Виды отчетов в бд ms access. Способы создания отчета в Microsoft Office Access
Отчет – конечный продукт большинства приложений баз данных. Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.
После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов - это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.
Составим отчет по результатам сдачи экзаменов с группированием данных по дисциплинам.
Для создания отчета с помощью Мастера отчетов выполните следующие действия:
3.1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов .
3.2. Откроется диалоговое окно Создание отчетов .
3.5. В списке Таблицы и запросы выберите таблицуЭкзамены.
3.6. В списке Доступные поля выберите поля, которые будут входить в отчет и перенесите их в список Выбранные поля . Из таблицы Экзамены в отчет необходимо включить поляНом_зачетки и Оценка .
3.7. Откройте еще раз список Таблицы и запросы и выберите там таблицу Студент .
3.8. Включите из этой таблицы поля Фамилия , Имя , Отчество. Столбец Фамилия должен располагаться в отчете после столбца Ном_зачетки , поэтому выберите поле Ном_ зачетки в списке Выбранные поля , щелкните на поле Фамилия в списке Доступные поля , затем – на кнопке >.
3.9. Access перенесет поле Фамилия в список Выбранные поля и вставит его между полями Ном_ зачетки и Оценка .
3.10. Перенесите поля Имя и Отчество аналогичным образом.
3.11. Включите в отчет поле Назв_дисц из таблицы Дисциплина . Для этого откройте список Таблицы и запросы и выберите таблицу Дисциплина .
3.12. Перенесите поле Назв_дисц из списка Доступные поля в список Выбранные поля .
3.14. Щелкните в списке Дисциплина .
3.16. Поскольку мы уже определили группирование данных по названию дисциплины, то щелкните кнопку Далее , чтобы перейти в следующее диалоговое окно.
3.17. Укажите в первом раскрывающемся списке поле, по которому необходимо отсортировать данные. Пусть это будет поле Ном_ зачетки . По умолчанию назначается сортировка По возрастанию.
3.18. Щелкните кнопку Итоги . На экране отобразится окно Итоги .
3.19. Установите флажок Avg для вычисления среднего значения по полю Оценка.
3.20. В группе опций Показать активизируйте опцию данные и итоги . Это позволяет включить в отчет все поля, а в конце каждой группы и всего отчета помещаются поля итогов.
3.21. Щелкните кнопку ОК , чтобы вернуться в диалоговое окно Создание отчетов .
3.23. Выберите вид Макета для отчета. Для данного отчета выберите опцию ступенчатый . В области предварительного просмотра в левой части окна можно просмотреть выбранный макет.
3.24. По умолчанию в окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице . Как правило, данную опцию следует оставлять без изменения, поскольку это обеспечит экономию бумаги и удобочитаемость отчета.
3.25. В группе Ориентация выберите ориентацию книжная .
3.27. Выберите один из предварительно заданных стилей отчета по своему усмотрению. В левой части окна можно просмотреть заданный стиль.
3.29. Введите имя отчета: Результаты сдачи экзаменов . Под этим именем отчет будет сохранен.
3.30. Активизируйте опцию Изменить макет отчета .
3.31. Щелкните кнопку Готово . Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме конструктора.
3.32. Проанализируйте макет созданного вами отчета.
3.33. Выполните команду: группа Режим –кнопка Режим - команда Представление отчета , чтобы оценить внешний вид отчета. Или это можно сделать с помощью строки состояния (нижняя панель окна Access.
Представление отчета;
Предварительный просмотр;
Режим макета;
Режим конструктора.
Обратите внимание, что надписи полей Ном_зачетки и Назв_дисц в разделе Верхний колонтитул совпадают с названиями полей в таблицах. Отчет будет привлекательнее, если дать привычные для нас названия.
3.34.Переключитесь в режим конструктор .
3.35. Маркируйте поле Назв_дисц в разделе Верхний колонтитул .
3.36. Выполните команду Свойства контекстного меню. На экране появится окно Надпись .
