информации, ее классификаторы. Системы классификации и кодирования информации. Документация и технологии её формирования. Применение технологий Workflow, их функции. Виды носителей информации, современные технологии ее хранения.

курсовая работа , добавлен 27.09.2013


Автоматизированная обработка экономической информации. Методы и средства технологического контроля обработки экономической информации. АИС в области бухгалтерского учета с использованием 1: С Бухгалтерия. Программное обеспечение бухгалтерского учета.

контрольная работа , добавлен 07.12.2010


Основные черты современных информационных технологий и компьютерной обработки информации. Структура экономической системы с позиции кибернетики. Ключевые функции системы управления: планирование, учет, анализ. Классификация информационных технологий.

контрольная работа , добавлен 04.10.2011


Требования, предъявляемые к свойствам систем распределенной обработки информации. Логические слои прикладного программного обеспечения вычислительных систем. Механизмы реализации распределенной обработки информации. Технологии обмена сообщениями.

курсовая работа , добавлен 03.03.2011


Элементы автоматизированной системы обработки экономической информации. Информационная модель программного решения задачи "Учет сбыта и реализации готовой продукции", структура и описание реквизитов входных и выходных документов, справочной информации.

курсовая работа , добавлен 30.10.2011

На сегодняшний день существует большое количество программ для ведения бухгалтерского учета на предприятиях.

На ОАО «ЧХЗ» бухгалтерский учет ведется с помощью бухгалтерской программы «1С Предприятие».

«1С Предприятие» является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности.

Различные версии продуктов системы программ «1С Предприятие» могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей.

Отличительными чертами операций по бухгалтерскому учету любых операций являются их исключительная трудоемкость, стандартность выполняемых операций, а также абсолютная безошибочность вычислительных операций. Таким образом, на ОАО «ЧХЗ» имеются все предпосылки для автоматизации этих операций. Для решения этой задачи созданы как специализированные программы, так и модули, входящие в состав больших программных комплексов: «1С:Предприятие - Склад».

В настоящее время на данном предприятии применяется программа «1С: Бухгалтерия» типовая конфигурация.

Программа “1С: Бухгалтерия” является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

«1С: Бухгалтерия» позволяет формировать как первичные документы, так и ведомости, журналы, вплоть до бухгалтерского баланса.

«1С: Бухгалтерия» значительно облегчает и ускоряет работу бухгалтера по различным разделам.

Так же наиболее развита сеть распространения и технической поддержки фирмы 1С, т.е. налицо все преимущества более полного использования этой программы во всех видах бухгалтерского учета.

Программа «1С: Предприятие - склад» предназначена для работы в среде WINDOWS. Основной особенностью этого продукта является то, что все события, так или иначе влияющие на расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, оформляются при помощи соответствующих документов. Промежуточные расчеты программа производит самостоятельно. С одной стороны это очень удобно - все рассчитывается автоматически, с программой может работать бухгалтер невысокой квалификации. С другой стороны, если столкнуться с непредусмотренными разработчиками событием, зарегистрировать его в программе становиться затруднительно. В этом случае требуется производить настройку и доделку программы.

В настоящее время на ОАО «ЧХЗ» внедряется комплексная система МАКС, которая позволяет более быстро прослеживать задолженность покупателей и заказчиков, а также задолженность поставщикам и подрядчикам.

Экономику в целом и ее отдельные компоненты (предприятия, фирмы, компании, учреждения и т.д.) можно отнести к сложным экономическим системам. Их работа сопряжена с воздействием внешней среды и обработкой больших объемов информации.

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Для описания системы используют понятия:

Структура (множество элементов и взаимосвязей между ними);

Входы и выходы (входящие и выходящие материальные, финансовые и информационные потоки);

Закономерности поведения (функции связей входов с выходами);

Цели и ограничения (процесс функционирования системы описывается рядом переменных, на которые могут накладываться ограничения).

Под управлением понимают изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.

Процесс управления системой определяется целями управления, окружающей обстановкой и внутренними условиями.

Примеры систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей

Таблица 1

Информационная система (ИС) – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, предназначенных для сбора, хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения целей управления.

