سفارش نمونه برای توسعه نرم افزار. دستور اجرای sed

سند از اوت 2014.

به عنوان بخشی از اجرای کار بر روی توسعه سیستم اطلاعات خودکار خدمات مالیاتی فدرال روسیه "Tax-3"، مطابق با مقررات توسعه AIS "مالیات"، مصوب به دستور مالیات فدرال سرویس روسیه مورخ 29 مارس 2013 N ММВ-7-6/134@ در نسخه فعلی، و با در نظر گرفتن نتایج عملیات آزمایشی نرم افزار "سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مهم قانونی برای ارائه اظهارنامه مالیاتی ( محاسبات)، صورت های مالی و سایر اسناد به صورت الکترونیکی" (از این پس نرم افزار رایانه شخصی "GP-3" نامیده می شود) مطابق با دستور خدمات مالیاتی فدرال روسیه مورخ 12 نوامبر 2012 N ММВ-7-6/839 @ طبق دستورات سرویس مالیاتی فدرال روسیه مورخ 24 دسامبر 2013 N MMВ-7-6/994@، مورخ 06/13/2013 N ММВ-7-6/198@ و مورخ 09/24/2013 N. MMV-7-6/399@، من سفارش می دهم:

1. معرفی نرم افزار PC GP-3 به عملیات تجاری در بازرسی بین منطقه ای خدمات مالیاتی فدرال روسیه برای پردازش متمرکز داده ها، در بازرسی های بین منطقه ای خدمات مالیاتی فدرال روسیه برای بزرگترین مالیات دهندگان و در بازرسی های تابعه ادارات خدمات مالیاتی فدرال روسیه برای نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه.

2. اداره فناوری اطلاعات (T.V. Matveeva) از هماهنگی کارهای انجام شده در چارچوب این دستور اطمینان حاصل می کند.

3. FSUE GNIVTS خدمات مالیاتی فدرال روسیه (V.B. Bezrukov):

3.1. اطمینان حاصل کنید که نرم افزار PC GP-3 در صندوق الگوریتم ها و برنامه های خدمات مالیاتی فدرال روسیه، شامل دستورالعمل های نصب و راه اندازی نرم افزار قرار داده شده است.

3.2. ظرف سه هفته از تاریخ انتشار این دستور، برای پردازش متمرکز داده ها عملکردهای مدیریت و عملیات مجتمع پذیرش جهانی، سرور نظارت و ثبت اطلاعات شرکت کنندگان در سند، به بازرسی بین منطقه ای خدمات مالیاتی فدرال روسیه انتقال دهید. جریان نرم افزار PC GP-3 در سطح فدرال.

3.3. ارائه بهبود و نگهداری نرم افزار PC GP-3 در طول عملیات صنعتی.

4. بازرسی بین منطقه ای خدمات مالیاتی فدرال روسیه برای پردازش متمرکز داده ها (S.Yu. Klochkov) برای اطمینان از کنترل عملکرد بی وقفه تجهیزات، و همچنین انجام وظایف نصب و راه اندازی یک مجتمع دریافت جهانی، یک سرور مانیتورینگ و ثبت اطلاعات شرکت کنندگان جریان اسناد در نرم افزار PC GP-3 از تاریخ اجرای بند 3.2 این دستور.

5. ادارات خدمات مالیاتی فدرال روسیه برای نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه:

5.1. از نصب سیستم های دریافت محلی برای نرم افزار PC GP-3 در بازرسی های تابعه اطمینان حاصل کنید.

5.2. از کنترل کار انجام شده در بازرسی های تابعه در چارچوب این دستور و عملکرد بی وقفه تجهیزات اطمینان حاصل کنید.

6. بازرسی های بین منطقه ای خدمات مالیاتی فدرال روسیه برای بزرگترین مالیات دهندگان، نصب مجتمع های دریافت محلی برای نرم افزار PC GP-3 و نظارت بر عملکرد بی وقفه تجهیزات را تضمین می کند.

7. نظارت بر اجرای این دستور را به معاون خدمات مالیاتی فدرال A.S. پتروشین.

سرپرست
خدمات مالیاتی فدرال
M.V.MISHUSTIN

مطابق با نامه های وزارت آموزش و پرورش و علوم فدراسیون روسیه مورخ 29 ژوئیه شماره 07-21، وزارت آموزش و پرورش منطقه ایرکوتسک -37-9947/10، به منظور هماهنگی فعالیت ها برای اجرای رایگان بسته نرم افزاری (از این پس - PSPO) در موسسات آموزشی ناحیه شهرداری شلخوف، بر اساس برنامه اقدام برای انتقال به PSPO موسسه آموزشی منطقه ایرکوتسک

من سفارش می دهم:

1. تصویب یک برنامه عمل برای انتقال به نرم افزار رایگان موسسه آموزشی منطقه Shelekhovsky.

2. به روسای مؤسسات آموزشی تا تاریخ 8 مهر 1389:

الف) مسؤولین زیر را تعیین کنید:

حذف نصب (حذف) بسته نرم افزار استاندارد (اساسی) (SBPPO)؛

حذف سایر نرم افزارهای بدون مجوز موجود در رایانه های مدرسه؛

معرفی بسته نرم افزاری رایگان;

ب) برنامه ریزی برای نصب PSPO در یک موسسه آموزش عمومی طبق فرم (پیوست 1). یک کپی از برنامه را به MU "IMOTS" ارسال کنید.

ج) کارمندان مؤسسات آموزشی را که از رایانه های شخصی استفاده می کنند با اسناد نظارتی که مسئولیت استفاده از نرم افزارهای بدون مجوز را ارائه می دهند آشنا کند.

د) کارمندان موسسه آموزشی را با "برنامه اقدام برای انتقال به PSPO موسسه آموزشی منطقه ایرکوتسک" آشنا کنید.

3. مسئول پیاده سازی بسته نرم افزاری رایگان در مؤسسات آموزشی، تا 25 دسامبر 2010، کلیه اقدامات را برای نصب PSPO بر روی 80 درصد رایانه ها (احتمالاً به عنوان سیستم عامل دوم) انجام دهد.

4. تعیین مسئولیت:

1) متخصصان مرکز منابع MU "IMOTS" - برای ارائه پشتیبانی فنی از روند معرفی نرم افزار رایگان در موسسات آموزشی منطقه Shelekhovsky و نظارت بر اجرا و استفاده از PSPO در فرآیند آموزشی.

2) برنامه نویس مرکز منابع MU "IMOTS" - برای نصب نرم افزار رایگان در بخش آموزش.

5. به رئیس مرکز منابع MU "IMOTS":

1) آشنایی روسای مؤسسات آموزشی با مسئولیت استفاده از نرم افزارهای بدون مجوز (پیوست 2).

2) مشاوره با کارکنان آموزشی در منطقه Shelekhovsky در مورد استفاده از PSPO سازماندهی کنید.

7. مسئولیت ممیزی در دسترس بودن نرم افزارهای بدون مجوز و اجرای این دستور را به روسای مؤسسات آموزشی، متخصصان MU "IMOTS" و اداره آموزش محول کنید.

8. کنترل بر اجرای دستور را محفوظ می دانم.

رئیس بخش

موارد زیر با سفارش آشنا شده اند:

________________ "___" ______________ 2010

در مورد شماره 04-02

تایید شده

به دستور رئیس

واحد آموزش

برنامه اقدام برای انتقال به PSPO برای آموزش عمومی
موسسات منطقه شلخوفسکی

نام رخداد	مسئول
I. فعالیت های نظارتی
سازماندهی نصب PSPO بر روی حداقل 80 درصد رایانه های مؤسسه آموزشی، ثبت نام مدارس در پورتال پشتیبانی فنی PSPO http://www. spohelp ru/region و پورتال منطقه ای http://edu38.ru
سازماندهی و نظارت بر اجرای PSPO در موسسات آموزشی منطقه شلخوفسکی. ارائه گزارش ماهانه در فرم مقرر.	اداره آموزش، سیاست جوانان و ورزش اداره منطقه شهری شلخوف، مرکز منابع MU "IMOTS"،	ماهانه
II. فعالیت های مهندسی
	موسسات آموزشی عمومی	ضروری است، اما حداقل یک بار در سال
نظارت بر سازگاری تجهیزات کامپیوتری با PSPO	اداره آموزش، سیاست جوانان و ورزش اداره منطقه شهری شلخوفسکی، مرکز منابع MU "IMOTS"، موسسات آموزشی	هنگام تهیه پیشنهادات رقابتی و خرید تجهیزات
حذف بسته SBPPO در تمام رایانه های مؤسسه آموزشی و رایانه های شخصی معلمان مؤسسه آموزشی (به استثنای برنامه 1C: ChronoGraph School که مجوز آن تا 31 دسامبر 2019 معتبر است)	موسسات آموزشی عمومی
نصب آنالوگ رایگان نرم افزارهای پرکاربرد بر روی تمامی رایانه های یک مؤسسه آموزشی (از جمله رایانه های دارای سیستم عامل ویندوز)	موسسات آموزشی عمومی	به عنوان مورد نیاز
مطالعه و آزمون قابلیت های PSPO برای سازماندهی فرآیند آموزشی	اداره آموزش، سیاست جوانان و ورزش اداره منطقه شهری شلخوفسکی، مرکز منابع MU "IMOTS"، موسسات آموزشی	در طول یک سال
وارد کردن اطلاعات مربوط به عدم وجود درایور دستگاه های جانبی در PSPO به صورت الکترونیکی در پورتال منطقه ای httpwww.edu38.ru	اداره آموزش، سیاست جوانان و ورزش اداره منطقه شهری شلخوفسکی، مرکز منابع MU "IMOTS"	به عنوان مورد نیاز
III. فعالیت های روش شناختی
پر کردن بخش اختصاص یافته به اجرای PSPO در موسسات آموزشی در پورتال منطقه ای httpwww.edu38.ru	مرکز منابع منطقه ای OGOU DPO "IPKRO"	ماهانه
پشتیبانی روش شناختی و مشاوره متخصصان موسسات آموزشی در مورد پیاده سازی و استفاده از بسته های نرم افزار رایگان، از جمله در مورد جنبه های فنی پیاده سازی (نصب) PSPO	OGOU DPO "IIPCRO" Spohelp. ru - پورتال اطلاعات و خدمات مرجع برای کاربران PSPO OU RF؛ http://freeschool. altlinux. ru/ - وب سایت شرکت Alt Linux; لینوکس. irk ru - جامعه ایرکوتسک از کاربران سیستم عامل لینوکس؛	مدام
آموزش پیشرفته، آموزش متخصصان موسسات آموزشی در پیاده سازی و استفاده از بسته های نرم افزاری رایگان، از جمله جنبه های فنی پیاده سازی (نصب) PSPO	OGOAU DPO "IIPKRO"، OGOAU DPO "IRO"	مدام
گنجاندن اقدامات برای اجرای PSPO در برنامه های توسعه شهری و منطقه ای، مسابقات، جشنواره ها و سایر رویدادها.	وزارت آموزش و پرورش منطقه ایرکوتسک؛ اداره آموزش، سیاست جوانان و ورزش اداره منطقه شهری شلخوفسکی، مرکز منابع MU "IMOTS"، موسسات آموزشی	مدام

پیوست 1

به دستور رئیس

واحد آموزش

برنامه نصب PSPO

در موسسه آموزشی شهرداری ________________________________________________________________

ضمیمه 2

به دستور رئیس

واحد آموزش

نرم افزار و مجوز آن

برای تعیین خطرات قانونی استفاده از نرم‌افزارهای بدون مجوز، ابتدا لازم است نرم‌افزار از دیدگاه قوانین جاری تعریف شود.

