Google でドキュメントを共同作業します。 OneDrive: ファイル アクセスを設定し、Office ドキュメントで共同作業を行う
Google ドキュメントは、Google が開発した、ワード プロセッサ、表計算プロセッサ、プレゼンテーション作成サービスを含む無料のオンライン オフィスと、ファイル共有機能を備えたオンライン クラウド ファイル ストレージ サービスです。 これは Web ベースのソフトウェア、つまりユーザーのコンピュータにインストールせずに Web ブラウザ内で実行されるプログラムです。
ユーザーが作成したドキュメントや表は、特別な Google サーバーに保存されるか、ファイルにエクスポートできます。 インターネットに接続されているどのコンピュータからでも入力データにアクセスできるため (アクセスはパスワードで保護されています)、これはこのプログラムの重要な利点の 1 つです。
このレッスンでは、テキスト ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、すべての Google ドキュメントに適用される機能について説明します。
1. 地域のタイムゾーン設定を変更する
2. ドキュメントとの連携
3. 文書の公開
4. ドキュメントをコンピュータに保存する
5. 完成したドキュメントをローカル コンピュータから Google ドキュメントに配置する方法
6. ドキュメントリスト内のアイテムを検索します
起動オプションの設定
ダウンロード設定は、ファイルとフォルダーのダウンロードを整理するのに役立ちます。 設定は一度指定するだけで、ダウンロードされるすべてのファイルに適用されます。 初めてファイルをダウンロードするときは、[ダウンロード設定] ウィンドウが自動的に開きます。
ダウンロード プロセス中に次のことができます。
ドキュメント、プレゼンテーション、表、写真を Google ドキュメント形式に変換します。 このオプションを使用すると、さまざまな形式のファイルを変換できます。 たとえば、Open Office ドキュメントを Google ドキュメントに変換して、オンラインで編集できるようにします。 このオプションが選択されていない場合、ドキュメントは Google ドキュメント ビューアーでのみ読み取ることができます。
PDF ファイルまたは画像のテキストを Google ドキュメント形式に変換します。 このオプションを使用すると、グラフィック ファイルを Google ドキュメント形式に変換でき、オンラインでの共同編集が可能になります。 変換プロセスには光学式文字認識が使用されます
これらの設定は今後のすべてのダウンロードに適用されますが、いつでも変更できます。 これを行うには、[ダウンロード...] ボタンをクリックして [設定] を選択するか、ダウンロードの進行状況ウィンドウで [設定] ドロップダウン メニューを開きます。
6.文書リストから文書を検索する
ドキュメント リスト内のファイルとドキュメントは、さまざまな方法で検索できます。
ドキュメント リストの上部にある検索ボックスにクエリを入力し、[ドキュメントの検索] ボタンをクリックしてすべてのドキュメントの検索を開始します。 ドロップダウン矢印を使用して、複数の Google ドキュメント テンプレートを検索できます。
ドキュメント リストの上部には、[ドキュメント]、[画像とビデオ]、および [詳細オプション] タブのある青いパネルがあります。 適切なタブの横にあるドロップダウン矢印をクリックして、PDF ファイル、表、画像などのオプションを指定してフィルターのカスタマイズを続けます。 ファイルの種類を選択すると、対応する青いフィールドが検索ウィンドウに表示されます。 単語を入力するか、検索演算子を使用して、選択したドキュメント カテゴリ内のアイテムを検索します。
詳細オプションには、アイテムのアクセス設定や自分が所有者であるかどうかによるフィルタリングなどのオプションが含まれます。
検索結果の並べ替え、要素の順序の変更
ドキュメント リストは、ドキュメントを開いて編集する頻度など、いくつかの要因に基づいて優先順位によって自動的に並べられます。 右上にある「並べ替え...」オプションを使用して、ドキュメントの順序を変更できます。
詳細ビュー: アイテムに関する追加情報を表示します。
高度なファイル管理のために各ドキュメントの詳細を表示したい場合は、右上の表示ドロップダウン メニューから詳細を選択します。 詳細ビューの行には次の情報が含まれます。
文書の所有者
ドキュメントが最後に変更された日付
ドキュメントを最後に変更したユーザー
[表示] ドロップダウン メニューから [画像とビデオ] フィルタを選択すると、[サムネイル] オプションが表示されます。
左側のナビゲーションバー
ナビゲーション バーのリンクを使用すると、ドキュメントを簡単に見つけることができます。
ホームページ。 ごみ箱内の項目を除く、すべてのファイルとドキュメントがここに表示されます。 このリストに項目が表示されないようにするには、項目を右クリックして、「メイン ページに表示」オプションをオフにします。
タグ付き。 このリストには、星印を付けた項目のみが表示されます。
すべての要素。 このビューには、ホームページで非表示になっていた要素も含め、すべての要素が表示されます。 ただし、カート内の商品はここには表示されません。
バスケット。 カート内のすべての商品がここに表示されます。 カートに追加できるのは、自分が所有する商品のみですのでご注意ください。 自分が所有していないアイテムについては、[アクション] メニューから [ドキュメント リストから削除] を選択できます。
私のコレクション。 コレクションを使用して項目をグループ化します。 [新規] をクリックして新しいコレクションを作成し、ドキュメント リストから作成したコレクションに項目をドラッグするだけです。 同じ要素を異なるコレクションに追加できます。
私が利用できるコレクション。 あなたと共有されたコレクションが含まれています。 (メーリング リストを通じて共有されたコレクションはここには表示されません。)
7. 書類の印刷
ドキュメントの紙のコピーを入手するには、PDF ファイルから印刷するか、HTML ファイルとしてダウンロードできます。
PDF ファイルからドキュメントを直接印刷するには、次の手順を実行します。
印刷したい文書を開き、「ファイル」、「印刷」の順に選択します。
これにより、印刷オプション ダイアログ ボックスが表示された印刷可能な PDF ファイルが開きます。
印刷前に文書にページ番号を追加するには、「ファイル」メニューから「印刷オプション...」を選択し、ページ番号を表示する場所を設定します。 設定を変更したら、画面下部の「印刷」ボタンをクリックします。 これにより、印刷ダイアログ ボックスが表示された PDF ファイルが開きます。