ИС, в которых данные мероприятия осуществляются с помощью вычислительной техники, называются автоматизированными (АИС). Автоматизированная ИС – это комплекс, который включает компьютерное и коммуникационное оборудование, экономико-математические методы и модели, программное и организационное обеспечение, технологические процессы и лингвистические средства, а также системный персонал (специалистов). АИС предназначена для обеспечения реализации некоторой информационной технологии переработки информации в процессе профессиональной деятельности с целью эффективной эксплуатации ЭИС.

АИС предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации ПК или другой ЭВМ. Необходимо понимать разницу между компьютерами и АИС. Компьютеры являются технической базой и инструментом для АИС. АИС немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями или участвующего в разработке технологий.

В неавтоматизированной ИС все действия с информацией и решения осуществляет человек.

Схема функционирования АИС

Функционирование АИС можно условно представить в виде схемы взаимодействующих процессов (рис.1):

Ввод информации из внешних или внутренних источников;

Обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

Вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

Обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Рис.1. Схема функционирования АИС

Свойства АИС

Сложность . Определяется количеством входящих в нее компонентов, их структурных связей и динамичности изменения.

Делимость. Означает, что система состоит из ряда автономных подсистем, имеющих свои цели и задачи.

Целостность. Функционирование всех подсистем системы подчинено единой цели.

Системный подход при построении. Любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем.

Адаптивность, динамичность и развитие.

Структура АИС

На рис.2 представлена структура АИС.

Рис.2. Структура АИС

Информационные технологии (ИТ) – инфраструктура, обеспечивающая реализацию информационных процессов.

ИТ – это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию для принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных параметров управления.

Функциональные подсистемы и приложения (ФП) – специализированные программы по обработке и анализу информации с целью подготовки документов и принятия решений в конкретной функциональной области на базе ИТ.

Цель ФП – обеспечить рабочий процесс с четко определенным множеством входной и выходной информации (например, учет сдельной зарплаты).

Управление ИС – компонент, который обеспечивает взаимодействие ИТ, ФП и связанных с ними специалистов, развитие их в течение жизненного цикла ИС.

Пользователи АИС

Пользователей АИС можно разделить на 4 категории.

Администратор системы – специалист, отвечающий за эксплуатацию системы, обеспечение ее работоспособности, определение, загрузку, защиту и эффективность работы банка.

Прикладные программисты – занимаются разработкой программ для решения прикладных программ, реализации запросов к БД.

Системные программисты – осуществляют поддержку ИС и обеспечивают ее работоспособность, разрабатывают и сопровождают базовое программное обеспечение компьютеров (операционных систем, СУБД, трансляторов, сервисных программ общего назначения).

Конечный пользователь (потребитель информации) – лицо или коллектив, в интересах которых работает ИС. Он работает с ИС повседневно, связан с ограниченной областью деятельностью, не является программистом. Например, это может быть маркетолог, бухгалтер, финансовый менеджер, руководитель подразделения и др.

АИС включают в себя множество АРМ специалистов, средства коммуникации и обмена информацией, другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу персонала.

Все документы, имеющие отношение к ЭИС, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.

Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.

В теории автоматизированных систем обработки экономической информации ИО принято делить на:

§ системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности, анализа и др.);

§ системы классификации и кодирования;

§ документацию;

§ потоки информации – варианты организации документооборота;

§ различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Наиболее сложной организацией является автоматизированный банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.

В ходе проектирования ИО, выполняемого совместно с пользователями-экономистами, осуществляются следующие работы:

· определяются состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

· разрабатываются различные классификаторы и коды; изучается возможность использования общегосударственных классификаторов;

· выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки;

· ведется организация информационного фонда; определяются состав базы данных и его организация; проектируются формы вывода результатов обработки.

Создание информационного обеспечения осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Создание ИО осуществляется в ходе составления технорабочего проекта и предусматривает составление инструкций пользователям по применению основных положений ИО в их практической деятельности, связанной с обработкой экономических задач на ПЭВМ. Это:

· инструкции по подготовке документов к машинной обработке и их кодированию;

· инструкции, по обработке экономической задачи на ПЭВМ – вводу программы, исправлению информационных массивов, вводу исходных данных, корректировке информации, загрузке в базу данных, организации запросов, получению выходных данных, организации обмена информацией с другими пользователями.