لازم به ذکر است که قانون روسیه شامل مفهومی به عنوان "نرم افزار" نیست. این مفهوم در زندگی روزمره استفاده می شود و همچنین اصطلاحی است که توسط آن متخصصان (یا کاربران) برنامه های کامپیوتری و اطلاعات طراحی شده برای حل طیف خاصی از مشکلات و ذخیره شده در رسانه های محسوس را درک می کنند.

قانون مدنی فدراسیون روسیه شامل تعریفی از مفهوم "برنامه برای رایانه الکترونیکی" (برنامه رایانه ای) است که به عنوان "مجموعه ای از داده ها و دستورات ارائه شده به شکل عینی ارائه شده برای عملکرد یک الکترونیک در نظر گرفته شده است." رایانه و سایر دستگاه های رایانه ای به منظور به دست آوردن یک نتیجه خاص، از جمله مواد آماده سازی به دست آمده در طول توسعه برنامه کامپیوتری، و نمایشگرهای سمعی و بصری تولید شده توسط آن».

G. N MMV-7-6/440@

در مورد تعهد به عملیات صنعتی

نرم افزاری که ثبت را اجرا می کند

یک افراد به سازمان مالیاتی بر اساس یک درخواست،

ارسال شده از طریق اینترنت، همراه با اطلاع رسانی به متقاضی از طریق

اینترنت درباره نتایج بررسی اسناد ارسالی

به منظور اجرای امکان ثبت نام یک فرد در سازمان مالیاتی بر اساس درخواست ارائه شده از طریق اینترنت، دستور می دهم:

1. معرفی نرم افزار عملیات تجاری که ثبت نام یک فرد در سازمان مالیاتی را بر اساس درخواست ارائه شده از طریق اینترنت اجرا می کند و از طریق اینترنت به متقاضی در مورد نتایج بررسی اسناد ارسالی اطلاع می دهد (از این پس به عنوان " نرم افزار ثبت اینترنتی").

2. تصویب روش ثبت نام یک فرد در سازمان مالیاتی در محل سکونت (اقامت) بر اساس درخواست ارائه شده از طریق اینترنت، اطلاع متقاضی از طریق اینترنت در مورد نتایج بررسی درخواست ارائه شده توسط وی در مطابق با پیوست این دستور.

3.1. در صندوق الگوریتم ها و برنامه های خدمات مالیاتی فدرال روسیه نرم افزار "ثبت نام از طریق اینترنت" را که در طول دوره عملیات آزمایشی اصلاح شده است، و اسناد فنی مربوط به آن، از جمله دستورالعمل های نصب و راه اندازی نرم افزار، در یک هفته از تاریخ انتشار دستور.

3.2. ارائه پشتیبانی از نرم افزار "ثبت نام از طریق اینترنت" در حین عملیات صنعتی.

4. بازرسی بین منطقه ای خدمات مالیاتی فدرال روسیه برای پردازش متمرکز داده ها () نصب نرم افزار AIS "FTsOD" را که نرم افزار "ثبت نام از طریق اینترنت" را پیاده سازی می کند، در عرض یک هفته از تاریخ انتشار تضمین می کند. سفارش.

5. به روسای (سران موقت) ادارات خدمات مالیاتی فدرال روسیه برای نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه:

5.1. این دستور را ظرف دو روز از تاریخ انتشار این دستور به اطلاع سازمان امور مالیاتی تابعه برساند.

5.2. اطمینان حاصل کنید که ظرف ده روز از تاریخ انتشار سفارش، نرم افزار "ثبت نام از طریق اینترنت" را مطابق با دستورالعمل های نصب، بسته های نرم افزاری "EDI System" PC نسخه 2.4.680.10 و بالاتر نصب و پیکربندی کنید.

5.3. اطمینان از استفاده از قابلیت های نرم افزار ثبت نام اینترنتی در کارهای عملی.

6. بازرسی بین منطقه ای خدمات مالیاتی فدرال روسیه برای پردازش متمرکز داده ها () ، بخش های خدمات مالیاتی فدرال روسیه برای نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه ، به ترتیب ظرف یک هفته از تاریخ اجرای بند 4 و 5.2 این دستور، اطلاعات مربوط به معرفی نرم افزار "ثبت نام از طریق اینترنت" را به بهره برداری صنعتی به اداره اطلاع رسانی ارائه دهید.

7. بخش اطلاعات () پشتیبانی روش شناختی برای کار در عملیات صنعتی و کنترل استفاده از قابلیت های نرم افزار "ثبت نام از طریق اینترنت" در کار جاری مقامات مالیاتی را ارائه خواهد کرد.

8. نظارت بر اجرای این دستور را به معاون خدمات مالیاتی فدرال واگذار کنید.

سرپرست

خدمات مالیاتی فدرال

M. V. MISHUSTIN

تایید شده

به دستور خدمات مالیاتی فدرال روسیه

از " " __________ 2010 N

سفارش

کار بر روی مراحل ثبت نام یک شخص فیزیکی

افراد در سازمان مالیاتی در محل سکونت (اقامت)

بر اساس یک برنامه کاربردی ارسال شده از طریق اینترنت،

اطلاع رسانی به متقاضی از طریق اینترنت در مورد نتایج

در نظر گرفتن درخواست ارائه شده توسط او

نرم افزار توسعه یافته در نظر گرفته شده است تا عملکرد MPIC "EGRN" را در اجرای مفاد طرح انتقال دستگاه های اجرایی فدرال برای ارائه خدمات عمومی به شهروندان و سازمان ها با استفاده از زیرساخت مرکز اطلاعات تمام روسیه در داخل کشور گسترش دهد. چارچوب برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیک".

این نرم افزار به منظور انجام مراحل ثبت نام یک فرد (از این پس - PE) در سازمان مالیاتی در محل سکونت (اقامت - در صورت عدم وجود محل سکونت) (از این پس - BUT) بر اساس توسعه یافته است. درخواست ارسال شده از طریق اینترنت، با اطلاع متقاضی از طریق اینترنت در مورد نتایج بررسی درخواست ارسال شده توسط وی.

ارسال درخواست توسط یک فرد و کسب اطلاعات در مورد نتایج بررسی درخواست ارسال شده توسط وی با استفاده از سرویس آنلاین "ارسال درخواست توسط یک فرد برای ثبت نام" انجام می شود که پیوندی به آن در وب سایت ارسال شده است. خدمات مالیاتی فدرال روسیه

خدمات وب به عنوان فناوری به کار گرفته شده برای پیاده سازی تبادل اطلاعات در چارچوب این وظیفه استفاده می شود.

I. برای حل مشکل فوق، نرم افزار (از این پس نرم افزار نامیده می شود) پیاده سازی می کند:

در سطح فدرال، برای خدمات کاربر (ایالات متحده) در اینترنت:

بررسی صحت پر کردن درخواست؛

اطلاع رسانی به کاربر از شماره ثبت اختصاص داده شده به برنامه پذیرفته شده؛

ارائه اطلاعات به کاربر در مورد وضعیت فعلی کار با برنامه (وضعیت برنامه).

در سطح فدرال، در MI سرویس مالیاتی فدرال روسیه برای مراکز داده:

تعیین سازمان غیرانتفاعی منطقه ای که اطلاعات درخواست ثبت نام ارسال شده توسط فرد از طریق اینترنت باید به منظور ثبت شخص به آن ارسال شود.

ذخیره سازی متمرکز در پایگاه داده فدرال (FBD) برنامه و اطلاعات در مورد پیشرفت کار با برنامه؛

انتقال اطلاعات از درخواست ثبت نام ارائه شده توسط فرد از طریق اینترنت به شماره منطقه ای، اطلاعات مربوط به ثبت نام فرد نزد سازمان مالیاتی در محل سکونت مندرج در FDB ثبت نام دولتی واحد املاک و مستغلات (اگر موجود)، و دریافت از NO اطلاعات مربوط به دریافت، پردازش و اجرای اقدام مربوطه در برنامه.

در سطح محلی:

دریافت اطلاعات در سطح محلی در NO سرزمینی از درخواست ثبت نام ارائه شده توسط فرد از طریق اینترنت، و اطلاعات مربوط به ثبت نام فرد در سازمان مالیاتی در محل سکونت، موجود در FDB دولت متحد. ثبت املاک (در صورت وجود)؛

تشکیل در NO نتایج دریافت اطلاعات از درخواست ثبت نام ارائه شده توسط افراد از طریق اینترنت برای انتقال به سطح فدرال.

نگهداری یک مجله از اسناد دریافتی، یک مجله از برنامه های کاربردی و یک مجله دریافت / انتقال.

انجام اقدامات حسابداری و (یا) صدور گواهی ثبت (طبق رویه تعیین شده)، مشروط به درخواست تجدیدنظر شخصی متقاضی به NO در مدت مشخص شده در دفترچه ثبت درخواست (در برنامه اجرای برنامه).

انتقال به سطح فدرال نتایج پردازش اطلاعات از درخواست ثبت نام ارائه شده توسط فرد از طریق اینترنت و همچنین نتایج اجرای اقدامات مربوطه در برنامه.

1. هنگامی که یک سازمان غیر انتفاعی از سطح فدرال اطلاعاتی در مورد درخواست ثبت نام ارسال شده توسط شخصی از طریق اینترنت و همچنین اطلاعاتی در مورد ثبت نام شخص در اداره مالیات در محل اقامت دریافت می کند که در FBD ثبت نام ایالتی واحد املاک و مستغلات (در صورت وجود)، شناسایی شخص در سازمان غیر مقیم با پذیرفته شده از سطح فدرال، اطلاعات مربوط به او به طور خودکار زمانی که اطلاعات مشخص شده توسط NO دریافت می شود، انجام می شود.

اگر اطلاعات ثبت دولتی واحد کارآفرینان انفرادی (FBD) در مورد فرد مورد قبول توسط NO، حاوی اطلاعاتی در مورد فردی باشد که بیش از یک INN دارد، بازرس مالیاتی، قبل از درخواست فرد برای NO، این کار را در NO انجام می دهد. اقدامات روشی برای تشخیص تنها یکی از INN ها معتبر و بقیه نامعتبر است.

2. هنگامی که متقاضی با سازمان مالیاتی تماس می گیرد و شماره ثبت اختصاص داده شده به درخواست پذیرفته شده را ابلاغ می کند، بازرس مالیاتی بررسی می کند:

الف) صحت پر کردن درخواست ثبت نام ارسالی از طریق اینترنت با توجه به مدارک ارائه شده:

یک سند هویت (برای یک کودک زیر 14 سال - گواهی تولد) و یک سند تأیید کننده ثبت نام در محل اقامت (اقامت) (در صورتی که مدرک شناسایی ارائه شده حاوی اطلاعاتی در مورد ثبت نام نباشد).

ب) در دسترس بودن سندی مبنی بر تأیید پرداخت در هنگام درخواست متقاضی برای صدور مجدد گواهی ثبت به سازمان مالیاتی در صورت مفقود شدن آن.

هنگام ارسال درخواست از طریق اینترنت، متقاضی از لزوم ارائه این مدارک مطلع می شود.

اگر متقاضی آنها را نداشته باشد، تحت این خدمات به او خدمت نمی شود.

3. در صورت عدم مغایرت بین اطلاعات مندرج در درخواست ثبت و اطلاعات مندرج در مدارک ارسالی، بازرس مالیاتی درخواست را پرینت کرده و برای امضا به متقاضی ارسال می کند.

در صورت وجود این مغایرت ها، به متقاضی تحت این سرویس ارائه نمی شود.