3.37. Для свойства Подпись введите значение Дисциплина . Мастер отчетов подставляет текст свойства Подпись в качестве заголовка столбца отчета.
3.38. Закройте окно Надпись .
3.39. Выполните те же изменения для заголовка поля Ном_зачетки . В качестве заголовка введите значение Номер зачетной книжки .
3.40. Выполните команду Представление данных , чтобы оценить сделанные в отчете изменения.
3.41. Переключитесь в режим конструктор .
3.42. Аналогично, замените надпись Avg в разделе Примечание группы на Средний балл .
3.43. По умолчанию мастер отчетов включает в раздел Примечание группы вычисляемое поле, отображающее имя группирующего поля (Код_дисц ) и его значение, для идентификации итоговых полей примечания группы. Удалите его, выделив щелчком мыши.
3.44. Закройте окно конструктора с сохранением изменений в макете отчета.
3.45. Самостоятельно создайте отчет , содержащий следующие поля:
· Ном_зачетки;
· Название факультета;
· Фамилия;
· Отчество.
Данные в отчете должны быть сгруппированы по названию факультета.
· Разработчики Access снабдили его очень мощными средствами для создания профессионально подготовленных отчетов. Другое дело, как вы сможете ими распорядиться. Например, если вы разработали отчет о товарах, проданных вашими сотрудниками и каждую запись сопроводили рисунками товаров и фотографиями сотрудников, то вместо отчета вы будете иметь альбом картинок. Графика должна использоваться только для ограниченных целей и не отвлекать внимание от деловой части отчета.
· Прежде чем вы начнете разрабатывать свой собственный отчет, внимательно просмотрите отчеты, с которыми работают сотрудники вашей организации. А еще лучше, проанализируйте отчеты и деловую документацию преуспевающих фирм.
· Выясните у своих коллег с какими отчетами им приятнее работать и никогда не пренебрегайте их мнением!
· Постарайтесь каждый отчет снабдить заголовком. Иначе, в последствии очень трудно будет объяснить, какие данные содержаться в этом документе. Будет еще лучше, если к отчету вы сможете приложить пояснительный текст или краткий анализ приведенных в нем данных.
· Access размещает в отчете поля вместе с их заголовками, которые очень часто бывают избыточными. Например, заголовок поля «Фамилия » расположенный рядом с фамилией будет только загромождать отчет, не давая дополнительной информации. В тоже время, поля «Дата рождения » и «Дата приема на работу » должны быть снабжены поясняющими надписями.
· Старайтесь выравнивать логические группы и отдельные поля. По возможности блоки располагайте в отчете симметрично и делайте их одинаковой длины (иногда это можно делать за счет излишних пробелов)
· Итоговые данные целесообразно выделить либо изменением размера, либо вида шрифта. В отдельных случаях целесообразно затенение полей. При затенении полей не используйте затенение более 10-15%, иначе текст на этом фоне может быть, не различим.
· Если в различных отчетах одного приложения размещаются одни и те же поля, всегда используйте для них одинаковые заголовки и одинаковый формат текста. Иначе у читателя вашего отчета могут возникнуть сомнения.
· К использованию сокращенных названий можно прибегать только в том случае, если вы твердо уверены, что они будут понятны человеку, работающему с отчетом. Например, сокращение КГТЭИ может быть понятно только тем, кто имеет дело с Красноярским государственным торгово-экономическим институтом, а СИБУП – обучавшимся в Сибирском институте бизнеса, управления и психологии.
· Использование специальных символов, раскрывающих назначение данных, также имеет свои особенности. Например, в столбце «Стоимость партии » должно быть указано, в каких единицах отображается стоимость – рублях, тысячах рублей, долларах. Удобнее всего, единицу измерения указать в заголовке отчета.
· Использование различных типов шрифтов, безусловно, привлечет внимание пользователя. Однако их нагромождение будет рассеивать его внимание. С нашей точки зрения в отчете следует отдать предпочтение пропорциональным шрифтам типа Times . Однако если их разнообразие в отчете будет достаточно велико, то отчет будет также трудно читаем.