Документация и технология ее формирования

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств.

Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины. В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются едиными нормативными актами, правилами и инструкциями.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей .

- Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

· наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

· характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

· наименование документа;

· зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

- Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности:

· уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;

· выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке и распределяются по трем зонам:

1-я зона – постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков;

2-я зона – переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;

3-я зона – количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти ЭВМ. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает разработку макета для ввода данных из документов в 2-х вариантах:

1. макет каждого документа представляет точную копию первичного документа (платежного поручения, счета, чека и т. д.);

2. унифицированный макет для ввода данных из разных документов, имеющих одинаковый реквизитный состав (например, единый макет документа для ввода данных из платежных поручений, расходных и приходных кассовых ордеров, накладных).

Результатом обработки экономической информации являются различные сводки, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, на дисплее, на магнитных носителях. К выходным документам предъявляются следующие требования: состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления, данные должны быть достоверны и логически расположены в документе. ПЭВМ должна изготавливать готовые к использованию документы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание, оформляющую часть. При размещении реквизитов в выходных документах устанавливается иерархия группировочных признаков и подсчитываемых итогов:

· группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности;

Количественно-суммовые итоги – по степени возрастания итогов.

Разработка форм первичных и сводных документов ведется на стадии технорабочего проекта.

Внутримашинная информационное обеспечение

Внутримашинное информационное обеспечение (ВИО) включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствми. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Тогда, как внемашинное ИО представляет собой совокупность сообщений и документов в форме, воспринимаемой пользователем без применения средств вычислительной техники.

ИО должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользовате-лей. По содержанию ВИО представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности предприятия. По роли в машинной обработке и технологии использования мас-сивы делятся на:

Постоянные или нормативно-справочные (НСИ) . Они составляют информационный базис и довольно редко изменяются. В их состав включаются классификаторы, справочники, каталоги и др. Формируются они до начала эксплуатации АИС и используются во многих циклах обработки информации. Принято выделять 4 класса НСИ (нормативно-справочной информации предприятий):

· Конструкторский состав объектов производства;

· Технологические нормы (технологические операции, типы оборудования, нормы времени, нормы расхода материалов и т. д.);

· Классификаторы (продукции и т. д.);

· Ценники.

Переменные массивы содержат фактическую (учетную) информацию, которая характеризует состояние объекта управления. Эта информация чаще всего образуется на основе первичных документов;

Промежуточные массивы – они возникают на этапах решения задач и не имеют самостоятельного значения для целей управления;

Выходные (результирующие) массивы получаются в результате обработки исходной информации и содержат данные, необходимые для анализа и принятия управленческих решений.

Служебные массивы – содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов.

Все виды массивов составляют ИО компьютерной системы и обеспечивают систематизацию и унификацию показателей, позволяют установить терминологическое единство, однозначность описаний и связей между показателями во внутримашинном ИО.

При увеличении объемов информации для многоцелевого применения и эффективного удов-летворения информационных потребностей различных пользователей используется интегрированный подход к созданию ВИО в виде базы или банка данных.

База данных – это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.

Банк данных – это автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала. Обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных является база данных и СУБД.

Создание Баз данных и Банков данных решает ряд проблем:

· Устраняется многократный ввод и дублирование одних и тех же данных;

· Уменьшается избыточность и противоречивость данных;

· Не возникает проблемы изменения прикладных программ в связи с заменой физических устройств или

Изменения структуры данных;

· Повышается уровень надежности и защищенности информации, удобство доступа к данным;

· Снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии;

· Появляется возможность совместного использования данных для решения большого круга задач, в том числе и новых.

Математическое обеспечение

Математическое обеспечение – это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управ-ления, методы оптимизации исследуемых управленческих процессов и принятия решений (методы много-критериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания, экономико-математические модели и т. д.).

Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса прикладных программ.

