Архивирование корпоративной корреспонденции в российских компаниях. Допустимость использования электронной переписки в суде
Деловая переписка окончательно перешла в электронный формат. Простота в использовании, экономия времени и ресурсов, интерактивность – электронная переписка устраивает всех до того момента, как отношения между бизнес-партнерами ухудшаются, следуют обвинения в неисполнении обязательств и возникает риск судебного разбирательства. Надежды сторон доказать свою правоту, опираясь на полученные по электронной почтой сообщения, часто оказываются напрасными. Дело в том, что суды занимают достаточно осторожную позицию в отношении электронных сообщений: существует ряд требований, при несоблюдении которых суд не примет их во внимание. Цель данной статьи состоит в обобщении требований судов к использованию электронной переписки в качестве доказательства.
Каков правовой статус электронной переписки?
Согласно пункту 4 статьи 75 Арбитражно-процессуального кодекса Российской Федерации переписка сторон по электронной почте может быть признана судом в качестве допустимого письменного доказательства, в случаях и в порядке, предусмотренных законом.
В Письме Верховного Арбитражного Суда от 25 мая 2004 г. N С1-7/УП-600 разъясняется, что под требованиями закона в первую очередь понимаются правила ст.160 и 434 Гражданского Кодекса РФ (ГК РФ). Последние касаются письменной формы сделки и формы договора. Дело в том, что чаще всего электронную переписку пытаются приобщить в качестве доказательства в делах о признании договора заключенным/незаключенным. При этом стороны могут предусмотреть совершение сделок в «электронной форме», то есть использование электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи.
Понятие электронной подписи дано в одноименном Федеральном законе от 6 апреля 2011 года №63ФЗ и определяется как «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». Иными словами электронная подпись – это средство аутентификации отправителя электронного документа.
Электронная подпись делится на несколько видов в зависимости от степени защиты. Наименее защищенный вид – простая электронная подпись. Она определяется как «электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом». При этом простая электронная подпись признается действительной, если она присутствует на самом электронном документе, либо если ключ от нее используется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы обмена документами и на документе есть указание на лицо-отправителя документа. Сообщения по электронной почте (в особенности корпоративной), как правило, отвечают этому описанию: в письме в строке «от кого» отражается адрес и имя отправителя, а также пользователи соблюдают правила составления паролей (они выступают в качестве «ключей») о соблюдении их конфиденциальности.
Таким образом, если стороны договорились о том, что адреса электронной почты признаются их простыми подписями, достаточными для аутентификации отправителя, и при отправке электронных сообщений выполняется одно из условий, перечисленных выше, то адрес электронной почты будет признан судом в качестве простой электронной подписи, а переписка – допустимым доказательством.
Содержит ли в себе использование электронной переписки юридические риски?
Судебная практика позволяет выделить множество рисков, связанных с использованием электронной почты. Вот некоторые из них:
1) Признание договора незаключенным
Гражданский кодекс предусматривает, что договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Таким образом, если стороны не договорятся о заключении договора посредством электронной связи и не обеспечат секретность своего пароля от электронной почты, то суд не сможет признать обмен документами по электронной почте в качестве доказательства заключения договора.
Согласие покупателя может быть также выражено в совершении определенных действий (например, уплаты аванса по счету, полученному по электронной почте). Также важно оговорить возможность использования электронной почты для заключения дополнительных соглашений или приложений к основному договору, иначе суд не станет их принимать во внимание и ограничится только рассмотрением договора, заключенного между сторонами.
2) Признание обязанностей по договору неисполненными
Кроме споров о незаключенности договора нередким является оспаривание факта исполнения договора, если оно также осуществлялось по электронной почте. Это касается в первую очередь договоров об оказании различных консультационных услуг и выполнении работ (написании статьей или разработки программ для ЭВМ, подготовке переводов, разработке сайтов т.д.). В этом случае в договоре обязательно должно присутствовать условие о том, что исполнение договора (передача результата) по электронной почте считается надлежащим. Кроме того, нелишним станет указание в договоре на возможность прикрепления к текстам писем электронных копий документов и признание за такими документами юридической силы.
3) Признание документов неполученными
Еще один риск связан с порядком получения претензий и возражений. Например, суд может признать обязательный досудебный порядок несоблюденным, если стороны не оговорили возможность использования адресов электронной почты для направления претензий и ответов на них. Это также касается документов, подтверждающих факт оказания услуг или выполнение работ (акт приемки-передачи), если единственным упоминанием о нем в договоре станет типовая фраза, например: «Акт подписывается обеими сторонами». Суд, как правило, не может истолковать такое положение как согласие получать акты по электронной почте.