· Как правило, все отчеты печатаются на черно-белом принтере. Поэтому не увлекайтесь цветовой раскраской графиков отчета или его отдельных полей.
· Постарайтесь быть консервативным в хорошем смысле этого слова. Если вы нашли хороший стиль оформления отчета, который одобрили ваши коллеги и руководство, следуйте ему при разработке последующих отчетов.
В этом уроке поговорим на тему «Создание отчета в Access с помощью мастера». Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения. В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.
Чтобы запустить мастер отчетов, необходимо нажать на кнопку Мастер отчетов
в группе «Отчеты» на вкладке Создание
.
После запуска мастера построения отчета, на экране откроется окно диалога. в котором необходимо определить поля будущего отчета (рисунок 4.1). Необходимо нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и запросы
и из списка таблиц баз данных выбрать таблицу, для которой создается отчет. При этом в списке Доступные поля
появляется перечень всех полей выбранной таблицы. Необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля
— поля, которые надо поместить в создаваемый отчет. Завершив выбор полей, необходимо нажать кнопку Далее
для перехода к следующему шагу.
На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей (рисунок 4.2). Если поля не группировать, отчет произведет итоговые вычисления по всем полям с числовым типом данных для всей таблицы или запроса, на которых он основан. Можно для группировки выбрать одно поле. В этом случае отчет обеспечит для группы промежуточные вычисления, а для таблицы целиком — итоговую сумму. Можно применять до четырех группировок, вложенных одна в другую. Этот отчет включает итоговое вычисление, промежуточные результаты и подпромежуточные результаты для всех групп. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом. Access предлагает свой вариант группировки данных. Можно согласиться с предложенным вариантом или задать свой, используя кнопки окна диалога (таблица 4.1).
Рис. 4.1 — Окно диалога для выбора полей отчета
Рис. 4.2 — Создание отчета в Access с помощью мастера отчетов, шаг второй
Таблица 4.1 — Назначение кнопок окна диалога при определении группировки
Установив группировку данных, можно изменить интервал группировки, для этого необходимо нажать кнопку Группировка
. Появляется диалоговое окно «Интервалы группировки». Данное окно позволяет проводить группировку по диапазону значений в записи, что предпочтительнее, чем группировка по отдельным записям. Если, например, используется поле с датой как основа для группировки, данные можно сгруппировать в отдельные группы для каждого года или провести по месяцам этих данных в поле. Виды диапазонов, которые можно задавать, зависят от типа данных. Диалоговое окно «Интервалы группировки» включает в себя поля, на основе которых проводится группировка. Справа от каждого поля в окне имеется раскрывающийся список, который можно использовать для выбора соответствующего интервала для типа данных этого поля.
Для перехода к следующему окну диалога надо нажать кнопку Далее
. В этом окне диалога задается порядок сортировки записей внутри каждой группы (до четырех полей) и вычисления, выполняемые для записей, на задание которых можно перейти по кнопке «Итоги…» (рисунок 4.3). Для числовых полей можно вывести на экран среднюю сумму, минимальное или максимальное значения. Для возврата в окно сортировки необходимо нажать кнопку ОК
.
На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.
На заключительном шаге создания отчета можно задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом.
Тема урока: Создание отчетов в программе Microsoft Access 2007
Цели урока:
Повторить и обобщить знания обучающихся по теме «База данных». Ввести понятие отчётов в базе данных. Научить обучающихся создавать и редактировать отчёты.
Развивать познавательные интересы, навыки работы с мышью и клавиатурой, самоконтроля, умения конспектировать.
Воспитание информационной культуры обучающихся, познавательный интерес к дисциплине «Основы информационных технологий» с помощью практических заданий.
Методическая цель проведения урока:
Использование метода проектов для активизации познавательной деятельности обучающихся, развития у них операционно-логического мышления, направленного на выбор оптимальных решений.
Требования к знаниям и умения:
Обучающиеся должны знать : - что такое отчёт; - как создавать отчёт.
Обучающиеся должны уметь : - создавать отчёты в БД с помощью Мастера и Конструктора.