Экономико – математическое моделирование в планировании и управлении экономическим объектом

Экономико – математическое моделирование (ЭММ) позволяет отобразить реальную экономическую или производственную систему в виде математических зависимостей между параметрами и характеристиками данной системы. Оно позволяет избежать ошибок при реализации задач планирования и управления экономическим объектом. Окончательное решение, выбранное с помощью ЭММ, наиболее обоснованным, т. к. выбирается из множества допустимых решений.

Экономико – математические модели предназначены не только для получения какого-либо результата в виде конкретного числа, точного значения, но они во многих случаях используются для анализа экономических процессов и явлений. Математическое моделирование позволяет решить такие задачи, которые не решаются традиционными методами.

Перечислим, к примеру, ЭММ, используемые для планирования и сбыта продукции:

· Расчет оптимальной производственной программы для предприятий с серийным типом производства;

· Оптимальное календарное планирование производства заключается в составлении оптимального календарного плана загрузки станков для изготовления определенного количества деталей по заданной технологии;

· Модель размещения производства неоднородной продукции с учетом привязки производителей к потребителям.

Программное обеспечение

Можно выделить 2 основных вида ПО:

1. общее (системное): обеспечивает автоматизацию разработки программ и организацию вычислительного процесса;

2. специальное (прикладное)- совокупность программ решения конкретных задач пользователя.

Операционная система – это программа, которая автоматически загружается при включении компьютера и предоставляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых можно общаться с компьютером: запустить программу, отформатировать дискету, скопировать файл и т. д.

Система программирования представляет собой инструментальные средства для квалифицированных пользователей – программистов и непрограммистов. определяют информационные технологии, предназначенные для проектирования функционального программного обеспечения. Функциональное ПО – это программная реализация конкретных функций информационного работника с использованием различных информационных технологий, т. е. это настройка автоматизированного рабочего места (АРМ), СУБД, гипертекстов, мультимедиа, экспертных систем, программного комплекса задач и подсистем ЭИС, построенных с помощью других средств проектирования, на конкретного информационного работника конкретного предприятия, учитывающая специфику сложившейся там системы обработки данных.

Инструментальные средства программиста определяют информационные технологии, доступные пользователю с любой квалификацией в области вычислительной техники и программирования.

Сервисные программы предоставляют ряд услуг по обеспечению эксплуатации ЭВМ и программного обеспечения.

Кроме операционных систем для функционирования любой ЭИС необходимы также:

§ текстовые и диагностические программы;

§ программные средства телекоммуникации;

§ программные средства защиты информации от несанкционированного доступа и воздействий;

§ программные средства подтверждения целостности передаваемого документа и идентификации подписи автора;

§ программный интерфейс с другими компьютерными системами и др.

Организационное обеспечение

Организационное обеспечение включает комплекс документов, которые регламентируют функции и задачи специалистов, использующих ПО.

Правовое обеспечение – комплекс документов, определяющий права и обязанности специалистов, использующих П, а также правила хранения и защиты информации, ревизии данных. обеспечение юридической подлинности данных.

Методическое обеспечение – комплекс методических указаний по внедрению и использованию ПО, средства обучения, демонстрационные примеры.

Эргономическое обеспечение – комплекс мероприятий, которые обспечивают максимально комфортные условия для работы пользователей.

Лингвистическое обеспечение – с его помощью осуществляется общение человека с машиной. Оно включает систему терминов и определений, информационные языки для описания структурных единиц информационной базы (документов, показателей, реквизитов), языковые средства информационно-поисковых систем и т. д.

Автоматизация управления предприятием

АИС управления предприятием (можно использовать ранее появившееся определение АСУ или АСУП – автоматизированная система управления предприятием. В современной литературе встречается также термин САУП – система автоматизации управления предприятием) – это совокупность взаимосвязанных элементов, которые образуют единое целое, направленное на достижение единой цели. Цель – это систематизированный сбор и обработка экономической информации, которая должна обеспечивать все функции управления предприятием .

Именно автоматизация обеспечивает необходимую оперативность контроля и гибкость управления предприятием, получение непротиворечивых и полных данных о финансово-экономическом состоянии, оперативный доступ к аналитической информации о работе предприятия.