ドキュメントを HTML ファイルとしてダウンロードするには、次の手順を実行します。
ドキュメント内で、[ファイル]、[名前を付けてダウンロード...]、[HTML (zip アーカイブ)] を選択します。
コンピュータ上でダウンロードしたファイルを見つけて解凍し、選択して「開く」をクリックします
ファイルやドキュメントへのアクセスを開く
Office ドキュメントを単独で、または他のユーザーと共同で操作できます。 これを行うには、テキスト、表、プレゼンテーションなどの新しいドキュメントを作成した後、[アクセス設定] ボタンをクリックして他のユーザーにアクセス権を追加し、ファイルに対して実行できるアクションを指定する必要があります。 したがって、コンテンツを閲覧するためだけに、つまり、閲覧、コメントを残す機能付きの閲覧、またはその後の編集のためだけに、特定の人にアクセスを公開することが可能です。
アクセスを許可されるユーザーの電子メール アドレスのリストを入力し、ドロップダウン リストからアクセス レベルを選択するだけです。
すぐ上に「リンク経由のアクセスを有効にする」ボタンがあり、その後、ドキュメントへのリンクのすべての所有者が利用できるアクションを選択してオプションを構成できます。 この方法の利点は、特定の参加者をそれぞれ手動で追加する必要がないことですが、欠点は明らかです。誤ってそのページにアクセスした人もアクセスできることになります。
ただし、リンクを介してドキュメントを読み取り専用にして公開し、さらにファイルの編集作業を行うユーザーの電子メール アドレスのリストを指定すると便利な場合があります。
「詳細」リンクをクリックすると、現在ドキュメントにアクセスできるユーザーのリストと、これらのユーザーがどのような特定の権限を持っているかが表示されます。 ここで、ドキュメントの所有者は、参加者の権限を変更したり、ユーザーを追加または削除したりできます。
新しい参加者にアクセスを許可すると、各参加者は対応する通知を電子メールで受け取り、新しいファイルへのリンクをたどることができるようになります。 さらに、誰もが Google ドライブの [自分と共有] タブで共有されているすべてのファイルにアクセスできます。 必要に応じて、ストレージの任意のセクションに共有ファイルを追加することができます。これにより、すでに大量のファイルが存在する場合に、「利用可能」で目的のドキュメントを探す必要がなくなります。
共同ドキュメント編集
オンラインでドキュメントを共同作業するときは、同時にファイルを操作しているユーザーのアイコンを常に表示できます。また、チャット ボタンをクリックしてドキュメントについてのディスカッションを手配することもできます。 さらに、コメントを残すことができ、参加者がコメントを追加した後、解決済みとしてマークされるまで、マークされたアイコンが余白に表示されます。 この場合、対応する「コメント」ボタンをクリックすると、ドキュメントに対するすべてのコメントのリストをいつでも表示できます。
画面上部のアイコンに加えて、ドキュメントに対する各参加者のアクションもリアルタイムで表示されます。 特定のユーザーのカーソルがどこにあるかを正確に確認できるほか、テキストの入力や削除、編集など、ユーザーが実行したアクションも確認できます。 各同僚の名前がカーソルの横に表示されます。
編集権限を持たないユーザーでも、ドキュメントにコメントすることができ、ドキュメントに変更を加えたいという要望を残すことができます。それらはコメントとしてフォーマットされます。 編集権限を持つユーザーは、編集を承認または拒否できます。
ファイルに対するアクティブなアクションのリストは、Google ドライブでドキュメントを選択し、対応するアイコンをクリックすると、そのプロパティで表示できます。 [統計] タブには、参加者のアクションに関する情報が含まれます。
ドキュメントのバージョンをどのように示すのでしょうか? タイトルに「final」という単語のすべてのバリエーションが含まれるファイルはありますか? たとえば、text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx です。
少しばかげているように見えますが、システム内のドキュメントに従ってみると、かなり多くの「尾付き」名前が見つかるでしょう。 特にファイルが複数の作成者によって編集されている場合はそうです。 たとえば、契約書のテキストは、自由に編集できる限り、ほぼ無限に編集できます。 その結果、十数のバージョンが蓄積され、それぞれにメモの尾が伸びていくマークが付けられています。ここには編集の日付、参加者のイニシャル、そして秘跡の「最終」と「最後」が記されています。
これに何らかの方法で対処しなければならないことは明らかです。 そして、文書を使った作業を誰でも理解できるシステムに組み込みます。 注文の基本的な要件は簡単です。
- シンボルはすべての参加者にとって明確でなければなりません。
- ドキュメントのすべての (重要な) バージョンを保存する必要があります。
- ドキュメントはプロジェクトに属する必要があり、共通の山に置かないでください。
- 文書へのアクセスは制御する必要があります。
- 必須ではありませんが、ドキュメントで共同作業するためのツールがあると便利です。
オフラインでの文書管理方法については説明しません。 もちろん、ドキュメントに名前を付けるルールを作成したり、Word や Excel ファイルをメールで送信したりすることもできます。 これにより、プロセスの参加者ごとに作業フォルダーが増加し、時間の経過とともに、現在誰がどのドキュメントを編集しているのかを常に照合するようになります。
それでは、雲の中へ上がってみましょう - 今、最も興味深いことが起こっているのはそこです。
1.Googleドライブ
Big Brother は、ほぼ完璧なドキュメント管理ツールを提供します。
- Google ドキュメントは単なるオンライン ドキュメント エディタではなく、古いバージョンがここに保存されており、「3 つの手で」ドキュメントにコメントしたり編集したりできます。
- Google スプレッドシートは、計算用の表であると同時に、会計用の優れた機能も備えています。
- Google ドライブ自体はドック管理ツールであり、ドキュメントを保存するための単一の構造を整理し、各フォルダーへのアクセスを明確に割り当てることができます。
Googleドライブの長所
- それらは明らかです。 これがクラウドであり、その利点をすべて備えています。
マイナス
- 会計システム (フォルダーのネスト、ファイルへのアクセス、コントロール パネル) は自分で作成する必要があります。
- このようなオープン プラットフォームの使用に誰もが満足しているわけではありません。結局のところ、これは Google であり、移動するすべてのものにインデックスが付けられており、プライバシーのためにお金を払っているわけではありません。