4. بر اساس اطلاعات مندرج در درخواست های ارسال شده از طریق اینترنت، مراحل زیر به روش مقرر انجام می شود:

روش ثبت نام یک فرد با صدور گواهی ثبت نام یک فرد در سازمان مالیاتی در قلمرو فدراسیون روسیه در فرم N 2-1-حسابداری (کد SDUFL "2153").

در صورتی که فرد قبلاً در یک سازمان غیرانتفاعی ثبت نام کرده باشد که درخواست ارسال شده از طریق اینترنت را دریافت کرده باشد و مدارک مشخص شده وجود نداشته باشد، ارائه گواهی ثبت نام یک فرد در یک سازمان مالیاتی در قلمرو فدراسیون روسیه صادر شده یا گم شده اند.

5. انجام اقدامات حسابداری و (یا) صدور گواهی ثبت (از جمله تهیه اسناد برای ایجاد پرونده حسابداری) نمی تواند بیش از 30 دقیقه باشد. برای این منظور، اقدامات سازمانی باید در NA انجام شود، از جمله اقداماتی که با هدف اطمینان از الصاق به موقع امضای مسئول مربوطه و مهر روی گواهینامه انجام می شود.

6. متقاضیانی که پس از پایان مهلت اعلام شده در هنگام ارسال درخواست از طریق اینترنت، برای ثبت نام با NO تماس بگیرند، تحت این سرویس قرار نمی گیرند.

در این مورد، بازرس مالیاتی ممکن است از متقاضی دعوت کند تا درخواست جدیدی را برای ثبت نام تکمیل و ارسال کند، که بر اساس آن روند ثبت نام به روش مقرر انجام می شود (از جمله بررسی FBD ثبت نام یکپارچه ایالتی). املاک و مستغلات در مورد اینکه آیا فرد قبلاً یک TIN اختصاص داده شده است) در چارچوب زمانی مطابق با قانون مالیات فدراسیون روسیه. در صورت امکان ثبت نام متقاضی و صدور گواهی ثبت در روز ارسال درخواست جدید قابل انجام است.

7. تجزیه و تحلیل نتایج کار در NO برای پردازش درخواست های ارسال شده از طریق اینترنت می تواند بر اساس "مجله پذیرش و انتقال اطلاعات" و "ژورنال درخواست های ثبت نام" ایجاد شده انجام شود، اطلاعاتی که در آن وارد شده است. بطور خودکار.

8. پس از انجام مراحل ثبت نام شخص در یک سازمان غیرانتفاعی، در صورتی که اطلاعات ارسال شده به سازمان غیر نظارتی از ثبت نام واحد دولتی املاک و مستغلات شامل اطلاعاتی در مورد ثبت نام در محل سکونت قبلی (محل های قبلی باشد). محل سکونت)، بازرس مالیاتی اقداماتی را به روش مقرر انجام می دهد تا اطلاعات مربوطه را به سازمان مالیاتی در محل قبلی سکونت (اقامت) شما ارسال کند. اگر چندین محل اقامت قبلی (اقامت) وجود داشته باشد، اطلاعات موجود در مورد آنها به طور متوالی به هر مرجع مالیاتی قبلی ارسال می شود تا اطمینان حاصل شود که اقدامات لازم برای لغو ثبت در مقامات مالیاتی و (یا) ارسال اطلاعات USRN در مورد لغو ثبت به اداره مالیات انجام می شود. USRN FBD به روش مقرر.

اداره سن پترزبورگ
ناحیه اداری پریمورسکی
مدیریت سرزمینی

در مورد پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی
و کارهای اداری

1. واگذاری مسئولیت آماده سازی امکانات کامپیوتری دپارتمان های مدیریت اداری و شبکه محلی (LAN) برای اجرای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی و مدیریت دفتر (از این پس EDMS نامیده می شود) مطابق با الزامات مشخصات فنی خصوصی ( پیوست شماره 1 موافقتنامه شماره 1008/25-2000 مورخ 23 اوت 2000) و اجرای اقدامات برای اطمینان از عملکرد فنی سیستم های مدیریت سوابق الکترونیکی به رئیس اداره سیستم های اطلاعاتی و پایگاه های اطلاعاتی اداره اقتصاد و تدارکات شهرستان، میروشنیک M.I.

2. مسئولیت اجرای آزمایشی سیستم ها، آموزش کارکنان بخش های مدیریت دفتر و اجرای EDS در بخش های منطقه ای را به رئیس بخش امور، K.V.

3. رئیس دیپارتمنت سیستم های اطلاعاتی و پایگاه های اطلاعاتی اداره اقتصاد و سفارشات شهرستان میروشنیک M.I. و رئیس اداره امور، گولیایف K.V. همراه با مجری کل پروژه ESED - شرکت دولتی "مرکز توسعه کامپیوتر" - برای اطمینان از عملکرد آزمایشی سیستم های نگهداری سوابق الکترونیکی، آماده سازی وسایل فنی و انجام کارهای پذیرش برای معرفی سیستم ها به تجارت عمل.

4. کنترل بر اجرای دستور را محفوظ می دانم.

رئیس اداره سرزمینی
Yu.L.Osipov

متن سند بر اساس موارد زیر تأیید می شود:
خبرنامه رسمی

نمونه فرم سفارش اجرای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (تهیه شده توسط کارشناسان شرکت گارانت)

سفارش
در مورد پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

[ روز ماه سال ]

به منظور [در صورت نیاز پر کنید]، سفارش می دهم:

1. از [تاریخ، ماه، سال] سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی [نام] به [نام شخص حقوقی] معرفی شود.

2. [موقعیت، نام کامل] در مدت [روز، ماه، سال] روند مدیریت اسناد الکترونیکی را توسعه و تصویب کنید.

3. [ سمت، نام کامل] را به عنوان مسئول حفظ مدیریت اسناد الکترونیکی منصوب کنید.

4. [موقعیت، نام کامل] آرشیو الکترونیکی اسناد دریافتی و ارسالی را سازماندهی کنید.

5. [موقعیت، نام کامل] قوانین ایجاد، دریافت و نگهداری اسناد الکترونیکی را به سیاست حسابداری [نام شخص حقوقی] وارد کند.

6. [ سمت، نام کامل] را به عنوان مسئول تشکیل و امضای اسناد الکترونیکی منصوب کنید.

7. دستور باید به کلیه بخشهای ساختاری سازمان ابلاغ شود.

8. کنترل اجرای دستور را به [موقعیت، نام کامل] می سپارم.

موارد زیر با سفارش آشنا شده اند:

[مقام، امضا، حروف اول، نام خانوادگی]

نمونه فرم سفارش اجرای سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

توسعه دهنده: شرکت گارانت، ژوئن 2016

نسخه فعلی سند مورد نظر شما فقط در نسخه تجاری سیستم گارانت موجود است. می توانید یک سند را به قیمت 54 روبل خریداری کنید یا به مدت 3 روز به سیستم GARANT دسترسی کامل داشته باشید.

اگر از کاربران نسخه اینترنتی سامانه گارانت هستید، می توانید همین الان این سند را باز کنید و یا از طریق خط تلفن در سامانه درخواست دهید.

پشتیبانی نظارتی برای فرآیند اجرای EDMS

بنابراین، شما به طور جدی به موضوع اجرای یک EDMS فکر می کنید. شما در آستانه یک سفر طولانی هستید که شامل مراحل بسیاری است: بررسی قبل از پروژه، انتخاب محصول نرم افزاری، پیکربندی اولیه آن، آموزش کاربر، عملیات آزمایشی، معرفی به عملیات تجاری. با این حال، برای اینکه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی "رسمی" کار کند، یک سند کاغذی مربوطه مورد نیاز است. امروز ما تمام مراحل اجرای سیستم را تجزیه و تحلیل خواهیم کرد و اسناد نظارتی را که باید آنها را تنظیم کنند در نظر خواهیم گرفت.

فعالیت های اجرای EDS در شرکت باید توسط اسناد اداری پشتیبانی شود. و هر چه فهرست فعالیت‌های لازم، روند اجرای آن‌ها و مسئولیت مقامات درگیر در اجرا در دستورات/دستورالعمل‌ها مشخص‌تر باشد، کار بر روی اجرای EDMS سریع‌تر و کارآمدتر انجام می‌شود.

1. بررسی قبل از پروژه، انتخاب محصول نرم افزار.

سند اداری (معمولاً یک دستور) که توسط مدیریت در مرحله اول اجرا صادر می شود، حاوی دلیل نیاز به اجرای EDS است و متن شخص مسئول یا چندین نفر را نشان می دهد که باید:

تعیین کنید که سیستم توسط چه نیروهایی اجرا می شود (خود ما یا با مشارکت یک پیمانکار کار)؛

تعیین پیمانکار عمومی برای کار؛

مقیاس تقریبی اجرا و بودجه برنامه ریزی شده را تعیین کنید.

نتیجه کار بر روی سفارش فوق اغلب یک پیشنهاد تجاری است که از هر دو طرف انجام شده است.

2. ایجاد کارگروه و تصویب برنامه کاری.

پس از انتخاب محصول نرم افزاری و پیمانکار کار، لازم است یک سند اداری ایجاد شود که به شرح زیر باشد:

سرپرست تیم اجرا در سمت مشتری؛

ترکیب کارگروه؛

وظایف تهیه برنامه کاری، شامل سایر متخصصان درگیر در اجرای EDMS (تهیه تجهیزات فنی، اطلاعات و نرم افزار و غیره).

در آینده لازم است دستوری مبنی بر تصویب برنامه کاری برای اجرای EDMS صادر شود. با در نظر گرفتن این طرح، تمامی مراحل بعدی اجرا انجام می شود.

3. تایید لیست کاربران و تعیین مدیر سیستم.

اسناد اداری باید حاوی لیستی از کاربران EDMS و همچنین برنامه ای برای آموزش آنها باشد. برنامه آموزشی را می توان با یک دستور/دستورالعمل مستقل ثابت کرد. این دستور به تنظیم روند انجام آموزش کاربران در شرکت کمک می کند.

سفارش بعدی حاوی اطلاعاتی در مورد انتصاب مدیر سیستم خواهد بود - این یک کاربر ویژه است که کار سایر کاربران سیستم را تضمین و کنترل می کند. او باید برای شناسایی، تصحیح خطاهای کاربر، تکمیل و تغییر داده های مرجع (اطلاعات مرجع) کار کند.

4. راه اندازی سیستم در عملیات آزمایشی و صنعتی.

به طور معمول، پس از آموزش کاربر یا در حین آموزش، سیستم به صورت آزمایشی قرار می گیرد. دستور ویژه برای اجرای آزمایشی سیستم باید نشان دهد:

زمان بندی عملیات آزمایشی؛

لیست بخش ها (محل کار)؛

محدوده زمانی برای تجهیز آنها به نرم افزار و سخت افزار.

مسئول انجام عملیات آزمایشی در بخش ها.

همین دستور ممکن است حاوی دستورالعمل هایی در مورد تصویب مقررات موقت (قوانین، رویه ها) برای کار با EDMS باشد.

پس از عملیات آزمایشی، لازم است فهرستی از پیشنهادات یا توصیه ها برای انتقال به EDMS تهیه شود، که به طور معمول، اگر پیشنهادات توسط کارکنان سازمان مشتری تهیه شده باشد، در قالب یک مقام داخلی تهیه می شود. سند این سند حاوی اطلاعاتی در مورد مشکلاتی است که در طول عملیات آزمایشی و همچنین پیشنهادهایی برای پیکربندی اضافی سیستم ایجاد شده است.