Следует провести четкую границу между САУЧ (система автоматизации учета, в основном бухгалтерского и финансового и т. п.) и САУП или АСУП (система автоматизации управления предприятием) – в западной терминологии системы планирования ресурсов (ERP – Enterprise Resource Management) и планирование потребности в производственных ресурсах (MRP II – Manufacturing Resource Planning).

Автоматизация управления предприятием основывается на 3-х «китах»:

Технология бизнес-процессов;

Программные средства;

Технические средства.

Бизнес-процесс – это множество внутренних видов деятельности предприятия, заканчивающихся созданием необходимой клиенту (потребителю) продукции. Бизнес-процессы «пронизывают» функциональную структуру предприятия. Их структура отражает взаимодействие подразделений во время производства продукции, тогда как, функциональная структура предприятия отражает распределение ответственности между подразделениями. Бизнес-процессы и есть предмет управленческой автоматизации.

Отличие систем для автоматизации учета от систем автоматизации управления в том, что первые охватывают всего одну функцию управления, а вторые – весь процесс.

Технология бизнес-процессов обеспечивает полноту формирование первичных данных, достоверность и оперативность учетной информации в рамках хозяйственной деятельности предприятия, правильность оформления и учета хозяйственных процессов, выбор наиболее рациональных форм и методов управления и определяет конечные требования к организации всего управленческого процесса на предприятии.

В АСУП заложены управленческие технологии, которые стали стандартными в международной практике. К ним относятся:

1) Финансовое управление – бюджетирование, управление проектами и т. п.;

2) Управление логистикой – статистическое управление запасами, планирование потребности при распределенных запасах и т. п.;

3) Управление и планирование производства

– общие методики: объемно-календарное планирование, планирование потребности в материалах, планирование потребности в производственных мощностях, планирование финансовых ресурсов;

– специальные методики: непрерывное производство, серийное производство, производство «на заказ» и «на склад»;

– специализированные методики: управление маркетингом, управление качеством, методика «точно-вовремя» (Just-in-Time).

Системы для автоматизации управления предприятием различаются по уровню поддержки этих управленческих методологий и по уровню охвата бизнес-процессов.

В отличие от западных предприятий, на которых повсеместно применяется автоматизация, на Украине этот процесс только начинается, и то не во всех отраслях. Как показывает мировой опыт, в развивающихся экономиках применение АСУП начинается с отраслей:

– Которые обеспечивают элементарные потребности основной массы населения – пищевая промышленность, энергетика, строительство, фармацевтическая промышленность, оптовая и розничная торговля, легкая промышленность;

– Которые пользуются наибольшей инвестиционной привлекательностью – кроме перечисленных выше, химическая, топливная, металлургия, машиностроительная и перерабатывающая промышленность;

– Которые обслуживают и помогают формировать рыночную инфраструктуру – все виды связи, гостиничный бизнес и туризм, банковские, юридические и страховые услуги, автосервис, производство автозапчастей, транспортные перевозки и т. п.

Организационные формы СОЭИ

Система автоматизированной обработки экономической информации (СОЭИ) – это система, в кото-рой достоверная первичная (фактическая) информация (которая характеризует производственно-хозяйственную или иную деятельность предприятия) фиксируется один раз в минимальном объеме в ритме производства и в таком же ритме передается и обрабатывается на ЭВМ таким образом, что по окончании этого процесса получается максимум результатной информации . Эта информация должна полностью удовлетворять всем функциям управления и может служить для информирования руководителей различного уровня. Системный подход предполагает создание единой информационной базы, предусматривающей использование единой исходной информации для всех задач управления, единой системы классификации и кодирования информации.

Основной организационной формой использования СОЭИ на предприятиях Украины является АСУ разных уровней и назначения. На крупных предприятиях, объединениях, организациях созданы многоуровневые интегрированные АСУ.

В настоящее время их называют ВИАС – внутрифирмовая интегрированная автоматизированная система.