注意してください: ほぼすべての自尊心のあるシステムは Google ドキュメントと統合されています。これについては、後ほどレビューで説明します。 そして、これは合理的です。独自の類似物を作成することに労力を費やすよりも、実用的な機能を使用する方が経済的です。
ただし、機密情報や商用情報、パスワード、その他の機密情報は、アクセスがより厳しく規制されている場所に保管することをお勧めします。
2. トレロ
タスクとプロジェクトのリストを含む仮想ボード。 ボードには好きな名前を付けることができ、タスクを完了するプロセスを明確に確認できます。 各タスクには、コンピューター、Google ドライブ、Dropbox などからドキュメントを添付できます。 興味深い点の 1 つは、Trello Business Class ではドキュメントだけでなく、GitHub のプル リクエスト、Slack の会話、Salesforce からのリードも添付できることです。 コラボレーションには、Trello と Google ドキュメントの組み合わせを使用できます。Google ドキュメント ファイルを添付すると、ディスク上で開いてそこで編集でき、新しいコメントを残すこともできます。
このソリューションの長所:
- Trello は非常に習得しやすいシステムです。 このようなソリューションを使用したことがない人でも 1 時間以内に理解できるでしょう。
- タスクとその実行プロセスは、コルクボードのように明確に表示されます。 デザインは快適でモダンで、余分なものは何もありません。
マイナス点:
- ドキュメントコラボレーションツールはありません。 それらの。 Google ドキュメントを使用するか、全員が独自のバージョンをダウンロードします。 はい、いかなる場合でもすべての書類は 1 つのタスクに収集されるため、何も失うことはありません。 ただし、より本格的な自動化が必要な場合、Trello は最良の選択肢ではありません。
- 本当に多くのプロジェクトやタスクがある場合、Trello はその構造により混乱する可能性があります。 ボードを常に切り替えるのはあまり便利ではありません。
3.ワークセクション
財務会計機能を備えたオンライン プロジェクト管理システム。 各タスクにさまざまな種類のファイルを追加し、再び Google を使用して編集できます。 またはダウンロードして再アップロードしてください。
出典: worksection.com
各ファイルについて、説明を作成したり、タグを選択したり (たとえば、レビューが必要、緊急! など)、アクセスを制限したりできます。 ファイルを特定のユーザーのみに表示できるようにします。 全員にではなく、公開範囲が制限されたタスクまたはコメントを作成した場合、そこに添付されたファイルには自動的に同じプライバシー設定が適用されます。
すべてのプロジェクト ファイルは、タイプ、日付、タスク、サイズ、名前などのさまざまな基準で並べ替えることができます。 未完了のタスクに関連するファイルのみを表示することも、すべてを表示することもできます。
セクション内でファイルをハイライト表示するだけで、ファイルのグループを削除、ダウンロード、タグを割り当てることもできます。
新しいバージョンのドキュメントを古いバージョンのドキュメントにアップロードできます。これを行うには、古いファイルの上にマウスを置き、その左側にあるアイコンをクリックするだけです。 新しいドキュメントがロードされ、リストの先頭に表示されます。 同時に、古いバージョンも保存されます。
出典: worksection.com
このソリューションの秘訣は、高度な料金プランで独自の FTP ストレージに接続できることです。 そうすれば、ファイルのダウンロードに制限はまったくなくなります。
このソリューションの長所:
- Worksection は、広範なプロジェクトおよびファイル管理機能を備えた最新のシステムです。 実際、便利なコラボレーションのためのすべての機能にアクセスできます。
- これとは別に、コストの計算に注意してください。スペシャリストの 1 時間の作業コストを決定すると、個々のタスクのコストがわかります。
- 便利なインターフェース、タスクだけでなくプロジェクト全体の期限を設定できる機能。 費やした時間の割合が明確に表示され、制御が簡単です。
マイナス点:
- 無料版では、アクティブなプロジェクトが 2 つだけで、ファイル用のディスク容量が 50 MB しかありません。 10 GB はすでに企業プランに含まれており、月額 49 ドルの料金がかかります。 同時に、アクティブなプロジェクトには 50 個という制限もあります。 平均的な企業であっても、50 プロジェクトと 10 GB では十分ではないように思えます。 プレミアムの料金は 99 ドルですが、アクティブなプロジェクトは 100 に制限されています。
4.メガプラン
Megaplan には別個の「ドキュメント」モジュールがあり、これを使用して、さまざまなレベルのネストでファイルを保存できます。 ドキュメントごとに公開設定を設定でき、特定の従業員のみにアクセスを許可します。
編集時に、ファイルの新しいバージョンを古いバージョンにバージョンとしてロードできます。 従業員は、新しいバージョンのダウンロードに関する通知をメール、SMS、通知ラインで購読できます。これは全員が設定で自分で決定できます。
出典: help.megaplan.ru
テキストドキュメントは Megaplan で直接作成できます。 ただし、Megaplan でのみ表示および編集できます。他の形式でダウンロードすることはできません。
このプログラムは、標準ドキュメントのテンプレートも提供します。
出典: help.megaplan.ru
メガプランの利点:
- 便利でかなりシンプルなインターフェース。
- ドキュメントでの作業など、10 人のユーザーが無料で作業できる機会。
メガプランの短所:
- システムには、さまざまな種類のドキュメントを直接作成する本格的な機能はありません。
- わずか 10 ユーザーの場合の料金は非常に高く、「すべて込み」の場合は約 250 ドルです。
5.ビットリックス24
これはビジネス向け CRM システムを備えた包括的なソリューションであり、ドキュメントの共有と編集に関するあらゆる可能性がよく考えられています。 コンピューターまたは任意のディスク ストレージから各タスクやコメントにファイルを添付したり、Google ドキュメントや Microsoft Office Online で新しいファイルをすぐに作成したりできます。
オンラインでの共同ドキュメント編集は、 で利用できます。 Google ドキュメント経由でアップロードされたドキュメントを編集している場合は、それをコメントに添付できます。ユーザーがドキュメントの新しいバージョンをアップロードしたことを示す行が表示されます。 Bitrix24 はスマート検索を実装しています。すべてのドキュメントはタイトルまたはプロジェクトで簡単に検索でき、ヒントが表示されます。
各プロジェクトに関連するファイルは、日付、名前、サイズで並べ替えることができます。 プライバシーは、ドキュメントが保存されているプロジェクト フォルダーの設定に従って設定されます。 タスク作成者以外の全員が編集できないようにすることができます。
Bitrix24 機能はアプリケーションのカタログです。 たとえば、.docx、.pdf 形式の標準ファイルの作成に役立つ「Document Designer」を無料でインストールできます。 テンプレートは編集が簡単で、電子メールで送信でき、保存されたドキュメントのログを保持できます。
Bitrix24 では、ドキュメントへのリンクが各タスクに添付されており、ユーザーはタスク内で共同で編集、コメント、およびディスカッションを行うことができます。 ドキュメントを保存する最も簡単な方法は、システム ドライブに保存することです。 何らかの理由で Bitrix24.Disk に満足できない場合は、代わりに他のクラウド ストレージを使用できます。 しかし、これは誰にとっても便利なわけではなく、常に便利であるとは限りません。
Bitrix24 の長所
- ほぼすべての機能 (ドキュメントのブロックとドキュメントへのパブリック リンクの無効化を除く) は、包括的なソリューションの無料版で利用できます。 5GBのクラウドストレージも利用可能です。 199 ドル (最高料金) を支払えば、ボリュームは無制限になります。 さらに、ライセンス済みの Office プログラムも節約できます。
- ドキュメントの操作を最適化するためのアプリケーションが豊富に揃っています。
- ドキュメントのバージョンと新しいドキュメントのダウンロードに関する通知のサポート。
- 幅広い機能 - 1 つのソリューションで、電子文書管理に必要なものがすべて手に入ります。
このソリューションの欠点:
- ファイルのプライバシー設定は、ファイルがリンクされているグループまたはタスクを通じて設定されます。ラベルを追加するだけでは、ファイルを特定のユーザーに表示または非表示にすることはできません。
- ファイルに短い説明を追加するオプションはありません。
要約しましょう
プロジェクトや参加者が少なく、ドキュメント要件がそれほど複雑でない場合は、Trello などの最も単純なソリューションを使用できます。 タスクに関する単純な作業の場合は、これで十分です。全員が必要なファイルを添付し、必要に応じてそれらを置き換えます。
本格的なコラボレーションやオンライン調整について話している場合、同様の管理システムなどの複雑なソリューションを検討する必要があります。 すべての機能を分析および比較し、必要な機能に基づいて選択する必要があります。
そして、どのようなシステムで作業する場合にも役立つヒントをいくつか紹介します。
- 「すべてを自動的に整理する」複雑なシステムを使用している場合でも、ドキュメントとタスクの名前が同じルールに従っていることを確認してください。 これにより、プロジェクト間の移動が容易になります。
- 個別のアクセス - 作業中のドキュメントは内部グループに保存する必要があり、クライアントにはコメントや編集のないクリーンなドキュメントが提供される必要があります。
- ライフハック: Word を編集モードで使用している場合は、ファイルを送信する前に、[確認] に移動してすべての修正を承認することを忘れないでください。 そうしないと、条件や価格を何度も変更したことにクライアントが気づく可能性があります。
Office と OneDrive または SharePoint を使用すると、他の人と一緒に Word 文書、Excel スプレッドシート、PowerPoint プレゼンテーションで作業できます。 共同編集とは、複数の作成者が 1 つのドキュメントに対して同時に作業することを意味します。
共同編集には何が必要ですか?
共同編集は、OneDrive または SharePoint に保存されたドキュメントでサポートされています。
他のユーザーと共同作業するには、次のものが必要です。
共有ストレージ。 共同編集の場合、ドキュメントを OneDrive、OneDrive for Business、SharePoint Online、または SharePoint Server に保存できます。
共同編集をサポートするアプリ共同編集をサポートする Office 2010 以降のすべてのデバイスおよびバージョン上の Word および PowerPoint。 Excel モバイル アプリと Excel 2016 with Office 365 も共同編集をサポートしています。
適切な文書。共同編集は、DOCX (Word)、PPTX (PowerPoint)、XLSX (Excel) などの最新のファイル形式でのみサポートされています。
編集権限。すべての作成者は、ドキュメントの読み取りと編集を行う権限を持っている必要があります。
共同編集するためにドキュメントを作成して開く
デスクトップ バージョンの Office Online または Office でドキュメントを作成できます。 ドキュメントを共同編集する方法の詳細については、次の記事を参照してください。
コラボレーションのためにドキュメントを共有する
ドキュメントで共同作業を行う前に、ドキュメントを共有する必要があります。 SharePoint、OneDrive、Office アプリを使用すると、他のユーザーとファイルを共有できます。
OneDrive と SharePoint でのドキュメントの共有の詳細については、次の記事を参照してください。
オフラインで共同作業できますか?
共有ドキュメントをデスクトップまたはモバイル アプリで開くと、オフラインでも作業できます。 オフラインで加えた変更は他の作成者には表示されません。 オンラインになると、新しい編集があれば通知され、変更内容は他のユーザーと共有されます。
Word で作業している場合、他のユーザーが変更を上書きできないように、作業中の段落はロックされます。 オフラインの場合、他の人が同じ段落を変更する可能性があります。 変更を保存すると、競合が発生したことを示すポップアップ メッセージが表示されます。 競合する変更を確認し、どれを保持するかを決定できます。
Word 2016 での競合の解決
同期フォルダー (OneDrive や OneDrive for Business など) 内のファイルを操作している場合は、アプリ (Word、PowerPoint) が実行されているかどうかに関係なく、インターネット接続が復元されるとファイルが同期されます。 再度接続すると、ファイルは自動的に同期されます。 競合がある場合は、アラートが表示されます。 詳細については、「Windows で OneDrive 同期クライアントを使用してファイルを同期する」を参照してください。
誰が共同編集に参加できますか?
既定では、SharePoint では、ドキュメントが保存または作成されるライブラリに割り当てられたグループとアクセス許可は、そのライブラリ内のすべてのドキュメントに継承されます。 たとえば、すべてのユーザーが読み取りおよび書き込み権限を持っているチーム サイトでは、誰でも共同編集に参加できます。 読み取り専用アクセス許可を持つ SharePoint Online ドキュメント ライブラリでは、ユーザーはドキュメントを追加して表示することしかできませんが、明示的に招待されない限り、作成者は変更を加えることはできません。
SharePoint のアクセス許可は継承されますが、特定のユーザーに異なるアクセス許可を設定できます。 SharePoint ライブラリが読み取り専用アクセスで共有されている場合は、一部のユーザーに編集権限を付与できます。 ただし、ライブラリがすべてのユーザーに編集を許可している場合、一部のユーザーを表示専用の権限に制限することはできません。 継承されたアクセス許可は、上位レベルのアクセス許可によってオーバーライドできますが、下位レベルのアクセス許可によってオーバーライドすることはできません。 アクセス許可の詳細については、「SharePoint のアクセス許可レベル」を参照してください。
SharePoint 個人サイト、個人 OneDrive for Business ライブラリ、または個人 OneDrive を使用する場合、ファイルを明示的に共有する必要があります。 デフォルトでは、ライブラリの所有者のみが変更および表示できます。 編集アクセス権をユーザーまたはグループと共有することで、個々のファイルを編集できる人を決定できます。 共有の詳細については、「Office 365 でファイルとフォルダーを共有する」を参照してください。
Office 2007 以前のユーザーとドキュメントを共同編集できますか?
Word および PowerPoint 2007 以前を使用してファイルを SharePoint Online または OneDrive にアップロードし、編集のために開くことはできますが、これらの従来のアプリケーションを使用してこれらのドキュメントを共同作成することはできません。 ユーザーが Word または PowerPoint 2007 を使用してドキュメントを開くと、SharePoint Online または OneDrive によってドキュメントにロックが作成され、Office の他のユーザーがドキュメントを編集できなくなります。 Word または PowerPoint で共同編集するには、すべての参加者が少なくともデスクトップ バージョンの Office 2010、Office Online、Mac OS の最新バージョン、またはモバイル アプリを使用することをお勧めします。
SharePoint または OneDrive の代わりに別の保存場所を使用できますか?
はい、世界中の数十の Microsoft パートナーが Office Online を介した共同編集をサポートしています。 Office Online との共同編集がストレージ プロバイダーでサポートされているかどうかを確認してください。
ただし、サードパーティのストレージを使用する場合、デスクトップ Office アプリケーションや他のプラットフォーム間でドキュメントを共同編集することはできません。 また、Google ドライブに保存されたドキュメントの共同編集はサポートされていません。
2017. Google ドキュメントは共同編集のファンを喜ばせる
実際、Google ドキュメントのオンライン エディタは当初、リアルタイムでの共同ドキュメント編集に重点を置いていました。 ただし、ドキュメントを非同期で共同作業する必要がある場合があります。 そこで重要になるのが、改訂、承認/拒否、ドキュメントのバージョンです。 この編集モード (Word で一般的) が Google ドキュメントでも利用できるようになりました。 また、変更はモバイルアプリでも行うことができます。 また、Word とは異なり、Google ドキュメントでは誰が変更を加えたかをよりよく確認できます。 ドキュメントのバージョンに名前を付けることもでき、非常に便利です。 たとえば、ドキュメントの最初の部分が承認された後、バージョンに「8 月 3 日付けのバージョン」の代わりに「パート 1 承認済み」という名前を付けることができます。
2017. Dropbox Paper アプリはロシア語でも利用可能です
Dropbox は、Paper アプリを 21 か国語で世界的に公開すると発表しました。 ロシア語で。 これは、Evernote、Google ドキュメント、Slack を組み合わせたコラボレーション ツールです。 ページを作成し、同僚 (Dropbox に登録されている) を招待し、一緒にコンテンツを作成および編集できます。 同時に、誰が現在何を編集しているのかを確認できます。 写真、ファイル、ビデオ、タスク リスト、コメントをページに追加できます。 ブラウザまたはモバイル アプリケーションでページを操作できます。 完了すると、ページが Dropbox アカウントに保存されます。 Paper アプリは現在無料です。
2015. Dropbox がオンライン ノートとコラボレーションのためのサービスを開始
Dropbox は、Dropbox Notes という新しいサービスを密かに開始しました。 これは、メモ (または簡単なドキュメント) を作成し、オンライン ストレージに保存できるシンプルなテキスト エディタです。 テキストは若干の書式設定が可能で、写真や表を追加することもできます。 ノートにはファイルやタスク（ToDoシート）を添付できます。 さらに、ページを同僚と共有し、リアルタイムで一緒に編集することができます。 同時に、現在ページを編集しているユーザーとそのカーソルがどこにあるかがわかります。 もちろん、このエディタは Word と競合するものではなく、単純な共同作業を目的として設計されています。 さらに、Dropbox は最近 Microsoft Office と完全に統合されました。
2015. Dropbox を使用すると、MS Office ドキュメントを共同編集できます
数年前、ドキュメントの未来はオンラインのみに保存されるものになると誰もが考えていたとき、Dropbox が登場し、多くのデバイス間でドキュメントのコピーを同期するというアイデアを思いつきました。 ドキュメントを一緒に編集するには Google ドキュメントのようなオンライン エディタが必要であるという事実を誰もが受け入れた今、Dropbox はパニックにならずに、コラボレーション用の小さなプラグインをインストールするだけで、通常の Word、Excel、PowerPoint を使用することを推奨しています。 この Dropbox バッジ プラグインを使用すると、従業員のコンピュータ上の同じドキュメントのコピーをリアルタイムで同期できます。 同時に、特定のドキュメントを現在誰が作業しているかを確認し、最新バージョンを所有しているかどうかを確認し、最新バージョンに更新し、ドキュメントへのリンクを同僚にすばやく送信することができます。 この新機能は、Dropbox for Business のビジネス バージョンで最初に利用可能になります。
2012. Salesforce Stypi - リアルタイム コラボレーションのためのオンライン ノートブック
あなたと同僚やパートナーが、書く必要のあるタスクに取り組む必要があるとします。 たとえば、プロジェクト計画を作成したり、クライアントに商業提案を書いたりします。 会議の参加者全員がオフィスに揃っている場合は、参加者を 1 つのテーブルに集め、紙かフリップチャートを手に取り、賢明な考えを書き留めるだけです。 しかし、会議の参加者が世界の異なる地域にいる場合はどうでしょうか? もちろん、Google Docs、Online Word、Zoho などもありますが、全員が登録する必要があり、簡単なリストを作成するには非常に面倒です。 (場合によっては、ちょっとしたことで人々がサービスの利用を遠ざけてしまうことがあります)。 そこで、Stypiサービスはこうしたオンライン会議に最適です。 これは、複数人が同時に作業できる、チャット付きのシンプルなオンライン メモ帳です。
2011. Google+ハングアウトが本格的なWeb会議サービスになりました
レバノン人のプログラマーによる Google+ ハングアウトでの共同テキスト編集を可能にするハッキングは、長くは続かなかった。 本日の Google+ アップデートにより、ハングアウトにさらに多くの新機能が追加されました。 まず、画面を共有する機能 (画面共有) です。 2つ目は、画面（ホワイトボード）上で一緒に絵を描くことができることです。 3 番目に、Google ドキュメントのドキュメントを共同編集できる機能です。 4 番目に、無制限の視聴者向けにビデオ ブロードキャスト (ウェビナー) を企画する機会です (アクティブな参加者数は最大 10 人です)。 5 番目に、Google Hangouts ビデオ チャットが Android スマートフォンでも動作するようになりました。 そして最後に 6 番目に、Google がハングアウトの公式 API をオープンしたため、レバノンのプログラマーのように工夫して独自のハングアウト アプリケーションを作成する必要はなくなりました。 ちなみに、Google+ ソーシャル ネットワークは現在、誰でも利用できます。 あなたの会社はすでにこれに対する準備をしていますか?
2011. Google+ ハングアウトでの共同テキスト/コード編集
特定の開発者 Mohamed Mansour は、Google+ ハングアウトの拡張機能である Hangout Pad for Google+ を作成しました。これにより、ビデオ経由でコミュニケーションしながらテキスト (またはプログラム コード) で共同作業できるようになります。 この拡張機能にはまだ多くのバグが含まれていますが、いくつかの理由で興味深いものです。 まず、公式の Google+ API は使用しません (まだ存在しないという単純な理由からです)。 Hangout Pad は Google Chrome ブラウザのプラグインであり、ハック (Google Wave サービスとプロトコル) を使用してハングアウト ビデオ チャットに統合されています。 ただし、このツールは Google Hangouts を拡張する可能性をすでに示しています (Skype には注意してください!)。 コラボレーション ウィンドウ (この場合はコード エディター) はユーザーのビデオ ストリームの上にあり、必要なものをすべて含めることができます。 これは、Google ハングアウトと Google ドキュメントの将来の統合を視覚的に示すものでもあります。
2011. チームラボにテキストエディターとスプレッドシートが追加されました
チームラボのコラボレーションサービスは驚きを与え続けています。 最近ようやく有料版が登場しましたが、主要な機能は依然として完全に無料であり、ユーザー数に制限されません。 そして同時に、開発者にはオンライン ドキュメント エディタなどの新機能を作成するための時間、資金、意欲があります。 はい、既製の Google Docs エディターや Zoho Docs エディターを統合するのではなく、独自の (競合する) アプリケーションを作成することにしました。 テキスト エディターとスプレッドシート エディターはすでに利用可能です。 無料版では。 プレゼンテーション エディターは近日中に利用可能になる予定です。 もちろん、これらのアプリケーションの機能は Word、Excel、さらには Google Docs とはまだ遠く、基本的な機能しかありません。 ただし、日常的なドキュメント共同作業のほとんどには、これらは非常に適しています。 チームラボで作成したドキュメントはDOC、XLS形式でダウンロードして請負業者に送信できます。 これらの形式でドキュメントをアップロードし、オンラインで編集することもできます。
コラボレーションとプロジェクト管理のためのサービスである Teamlab は、ファイルとドキュメントへのアクセスを保存および共有するために設計された新しいモジュール、Documents を受け取りました。 ドキュメントは Google Docs、Zoho Docs、Box.net から簡単にインポートでき、編集には OpenOffice と特別な Teamlab プラグインを使用できます。これにより、ブラウザから任意のドキュメントを直接開くことができます。 各ユーザーは個人用のドキュメント ストレージと、コラボレーションが行われる共有フォルダーを持っています。 ドキュメント モジュールに加えて、チームラボにはプロジェクト テンプレート (標準プロジェクトを迅速に作成するため)、通信履歴、チームラボ トーク メッセンジャーでのマルチチャットとグループ メール送信、マイ タスク ページ、タスクの期限、リマインダー ボタンが追加されました。
OffiSync は MS Office エディター用のプラグインで、Office ドキュメントを Google ドキュメント アカウントに保存し、そこから開くことができます。 それらの。 このサービスのアイデアは、機能的な MS Office エディターと Google ドキュメントのコラボレーション機能を組み合わせるというものです。 前回のレビュー以降、作成者は Google サイトとの統合を追加しました (つまり、MS Office のドキュメントを Google サイトの選択したページに添付ファイルとして保存し、そこからドキュメントを開くことができます)。 そして昨日、さらに興味深い機能が登場しました。それは、MS Office のどのバージョン (2003、2007、2010) またはオンライン エディターである Google ドキュメントでも動作する、1 つの文書を同時に編集できる機能です。 もちろん、見た目は Google ドキュメントの新しい (昨日の) バージョンほどクールではありませんが、両方のソリューションのユーザーを統合します。 ***
2010. Zoho Business を使用すると、IP 経由でのアプリケーションへのアクセスを制限できます
もちろん、世界中のどこからでもビジネス アプリケーションにアクセスできる機能は、Zoho やその他の SaaS サービスの戦略的な利点です。 しかし、セキュリティの観点から見ると、これは大きな問題を引き起こす可能性があります。 Zoho はこの欠点を解消することを決定し、Zoho Business ユーザーが IP アドレスによってアカウントへのアクセスを制限できる機能を導入しています。 コントロール パネルにタブが表示され、許可される IP アドレスのリストを入力できます。通常、これらは従業員/フリーランサーのオフィス アドレスまたは自宅アドレスです。 なぜなら Zoho Business のアプリケーションは外部請負業者 (クライアント、パートナー) からのアクセスを必要とすることが多いため、それらへのアクセスを完全に拒否することはできませんが、アクセス権限を制限することのみが可能です。 Zoho Business は、電子メールやドキュメントを操作し、コラボレーションのための社内ポータルを作成するためのオフィス アプリケーション スイートであることを思い出してください。
2010. Box.net が iPhone 用モバイル版をアップデートしました
Box.net は、iPhone 用のクライアントを作成した最初のサービスの 1 つです。 そして現在、モバイルクライアントの改善を続けています。 Mobile Box.net 2.0 では、ファイル ビューア (最近 Web バージョンに追加されました)、ファイルやフォルダにコメントする機能、ファイルやフォルダを共有する機能、および一般的なイベント フィードを表示する機能が追加されました。 さらに、新しいモバイル クライアントは iPhone 用の Quickoffice ドキュメント エディタと統合されているため、Word および Excel 形式のドキュメントを開いて編集できるようになりました。 最近の出現を考慮すると、この機会は特に魅力的に見えます。
2010. Box.net は威厳をもって対応しました Google ドキュメント
おそらく、Box.net の作成者は、Google ドキュメント サービスがオンライン ファイル ストレージ サービスに変わり、直接の競合相手になったことを知り、あまり嬉しくなかったのでしょう。 しかし、彼らの反応はすぐに来ました。 最近、Box.net は、Scribd を彷彿とさせるユニバーサル Flash ファイル ビューアを導入しました。これにより、Box.net アカウントに保存されているほぼすべてのファイルを、コンピュータにダウンロードせずにオンラインで直接表示できるようになります。 Office ドキュメント、画像、フラッシュ、オーディオ、またはビデオ (合計 20 形式) を使用できます。 さらに、Web サイト上で任意のファイルを (Flash ビューアで) 公開したり、特定の従業員や請負業者にファイルへのアクセスを提供して、ファイルを確認してコメントを残せるようにすることができます。 これは、プレゼンテーション、図、技術文書、またはデザインのモックアップをクライアントに送信する場合に、おそらく理想的なソリューションです。 ファイルを開くためにクライアントに特定のソフトウェアがインストールされていることを心配する必要はありません。
2009. GoogleがEtherPadを買収し、SaaSのイメージを思い出した
そこで、元 Google 従業員によって作成されたオンライン リアルタイム共同ドキュメント編集サービス EtherPad が、誕生した場所である Google に戻ります。 この買収の目的は、EtherPad のテクノロジーの一部を Google Wave に導入し、有能な従業員を社内に戻して世界を変えると期待されるプロジェクトに取り組むことです。 昨日、契約が完了するとすぐに、EtherPad の作成者は (明らかに新しい所有者の要求によるものでした) ブログに、今後はこのサービス上で新しいドキュメントを作成することは不可能であり、3 月 31 日に EtherPad は閉鎖される。 もちろん、サービスのユーザーはこの状況にやや失望しており、それについて思ったことをすべてコメントで表明しました。 そして Google は、新たな買収よりもはるかに重要なことの 1 つを思い出しました。それは、SaaS への信頼です。
2009. EtherPad は Google Wave の再生機能を模倣しています
Google は 9 月 30 日に 100,000 件の Google Wave 招待状の配布を開始します。 このスーパー サービスの発表からわずか 3 か月しか経っていませんが、この間にサードパーティの開発者はすでにそのオリジナルのアイデアのいくつかを実現することに成功しています。 最近、「wave」のアイデアを実装した Zenbe について話しましたが、今日、共同ドキュメント編集サービス EtherPad が、Google Wave で最もエキサイティングな発明の 1 つである「PlayBack」機能を導入しました。 その意味は、映画を見ているかのように、文書の変更履歴全体をいつでも再生できることです。
2009. OffiSync: Google ドキュメントと MS Office は競合他社ではありません
おそらくほとんどのユーザーは、Google Docs と MS Office が基本的な競合相手であるという固定観念を持っています。 オンライン サービスの上級ユーザーは、機能が豊富で強力なエディタと、オンラインでグローバルにアクセスして共同作業する機能のどちらがより価値があるかについて、Microsoft サポーターと常に議論しています。 OffiSync の担当者は、この問題を新たに検討しました。 結局のところ、ほとんどの人が MS Office を持っており、どのユーザーも Google ドキュメントで簡単にアカウントを作成できるのだと彼らは考えました。 それぞれのメリットを組み合わせて、オフィススイートを併用してみてはいかがでしょうか。 ***
2009. DocVerse - MS Office での迅速なコラボレーション
Microsoft の元従業員 2 名が、インターネット経由で MS Office ドキュメントを共同作業できるように設計された補助 Web サービス (+ プラグイン) DocVerse を作成しました。 なぜ彼らはこんなことをしたのでしょうか？ おそらく彼らには、夢中になれるものが何もないのではないでしょうか？ 結局のところ、Microsoft はすでに、同様の機能を提供する (無料) サービス、Office Live Workspace を提供しています。 さらに、Microsoft はすでにエディターのオンライン バージョンを公開しており、次期 Office 14 は Web ベースになると発表しました。 そして、彼らが Microsoft に自分たちのプロジェクトを買収されることを望んでいるとは考えにくいです。そうでなければ、敵の Adobe AIR プラットフォーム上にプロジェクトを構築しないでしょう。 ***
2008. EtherPad - リアルタイム コラボレーションのためのテキスト エディター
Google Docs や Zoho Writer などのオンライン エディターがデスクトップ Word よりも優れているのかどうかは、依然として疑問です。 主な原因は、.doc 形式との完全な互換性を (まだ) 提供できないためです (これは取引相手とファイルを交換する場合に非常に重要です)。 このような背景から、スタートアップ EtherPad は非常に賢いように見えます。その作成者は、互換性や書式設定のことは忘れて、オンライン エディターを Word よりもはるかに価値のあるものにする要素であるリアルタイム コラボレーションに焦点を当てることにしました。 ***
2008. ゴビー - 一緒にやりましょう
ゴビーとは何ですか？ Gobby は、1 つのセッションで複数の開いているドキュメントとマルチユーザー チャットをサポートする無料の共同エディターです。 Windows、Mac OSX、Linux 上で実行できます。 エディターを使用すると、複数のユーザーが同じドキュメントを同時に編集できます。 ***
2007. 新しい Google サービス機能が本日より利用可能になります
正式リリースには、Gmail 用 IMAP、モバイル用 Google ドキュメント、スプレッドシート用の新機能、Professional Pack と Education Pack の新機能などが含まれます。
2007. Google は Wiki アプリケーションを開始します: Google Wiki
Google が 2006 年に同社が買収した Jotspot サービスの再開を準備しているという情報がインターネット上に登場しました。Jotspot は、Google との契約後、Wikipedia などのオンライン Wiki サービスと連携するように設計されたアプリケーションです。 Jotspot サービスでは新規ユーザーの登録は許可されていませんでしたが、古いクライアントはアカウントへのアクセスを保持していました。 Google Blogscoped によると、Jotspot サービスは、Google Wiki と呼ばれる Google Apps オフィス用のオンライン アプリケーション セットに含まれる予定で、Google サイトにログインしようとすると表示される Google Wiki ロゴにも示されています。代表者はこの情報について公式のコメントを出していない。
2007. Central Desktop にはスプレッドシートが統合されています
つい最近、Google スプレッドシートの強力な競争相手である EditGrid について書きました。 そして今日（おそらくこの投稿を読んだ後）、Central Desktop はこのサービスを自社のオフィス プラットフォームに統合することを発表しました。 そのため、セントラル デスクトップ ユーザーは次のことを行うことができます。
2006. 集団編集者は Wiki テクノロジーで収益を上げています
アメリカの会社 Numanila は、複数のユーザーが 1 つのドキュメントで簡単に作業できるように設計された Approver と呼ばれるサービスを開発しました。 まず、ドキュメントをサイトにアップロードし、そのドキュメントに取り組む人を連絡先のリストから選択する必要があります。 したがって、文書を添付したメールを整理し、さらに電子メールでやり取りする代わりに、必要な情報をすべて 1 ページで表示できます。 このサービスは、誰がいつドキュメントを変更したか、誰がすでに承認したかを表示し、作業の参加者全員に期限について通知します。テスト モードでは、ユーザーはドキュメントを 1 つだけ作成して作業に参加できます。他人のドキュメントを無制限に閲覧できます。 さらに多くのドキュメント (最大 50 件) を作成できるようにするには、月額 6 ドルまたは年間 40 ドルの有料アカウントを購入する必要があります。 ただし、このサービスは Mac と Windows OS、および Internet Explorer と Firefox ブラウザでのみ動作します。
2006. 書き込みボード - 共同作業
テキスト文書を集団で作成することは、特別なことではありません。私たちの多くは、オフィス勤務の状況でこれを複数回行う必要がありました。 しかし、共著者がイントラネット ネットワークの外にいて、さらに別の国や別の大陸に住んでいる場合はどうなるでしょうか? 電子メールで仕事資料を共有すると、遅かれ早かれ混乱が生じ、同僚が行ったいくつかの重要な貢献を簡単に失うことになります。 もちろん、インターネットを通じて問題を回避し、チームワークを組織する方法はたくさんありますが、それらはすべて一定の時間と労力の投資を伴います。 したがって、無制限の数の共著者が参加して簡単かつ自然に単純なテキスト ドキュメントを作成できる Writeboard と呼ばれるプロジェクトをぜひご利用ください。開始するには、簡単な登録を行うだけです。すぐにドキュメントの実際の作業に進むことができます。 提供されている書式設定ツールは非常に禁欲的です。数種類の見出し、2 種類のリスト、太字と斜体のフォント、テキスト ブロックの挿入です。 ドキュメントにハイパーリンクや画像を追加することもできます。 確かに、不便がないわけではありません。写真はまずインターネットに投稿する必要があります。 本文中には画像へのリンクのみ記載しております。 グラフィックオブジェクトの位置とサイズを編集することは不可能であるため、将来的に記事の完成版がより美しく見えるように、事前に作業用の素材を準備することをお勧めします。 文書の編集は難しくありません。キリル文字は編集中も完成した文書でも非常にきれいに見えます (ただし、プログラムではフォントを選択できないため、これは Writeboard 自体の利点というよりもブラウザの利点です)。ドキュメントは開発者サーバーに保存され、他のユーザーが編集できるようになります。 Wiki システムで使用されているのと同様のシステムが変更を追跡するために提供されているため、他のプロジェクト参加者が行った編集を見つけるのは非常に簡単です。 作業ドキュメントの中間バージョンも引き続き利用できるため、いつでも以前のバージョンに戻ることができます。 特に注目すべきは、変更されたテキストを強調表示する方法です。これにより、文書全体のテキスト全体で変更を検索するのではなく、最近の変更をすぐに検出できるようになり、現在の作業上の問題について話し合うことができます。コメントの形式。 ドキュメントの中間バージョンの選択は、次の編集段階を開始するための出発点のようなもの、または単に成功したバージョンであることが判明したが最終リリースの準備が整っていないもので、適切なフラグを設定することで行うことができます。 。 共著者の 1 人が、その文書の作業がすでに本格化していることをまだ認識していない場合は、その協力を大歓迎しており、電子メールで招待状を送信できます。 メッセージには、ドキュメントの現在のバージョンへのリンクと、編集機能にアクセスするために必要なパスワードが含まれており、ドキュメントに対する上記の操作に加えて、作業資料を電子メールで任意の受信者に送信できます。 ニュースレターを定期的に送信しないようにするには、RSS を使用できます。 ローカル コンピューター上にドキュメントのコピーが必要な場合は、Writeboard 開発者サーバーからダウンロードできます。ドキュメントは、プレーン テキストまたは HTML の 2 つの形式のいずれかに自動的に変換されます。 この段階で作成中のドキュメントのテキストにグラフィック オブジェクトを直接配置できないことはマイナスの影響を及ぼします。テキストに画像が含まれている場合、エクスポートされたバージョンには画像へのリンクのみが含まれます。Writeboard 開発者は、画像への特別な手段を提供しません。文書を暗号化するため、これは次のようなものを使用して実行できます。 もちろん、社内の文書フロー ツールにはそれだけの価値はありません。 しかし、このサービスが役立つプロジェクトはたくさんあります。 このリソースの著者は、学生や詩人、フリーランスのジャーナリストや PR マネージャーなどのカテゴリーのユーザーに、自らの発案によるリソースの使用を提案しています。 いずれにせよ、このようなプロジェクトがサービスを提供しているのですから、利用してみてはいかがでしょうか。
2002. Web 上のファイルを管理するための WebDAV プロトコル
Software AG は、リモート Web サーバー上で共同編集およびファイル管理機能を提供する HTTP プロトコルの拡張セットである WebDAV をリリースしました。 WebDAV プロトコルを使用すると、オフィス ワーカーは標準のオフィス プログラムを使用して情報を Web に即座に投稿できるようになります。 Tamino WebDAV ServerはTamino XMLデータベースをWindowsアプリケーションに統合します