Тип урока: комбинированный.
План урока:
Организационный момент
Актуализация знаний
Сообщение темы и раскрытие целей урока
Изучение нового материала
Закрепление нового материала
Подведение итогов урока
Выдача домашнего задания
Ход урока:
Организационный момент
(целевая установка на урок, мотивация и стимулирование познавательной деятельности)
Актуализация знаний
Обучающиеся отвечают на вопросы, демонстрируют свои умения и навыки работы в программе MS Аccess.
1. Дать определение: База данных – это
База данных - организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения.
Для хранения БД может использоваться как один компьютер, так и множество взаимосвязанных компьютеров.
Назовите основные объекты базы данных
Таблицы, формы, запросы, отчеты
Работа по группам:
1 группа отгадывает кроссворд
Кроссворд по теме: «Базы данных»
Структура БД, в которой любой тип данных одновременно может быть главным и подчиненным
Средство извлечения данных из БД
Набор программ, с помощью которых производится работа с базой данных
Столбец в табличной БД
Строка в табличной БД
Структура БД, в которой данные строятся по принципу взаимосвязанных таблиц
Структура, в которой одно данное является главным, все нижележащие – подчиненными.
Дайте определение получившемуся вертикальному понятию с точки зрения баз данных.
Ответы: сетевая, запрос, СУБД, поле, запись, реляционная, иерархия
Таблица – основной объект реляционной БД.
2 группа делает тестовые задания
Тестовое задание
файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом
программа для обработки числовой информации
программа для создания текстовых файлов больших форматов
табличную
текстовую
графическую
строки
столбцы
ячейки
столбцы
ячейки
строки
числового
графического
текстового
система управления базами данных
структура управления безопасностью движения
совокупность условий базы данных
в режиме Конструктор
путем ввода данных
в режиме вычислений
анализ
схема данных
фильтрация
нет
файл, для хранения и обработки числовой информации
электронный бланк, содержащий поля для ввода данных
графический редактор
простого
сложного
перекрестного
Что такое база данных?
Какую структуру имеют базы данных?
Что называют полями базы данных?
Что называют записями базы данных?
Какого типа полей не существует?
Как расшифровывается аббревиатура СУБД?
В каком режиме нельзя создать таблицу базы данных?
В каком диалоговом окне создают связи между полями таблиц базы данных?
Можно ли изменить связи в таблицах базы данных?
Что такое форма?
Какого вида запроса не существует?
Ответы:
Проверка заданий. Вывод на экран ответов
Сообщение темы и целей урока
Тема нашего урока «Создание отчетов в программе Access » . При ответе на один из вопросов вы назвали объекты баз данных. С каким из объектов мы еще не сталкивались на уроке?
Правильно: ОТЧЕТЫ. Сегодня мы посвятим урок именно этому объекту баз данных.
Давайте поставим себе цели, которые должны быть достигнуты нами после завершения урока:
Дать определение отчёту как объекту БД
Научится создавать отчёты
Форматировать отчеты
Рассмотреть возможности отчетов
4.Изучение нового материала
Отчеты являются удобным способом просмотра и распечатки итоговых сведений из базы данных. Давайте попробуем дать определение: Что такое ОТЧЕТ?
Под отчетом будем понимать документ, содержание которого формируется основе информации, размещенной в базе данных по определенному запросу.
Отчет - это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать.
В отчетах данные представляются в удобном виде. Отчеты выводятся на экран компьютера или печатаются на принтере.
Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета.
Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.
Мы свами будем учиться создавать отчеты в базе данных Интернет-Аптека , которую мы спроектировали несколько уроков назад.
Итак, откроем базу данных Интернет-Аптека. Рассмотрим возможные способы создания отчетов.
Создание простого отчета
1.В области переходов щелкните на таблице, для которой будет создан отчет
2.На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты
На экране появится созданный приложением Access
табличный отчет. Он открыт в режиме макета.
Создание пустого отчета
1.На вкладке Создание
щелкните на кнопке 
группы Отчеты
2.В поле отчета можно перенести необходимые поля из области Список полей.
Если Список полей не отображается нажмите кнопку Добавить поля группы Элементы управления
Когда нам необходимо создать отчет с более широкими возможностями, включить в него отдельные поля из одной или нескольких таблиц или запросов, то удобнее использовать Мастер отчетов.
Использование мастера отчетов
1.На вкладке Создание
щелкните на кнопке 
группа Отчеты
2.В диалоговом окне Создание отчета выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицы, которые содержат поля будущего отчета:
Таблица Покупатели – поле ИмяПокупателя
Таблица Заказы – поле ДатаЗаказа
Таблица Товары – поля НаименованиеТовара и ЕдиницаИзмерения
Таблица СодержаниеЗаказов – поле ЦенаТовара
3.В следующем диалоговом окне мастер предлагает выбрать вид представления данных. Щелкните Далее .
4.Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки, т.е. определяются поля, значения которых будут использованы для заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени этого поля дважды. Щелкните на кнопке Далее , чтобы перейти к следующему окну мастера
5.Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться в группах. Выберем для сортировки поле Наименование Товара . Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее
6.Новое окно мастера предлагает выбрать макет отчета
7.Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список доступных стилей представлен в правой части окна
Ознакомьтесь с доступными вариантами, щелкните на подходящем, а затем – на кнопке Далее
8.На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите в соответствующее текстовое поле заголовок - Заказы зарегистрированных покупателей . Примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово .
Мастер создает отчет с учетом всех указанных настроек и открывает его в режиме Предварительного просмотра
Наиболее сложным является подготовка отчета с помощью Конструктора. Пользователь, вначале подготовив и сохранив отчет с помощь Мастера, в дальнейшем может в окне Конструктора изменить расположение элементов отчета, удалить некоторые элементы, изменить или отредактировать надписи и т.д.
Настройка отчетов в режиме Конструктора
1. Создайте отчет в режиме конструктора на основе полей таблицы Товары .
2.Ознакомьтесь со структурой отчета:
Заголовок отчета : содержит информацию общего характера (надпись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета
Верхний колонтитул : содержит информацию, которая должна выводиться вверху каждой страницы отчета (номера страниц, дата)
Заголовок группы : содержит такие данные, как заголовок группы, итоговые значения для группы
Область данных : содержит фактические данные из полей таблиц
Нижний колонтитул : выводится информация, которая должна присутствовать на каждой печатаемой странице (номер страницы отчета, дата)
Примечание отчета : содержит сведения, которые должны быть распечатаны один раз в конце отчета, сразу за нижним колонтитулом последней страницы (текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, краткая информация о разработчиках отчета
3.Сделайте доступной группу Элементы управления и область Список полей (кнопка Добавить поля группа Сервис )
4.Выведите на экран разделы Заголовок отчета и примечание отчета (кнопка Заголовок/примечание отчета группа Отображение вкладка Упорядочить
Добавление нумерации страниц и даты
1.Команда Номер страницы группа Элементы управления открывает диалоговое окно Номера страниц , опции которого позволяют указать формат номера, месторасположение счетчика страниц, способ выравнивания.
2. Команда Дата и время открывает диалоговое окно Дата и время , в которой можно выбрать подходящий формат даты и/или времени, установив флажки соответствующих опций
Форматирование отчетов
1.Примените к созданному отчету средство Автоформат , щелкнув на кнопке Автоформат вкладка Формат
2.Примените выравнивание текста
3.Добавьте в отчет рисунок с помощью кнопки Эмблема группы Элементы управления Упражнение
Режим предварительного просмотра и печать отчетов
Созданный отчет отображается в специальном режиме Предварительный просмотр.
Этот режим позволяет увидеть все элементы в том виде, в котором они появятся на бумаге
В этом режиме становятся доступны следующие группы элементов
Примените инструменты к созданному отчету
Изучение диалогового окна Параметры страницы
Печать отчета
1.Если необходимо сразу направить отчет на печать, применяя текущие установки принтера, щелкните на кнопке Печать панели быстрого доступа.