В зависимости от особенностей производства, целей разработки подобных АСУ и т. д., она может включать в себя несколько систем: АСУП (автоматизированная система управления предприятием), АСУТП (автоматизированная система управления технологическими процессами), САПР (система автоматизации проектирования), АСУТПП (автоматизированная система управления технической подготовкой производства), АСУНИС – АСУ научными исследованиями. Все эти системы могут быть взаимосвязанными и взаимозависимыми, могут быть и относительно самостоятельными. Каждая из этих систем делится на ряд подсистем – называемых функциональными подсистемами. В свою очередь каждая подсистема имеет свой комплекс задач и информации.

АСУП может включать следующие подсистемы – МТО (материально-техническое обеспечение производства), БУ (бухгалтерский учет), ОУП (оперативное управление производством), управление кадрами и т. д. Подобная структура АСУП сложилась при плановой экономике. Обработка информации велась специальным подразделением ВЦ или ВЦКП (централизованно).

С появлением ПК и средств коммуникации СОЭИ стали разрабатываться на основе АРМ (автоматизированных рабочих мест пользователей) и их сетей.

Функциональная подсистема – это часть АИС. Которая выделена на основе общих функциональных признаков управления предприятием. Часто в функциональной структуре АИС повторяется состав функциональных подразделений предприятия. Названмя этих подсистем повторяют названия подразделений. В зависимости от сложности объекта управления количество функциональных подсистем (пс) может быть 10-20 и более:

Пс бухгалтерского учета

Пс управления технической подготовкой производства

Пс технико-экономического планирования

Пс оперативного управления основным производством

Пс материально-технического снабжения

Пс управления кадрами

Пс управления финансами

Пс управления маркетинговой деятельностью

Пс анализа финансово-хозяйственной деятельности

Пс управления инвестициями

Пс управления проектами и т. д.

Подсистемы, близкие по функциональному назначению объединяются в контуры. Организационно каждая функциональная подсистема состоит из совокупности АРМов (автоматизированных рабочих мест) различных специалистов.

Функциональная стр-ра – состав функциональных подсистем

Организационная стр-ра –совокупность АРМов

Модульная стр-ра – состав модулей АИС. Модулем может быть отдельная функциональная подсистема, либо один АРМ,

либо комплекс задач.

АРМ – средство автоматизации работы конечного пользователя

АРМ – совокупность информационно – программно – технических ресурсов, которые обеспечивают конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области. (Стр.184-185, 67)

АРМ – это инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Он создаётся для выполнения некоторой группы функций. К АРМ предъявляются следующие требования: малые размеры, низкая стоимость, высокая надежность. Возможность работы в автономном и сетевом режиме, обеспечение развитого диалога между пользователем и ПЭВМ, возможность ввода, редактирования и вывода текстовых документов, таблиц, графиков, рисунков.

АРМ классифицируют по разнообразным признакам:

1. по типу решаемых задач:

информационно-справочные;

информационно-вычислительные;

оперативного управления;

бухгалтерского учёта и др;

2. по режиму работы – в монопольном режиме и сетевом;

3. по функциональной направленности – АРМ-Т – технического и вспомогательного персо -

нала, АРМ-С – специалиста, АРМ-Р – руководителя;

4. по уровню использования – АРМ низового уровня, АРМ среднего уровня, АРМ высшего

уровня и др.

Сети АРМ, создание РБД (распределенной базы данных) дало возможность перейти к децентрализованной обработке информации и приблизить её к местам возникновения и потребления информации.

В этих условиях начала стираться грань между комплексами различных функциональных подсистем – возникли межфункциональные комплексы задач управления. АСУ в настоящее время представляют собой сеть АРМ разных уровней (в основном 2-4 – х уровневые сети). Иерархическая сеть АРМ наиболее полно отвечает структуре управления производством.

· АРМ – Р (руководителя) верхний уровень;

· АРМ-С (специалиста) средний уровень;

· АРМ-Т (технического работника) низший уровень.

АРМ низшего уровня работают в ритме производства, т. е. тогда, когда выполняется хозяйственная операция и информация о ней фиксируется в ЭВМ. АРМ более высоких уровней работают в более «вольном» режиме.

Характеристики и требования к АРМ-Р, АРМ-С, АРМ-Т.