В каком виде суд примет электронную переписку?
Если к материалам дела необходимо приобщить электронную переписку, то стороны, собравшие необходимые материалы, могут обратиться к нотариусу за обеспечением доказательств. Нотариусы обладают такими полномочиями в соответствии со статьей 102 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года N 4462-I. Однако необходимо учесть, что нотариус не обеспечивает доказательств по делу, которое в момент обращения заинтересованных лиц к нотариусу находится в производстве суда или административного органа.
Если обеспечить это доказательство у нотариуса вовремя не удалось, то осмотр ящиков электронной почты может производиться и непосредственно судом, зачастую, с компьютера (ноутбука) заинтересованной стороны (особенно важно, если установлен почтовый клиент, например, Outlook, The Bat, Thunderbird и другие). Кроме того, суды также могут помочь в истребовании доказательств: например, направить запросы провайдерам о принадлежащих сторонам адресам электронной почты и владельцам электронных почтовых ресурсов о произведенному обмену данными (см. пункт 8 настоящей Справки).
Ниже собраны основные правовые позиции судов по вопросу принятия электронной переписки в качестве доказательства.
1. Электронная переписка не принимается в качестве доказательства по делу в случае, если она не была предусмотрена договором, в договоре нет указания на электронные адреса сторон, а другая сторона оспаривает существование такой переписки
Между ООО «ЭССИЭР» и ООО «Торговый дом «КАМЕЯ Со» был заключен договор о предоставлении услуг по подбору персонала. Договор состоял из трех стадий, по исполнении каждой из которых между сторонами подписывался акт приема-передачи услуг и заказчик ООО «Торговый дом «КАМЕЯ Со» выплачивал исполнителю ООО «ЭССИЭР» вознаграждение. Акт приема-передачи услуг был составлен только по первой стадии договора, в последующие стадии по утверждению истца все документы, необходимые для исполнения договора, отправлялись обеими сторонами по электронной почте. Отказывая истцу в удовлетворении его требований, суд указал на:
- предусмотренную договором простую письменную форму документооборота между сторонами;
- отсутствие условий о возможности исполнения договора по электронной переписке;
- отсутствие ссылок на электронные адреса, определяемые сторонами в качестве допустимых для передачи какой-либо информации;
- невозможность установить принадлежность адреса ответчику и его сотрудникам;
- адрес электронной почты зарегистрирован на домене kameya.ru, который является доступным для использования неограниченным кругом лиц.
(см. Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 17 мая 2013 г. по делу N А40-102005/12-57-977)
2. Электронная переписка может подтвердить заинтересованность стороны в совершении сделки и служить доказательством ее совершения
ООО «Транспортная Компания «Унотранс» обратилось в суд с требованием обязать ООО «Депо» оплатить услуги по перевозке груза. В доказательство исполнения своих обязательств истец привел договоры-заявки с перевозчиками и транспортные накладные. Ответчик утверждал, что договоры-заявки не были им подписаны и что истец не доказал факта оказания услуг по перевозке ответчику. Суд пришел к выводу, что спорный груз, принадлежавший ООО «Депо», был получен в надлежащий срок грузополучателем, что в деле имеются доказательства оплаты грузоперевозок истцом и что ответчик не привел доказательств оплаты услуг по перевозке грузов ни им, ни грузополучателем, и что из электронной переписки сторон следует, что ООО «Депо» имело интерес к перевозке спорного груза и решало с Компанией вопросы оформления и оплаты его перевозки.
В данном деле электронная переписка не является основным доказательством, но служит подтверждением того, что ответчик обращался к истцу именно по вопросу спорного груза и рассматривал его как сторону, ответственную за организацию процесса перевозки этого груза, а значит, состоял в истцом в договорных отношениях.
(см. Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 6 мая 2013 г. по делу N А56-37916/2012)
3. В случае, если электронная переписка не была предусмотрена договором, она может быть признана сложившейся практикой взаимоотношений сторон
ОАО «Химзавод им. Карпова» обратилось с иском против ООО «АСБТрансЭкспоНефть» по поводу неисполнения обязательств по договору поставки. В качестве доказательств выполнения обязательств по поставке ответчик предоставил электронную переписку сторон по поводу исполнения договора (о ненадлежащем качестве поставленной продукции). Истец возражал против приобщения электронной переписки к делу.
Суд установил, что договор поставки между сторонами был заключен посредством обмена документов по электронной почте: со стороны истца с электронного адреса «[email protected]», со стороны ответчика с электронного адреса «[email protected]». В аналогичном порядке ответчиком были направлены истцу устав, свидетельства о государственной регистрации, постановке на налоговый учет, выставлен счет на предоплату. В свою очередь истец посредством электронной почты направил ответчику платежные поручения о перечислении предоплаты, уведомил о готовности принять товар. По мнению суда, данная практика взаимоотношений сторон свидетельствует о том, что стороны воспринимали письма по электронной почте, направленные с определенных IP-адресов, как исходящие от уполномоченных лиц сторон.