پس از تکمیل تمام اختلافات و تنظیمات اضافی، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی برای عملیات تجاری پذیرفته می شود که با یک سفارش جداگانه ثابت می شود که باید نشان دهد:

ترکیب عملکردهای EDMS یا قطعات آن، سخت افزار و نرم افزار پذیرفته شده برای عملیات تجاری؛

فهرستی از مقامات و فهرستی از بخش های سازمان مشتری مسئول عملیات EDMS؛

روش و زمان برای معرفی اشکال جدید اسناد (در صورت لزوم)؛

روش و زمان انتقال پرسنل به کار تحت شرایط عملیاتی EDMS.

پس از اتمام کار راه اندازی، لازم است تغییراتی در مقررات محلی (شرح وظایف، مقررات حاکم بر کار با اسناد و غیره) ایجاد شود. دستورالعمل ها باید نوآوری های مربوط به استفاده از EDMS در شرکت را در نظر بگیرند. اجرای صحیح چنین تغییراتی در اسناد را در مقالات بعدی مورد بحث قرار خواهیم داد.

دستور اجرای sed

پیاده سازی هر سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ویژگی های خاص خود را دارد. این شامل کار آماده سازی فشرده با هدف ایجاد شرایط بهینه برای استفاده از ابزارهای اتوماسیون است. مواد روش شناسی به متخصصان در اجرای سیستم های مدیریت اسناد کمک می کند تا در زمینه حرفه ای جدید تسلط پیدا کنند. ما در مورد پشتیبانی مستندات برای مدیریت صحبت می کنیم.

آماده سازی برای اتوماسیون جریان اسناد اغلب منجر به یک پروژه مشاوره مستقل می شود که طی آن سازماندهی جریان اسناد در شرکت انجام می شود و فرآیندها برای گنجاندن در یک سیستم اطلاعاتی جدید آماده می شوند.

در مرحله آماده سازی باید:

انجام ممیزی از فرآیندهای مدیریت اسناد و ارزیابی وضعیت فعلی؛
شناسایی نیازهای مدیریت و مشکلاتی که کارکنان در فرآیندهای کار با اسناد دارند.
بسته به نیاز مدیریت و مشکلات شناسایی شده، تغییراتی در سیستم فعلی ایجاد کنید یا یک سیستم اساساً جدید برای سازماندهی جریان اسناد پیشنهاد دهید.
تنظیم کار با اسناد: بسته ای از اسناد نظارتی تهیه کنید که قوانین کار با اسناد را تعیین می کند و چارچوب قانونی کار در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را ایجاد می کند.

پروژه مشاوره آماده سازی برای اتوماسیون اسناد دارای تعدادی ویژگی است.

اولاً، سهم مشاوره در پروژه‌های پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار زیاد است و مرحله مقدماتی خود تأثیر بسزایی در اثربخشی اجرا دارد.

ثانیاً، پروژه مشاوره در تقاطع دو حوزه موضوعی - پشتیبانی اسناد برای مدیریت و فناوری اطلاعات (IT) قرار دارد. بنابراین، برای تکمیل موفقیت آمیز چنین پروژه ای، دانش خاصی مورد نیاز است که متخصصان اجرا اغلب از آن برخوردار نیستند.

ثالثاً، کار اداری روسی دارای سنت های قوی و ریشه های عمیق است که بر اتوماسیون فرآیندهای مدیریت اسناد نیز تأثیر دارد.

بر اساس ویژگی های پروژه مشاوره، می توانید پرتره یک مشاور واجد شرایط را ترسیم کنید. چنین متخصصی از حوزه موضوعی پشتیبانی اسناد برای مدیریت دانش دارد و می تواند با متخصصان در زمینه مدیریت اداری به همان زبان حرفه ای صحبت کند. در عین حال کارکرد سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در حال پیاده سازی را می داند و به روش های بررسی و تشریح فرآیندهای تجاری مسلط است.

از پرتره حرفه ای یک مشاور، یک سوال منطقی مطرح می شود: کجا می توان چنین مشاوری را پیدا کرد؟

راهنمای توسعه دهنده

شرکت 1C، توسعه‌دهنده سیستم 1C: Document Flow، به حل این مشکل به طور سیستماتیک و کامل نزدیک شد. حوزه جدیدی از فعالیت باز شد - پشتیبانی روش شناختی برای پروژه ها برای اجرای برنامه های مدیریت اسناد الکترونیکی. امروزه دو جهت کار روش شناختی وجود دارد:

توسعه روش های آماده برای سازماندهی جریان اسناد و بررسی یک شرکت.
آموزش کار با روش های آماده.

به عنوان بخشی از توسعه روش های آماده برای سازماندهی جریان اسناد و بررسی یک شرکت، یک محصول روش شناختی "مجموعه اسناد هنجاری" ایجاد شد. متدولوژی سازماندهی کارهای اداری و جریان اسناد." این محصول در دو نسخه برای بخش های مختلف تجاری در دسترس است. هر مجموعه ای از اسناد با قابلیت های نسخه خاصی از برنامه 1C: Document Flow مرتبط است.

در حمایت از محصول متدولوژیک، دوره آموزشی دو روزه "آماده سازی برای اتوماسیون جریان اسناد" راه اندازی شد. دوره آموزشی شامل مبانی کار اداری و توضیحاتی در مورد نحوه کار با مجموعه اسناد نظارتی می باشد. در طول آموزش، دانش‌آموزان با نمونه‌هایی از اسناد کار می‌کنند، یاد می‌گیرند که مقررات محلی فعلی را که کار با اسناد را تنظیم می‌کند، ارزیابی کنند، نظراتی را درباره آنها تنظیم کنند، و اسناد جدیدی از انواع مختلف تهیه کنند.

محصول روش شناختی "مجموعه اسناد نظارتی" در اصل خود یک فناوری آماده است و نه کتاب درسی کار اداری. این مجموعه ای از مقررات محلی در مورد سازماندهی کار اداری است که در آن تمام فرآیندها به برنامه 1C: Document Flow گره خورده است. این کیت به شما کمک می کند در مدت زمان کوتاهی برای اجرا آماده شوید: کار اداری را در شرکت سازماندهی کنید. و مهمتر از همه، مجموعه اسناد با در نظر گرفتن ویژگی های صنعت شرکت، تنها به تغییرات جزئی در طول اجرا نیاز دارد. به گفته کارشناسان، میزان چنین اصلاحاتی از 30٪ تجاوز نمی کند.

آئین نامه

محتویات مجموعه اسناد:

دستور "در راه اندازی عملیات آزمایشی/صنعتی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی."
سفارش "در مورد کار در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی.
مقررات مربوط به امور اداری و جریان اسناد.
مقررات مربوط به خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت.
شرح شغل برای کارکنان خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (یا شرح شغل برای یک منشی برای شرکت های کوچک).
مقررات مربوط به کار با اسناد اداری، قراردادی و نظارتی
آیین نامه کار با اسناد سازمانی و اداری.
مقررات مربوط به کار با اسناد قراردادی.
مقررات مربوط به کار با اسناد نظارتی.
آلبومی از فرم های سند یکپارچه که شامل 26 الگو و 8 فرم سند است.

اجازه دهید در مورد هر یک از اسناد نظارتی با جزئیات بیشتری صحبت کنیم.

سفارش «در راه اندازی عملیات آزمایشی/تجاری سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی»حاوی دستورالعمل:

اتخاذ یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی؛
امکان دسترسی به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی؛
آموزش نحوه استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی برای کارکنان.

این دستور، حوزه های مسئولیت بین خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت و فناوری اطلاعات را از نظر عملکرد سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مشخص می کند. این دستور شامل کلیه کارکنان سازمان می شود و آنها را موظف به کار در سیستم جدید اطلاعاتی می کند.

سفارش "درباره کار در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی"یک چارچوب قانونی برای کار با اسناد الکترونیکی ایجاد می کند: اقدامات کارکنان در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را با اقدامات انجام شده در چارچوب مدیریت اسناد کاغذی برابر می کند. این اقدامات عبارتند از:

دستورات صادر شده در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی؛
تایید اسناد؛
نظرات، قضاوت ها، نتیجه گیری های ارسال شده در سیستم اطلاعاتی برای پیش نویس اسناد؛
آشنایی کارکنان با استفاده از ابزارهای مدیریت اسناد الکترونیکی؛
تفویض اختیار برای اجرای اسناد و بررسی پیش نویس اسناد.

مقررات مربوط به امور اداری و جریان اسناد، که در مجموعه اسناد گنجانده شده است، مطابق با توصیه های روش شناختی برای توسعه دستورالعمل های کار اداری در مقامات اجرایی فدرال (مصوب با دستور آرشیو فدرال 23 دسامبر 2009 شماره 76) گردآوری شده است.

شرح گام به گام کلیه مراحل تهیه و گذراندن مدارک.
ترکیب توصیه شده اسناد سازمانی؛
قوانین ذخیره سازی فعلی و آرشیوی؛
اقدامات انجام دهندگان خاص در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی.

هدف از این ماده، اطمینان از نیروی قانونی آن دسته از اسنادی است که در سیستم اطلاعاتی ایجاد می شوند، و همچنین خودکارسازی فرآیندهای جریان اسناد.

یکی از معیارهای اعتبار قانونی، اجرای سند به نحو مقرر است. بنابراین، مفاد سند با هدف ایجاد شرایطی است که کارکنان سازمان بتوانند به درستی نوع سند را برای یک موقعیت تجاری خاص انتخاب کنند و اجرای صحیح آن یعنی:

یکسان سازی اسناد (ایجاد الگوهای اسناد بر اساس متون یکپارچه)؛
کاهش تعداد انواع اسناد مورد استفاده (یکسان سازی انواع اسناد).

مقررات تمام عملیاتی را که باید در یک برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی انجام شود نشان می دهد (شکل 1). این امر انطباق کارمندان با سیستم اطلاعاتی جدید را بسیار ساده می کند.

برنج. 1. نمونه ای از عملیاتی که باید در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی انجام شود

مجموعه اسناد حاوی مقررات آماده ای است که فعالیت های خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت را تنظیم می کند:

مقررات مربوط به خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت؛
شرح شغل برای کارکنان خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت.

مقررات مربوط به خدمات پشتیبانی اسناد مدیریتساختار سازمانی را ایجاد می کند، حوزه مسئولیت خدمات را تعریف می کند و شامل فهرست دقیقی از وظایف و عملکردهای انجام شده توسط کارکنان آن است.

لیست پیشنهادی وظایف و عملکردها کامل ترین است و دارای تقسیم بهینه زمینه های مسئولیت بین بخش های خدمات پشتیبانی اسناد است. در صورت لزوم، وظایف و عملکردها را می توان با موارد گمشده تکمیل کرد یا موارد غیر ضروری را از لیست حذف کرد.

شرح عملکردها حاوی دستورالعمل هایی برای انجام مراحل در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی است (شکل 2):

برنج. 2. دستورالعمل انجام رویه ها در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی

شرح شغل برای کارکنان خدمات پشتیبانی اسناد مدیریتمطابق با ساختار سازمانی پیشنهادی واحد توسعه یافته و توزیع وظایف و وظایف بین کارکنان را تحکیم می کند. علاوه بر این، شرح وظایف:

مسئولیت های شغلی کارکنان خدمات را مشخص کنید: شامل شرح مفصلی از عملیات انجام شده باشد.
ایجاد شرایط صلاحیت برای موقعیت ها؛
مبنای شرح وظایف خدمات انتخاب پرسنل هستند.
به کارمندان جدید اجازه دهید تا به سرعت بر مسئولیت های شغلی تسلط پیدا کنند.

شرح شغل همچنین حاوی دستورالعمل هایی برای انجام عملیات در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی است (شکل 3):

برنج. 3. دستورالعمل انجام عملیات در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی

هنگام آماده‌سازی برای خودکارسازی جریان اسناد، باید به حوزه‌های مهم کاری مانند فعالیت‌های اداری، قراردادی و قوانین داخلی توجه کنید.

فعالیت های مدیریتی با اتخاذ تصمیمات مدیریتی اجرا می شوند. در هر سازمانی، بسیاری از تصمیمات مدیریتی توسط مدیران در سطوح مختلف گرفته می شود. همه این تصمیمات باید دارای ویژگی هایی باشند که عقلانیت، امکان سنجی، اعتبار، به موقع بودن و کارایی اقتصادی آن را تضمین کند.

علیرغم انبوهی از تصمیمات مدیریتی اتخاذ شده، فعالیتهای مدیریتی همچنان با تکرار وظایف مدیریت مشخص می شود. بنابراین، شناسایی وظایف مدیریتی مشابه و تدوین قوانین یکسان برای آنها ضروری است.

یک سیستم تصمیم گیری مدیریتی که به خوبی کار می کند، معیاری برای اثربخشی فعالیت های مدیریت به عنوان یک کل است.
برای سازماندهی یک سیستم یکپارچه تصمیم گیری مدیریت، لازم است:

تدوین قوانینی برای اتخاذ تصمیمات مدیریتی توسط مدیران در سطوح مختلف یا نهادهای مدیریتی مختلف.
فرآیند تصمیم گیری مدیریت و نظارت بر اجرای آن را خودکار کنید.

آیین نامه کار با اسناد سازمانی و اداریروند تصمیم گیری های مدیریتی را چه فردی و چه به صورت گروهی تنظیم می کند.

انتخاب صحیح نوع سند اداری؛
ایجاد اسناد اداری با استفاده از قالب های آماده؛
انتقال فرآیندهای انتقال اسناد اداری از استاندارد به برنامه 1C: Document Flow 8.
سازماندهی نظارت به موقع و مستمر بر اجرای تصمیمات اتخاذ شده؛
سازماندهی ذخیره سازی نسخه های الکترونیکی و اصل اسناد اداری روی کاغذ.
اطمینان از به روز رسانی به موقع اسناد اداری؛
ایجاد کار بدنه های دانشگاهی سازمان.

کار قراردادی برای اکثر شرکت ها اولویت دارد. کیفیت سازماندهی کار قراردادی اثربخشی آن را تعیین می کند. مقررات مربوط به کار با اسناد قراردادیبا هدف ایجاد یک سیستم مدیریت کار قراردادی است و حاوی قوانینی برای انجام کار قراردادی و همچنین روش هایی برای اتوماسیون آن است.

مطابقت با الزامات سند اجازه می دهد:

تهیه اسناد قرارداد با استفاده از فرم های استاندارد مطابق با استانداردهای پذیرفته شده؛
کاهش زمان توافق قراردادها با استفاده از فرم های استاندارد با شرایط از پیش توافق شده و انحرافات احتمالی از این شرایط.
به حداقل رساندن خطرات حقوقی و تجاری مرتبط با عدم انجام تعهدات قراردادی یا از دست دادن اسناد

یکی از مکان های اصلی در حصول اطمینان از کارایی مدیریت، توسعه، اجرا، استفاده و نگهداری اسناد نظارتی است. الزامات تنظیم فعالیت های رسمی توسط استاندارد GOST R 52294-2004 "مدیریت سازمان" تعیین شده است. مقررات الکترونیکی فعالیتهای اداری و رسمی.

مقررات مربوط به کار با اسناد نظارتیاز الزامات استاندارد پشتیبانی می کند و حاوی قوانینی برای ایجاد اسناد نظارتی، استانداردهایی برای ایجاد یک چارچوب نظارتی یکپارچه برای سازمان است.

این مقررات کنترل متمرکزی را بر تهیه اسناد نظارتی و قرار دادن آنها در یک پایگاه داده نظارتی یکپارچه ایجاد می کند، که کار قوانین را شفاف تر و سیستماتیک تر می کند.

مطابقت با الزامات سند اجازه می دهد:

کاهش هزینه های نیروی کار برای توسعه اسناد نظارتی جدید؛
اطمینان از انطباق اسناد نظارتی جدید ایجاد شده با محیط نظارتی؛
به حداقل رساندن خطرات مرتبط با فقدان اسناد نظارتی یا نامربوط بودن، عدم دسترسی یا پیچیدگی ارائه آنها؛
ایجاد بستری برای آموزش داخلی کارکنان در مسئولیت های عملکردی آنها؛
زمان صرف شده برای جستجوی اسناد نظارتی را کاهش دهید.

بنابراین، استفاده از مجموعه های آماده از اسناد نظارتی زمان آماده سازی برای اتوماسیون جریان اسناد را کاهش می دهد، به شما امکان می دهد تا کارهای اداری سازمان را مطابق با الزامات قانونی و روش شناختی فعلی بسازید، و همچنین یک استاندارد شرکتی واحد برای کار با اسناد در سازمان پیوند کلیه اسناد نظارتی مجموعه به برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی باعث می شود سازگاری کارمندان برای کار در برنامه جدید کمتر دردناک باشد و خود اقدامات در سیستم مؤثرتر باشد.

سفارش و دستورالعمل: روش صدور در یک شرکت

روند صدور دستورات و دستورالعمل ها شامل مراحل جداگانه ای است که به ترتیب خاصی انجام می شود. شروع مقاله با بررسی مستقیم این مراحل اشتباه است. ابتدا باید هدف اصلی سفارش و دستورالعمل ها را مشخص کنید، شباهت ها و تفاوت هایی که بین این نوع اسناد وجود دارد را شناسایی کنید.

ترتیب و دستور: شباهت ها و تفاوت ها چیست

بلافاصله شایان ذکر است که دستورات و دستورالعمل ها به اسناد اداری 1 که تحت شرایط تصمیم گیری انحصاری صادر شده است، اشاره دارد. در چنین شرایطی، قدرت تمام مسائل مدیریتی در شرکت به عنوان یک کل متعلق به رئیس آن است و در مورد مسائل مدیریتی در یک واحد ساختاری - به مدیر در سطح مناسب.

دستورالعمل ها و تصمیمات مندرج در متن یک دستور یا بخشنامه را می توان به موارد زیر هدایت کرد:

● بهبود ساختار سازمانی شرکت.

● انتخاب ابزار و روش برای انجام فعالیت های اصلی (یا تولیدی) شرکت.

● تأمین منابع مالی، نیروی کار، مادی، اطلاعات و سایر منابع برای مؤسسه.

● تایید اسناد سازمانی و تغییرات در آنها و ....

لازم به ذکر است دستورالعمل ها و تصمیمات مندرج در دستورات یا دستورالعمل ها برای اجرا توسط همه یا برخی از کارکنان شرکت الزامی است.

اکنون بیایید سعی کنیم تفاوت بین انواع اسنادی را که در نظر داریم شناسایی کنیم.

سفارش یک قانون قانونی است که توسط رئیس یک شرکت (واحد ساختاری آن) صادر می شود که بر اساس وحدت فرماندهی به منظور حل و فصل وظایف اصلی و عملیاتی پیش روی شرکت عمل می کند.

سفارش 2- این یک اقدام قانونی است که توسط رئیس فردی، عمدتاً یک نهاد دانشگاهی، به منظور حل مسائل عملیاتی صادر می شود. قاعدتاً مدت اعتبار محدودی دارد و به دایره محدودی از مقامات و شهروندان مربوط می شود.

در حال حاضر، چندین رویکرد در عمل شناخته شده است که تعیین می کند در چه مواردی باید دستورات ایجاد شود و در چه مواردی - دستورالعمل.

1.در شرکت های کوچک،در جایی که فقط مدیر (یا در غیاب وی مدیر موقت) حق امضای اسناد اداری را دارد ، دستوراتی برای وظایف اصلی صادر می شود (به عنوان مثال ، برای وظایف فعالیت های اصلی شرکت ، برای وظایف بهبود. ساختار سازمانی و غیره) و دستورات - در مورد مسائل عملیاتی و مسائل مربوط به ماهیت اطلاعاتی و روش شناختی(به عنوان مثال، در مورد مسائل مربوط به مشارکت در کار در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات به دلیل نیازهای تولید، در مورد مسائل مربوط به سازماندهی اجرای دستورات، دستورالعمل ها و غیره).

2-رویکرد دوم قابل قبول است برای شرکت های متوسط و بزرگ،جایی که نه تنها رئیس شرکت، بلکه روسای بخش های ساختاری نیز حق امضای اسناد اداری را دارند. در این مورد رئیس شرکت دستورات صادر می کندکه برای کل شرکت به عنوان یک کل و مدیران اعمال می شود واحدهای ساختاری دستور صادر می کنندکه معمولاً اقدامات آن فقط به واحد ساختاری زیر مجموعه یک مدیر معین گسترش می یابد.

سفارشات و دستورالعمل ها به سه زیر دسته تقسیم می شوند:

● با فعالیت اصلی.

● توسط پرسنل.

● در مورد مسائل اداری و اقتصادی.

مراحل صدور دستورات و دستورالعمل ها

در فرآیند صدور دستورات و دستورالعمل ها، هشت مرحله قابل تشخیص است:

1. شروع به صدور دستور یا دستورالعمل.

2. جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات برای تهیه پیش نویس سند.

3. تهیه پیش نویس دستور یا آیین نامه.

4. تصویب پیش نویس سند.

5. نهایی شدن پیش نویس دستور یا آیین نامه بر اساس نظرات تصویب کنندگان.

6. امضای یک دستور یا دستورالعمل.

7. ثبت سفارش یا دستورالعمل.

8. آوردن دستور یا دستورالعمل به مجریان.

مراحل فوق به صورت متوالی از مرحله اول تا هشتم انجام می شود، علاوه بر این، در صورت عدم وجود نظر در مورد پیش نویس سند در مرحله تصویب، مرحله پنجم ممکن است کاملاً غایب باشد.

بیایید هر مرحله را جداگانه در نظر بگیریم.

شروع به صدور دستور یا دستورالعمل

پیش نویس دستورات و مقررات در موارد زیر قابل تهیه است:

● بر اساس برنامه ریزی شده (مطابق با یک طرح یا برنامه قبلاً تدوین شده)؛

● از طرف مدیریت شرکت؛

● به ابتکار روسای بخش های ساختاری یا شرکت های تابعه و همچنین متخصصان منفرد.

توجیه لزوم صدور دستور یا آیین نامه را می توان در یادداشت، گواهی محتوای تحلیلی یا اطلاعاتی، پیشنهاد، نتیجه گیری، اقدام یا نامه رسمی بیان کرد. این اسناد به عنوان محرک تصمیم گیری عمل می کنند.

Novostroyregion-A LLC نامه ای از توسعه دهنده نرم افزار OJSC Technologies of the 21st Century در مورد انتشار نسخه جدیدی از محصول نرم افزار حسابداری انبار "Sklad+" و همچنین یک CD با ماژول به روز رسانی و دستورالعمل هایی برای به روز رسانی دریافت می کند.

با دریافت این نامه، رئیس Novostroyregion-A قطعنامه ای صادر می کند که در آن به مدیر انبار A.V. تجزیه و تحلیل قابلیت های جدید سیستم اتوماسیون حسابداری انبار و گزارش در مورد نیاز به تغییر به نسخه جدید برنامه.

استپانوف A.V. یادداشتی خطاب به مدیر کل تهیه می کند که در آن گزارش می دهد که انتقال به نسخه جدید سیستم سازماندهی مؤثرتر کار حسابداری کالا و افزایش کارایی کار کارکنان را امکان پذیر می کند.

پس از مطالعه این یادداشت، مدیر کل قطعنامه جدیدی ایجاد می کند که در آن دستور تهیه پیش نویس سفارش برای راه اندازی نسخه جدید سیستم اتوماسیون حسابداری انبار را صادر می کند.

یعنی در این شرایط اسناد شروع کننده برای صدور دستور نامه ای از شرکت فن آوری های قرن 21 و یادداشت داخلی مدیر انبار A.V. بر اساس این اسناد، رئیس شرکت دستورالعمل هایی را برای تهیه پیش نویس دستور داد.

جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات برای تهیه پیش نویس دستور یا آیین نامه

این مرحله اول از همه شامل جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات عینی، کافی و به موقع لازم برای توسعه یک تصمیم مدیریت است که متعاقباً در دستور یا مقررات صادر شده منعکس می شود.

منابع اطلاعات ممکن است:

● قوانین قانونی و اسناد نظارتی.

● اسناد جاری سازمان.

● اسنادی که از سازمان های دیگر می آیند.

● انتشارات در نشریات.

● مطالب علمی و غیره

نتیجه جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات، توسعه تصمیم مدیریت است. شایان توجه است که در فرآیند تجزیه و تحلیل اطلاعات معمولاً راه حل های مختلفی ارائه می شود و پس از یک ارزیابی جامع، یکی که قابل قبول ترین است انتخاب می شود.

ادامه مثال 1

در مورد در نظر گرفته شده در مثال 1، منابع اطلاعاتی شامل اسناد داخلی سازمان و اسناد دریافتی از یک سازمان شخص ثالث است.

اسناد داخلی Novostroyregion-A LLC که برای مطالعه ضروری است عبارتند از: مقررات جاری در مورد کار در سیستم اتوماسیون حسابداری انبار "Sklad+"، دستوری که آن را تایید کرده و همچنین یک تفاهم نامه.

علاوه بر این، مطالعه دقیق برنامه های ارسال شده توسط OJSC "تکنولوژی های قرن 21" با نامه مورخ 9 ژانویه 2007 به شماره 2/02-15 ضروری است.

تهیه پیش نویس دستور یا آیین نامه

در مورد تهیه یک پروژه، باید توجه داشت که یک متخصص (یا توسعه دهنده) یک پروژه را آماده می کند، نه یک سند. پروژه فاقد وجاهت قانونی است و برای تبدیل شدن پیش نویس سند اداری به دستور یا آیین نامه باید مراحل تصویب و امضا را طی کند. ضمناً پس از امضاء، ثبت سند الزامی است.

پیش نویس دستور یا آیین نامه توسط متخصص یا متخصصان واحدهای سازه ای تهیه می شود. اگر پیش نویس سند بر منافع بخش های مختلف تأثیر می گذارد، با تصمیم مدیریت شرکت، باید کمیسیون موقت ایجاد شود یا گروهی از کارگران برای تهیه پروژه منصوب شوند.

پیش نویس دستورات و دستورالعمل های 4 مطابق با الزامات GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه" تهیه شده است. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات برای تهیه اسناد" 5 (از این پس GOST R 6.30-2003 نامیده می شود).

بنابراین، پیش نویس سفارشات و دستورالعمل ها بر روی فرم ها چاپ می شوند فرمت A4، یعنی 210 × 297 میلی متر. معمولاً فرم های ویژه ای برای سفارشات و دستورالعمل ها ایجاد می شود. طبق GOST R 6.30-2003، آنها را "فرم هایی برای انواع خاص اسناد" می نامند. این گونه فرم ها (به استثنای نامه ها) بسته به مدارک تشکیل دهنده سازمان شامل جزئیات زیر است:

● نشان دولتی فدراسیون روسیه (یا نشان یک نهاد تشکیل دهنده فدراسیون روسیه، یا نشان یک سازمان، یا یک علامت تجاری (علامت خدمات)؛

● نام نوع سند.

● محل تنظیم یا انتشار سند.

● و همچنین علائم محدود کننده برای جزئیات:

- شماره ثبت سند

اندازه فیلدهای فرم شایسته توجه ویژه است. بنابراین، مطابق با GOST R 6.30-2003، فرم باید دارای فیلدهای حداقل باشد:

حاشیه سمت چپ برای ثبت سند در فایل استفاده می شود. از این نتیجه می‌توان نتیجه گرفت که هنگام تهیه فرم‌های اسناد برای دوره‌های ذخیره‌سازی طولانی‌مدت (بیش از 10 سال) و دائمی (که شامل سفارش‌ها و دستورالعمل‌ها می‌شود)، بهتر است حاشیه سمت چپ را در محدوده 30-35 میلی‌متر تنظیم کنید. 20 میلی متر.

جدول 1. جزئیات اجباری سفارش و دستورالعمل

نام نوع سند

نیازی به پر کردن آن نیست، در فرم موجود است

محل تنظیم یا انتشار سند

نیازی به پر کردن آن نیست، در فرم موجود است

شماره ثبت سند

پس از امضا در زمان ثبت سند اجرا می شود

عنوان به متن

هنگام تهیه پیش نویس سند تهیه می شود

سند تأیید ویزا (در صورت لزوم می تواند مهر تأیید سند نیز باشد)

در طول تصویب پیش نویس سند به طور کامل رسمیت می یابد

در زمان امضای سند تنظیم شده است

بسته به اسناد تشکیل دهنده، ممکن است نشان دولتی فدراسیون روسیه (یا نشان یک نهاد تشکیل دهنده فدراسیون روسیه، یا نشان یک سازمان یا یک علامت تجاری) وجود داشته باشد.

نیازی به پر کردن آن نیست، در فرم موجود است

راه اندازی برای کنترل و اجرا

علامت کنترل

هنگام ارسال سند برای کنترل تهیه می شود

حذف از کنترل و ارسال سند به پرونده

یادداشتی در مورد اجرای سند و ارسال آن به پرونده

هنگامی که سند از کنترل خارج می شود و به فایل ارسال می شود، تنظیم می شود

حال به بررسی ویژگی های طراحی پیش نویس دستورات و مقررات می پردازیم. بیا شروع کنیم با قوانین نوشتن متن او همیشه در اول شخص مفرد بیان شده استو از دو بخش تشکیل شده است:

● بیان (یا مقدمه) و

که در قسمت تعیین کنندهمنطق اقدامات تجویز شده ارائه شده است. در صورتی که مبنای صدور دستور یا دستورالعمل، قانون قانونی یا نظارتی یک سازمان بالاتر یا سندی باشد که قبلاً توسط این سازمان صادر شده است، نام، تاریخ و شماره آن در قسمت تعیین‌کننده قید می‌شود. در این مورد می توان از عباراتی مانند «براساس»، «طبق اجرا»، «مطابق با» استفاده کرد. در صورتی که دستور یا دستورالعملی به صورت پیشگیرانه صادر شود، قسمت مذکور اهداف و مقاصد اقدامات مقرر را تدوین می کند و حقایق یا رویدادهایی را که منجر به صدور دستور یا دستورالعمل شده است، بیان می کند.

بخش بیان معمولا با کلمات "برای اهداف"، "در ارتباط با" و غیره شروع می شود.

مواردی وجود دارد که به دلیل عدم نیاز به توضیح یا توجیه، قسمت تعیین کننده وجود ندارد.

قسمت تعیین کننده در دستورات از قسمت اداری با کلمه "I ORDER:" و در دستورات با کلمه "I OFFER:" یا "I OBLIGATE:" جدا می شود. این کلمات در یک خط جدید از فیلد با حروف بزرگ چاپ می شوند.

بخش اداریباید حاوی لیستی از اقدامات تجویز شده باشد که انجام دهنده هر عمل و مهلت اجرا را مشخص می کند.

بخش اداری اغلب به نقاطی تقسیم می شود زیرا فرض بر این است که چندین مجری برای کارهای مختلف با مهلت های خاص خود وجود دارد.

اسناد سازمانی و اداری. الزامات برای تهیه سند: دستورالعمل برای اجرای GOST R 6.30-2003.

اگر عمل مربوط به یک مجری خاص باشد، بند مربوطه سند باید با نشان دادن موقعیت و نام خانوادگی مجری شروع شود (حروف اول در متن بعد از نام خانوادگی قرار می گیرد) در حالت داتیو. سازمان ها یا بخش های ساختاری ممکن است به عنوان مجری معرفی شوند.

اطلاعات مربوط به یک اقدام مدیریتی توسط یک فعل به شکل نامعین و یک مفعول نشان دهنده مفعول عمل منتقل می شود. مثلا:

1. رئیس بخش عملیات بین المللی A.D. Kotov پیش نویس "دستورالعمل هایی در مورد سازماندهی کار بر روی. "

2. رئیس بخش حقوقی S.G. Melnikov اقدامات قانونی نظارتی و اسناد روش شناختی لازم را به بخش عملیات بین المللی ارائه دهد.

نشان دوره اجرا در یک خط جداگانه آورده شده و به عنوان تاریخ اتمام اجرا صادر می شود. مثلا:

3. مهلت ارسال: 15 جولای 2003.

پاراگراف آخر بخش اداری، اشخاص خاصی را نشان می دهد که کنترل اجرای سند اداری به آنها سپرده شده است. مثلا:

سپردن کنترل اجرای دستور به نایب رئیس هیئت مدیره بانک K.M.

دستورالعمل استاندارد برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال، به تصویب وزارت فرهنگ روسیه در تاریخ 8 نوامبر 2005 شماره 536.

اگر دستور تغییر یا لغو هر یک از مفاد آن باشد، یکی از پاراگراف های بخش اداری متن باید حاوی پیوندی به سند در حال لغو (بند سند) باشد که تاریخ، شماره و عنوان آن را مشخص کند. متن پاراگراف باید با عبارت «معتبر تشخیص دهید. "

این دستور نباید شامل بند «به اطلاع برسد. " تقسیمات (مقاماتی) که دستور مورد توجه آنها قرار می گیرد در فهرست توزیع ذکر شده است که مجری به همراه پیش نویس دستور تهیه می کند.

متن هر سند سازمانی و اداری که بر روی کاغذ A4 تنظیم می شود باید چاپ شود با فاصله یک و نیم خط

یک دستور یا بخشنامه ممکن است ضمائم 8 متفاوتی داشته باشد: مقررات، مقررات، فهرست‌ها، فهرست‌ها، نمودارها، جداول، اسناد نمونه و غیره. جزئیات "مهر حضور یک برنامه" هرگز در دستورات و دستورالعمل ها صادر نمی شود با توجه به اینکه لینک درخواست مستقیماً در متن سند اداری آورده شده است.

اگر برنامه دارای ماهیت مرجع یا تحلیلی (نمودار، جدول، فهرست و غیره) باشد، متن سفارش یا دستورالعمل حاوی پیوند "طبق پیوست 2" یا "(پیوست 2)" است. در این حالت در صفحه اول اپلیکیشن در گوشه سمت راست بالا کلمه “Appendix” نوشته شده و در زیر لینک سفارش یا دستورالعمل قرار داده شده است. اگر چندین برنامه وجود داشته باشد، آنها شماره گذاری می شوند.

پیوست شماره 2
به سفارش JSC "Alternativa-M"
مورخ 11 ژانویه 2007 شماره 1

در صورتی که ضمیمه سند اداری یک سند تایید شده باشد (آیین نامه ها، قوانین، دستورالعمل ها و غیره)، علامت زیر در بند مربوطه قسمت اداری آمده است: «(پیوست)». و روی خود سند در گوشه سمت راست بالای صفحه اول مشخصه ” بیانیه تایید سند ” نوشته شده است.

سرفصل باید بر روی تمام پیش نویس دستورات و دستورالعمل ها رسمیت یابد و شامل خلاصه ای از سند باشد.

باید به این سؤال پاسخ دهد "درباره چه (چه کسی)؟"، به عنوان مثال، "در مورد تصویب دستورالعمل برای کارهای اداری"، "در مورد صدور گواهینامه کارکنان Svyazinvestcom CJSC"، "در مورد اجرای مفهوم بهبود پشتیبانی اسناد و مدارک". برای مدیریت».

در این مورد، عنوان نباید بیش از پنج خط با طول کل تا 150 کاراکتر را اشغال کند، که از حاشیه (یعنی بدون تورفتگی پاراگراف) از طریق یک فاصله بدون علامت نقل قول و بدون زیر خط چاپ شود، با یک بزرگ شروع شود. حرف و پایان بدون استفاده از نقطه.

ما روی مسائل تکمیل جزئیات اجباری یک فرم سفارش یا دستورالعمل نمی پردازیم، زیرا این موضوع به طور مفصل در مقاله توسط E.M. کامنوا "توسعه اشکال اسناد سازمانی و اداری" منتشر شده در مجلات شماره 8 و شماره 9 2005.

هنگامی که پیش نویس دستور یا آیین نامه تهیه شد، مرحله بعدی آغاز می شود - تصویب پیش نویس سند اداری. این به طور جدایی ناپذیری با مرحله دیگری پیوند خورده است - نهایی کردن پروژه بر اساس نظرات مقامات تصویب کننده. بنابراین، ما هر دو این مراحل را به طور همزمان در نظر خواهیم گرفت.

تصویب پیش نویس دستور یا آیین نامه و نهایی شدن پیش نویس بر اساس نظرات مقامات تصویب کننده

تصویب پیش نویس سند به این معناست:

● تایید یا تایید داخلی (در صورتی که تاییدیه داخلی برای صدور سند کافی باشد)، که با "ویزای تایید سند" لازم رسمیت می یابد.

● تایید خارجی (در صورت نیاز به بررسی راه حل در سازمان های دیگر). به ندرت به تأیید خارجی پیش نویس دستورات و مقررات متوسل می شود، بنابراین در این ماده 9 به آن نمی پردازیم.

حصول اطمینان از تهیه پیش نویس اسناد با کیفیت بالا و هماهنگی آنها با افراد ذینفع بر عهده رؤسای ادارات ارسال کننده پیش نویس می باشد.

بند 2.7.1.2. دستورالعمل استاندارد برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال، به تصویب وزارت فرهنگ روسیه در تاریخ 8 نوامبر 2005 شماره 536.

پیش نویس دستورات (دستورالعمل ها) و ضمائم آنها توسط مجری 10 و مسئول واحد ارائه دهنده پروژه، توسط روسای واحدهایی که پروژه برای آنها وظایف و دستورالعمل ها را ارائه می دهد و همچنین توسط رئیس پیش دبستانی تایید می شود. خدمات آموزشی و خدمات حقوقی (پیش نویس قوانین قانونی نظارتی را تأیید می کند). اعتراض به پیش نویس دستور (دستورالعمل) ناشی از تصویب در گواهی ضمیمه پیش نویس ذکر شده است.

در صورتی که طی مراحل تصویب، تغییرات اساسی در پیش نویس سفارش ایجاد شود، منوط به چاپ مجدد و تایید مجدد است.

پیش نویس دستورات (دستورالعمل) که برای امضاء به مدیر ارسال می شود، با توجه به تقسیم مسئولیت توسط معاونین رئیس جمهور تأیید می شود.

شرکت باید فهرستی از انواع و انواع فرعی از 11 سند تهیه کند که نشان دهنده افرادی باشد که ویزاهای آنها برای تأیید لازم است، یعنی. نشان دهنده تایید کنندگان اصلی یا برگه ای از فرم های سند 12.

مراحل تهیه پیش نویس سند، تصویب و اصلاح آن بر اساس نظرات تصویب کنندگان می تواند به روش سنتی یا با استفاده از اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی انجام شود.

با روش «سنتی».پیش نویس سند اداری بر روی یک فرم تهیه و به صورت کاغذی برای تصویب ارائه می شود.

در این حالت ویزای مقامات در پایین سمت عقب آخرین برگه سند پیش نویس الصاق می شود. متخصص تهیه کننده پیش نویس دستور یا بخشنامه می تواند با ذکر سمت و اسامی تایید کنندگان در سمت عقب آخرین برگه سند پیش نویس، مبنای صدور ویزاهای بعدی قرار گیرد. جزئیات "ویزای تایید سند" باید مطابق با GOST R 6.30-2003 تنظیم شود.

ص 3.24. GOST R 6.30-2003. سیستم های مستندسازی یکپارچه سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

تایید سند با ویزای تاییدیه سند (که از این پس ویزا نامیده می شود) صادر می شود که شامل امضا و سمت شخص تایید کننده سند، رونوشت امضا (حرف اول، نام خانوادگی) و تاریخ امضا می باشد. مثلا:

امضای شخصی A.S. اورلوف
تاریخ

در صورت وجود هرگونه نظر در مورد سند، ویزا به شرح زیر صادر می شود:

نظرات پیوست شده است
رئیس اداره حقوقی
امضای شخصی A.S. اورلوف
تاریخ

نظرات در یک برگه جداگانه، امضا شده و به سند پیوست می شود.

بنا به صلاحدید سازمان تایید صفحه به صفحه پیش نویس سند یا امکان صدور ویزای سند در برگ تایید جداگانه مجاز می باشد. در عین حال، فرم برگه تایید توسط GOST ها یا قوانین قانونی تنظیم نمی شود و مطابق با این، در سازمان های مختلف برگه تایید ممکن است شکل متفاوتی داشته باشد.

هنگام ارائه پیش نویس سند اداری روی کاغذ برای تایید، تنها یک نوع مسیر پروژه امکان پذیر است: ترتیبی. این بدان معنی است که در عین حال پیش نویس سند فقط می تواند در اختیار یکی از مقامات تأیید کننده باشد. در عمل اغلب مواردی پیش می آید که پیش نویس سند باید به تایید مدیران هم سطح برسد و ترتیب تایید آنها اهمیتی ندارد. بر این اساس، یک مسیر تأیید سند متوالی همیشه راه حل بهینه نیست.

علاوه بر این، روش تأیید "سنتی" زمان زیادی را برای کارمندان شرکت "می خورد". از این گذشته ، پیش نویس سند روی کاغذ باید به طور مستقل به مقامات تأیید کننده ارسال شود یا از طریق خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (از این پس به عنوان سرویس DOU نامیده می شود) منتقل شود. در مورد دوم، تایید سند زمان زیادی می برد، زیرا ابتدا باید پروژه را به خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی ببرید، سپس لازم است منشی یا مسئول امور اداری بخش مورد نیاز انتخاب کند. پروژه را از سرویس موسسه آموزشی پیش دبستانی ارتقا داده و برای تایید به مدیر خود منتقل می کند و پس از تایید پروژه را به سرویس DOW برگرداند... این رویه باید تا زمانی که پروژه مورد موافقت همه مسئولان لازم قرار گیرد ادامه یابد. در نتیجه، در شرکت های متوسط و بزرگ، تصویب یک پیش نویس سند می تواند چندین روز طول بکشد.

هماهنگی پیش نویس اسناد با استفاده از اتوماسیون اداری و سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی در مقایسه با روش "سنتی" مزایای بسیاری دارد. با این رویکرد، توسعه‌دهنده سند پیش‌نویس، پروژه‌ای را در سیستم ایجاد می‌کند، نوع مسیر پیش‌نویس سند را در حین تأیید مشخص می‌کند و رویه تأیید را فعال می‌کند.

مسیرهای هماهنگی زیر امکان پذیر است:

● ترتیبی: زمانی که پروژه برای اولین بار به اولین تایید کننده می رود. پس از تایید پروژه، پروژه به طور خودکار به تایید کننده دوم می رود و غیره.

● موازی: زمانی که پروژه به طور همزمان به همه طرف های تایید کننده ارائه می شود و آنها پیش نویس سند را به هر ترتیبی تایید می کنند.

● موازی متوالی (یا مختلط): هنگامی که پیش نویس سند برای اولین بار توسط یک گروه از مقامات دریافت می شود که می توانند تأیید را در هر ترتیبی انجام دهند. و تنها پس از موافقت تمام مسئولان گروه اول، پروژه برای گروه بعدی از مسئولان ارسال می شود.

اگر هماهنگی پیش نویس دستورات و دستورالعمل ها را در نظر بگیریم، می توان به این نکته اشاره کرد که بهینه ترین مسیر، مسیر موازی متوالی خواهد بود. در این مورد، هماهنگی را می توان با استفاده از زنجیره زیر سازماندهی کرد:

● 1 گروه از تصویب کنندگان – مجری (یا توسعه دهنده) پیش نویس سند.

● گروه دوم هماهنگ کننده – رئیس پیمانکار.

● گروه سوم تأیید کنندگان - رئیس (یا کارمند خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی) که پیش نویس سند اداری را از نظر صحت بررسی می کند.

● گروه چهارم هماهنگ کننده ها – روسای بخش هایی که پروژه وظایف و دستورالعمل ها را برای آنها ارائه می کند و همچنین رئیس خدمات حقوقی.

● پنجمین گروه هماهنگ کننده - معاون (یا معاونان) رئیس شرکت.

هماهنگی با استفاده از سیستم های خودکار نیز در مقایسه با هماهنگی "سنتی" مزایایی دارد. بیایید موارد اصلی را نام ببریم:

1. توسعه دهنده نیازی به تلف کردن زمان برای تحویل پروژه به مقامات تایید کننده ندارد، زیرا این کار توسط سیستم مطابق با یک مسیر مشخص انجام می شود.

2. توسعه دهنده می تواند مدت زمانی را که مسئول موظف به تایید پیش نویس سند است مشخص کند.

3. تهیه کننده پیش نویس سند می تواند در هر زمان ببیند که سند چگونه تایید می شود، کدام یک از مقامات تایید را انجام داده اند و کدام ویزا صادر شده است.

4. مقامات تایید کننده به سرعت متوجه می شوند که پیش نویس سند را به لطف سیستم اطلاع رسانی ویژه دریافت کرده اند.

5. پیش نویس سند در اسرع وقت مورد توافق قرار می گیرد.

6. پیش نویس سند را نمی توان در فرآیند تصویب از دست داد.

7. سیستم می تواند تمام نسخه های پروژه، ویزا و یادداشت های تایید را ذخیره کند.

علیرغم مزایای بسیار قابل توجه تایید "الکترونیکی" ذکر شده در بالا، در حال حاضر در تعداد کمی از شرکت ها استفاده می شود. و دلیل این امر به شرح زیر است: امکان اتوماسیون کار با پیش نویس اسناد از جمله مرحله تایید، تنها در صورتی امکان پذیر است که همه مدیران به کاربران فعال اتوماسیون اداری و سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی تبدیل شوند، زیرا آنها مقامات تایید کننده اصلی هستند. متأسفانه رویه امروزی نشان می‌دهد که در اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها، کاربران اصلی سیستم‌های اتوماسیون، منشی‌ها و مسئولین کارهای اداری هستند که صلاحیت آنها شامل تأیید پیش‌نویس اسناد نمی‌شود.

حال بیایید در نظر بگیریم که اگر یکی از تصویب کنندگان با محتوای پیش نویس سند موافق نباشد چه اتفاقی می افتد.

در صورت تایید یک یا چند مورد نظرات ماهیت اساسی،با تغییر ماهیت سند، پیش نویس باید دوباره چاپ شود (یعنی نسخه جدیدی از سند پیش نویس باید ایجاد شود) و مجدداً موافقت شود.

در صورتی که در حین تایید ساخته شده اند نظرات تحریریه،محتوای پروژه را تغییر ندهید، در این صورت پروژه نیز مشمول تجدید چاپ می شود، اما در این صورت نیازی به تایید مجدد نیست.

امضای یک دستور یا دستورالعمل

پیش نویس سند توافق شده برای امضا به مدیر ارائه می شود.

اگر ویزای تایید نه در سمت عقب آخرین برگه پروژه، بلکه در یک برگ تایید جداگانه صادر شده باشد، در این صورت نیز لازم است برگه تایید پیش نویس سند را به مدیر منتقل کنید.

امضای مدیر پیش نویس سند را به یک سند کامل تبدیل می کند و پس از آن باید ثبت شود.

ثبت سفارش یا دستورالعمل

ثبت سندثبت داده های حسابداری در مورد یک سند به شکلی تعیین شده است که واقعیت ایجاد، ارسال یا دریافت آن را ثبت می کند.

در مورد ما، ثبت واقعیت ایجاد سند را ثبت می کند. شایان ذکر است که ثبت نام برای ثبت بیشتر مدارک و سازماندهی کار مرجع نیز ضروری است.

ثبت نام به یکی از سه روش زیر امکان پذیر است:

● یک مدخل در مورد یک سند در یک مجله کاغذی (فرم ثبت مجله).

● با ثبت در کارت ثبت و کنترل کاغذی (فرم ثبت کارت).

● درج اطلاعات سند در اتوماسیون اداری و سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی (فرم ثبت خودکار).

شایان ذکر است که در حال حاضر ثبت خودکار اسناد توصیه می شود، زیرا در مقایسه با فرم های ثبت ژورنالی و کارتی دارای مزایای فراوانی است. اجازه دهید بخش کوچکی از این مزایا را نام ببریم:

● جستجوی سریع اسناد با هر گونه جزئیات یا جزئیات.

● تولید خودکار گزارش ها، خلاصه ها، انجام کار مرجع و تحلیلی بر روی اسناد.

● کنترل خودکار بر اجرای دستورات (اسناد).

● امکان ثبت همزمان اسناد در چندین محل کار و سایر موارد.

علاوه بر این، ثبت خودکار اسناد بدون معرفی نرم افزار تخصصی در شرکت امکان پذیر است.

در اکثر شرکت های کوچک، این کار با استفاده از برنامه MS Excel با پر کردن یک جدول معمولی انجام می شود.

در هنگام ثبت نام، سند اختصاص داده می شود شماره ثبت و تاریخ سند.تاریخ سفارش و دستورالعمل باید تاریخ امضا باشد که از آن به این نتیجه می رسیم که سفارش ها و دستورالعمل ها باید در روز امضای آنها ثبت شوند.

اسناد بسته به نام نوع سند در گروه ها ثبت می شوند. علاوه بر این، دستورات (و همچنین دستورالعمل ها) در مورد فعالیت های اصلی، در مورد پرسنل و در مورد مسائل اداری و اقتصادی به طور جداگانه ثبت می شود. این بدان معناست که زیرگروه های دستورات و دستورالعمل های فوق دارای شماره گذاری مشترک، اما مجزا نخواهند بود.

اکنون ما الزامات ثبت شماره ثبت و تاریخ سند را ارائه می کنیم که در GOST R 6.30-2003 ذکر شده است.

ص 3.12. GOST R 6.30-2003. سیستم های مستندسازی یکپارچه سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

شماره ثبت سند شامل شماره مسلسل آن 13 می باشد که به تشخیص سازمان با توجه به نام پرونده ها، اطلاعات مربوط به خبرنگار، مجریان و ... قابل تکمیل می باشد.

شماره ثبت سندی که به طور مشترک توسط دو یا چند سازمان تنظیم می شود شامل شماره ثبت سند هر یک از این سازمان ها است که به ترتیبی که نویسندگان در سند ذکر شده اند با یک خط از هم جدا شده اند.

بخش 3.11. GOST R 6.30-2003. سیستم های مستندسازی یکپارچه سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

تاریخ سند با اعداد عربی به ترتیب روز ماه، ماه، سال نوشته شده است. روز ماه و ماه با دو جفت اعداد عربی که با یک نقطه از هم جدا شده اند، نوشته می شود. سال – به چهار عدد عربی.

یک روش شفاهی-عددی برای قالب‌بندی تاریخ مجاز است، به عنوان مثال 05 ژوئن 2003، و همچنین قالب‌بندی تاریخ به ترتیب: سال، ماه، روز ماه، به عنوان مثال: 05/06/2003.

معمولاً از روش دیجیتالی برای رسمی کردن تاریخ سفارشات و دستورالعمل ها استفاده می شود، به عنوان مثال 02/05/2007.

آوردن دستور یا دستور به مجریان

آوردن سند اداری به مجریان به معنای تکثیر سند، ارسال (در اسرع وقت) یا انتقال آن به مجریان است.

در سازمان "سنتی" کار اداری، اکثراً از دستورات و دستورالعمل ها کپی تهیه می شود و کمتر عصاره تهیه می شود که سپس مطابق با شاخص توزیع برای مجریان یا کارکنان سازمان ارسال می شود (همچنین ترسیم می شود. امضا و توسط مجری امضا شود).

اگر هنگام کار با اسناد از سیستم اتوماسیون اداری و جریان اسناد الکترونیکی استفاده می شود، در بیشتر موارد (زمانی که کارمند نیازی به آشنایی با سند برای امضا ندارد، که برای مثال هنگام تنظیم برخی اسناد اداری مهم است. برای پرسنل)، سند ثبت شده با استفاده از سیستم ها برای کارکنان ارسال می شود. این رویکرد به گیرندگان اجازه می دهد تا یک سند را در کوتاه ترین زمان ممکن دریافت کنند و همچنین باعث صرفه جویی در منابع مادی و زمانی می شود که با رویکرد "سنتی" برای کپی اسناد و انتقال نسخه ها صرف می شود.

شایان ذکر است اکثر اسناد اداری قبل از تحویل به مجریان، تحت کنترل خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی می باشد. با این حال، کنترل بر اجرا یک موضوع بزرگ جداگانه است که سال گذشته به آن توجه زیادی داشتیم. 14 , 15 .

موضوع در مقاله توسط V.P. کوزیروا "توسعه پیش نویس اسناد اداری: تعامل بین مجری مسئول و متخصص مدیریت سوابق."

وقتی یک متخصص با تجربه کار خود را به اشتراک می گذارد، همیشه جالب است. و به ویژه هنگامی که صحبت از ایجاد تعامل سازنده با همکاران سایر بخش ها می شود. شما یاد خواهید گرفت که چگونه یک پیش نویس سند اداری را با رعایت قوانین کار اداری و تمام ظرافت های زبان روسی تهیه کنید. GOST R 6.30-2003 تنها اساسی ترین الزامات را برای تهیه اسناد اداری تعیین می کند. نویسنده چگونگی نهایی شدن (گسترش) و پیاده سازی آنها در یک شرکت مخابراتی بین منطقه ای را بیان می کند. نمونه های خاص از جمله بندی برای موقعیت های مختلف و وجود نمونه های طراحی مقاله را برای کاربرد عملی آن در کار شما بسیار راحت می کند. این مقاله در شماره جولای 2007 مجله "Office Management and Document Flow in the Enterprise" منتشر شد.

1 اسناد اداری - اسنادی که تصمیمات مربوط به مسائل اداری و سازمانی فعالیت های موسسه (دستور، دستورالعمل و غیره) را ثبت می کند. - فرهنگ لغت مختصری از انواع و انواع اسناد. - م.: ونیداد. – 1974.

2 در حال حاضر، یک فرمان نیز یک عمل قانونی است که به صورت جداگانه توسط: - رئیس دولت - رئیس جمهور فدراسیون روسیه صادر می شود. - رئیس یک نهاد گروهی از قدرت و مدیریت در صلاحیتی که به او داده شده است، به عنوان مثال، دستور رئیس دولت فدراسیون روسیه. - روسای قوای مجریه نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه - فرمانداران، شهرداران و غیره.

3 اپروگرام چرخه حیات یک سفارش برای فعالیت اصلی را در مقاله Yu.V Khimich در صفحه 32 مجله شماره 2 2007 ببینید.

4 برخی از دستورات و دستورالعمل ها برای پرسنل باید بر اساس ماده 9 قانون فدرال 21 نوامبر 1996 شماره 129-FZ "درباره حسابداری" طبق فرم های یکپارچه تصویب شده توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی روسیه تنظیم شود. 5 ژانویه 2004 شماره 1 "در مورد تایید فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پرداخت."

5 GOST R 6.30-2003 ماهیت مشاوره ای برای همه سازمان ها به جز مقامات اجرایی فدرال دارد. با وجود این، اجرای دقیق مفاد آن حکایت از فرهنگ بالای مستندسازی اطلاعات و کار با اسناد دارد.

6 اگر یک سازمان تجاری دارای آرم سازمان یا علامت تجاری (علامت خدمات) نباشد، این جزئیات صادر نمی شود.

7 برای نمونه ای از سفارش بدون بخش، به مقاله T.A. Kuznetsova در صفحه 45 مجله شماره 2 2007 مراجعه کنید.

8 به مقاله E.M. Kameneva مراجعه کنید. "برخی از ظرافت های طراحی اپلیکیشن" منتشر شده در شماره 11 2006 در صفحه 26 مجله "Office Management and Document Flow in the Enterprise".

9 برای رویه تأیید خارجی، به پاسخ سؤال در صفحه 37 مجله شماره 6 2006 مراجعه کنید.

10 مجری به عنوان متخصصی شناخته می شود که در حال تدوین پیش نویس سند است.

11 نوع سند عبارت است از تعلق سند به سیستم اسناد بر اساس محتوا و هدف آن (مثلاً دستور، دستورالعمل، عمل و غیره). در این مورد، یک نوع فرعی به عنوان گروهی از اسناد از همان نوع درک می شود که به دلیل ماهیت موضوع ذکر شده در سند متحد شده است (به عنوان مثال، دستورات برای آموزش، دستورات صدور گواهینامه، دستورات برای ایجاد کمیسیون کارشناسی، و غیره.).

12 جدول فرم اسناد مورد استفاده در فعالیت های سازمان، فهرستی از فرم های تایید شده اسنادی است که برای اجرای وظایف و وظایف فعالیت های مدیریتی لازم و کافی است، با شرح وضعیت قانونی آنها، مراحل تهیه. و تکمیل

13 شماره سریال در طول سال تقویمی اختصاص داده می شود، یعنی. از ابتدای سال آینده، شماره سریال دوباره با یک شروع می شود.

14 به مقاله O.V. ریسکووا "کنترل بر اجرای دستورالعمل ها: الزامات مقررات مقامات اجرایی فدرال" در صفحه 24 مجله شماره 1 '2006.

15 به مقالات E.M. مراجعه کنید. کامنوا در مورد روش های نظارت بر اجرای دستورالعمل ها در صفحه 72 مجله شماره 9 2006 و صفحه 76 مجله شماره 10 2006.