АРМ-Р (руководители: директора, главные администраторы) может иметь распределённую (сетевой – АРМ) и локальную структуру.

Требования к АРМ-Р:

Наличие развитой БД;

Обеспечение оперативной системой поиска информации;

Обеспечение оперативной связи и другими источниками информации в пределах организационных структур;

Обеспечение возможности накопления опыта работы и ранее принятых решений в памяти АРМ.

Обычно в состав таких АРМ входит деловой пакет руководителя (электронная записная книжка, личный архив, картотека поручений).

АРМ-С (специалисты: начальники функциональных служб, главные специалисты, главные инженеры, главные технологи и т. д.) – содержит системы обеспечения профессиональной деятельности, обеспечение автоматизации рутинных работ и поддержки коммуникаций.

В АРМ-С содержится: БД, средства электронной обработки форм и деловой графики, набор ППП для математических расчётов и моделирования, а также экспертные системы и базы знаний для поддержки решений формализованных и неформализованных задач.

АРМ-Т (технические работники: секретари, кассиры, кладовщики)- для сотрудников, выполняющих рутинную работу: 60%-70% рабочего времени они заняты работой с документами и телефонными переговорами. Основные функции – ввод информации, оформление документов, ведение карточек и архивов, обработка входящей и исходящей документации (АРМ-секретаря, АРМ-кладовщика, АРМ-инспектора кадров и т. д.).

Сеть АРМ позволяет:

1. Обеспечить взаимосвязь процессов сбора и обработки информации по горизонтали (между структурными подразделениями) на каждом уровне, и по каждой предметной области (по вертикали);

2. Оперативно и всесторонне обеспечить в каждой подсистеме и на всех уровнях решение всех функцио-нальных вопросов управления;

3. Решить проблему своевременного автоматического формирования достоверных результатов деятельности предприятия в целом, и также получение сводных финансовых показателей для формирования установленной отчётности.

Определения автоматизированного рабочего места специалиста (АРМ). Роль и место АРМ в автоматизированной информационной технологии.

В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы – быстро восстановима.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

В настоящее время для интенсификации умственного и управленческого труда специалистов различных профессий разрабатываются и получают широкое распространение АРМ которые функционируют на базе ПЭВМ.

Рассмотрим основные составляющие элементы АРМ работников экономических служб, управленческой деятельности и др., перспективы их развития и использования. Общая схема ПЭВМ, составляющей техническую основу АРМ.

· Внешние запоминающие устройства (ВЗУ)

· Дисплей – основное устройство для отображения информации.

· Клавиатура – основное устройство для ввода информации.

Hапомним, что наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

Накопленный опыт подсказывает, что АРМ должен отвечать следующим требованиям:

· своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста.

· минимальное время ответа а запросы пользователя.

· адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам.

· простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания.

· терпимость по отношению к пользователю.

· возможность быстрого обучения пользователя.

· возможность работы в составе вычислительной сети.

Обобщенная схема АРМ представлена на рис. 3.

Рис 3. Схема автоматизированного рабочего места.

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

ФИНАНСОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

«Информационных технологий»

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Поиск и обработка экономической информации»

на тему: «Автоматизированных систем экономической обработки информации»

Выполнила:

студентка группы ФК 1-5

Родина О.В.

Научный руководитель:

доц. Магомедов Р.М.

Москва 2010

План:

1. Введение;

2. Программное обеспечение автоматизированной системы обработки экономической информации;

3. Прикладное программное обеспечение;

4. Назначение автоматизированных систем экономической обработки информации (АСОЭИ);

5. Требования к АСОЭИ;

6. Основные направления автоматизации;

7. Программа «1С: Бухгалтерия»;

8. Заключение;

9. Список литературы;

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Поэтому актуальность взятой мною темы очевидна – необходимо грамотное использование автоматизированных систем экономической обработки информации.