Оценивая доказательства, предоставленные истцом, суд также учел то обстоятельство, что истец не представил доказательств недостоверности представленной электронной переписки сторон, в том числе недостоверности приведенных IP-адресов.
(см. решение Арбитражного суда Республики Башкортостан от 08 февраля 2012 по делу № А07-16645/2011)
4. Непризнание стороной использования электронной переписки в качестве сложившейся практики взаимоотношения сторон без представления подтверждающих доказательств не рассматривается судом
ООО «Цветной бульвар 2» обратилось с иском в Арбитражный суд города Москвы о взыскании с ООО «ДМ-билдинг» 972 298,54 рублей неосновательного обогащения. Электронная переписка была представлена ответчиком наряду с другими доказательствами (акты допуска для производства строительно-монтажных работ, освидетельствования скрытых работ, журнал производства работ), и была принята в качестве надлежащего доказательства по делу по вопросам заказа и выполнения работ в силу ст. 75 АПК РФ. Несмотря на отрицание истцом взаимоотношений с ООО «ДМ-билдинг», истец не предоставил доказательств в обоснование своих возражений, например, выполнения данных работ иной организацией либо невыполнения работ. На основании представленных документов суд сделал вывод о фактически сложившихся отношениях, связанных с выполнением ООО «ДМ-билдинг» по поручению ООО «Цветной бульвар, 2» строительно-монтажных работ.
5. Отрицание стороной принадлежности электронного адреса не должно противоречить другим доказательствам
ООО «Торговый Дом «Тагильский» обратилось в суд иском к ООО «Веб автоматика» о взыскании неосновательного обогащения. Истец настаивал на незаключенности договора о разработке сайта в сети Интернет. Суд пришел к выводу, что договор был заключен путем направления ответчиком в адрес истца проекта договора и счетов, которые были оплачены истцом (т.е. произошел акцепт оферты ответчика).
Истец утверждал, что сторонами не были согласованы существенные условия договора, однако суд установил, что существенные условия (предмет договора) были согласованы сторонами в переписке по электронной почте. Истец приводил довод о том, что ему не известна принадлежность электронного адреса, с которого велась переписка. Вместе с тем, именно с указанного электронного адреса истцом получены счета для оплаты, которые впоследствии были оплачены. Истец утверждал, что договор не был выполнен, однако суд отклонил этот довод, сославшись на существующий результат работ – веб-сайт, разработанный для истца, и отсутствие доказательств, подтверждающих выполнений работ другой компанией.
(см. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. N 09ап-9501/2013-гк по делу N А40-134500/12)
6. Принадлежность адресов электронной почты не удостоверяет содержания электронной переписки сторон
ООО «РусХОЛТС» обратилось в суд с иском к ООО «Астра Трейдинг» о признании незаключенным договора поставки, взыскании неосновательного обогащения. Доказывая факт заключения договора, ответчик ссылался на то, что существенные условия могут быть согласованы в отдельных документах. Суд отказал ответчику в удовлетворении ходатайства об истребовании у ЗАО «Национальные телекоммуникации» документов о принадлежности истцу адресов электронной почты и информации о времени получения адресатами электронных писем. В обоснование своих действий суд указал на то, что принадлежность истцу адресов электронной почты не удостоверяет содержание электронной переписки сторон, если такое содержание не было зафиксировано надлежащим образом, позволяющим достоверно установить, что имел место обмен конкретными представленными стороной сообщениями.
(см. Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. по делу N А56-74372/2012)
7. Для доказательства факта заключения договора электронная переписка должна отражать его существенные условия и должна вестись уполномоченным лицом
a. ЗАО «Центрметалл» обратилось в суд к АНО «Бюро судебных экспертиз и независимой оценки» с иском о взыскании 135 000 руб. неосновательного обогащения. В числе доказательств заключения договора о проведении экспертизы, представленных ответчиком, фигурировала электронная переписка. Суд признал, что электронная переписка не содержит сведений о заказчике и объектах исследований, отражает лишь попытку согласования отношений между сторонами. Кроме того, указанная переписка велась лицом, полномочия которого не подтверждены. В отсутствие других доказательств заключения договора, суд удовлетворил требования истца.
(см. Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28 ноября 2012 г. N 17ап-12557/2012-гк дело n а50-11958/2012)
b. ИП Баранова Е.И. обратилась в суд с иском к ООО «Эксперт-Ком» о взыскании неосновательного обогащения. Материалы электронной переписки были приобщены к делу в качестве доказательств о заключении договора, поскольку они подтверждали, в частности, ведение между сторонами преддоговорных переговоров, направление в адрес представителей истца, в том числе Черноскутова Михаила, проекта договора на оценку, счета, который был оплачен платежным поручением, и экспертного заключения. В электронной переписке (письма от 08.10.2012, от 09.10.2012) отправителем указан Черноскутов Михаил Петрович, который направлял свои комментарии относительно заключения, он же принимал непосредственное участие во всех судебных заседаниях в Арбитражном суде Свердловской области, в качестве представителя истца, действуя на основании доверенности.
На основании этих фактов суд пришел к выводу, что электронная переписка содержала все существенные условия договора, а также доказательства его исполнения, и направлялась в адрес истца через уполномоченное лицо (по надлежащему адресу электронной почты).
(см. Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. N 17ап-5881/2013-гк по делу n а60-50181/2012)
8. Обращение к провайдеру с запросом об определении IP-адресов сторон и о предоставлении лог-файлов может послужить доказательством исполнения обязательств по договору
ООО АКГ «ЭКФАРД» обратилось с иском в суд к ОАО «ОГК-2» о взыскании задолженности по договору и процентов за пользование чужими денежными средствами. ООО АКГ «ЭКФАРД» оказывало консультационные услуги, отправляя ответы на вопросы ОАО «ОГК-2» на адрес электронной почты лица, от которого поступил вопрос, на адрес общей электронной почты клиента и/или по факсу. Суд установил провайдеров сторон и IP-адреса сторон, а также факт переписки между этими IP-адресами. В качестве доказательства последнего суду были предоставлены распечатки лог-файлов, содержащих сведения о соединениях между IP-адресами сторон за период действия договора об оказании консультационных услуг с указанием следующих реквизитов: год, месяц, день, время, IP-адрес и номер порта, с которого передавалась информация, IP-адрес и номер порта, на который передавалась информация, количество переданных байт. Суд установил, что дата соединений совпадала с датами писем в реестре письменных ответов, подготовленном ООО АКГ "ЭКФАРД", а количество переданных килобайт составляло в отношении каждого ответа на вопрос более 50 килобайт. Передача данных с IP-адреса на IP-адрес свидетельствует о передаче письменных ответов за период действия договора об оказании консультационных услуг. Суд пришел к выводу, что ООО АКГ "ЭКФАРД" оказывало услуги по договору несмотря на то, что в договоре не был установлен круг лиц, уполномоченных обращаться за консультациями.
(см. Решение Арбитражного суда Ставропольского края от 07.04.2013 по делу № А63-9031/2010).
Для признания электронной переписки в качестве доказательства в договоре необходимо предусмотреть:
1. Положение о выборе преимущественного способа связи между сторонами по договору в виде электронной почты;
2. Уполномоченные адреса электронной почты, с которых будет происходить переписка, а также порядок изменения таких адресов;
3. Необходимость архивации всех полученных сторонами электронных сообщений сразу после их получения (для предотвращения отзывов и замены электронных писем)
4. Положение о признании сторонами сканированных и фото-копий документов равными по юридической силе оригиналам документов;
5. Обязанность сторон сохранять конфиденциальность паролей от электронной почты и гарантировать отсутствие возможности отправки сообщений третьими лицами;
6. Обязанность незамедлительно информировать о смене адреса электронной почты и о нарушении режима конфиденциальности электронной почты.
Во время исполнения Договора необходимо:
1. Включать ссылки на электронные письма (их отправителя, тему сообщения, дату и время отправления) в обычные письма, например, при составлении первой претензии по поводу неисполнения договора контрагентом важно добиться признания последним достоверности информации, содержащейся в электронной переписке (например, «Подтвердите, пожалуйста, готовность поставить товар в срок, определенный нами в электронном письме «Договор 123/2013» от ______»);
2. Хранить оригиналы документов, направляемых контрагенту в виде электронных копий.
Перед подготовкой дела к судебному разбирательству необходимо:
1. Обратиться к нотариусу за оформлением протокола осмотра электронного почтового ящика;
2. Найти другие доказательства, которые могут подтвердить информацию, содержащуюся в электронной переписке;
3. Найти доказательства, подтверждающие, что электронная переписка является сложившейся практикой сторон (отношения по предыдущим договорам между сторонами, документы, доказывающие фактическое признание другой стороны в качестве предпочтительного способа связи);
4. Подготовить проект судебного запроса к провайдеру о принадлежности сторонам используемых адресов электронной почты (правда, это будет иметь смысл только при наличии статических IP-адресов);
5. Подготовить проект судебного запроса к владельцам электронных почтовых ресурсов о наличии или отсутствии факта обмена сообщениями между сторонами в конкретные даты.
Мы надеемся, что вышеизложенные комментарии будут для Вас полезны. Если у Вас возникнут какие-либо вопросы в связи вышеизложенным, Вы можете связаться со мной в любое удобное время.
С уважением,
Под архивацией или теневым копированием всей входящей и исходящей корпоративной электронной почте подразумевается автоматическое создание копии каждого поступающего с\на адреса сообщения независимо от действий самого получателя/отправителя. Копирование, как правило, производится на отдельный почтовый ящик корпоративного домена, при этом заголовки «От», «Кому» и тело сообщения остаются исходными. При необходимости возможно разделение архивных потоков по неким критериям, например, копирование почты сотрудников разных отделов производится на разные адреса.
Для каких целей на предприятии может потребоваться архивация всей переписки в корпоративной почте?
Контроль за действиями сотрудников
Наиболее востребованная функция архивации почты. Имея доступ к копиям всей переписки подчинённых руководитель в любой момент может восстановить, например, историю переписки с клиентом и убедиться, в том насколько ответственно сотрудник выполняет свои должностные обязанности. Был ли отправлен ответ на письмо заказчика? Был ли ответ оперативным (копии сохраняют оригинальные дату и время сообщения)? Было ли электронное письмо работника по существу и исчерпывающим? Наконец, был ли он элементарно вежлив с подрядчиком/клиентом?
Особенно полезным свойством теневого копирования является невозможность само сотрудника повлиять на то какие письма попадут в архив, а какие нет - копируется всё вне зависимости от его желания или действий. То есть он может удалить «неудобное» сообщение в своём почтовом ящике и опустошить корзину и даже отформатировать жёсткий диск своего компьютера, однако сообщение в архиве останется неприкосновенным.
Осуществлять контроль за корпоративной перепиской сотрудников может как сам руководитель лично, так специалист службы безопасности компании (при наличии таковой) или любые другие ответственные лица - в зависимости от конкретного случая.
Возможность восстановления переписки
Если доступ к почте осуществляется по протоколу POP3 и хранение сообщений происходит на компьютерах пользователей, весьма вероятна потеря всей переписки в случае выходя из строя жёсткого диска или заражения вирусом. В таком случае восстановление из архива обеспечит быстрое возобновление рабочей переписки, клиентской базы, делового процесса в целом.
Архивация почты с юридической точки зрения
Во избежание юридических коллизий и возможных претензий со стороны сотрудников желательно документально закрепить право работодателя на архивацию, копирование и дальнейшую обработку любых сообщений в корпоративной почте сотрудника. Сделать это можно путём добавления соответствующего пункта в трудовой договор или, если в компании практикуется подписание дополнительного договора/обязательства/соглашения о неразглашении коммерческой тайны, то в этом документе. Так процесс создания и сохранения копии любого сообщения из переписки сотрудника приобретёт юридически значимый статус.
Техническая реализация копирования переписки
Наиболее простым и удобным образом архивацию можно реализовать с площадке хостера услуг корпоративной почты. Заказчик формулирует условия, по которым должна создаваться копия тех или иных (или всех) сообщений определённых (или всех) сотрудников, а поставщик услуги, провайдер хостинга почты настраивает своё оборудование соответствующим образом. Для доступа к архиву переписки наиболее универсальным следует признать копирование сообщений в специально выделенный для этого ящик.
Если доступ ответственного сотрудника к этому ящику осуществляется по протоколу IMAP, возможна сортировка копий сообщений по папкам. Например, иерархическая структура:
- сотрудник 1
- входящая
- исходящая
- сотрудник 2
- входящая
- исходящая
- сотрудник 3
- входящая
- исходящая
В большинстве случаев этого более чем достаточно. Пользователю ящика с копиями нужно лишь следить за тем, чтобы он не переполнялся и не были превышены лимиты квот на максимальный объём, занимаемый сообщениями или на их максимальное количество.
Заключение
Контроль за корпоративной почтой с помощью её архивации (теневого копирования) - мощное средство защиты от утечек коммерческой тайны, средство контроля и оценки эффективности деятельности сотрудников, а также создания резервной копии на случай выходя из строя оборудования или ПО. Сложно переоценить важность корпоративной почты в бизнес-процессах современной компании, архивация же даёт руководителю мощное средство контроля за её потоками.
Профессиональный хостинг-провайдер корпоративной почты сайт с 2006 года предоставляет своим заказчикам самые широкие возможности по контролю за почтовыми потоками.
При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт сайт обязательна!
Кто бы мог подумать еще пару десятков лет назад, что наступит время, когда можно будет связаться с любым человеком из любой точки Земного шара за пару секунд? Такое время наступило, заодно подарив гражданам новые возможности для отстаивания своих прав. Ведь теперь заверенные нотариусом СМС-сообщения, а также переписка с помощью сервисов WhatsApp и Viber могут выступать в роли весомых доказательств. Но для чего это нужно?
Ситуации могут быть самые разные — начиная от семейных неурядиц и заканчивая серьезными нарушениями разных обязательств. Электронная переписка в таких случаях может стать хорошей доказательной базой, которая поможет выиграть дело.
На каких основаниях электронная переписка может стать доказательством?
Согласно статье 55 ГПК РФ, доказательствами считаются сведения, полученные законным путем, которые используются для рассмотрения дела и принятия того или иного решения по этому делу. Но может ли СМС-переписка или чат в WhatsApp стать доказательствами?
Могут, об этом прямо говорит статья 71 ГПК РФ. Согласно ей, к сведениям для рассмотрения дела могут относиться цифровые записи, полученные с помощью средств электронной связи.
Как документируют переписку с помощью СМС, WhatsApp и Viber?
Хотя по законодательству электронная переписка может стать доказательством, не очень понятно, как ее документируют? На самом деле все значительно проще, чем кажется.
В первую очередь переписку переносят на материальный источник, а затем распечатывают в хорошем качестве на бумаге. Переписку можно предоставлять суду только в таком — распечатанном виде. Кроме этого заявитель в обязательном порядке должен указать: когда, кем и при каких обстоятельствах были сделаны соответствующие записи.
Но одной лишь фиксации переписки недостаточно, для суда необходимо подтвердить ее достоверность . Это можно сделать одним из четырех способов:
- Зафиксировать переписку, распечатать ее, составить протокол при обязательном присутствии свидетелей с указанием их личных данных.
- В случае документации переписки до начала судебного разбирательства порядок действий тот же самый, только вместо свидетелей требуется присутствие нотариуса. Нотариус официально заверяет переписку, которую затем можно направлять в суд.
- Если рассмотрение дела уже началось, задокументировать переписку нужно в соответствии со статьей 71 ГПК РФ. При этом по решению суда материалы могут быть запрошены в том числе у операторов связи.
- Еще один способ требует проведения экспертизы, затем фиксации переписки, ее распечатки на бумаге, а также письменного заключения эксперта относительно содержания переписки.
Где можно заверить телефонную переписку?
Заверить смс-сообщения, а также переписку в WhatsApp и Viber можно в нотариальной конторе. Для этого позвоните по телефону +7 495 767-12-77 и запишитесь на прием к нотариусу.
Сегодня суды нередко принимают в качестве письменного доказательства электронную переписку. Однако для этого она должна обладать юридической силой. Между тем четкие и единые правила и методики определения легитимности виртуальной корреспонденции до сих пор не выработаны, что приводит к большому количеству проблем.
Рассмотрим несколько способов придания электронным письмам юридической силы.
Давно прошли времена, когда единственным средством связи были письма, выполненные на бумаге. Развитие хозяйственных отношений между субъектами экономической деятельности уже немыслимо без использования информационных технологий. Это особенно актуально, когда контрагенты находятся в разных городах или даже странах.
Общение посредством электронной связи способствует снижению материальных издержек, а также позволяет в кратчайшие сроки выработать общую позицию по конкретным вопросам.
Однако такой прогресс не стоит рассматривать только с положительной стороны. Между субъектами экономических отношений нередко возникают различные споры, для их разрешения обращаются в судебные инстанции. Суд выносит решение на основе оценки доказательств, предоставленных сторонами.
При этом анализируются относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимная связь доказательств в их совокупности. Данное правило закреплено как в АПК РФ (п. 2 ст. 71), так и в ГПК РФ (п. 3 ст. 67). В процессе определения допустимости и достоверности предоставленных доказательств суд часто задает вопросы, решение которых в значительной мере влияет на исход дела.
Использование электронного документооборота в отношениях хозяйствующих субъектов регламентировано нормами ГК РФ. В частности, в п. 2 ст. 434 указано: договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
В соответствии с п. 1 ст. 71 ГПК РФ и п. 1 ст. 75 АПК РФ письменным доказательством является содержащая сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, деловая корреспонденция, выполненная в форме цифровой записи и полученная при помощи электронной связи.
Для использования электронных документов в судопроизводстве требуется соблюдение двух условий. Во-первых, как уже указывалось, они должны обладать юридической силой. Во-вторых, документ должен быть доступен для прочтения, то есть содержать общепонятную и доступную для восприятия информацию.
Это требование вытекает из общих правил судопроизводства, предполагающих непосредственность восприятия судьями информации из источников доказательств.
Зачастую суд отказывает в приобщении в качестве доказательств к материалам дела электронной переписки, не отвечающей приведенным условиям, и впоследствии выносит решение, не удовлетворяющее законные требования заинтересованной стороны.
Рассмотрим основные способы легитимации электронной переписки до и после начала производства по делу.
Работа с нотариусом
Если производство по делу еще не началось , то для придания электронной переписке юридической силы нужно привлечь нотариуса. В абзаце 1 ст. 102 Основ законодательства о нотариате (Основы) сказано, что по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в суде или административном органе, если есть причины полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным. А в абзаце 1 ст. 103 Основ оговорено, что в порядке обеспечения доказательств нотариус производит осмотр письменных и вещественных доказательств.
Согласно абзацу 2 ст. 102 Основ нотариус не обеспечивает доказательства по делу, которое в момент обращения к нему заинтересованных лиц находится в производстве суда или административного органа. В противном случае суды признают нотариально заверенную электронную переписку недопустимым доказательством (Постановление Девятого ААС от 11.03.2010 № 09АП-656/2010-ГК).
Стоит напомнить, что исходя из ч. 4 ст. 103 Основ обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства.
В порядке осмотра доказательств составляется протокол, в котором кроме подробного описания действий нотариуса также должны содержаться сведения о дате и месте проведения осмотра, нотариусе, производящем осмотр, о заинтересованных лицах, участвующих в нем, а также перечисляться обстоятельства, обнаруженные при осмотре. Сами электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу, который подписывается участвующими в осмотре лицами, нотариусом и скрепляется его печатью. В силу Определения ВАС РФ от 23.04.2010 № ВАС-4481/10 нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика признается надлежащим доказательством.
В настоящее время далеко не все нотариусы предоставляют услуги по заверению электронных писем, а стоимость их достаточно высока. Для примера: один из нотариусов города Москвы взимает 2 тыс. рублей за одну страницу описательной части протокола.
Заинтересованное в обеспечении доказательств лицо обращается к нотариусу с соответствующим заявлением. В нем должно быть указание на:
- доказательства, подлежащие обеспечению;
- обстоятельства, которые подтверждаются этими доказательствами;
- основания, по которым требуется обеспечение доказательств;
- отсутствие на момент обращения к нотариусу дела в производстве суда общей юрисдикции, арбитражного суда или административного органа.
Нотариусы производят осмотр содержимого электронного ящика либо дистанционно, то есть используют удаленный доступ к почтовому серверу (им может быть сервер провайдера, предоставляющего услугу электронной связи по договору; почтовый сервер регистратора доменного имени или бесплатный почтовый интернет-сервер), либо непосредственно с компьютера заинтересованного лица, на котором установлена программа работы с электронной почтой (Microsoft Outlook, Netscape Messenger и др.).
При удаленном осмотре помимо заявления нотариусу могут понадобиться разрешения от регистратора доменного имени или интернет-провайдера. Все зависит от того, кто именно осуществляет поддержку работы почтовых ящиков или электронного почтового сервера по договору.
Заверение у провайдера
Постановлениями Девятого ААС от 06.04.2009 № 09АП-3703/2009-АК, от 27.04.2009 № 09АП-5209/2009, ФАС МО от 13.05.2010 № КГ-А41/4138-10 закреплено, что суды также признают допустимость электронной корреспонденции, если она заверена у интернет-провайдера или у регистратора доменного имени, которые отвечают за управление почтовым сервером.
Провайдер или регистратор доменного имени заверяет электронную переписку по запросу заинтересованной стороны лишь в том случае, если управляет почтовым сервером и такое право прописано в договоре на оказание услуг.
Однако объем электронной корреспонденции может быть достаточно большим, что в свою очередь способно затруднить процесс предоставления документов на бумажных носителях. В связи с этим суд иногда допускает предоставление электронной корреспонденции на электронных носителях. Так, Арбитражный суд Московской области, вынося Решение от 01.08.2008 по делу № А41-2326/08, ссылался на допустимость электронной переписки, предоставленной в суд на четырех CD-дисках.
Но при рассмотрении дела в апелляционной инстанции Десятый ААС Постановлением от 09.10.2008 по делу № А41-2326/08 ссылку на электронную переписку признал необоснованной и отменил решение суда первой инстанции, указав, что заинтересованная сторона не представила какие-либо документы, предусмотренные заключенным сторонами договором.
Таким образом, электронные письма, касающиеся предмета спора, должны быть поданы в суд в письменном виде, а все остальные документы могут быть представлены на электронных носителях.
Доказать факты, изложенные в виртуальной корреспонденции, поможет подтверждение содержания писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке. Применение иных письменных доказательств отражено в Постановлении Девятого ААС от 20.12.2010 № 09АП-27221/2010-ГК. Между тем суд, рассматривая дело и оценивая предоставленные сторонами доказательства, вправе не считать допустимой бумажную переписку со ссылками на электронную корреспонденцию.
Он лишь принимает ее во внимание и выносит решение на основании комплексного анализа всех предъявленных доказательств.
За помощью к эксперту
Если производство по делу уже началось , то для придания электронной корреспонденции юридической силы необходимо воспользоваться правом привлечения эксперта. В п. 1 ст. 82 АПК РФ регламентировано, что для разъяснения возникающих при рассмотрении дела вопросов, требующих специальных знаний, арбитражный суд назначает экспертизу по ходатайству лица, участвующего в деле, или с согласия участвующих в нем лиц.
Если назначение экспертизы предписано законом или договором, либо требуется для проверки заявления о фальсификации представленного доказательства, либо если необходимо проведение дополнительной или повторной экспертизы, арбитражный суд может назначить экспертизу по своей инициативе. Назначение экспертизы с целью проверки представленных доказательств предусмотрено также ст. 79 ГПК РФ.
В ходатайстве на назначение судебной экспертизы нужно указать организацию и конкретных экспертов, которые будут ее осуществлять, а также круг вопросов, для решения которых заинтересованная сторона решила обратиться к суду о назначении экспертизы. Кроме того, следует представить информацию о стоимости, сроках такой экспертизы и внести на депозит суда полную сумму на ее оплату. Привлеченный эксперт должен удовлетворять требованиям, установленным для него в ст. 13 Федерального закона «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации».
Приобщение к материалам дела в качестве доказательства заключения эксперта о подлинности электронной переписки подтверждается судебной практикой (Решение Арбитражного суда города Москвы от 21.08.2009 по делу № А40-13210/09-110-153; Постановление ФАС МО от 20.01.2010 № КГ-А40/14271-09).
На основании договора
В п. 3 ст. 75 АПК РФ отмечено, что документы, полученные посредством электронной связи, признаются в качестве письменных доказательств, если это прописано в договоре между сторонами. Соответственно, необходимо указывать, что стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных посредством факсимильной связи, Интернета и других электронных способов связи. При этом в договоре должен быть определен адрес электронной почты, с которого будет идти электронная переписка, и информация о доверенном лице, уполномоченном на ее ведение.
В договоре надо прописать, что обозначенный адрес электронной почты используется сторонами не только для рабочей переписки, но и для передачи результатов работ, что подтверждается позицией ФАС МО в Постановлении от 12.01.2009 № КГ-А40/12090-08. В Постановлении Девятого ААС от 24.12.2010 № 09АП-31261/2010-ГК подчеркнуто, что в договоре должна быть оговорена возможность использования электронной почты для утверждения технического задания и предъявления претензий к качеству оказанных услуг и выполненных работ.
Помимо этого, стороны могут предусмотреть в договоре, что уведомления и сообщения, отправленные по электронной почте, признаются ими, но должны дополнительно подтверждаться в течение определенного срока курьерской или заказной почтой (Постановление Тринадцатого ААС от 25.04.2008 № А56-42419/2007).
Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний момент сложилась практика применения судами электронной корреспонденции в качестве письменного доказательства. Однако, учитывая требования процессуального законодательства в части допустимости и достоверности доказательств, виртуальная переписка принимается судом во внимание, только если обладает юридической силой.
В связи с этим возникает большое количество проблем, поскольку единая методика определения легитимности электронной корреспонденции до сих пор не сформирована. Право заинтересованной стороны обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств закреплено, но отсутствует нормативный акт Министерства юстиции РФ, регламентирующий порядок предоставления нотариусами таких услуг. В результате нет и единого подхода к определению их стоимости и формированию четкого механизма реализации данного права.
Существует несколько способов придания электронной переписке юридической силы в целях ее предоставления в качестве доказательства в суде: обеспечение электронной корреспонденции у нотариуса, заверение у интернет-провайдера, путем ссылок на электронные письма в дальнейшей бумажной переписке, а также подтверждение их подлинности судебной экспертизой.
Грамотный подход к своевременному обеспечению электронной переписки в качестве письменного доказательства позволит хозяйствующим субъектам в полном объеме восстановить свои нарушенные права при разрешении споров.
Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.
Книга:
Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.
«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.
Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.
«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».
«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».
Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.