2. Чтобы настроить параметры печати выберите команду Печать группы Печать
Группа опций этого окна позволяет выбрать другой принтер, если он подключен, изменить настройки печати текущего принтера, щелкнув на кнопке Свойства . Кроме того, можно указать диапазон печатаемых страниц и количество копий. Закончив настройку, щелкните на кнопке ОК , чтобы распечатать отчет
Закрепление нового материала
Для закрепления материала давайте ответим на вопросы и с демонстрацией приемов
Что такое ОТЧЕТ как объект БД?
Назовите способы создания отчетов в MS Access?
Простой отчет, пустой отчет, отчет с использованием мастера отчетов, отчет в режиме Конструктора
2 .Краткая характеристика этапов создания отчета с помощью Мастером отчетов.
3. Способы настройки отчета в режиме Конструктора
4. Правила предварительного просмотра отчета и вывод его на печать
Подведение итогов урока
Подведение итогов урока. Сообщение о достижении целей, поставленных вначале урока. Выставление оценок
Выдача домашнего задания
Повторить пройденный материал
Самостоятельно изучить раздел Создание почтовых наклеек
Подготовиться к практическому занятию
Отчет является наилучшим средством представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать он предоставляет широкие возможности для их группировки и вычисления промежуточных и общих итогов:
определение для иерархического представления данных до десяти уровней группировки;
формирование заголовков и примечаний для каждой из групп данных и для всего отчета;
использование в вычислениях данных нескольких групп.
В любой раздел отчета можно вставлять рисунки и диаграммы, внедрять подчиненные отчеты и подчиненные формы. Это позволяет красиво оформить счета, заказы на покупку, почтовые наклейки, материалы для презентаций и других документов.
Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать Новый отчет
36 Способы создание отчетов в ms Access 2007.
Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать . Открывается диалоговое окно Новый отчет . В нем предлагаются следующие варианты работы:
Конструктор Самостоятельное создание отчета
Мастер отчетов Запуск основного мастера по разработке отчетов, позволяющего выбирать поля для отчета, задавать форматы, условия группировки и итоговые функции
Автотчет: в столбец Создание отчета, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представляется в виде простого списка, содержащего названия и значения полей. Использование этого мастера аналогично выбору пункта Автоотчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов
Автоотчет: ленточный Формирование отчета, в котором записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим », то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один », но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью команды Автоформат в конструкторе отчетов
Почтовые наклейки Создание отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек
37 Конструктор отчетов в ms Access 2007
Для внесения изменений в структуру отчета используется режим проектирования. Чтобы обратиться к нему, выбирается вкладка Отчеты , указывается объект и нажимается кнопка Конструктор . Этот режим, как уже говорилось ранее, применяется и для самостоятельного формирования отчета.
Создание отчета в режиме конструктора очень похоже на разработку формы. Многие приемы, которые используются при работе с формами, применяются и в этом случае. Однако имеют место и некоторые специфические особенности. Так, например, окно диалога режима конструктора отчетов содержит дополнительные области (см. рис. 10). Ниже дается краткое описание всех, входящих в него, разделов.
Заголовок отчета. Появляется только на первой странице отчета в начале перед верхним колонтитулом
Верхний колонтитул . Обычно в нем располагаются заголовки колонок, если отчет представлен в табличной форме.
Заголовок группы . Появляется в начале новой группы.
Область данных . Содержит основную часть данных отчета. Элементы этой области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи.
Примечание группы . Располагается в конце группы записей. Используется для указания числа записей или суммы полей группы.
Нижний колонтитул . Используется чаще всего для нумерации страниц. Располагается на каждой странице отчета.
Примечание отчета . Появляется только один раз в конце отчета и может содержать, например, резюмирующую информацию обо всем отчете.
При создании отчета с помощью конструктора в его форме по умолчанию располагаются три области: Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул. Чтобы установить или убрать все остальные области, используются соответствующие командыменю Вид : Колонтитулы , Заголовок/примечание отчета .