В качестве технической базы (технического обеспечения) рабочего места специалиста, обрабатывающего экономическую информацию вполне можно выбрать типовой компьютер, предлагаемый многими продавцами компьютерной техники, а неправильный выбор программного обеспечения может привести к большим потерям времени, денег и тяжелым психологическим последствиям. Достаточно лишь представить, как при отсутствии преемственности при переходе на новый программный продукт придется заново переучивать весь персонал, заново ввести базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т.д. Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач профессиональной направленности (задач бухучета, анализа хозяйственной деятельности, планирования и прогнозирования и т.п.). Однако персональный компьютер непосредственно не может взаимодействовать с программами профессионального назначения, необходима операционная система, с помощью которой все остальные программы-приложения и будут работать. Компьютер и операционная система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой базируются все прикладные программы.

Прикладное программное обеспечение (ППП - пакеты прикладных программ) можно разделить на две группы:

1. Базовое (общесистемное) программное обеспечение, которое практически не привязано (или слабо привязано) к решению конкретных узко профильных задач, к области узкой профессиональной деятельности пользователя, которые можно разделить, в свою очередь, на три крупных подгруппы:

Функциональные ППП;

Многофункциональные и интегрированные ППП;

Проблемно - ориентированные ППП общесистемного назначения.

2. Проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения, которые можно разделить, в свою очередь, на две подгруппы:

Типовые ППП управления, учета и анализа (например, автоматизированная система бухучета «1C: Бухгалтерия», которая будет рассмотрена в отдельной главе);

Локальные (индивидуальные) ППП управления, учета и анализа.

Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации - повысить эффективность выполнения работы предприятия, связанного с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, АСОЭИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОЭИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать экономическую информацию.

Информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Отсюда вытекают и специальные требования, предъявляемые автоматизированным системам обработки информации. Прежде всего, система должна отвечать основным функциональным требованиям, в качестве которых выступают операции экономического отдела городской налоговой инспекции.

Кроме того, к АСОЭИ предъявляются и основные системные требования:

1. Стандартизация и унификация:

Единообразие форм представления информации, а также учёта, контроля и хранения документов.

Единообразие пользовательского интерфейса для всех решаемых задач.

Единый порядок документирования, сопровождения и модификации.

Система должна строиться на основе типовых программных продуктов и стандартных технологий и методологий.

2. Адаптивность системы (без программирования) в соответствии с платформой (вычислительная или операционная система), совместимость с другими информационными системами и между функциональными блоками самой АСОЭИ.

3. Настраиваемость системы:

Функциональных возможностей.

Интерфейсов пользователей в распределённой структуре.

4. Модульность и открытость как информационной системы в целом, так и отдельных её компонент. Кроме того, должен присутствовать пользовательский инструментарий для развития системы.

5. Масштабируемость (переносимость на другие платформы, мобильность).

6. Надёжность, защищённость, безопасность:

Множественность уровней защиты.

Система также должна удовлетворять и дополнительным требованиям:

1. Возможность работы в сетях с большими объёмами данных.

2. Функционирование в режиме реального времени.

3. Быстрое реагирование на запросы пользователей.

4. Поддержка пакетного режима и диалогового режима.

5. Система должна иметь распределённый характер (т.е. возможность обработки информации на нескольких ПК).

6. Наличие дружественного пользовательского интерфейса для ввода (формы, шаблоны документов) и просмотра информации (графики, таблицы).

7. Возможность диагностики технических и программных средств согласно инструкции по эксплуатации.

Существует 4 группы направлений:

1) Автоматизация деятельности КБ - внутрибанковское обслуживание:

Автоматизация учетно-операционной работы;

Автоматизация - ведения договоров;

Автоматизация - экономической работы КБ (расчет нормативов, прогнозно-аналитические работы)

Автоматизация новых банковских операций (лизинг);

Автоматизация работ с ЦБ.

2) Автоматизация внебанковской деятельности (обслуживание клиентуры):

Обслуживание в офисе;

Использование пластиковых карт.

3) Автоматизация межбанковских расчетов; межфилиальные расчеты; между банками РФ; между банками РФ и банками стран СНГ; м/н расчеты (использование СВИФТ);

4) Автоматизация внутрибанковских учетных задач:

Автоматизация учета труда, зарплаты;

Учета ОФ, материалов и пр.

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д. В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета.