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    • 交渉のルール: 電子メールの書き方。 電子ビジネス通信の倫理

    29.11.2023 サウンドデバイス

    Microsoft Outlook では、送信するすべてのメッセージに対して、自動 Bcc (Bcc) が他の配布リストまたはユーザーに送信されるように指定できます。

    このルールが役立つシナリオの 1 つは、グループ メンバー全員がヘルプ センターなどの受信電子メール メッセージに返信する場合です。 1 人のグループ メンバーがメッセージに返信すると、他のグループ メンバーは返信のコピーを自動的に受信し、すべての送信メッセージを最新の状態に保ちます。

    クライアントルール

    ルールを作成する

    これで、新しいメッセージであっても、メッセージの転送や返信であっても、メッセージを送信するたびに、ルールで指定されたユーザーまたはグループがコピー受信者として自動的に追加されます。 人やグループの名前はメッセージ作成の Cc 行には表示されませんが、それらの名前はメッセージのすべての受信者に表示されます。

    ルールを無効にする

      メールビューのタブ 家ボタンをクリックしてください ルール > ルールとアラートを管理する.

      セクションのタブ上 ルール

      ボタンをクリックしてください わかりました.

    ルールとアラート.

    アドバイス：個々のメッセージに対してこのルールを迅速に無効にする方法の詳細については、次のセクション ("") を参照してください。

    カテゴリを使用して個々のメッセージの自動 CC を無効にします

    ダイアログ ボックスを操作せずに、単一のメッセージに基づいて新しい自動コピー ルールを柔軟にオフにしたい場合 ルールとアラートでは、ルールとともに Outlook のカテゴリ機能を使用できます。


    アドバイス：

    まず、送信するすべての電子メール メッセージに対してブラインド カーボン コピー (CC) を自動的に送信するルールを作成する必要があります。

    この特定のルールは次のように呼ばれます クライアントルール。 クライアント ルールは、それが作成されたコンピュータ上でのみ実行され、Outlook が実行されている場合にのみ実行されます。 別のコンピューター上の電子メール アカウントを使用して電子メールを送信する場合、ルールはそのコンピューターからは実行されず、そのコンピューター上で生成されます。 これと同じルールを、それを使用する予定の各コンピュータ上に作成する必要があります。

    ルールを作成する

    これで、新しいメッセージであっても、メッセージの転送や返信であっても、メッセージを送信するたびに、ルールで指定されたユーザーまたは配布リストがコピー受信者として自動的に追加されます。 人物や配布リストの名前はメッセージ作成の Cc 行には表示されませんが、それらの名前はメッセージを受信するすべてのユーザーに表示されます。

    ルールを無効にする

    コピーが自動的に送信されないようにするには、まずルールを無効にする必要があります。

      メニューの「メール」で サービスボタンをクリックしてください ルールとアラート.

      タブ上 電子メールのルール章内 ルール作成したルールに対応するボックスのチェックを外します。

      ボタンをクリックしてください わかりました.

      コピーを他の人やメーリング リストに自動的に送信せずに、メッセージを送信できるようになりました。 ルールは、ダイアログ ボックスで再度有効にするまで非アクティブになります。 ルールとアラート.

    アドバイス：

    カテゴリを使用して個々のメッセージの自動 CC を無効にします

    ダイアログ ボックスを呼び出さずに、個々のメッセージに対する新しい自動 CC 送信ルールを無効にする場合 ルールとアラートでは、Office Outlook 2007 で使用できるカテゴリにルールを設定できます。

    指定したカテゴリをメッセージに追加するときに、ルールによってコピーが自動的に送信されないように、前に作成したルールを変更します。

    メッセージの自動 CC ルールを無効にする場合は、そのメッセージにカテゴリを適用します。

    アドバイス：カテゴリの作成時にキーボード ショートカットを指定した場合は、キーボード ショートカットを使用できます。

    メッセージを送信する場合、自動コピー ルールは適用されません。

    マネージャーの主なツールはコミュニケーションです。 今日は、その最も興味深いタイプである通信について考えます。通信では、情報を交換するためのチャネルが 1 つしかありません。つまり、セマンティックです。

    ブックマークへ

    対応

    通信は文書のようなものです。 個人的な会議とは異なり、電子メールの受信箱に保存された通信内容は時間が経ってもその意味が変わることはありません。 合意が通信によって統合される場合、これはいつか良い役割を果たす可能性があるため、交渉の結果を会議報告書に統合することをお勧めします。

    コミュニケーションの意味は、望ましい反応を得るために情報を伝達することです。 通信とライブスピーチの違い: 情報を伝達するチャネルは 1 つだけ、テキストです。 誤解を避けるために、あいまいさは避けてください。 対話者に自分の結論を引き出す機会を与えることはできますが、手紙の内容を推測することは許可しないでください。

    情報が歪曲されないようにするには、情報を明確に提示する必要があります。

    文章の主なルールは、明確、簡潔、要点を絞ったものであることです。

    文字の構造

    手紙の件名

    手紙の件名はその内容を反映したものでなければなりません。 トピックが割り当てられてから通信の内容が変更された場合は、変更されます。

    ご挨拶

    挨拶は削ることなく一言で発せられます。 手紙に複数の受信者がいて、全員に宛てたものである場合は、一般的な挨拶を使用します。 特定の人に手紙を書く場合、手紙のコピーに含まれる人数に関係なく、その人の名前で呼び掛けます。 ある人に名前を書いて手紙を書き、何らかの理由でコピー中の別の人が返事を書いた場合、私たちはその人が手紙に返事をすることを歓迎します。

    導入

    本文自体が 3 つまたは 4 つの段落からなる場合は、序文を作成することをお勧めします。 手紙の冒頭に内容全体の要点を書きます。 導入は複雑であってはならず、質問や提案が含まれていてもなりません。 これは手紙の主題の続きとして機能し、目的は会話の主題について簡単に話すことです。

    メインコンテンツ

    段落には 1 つのアイデアと、主なステートメントを補足する複数の文を含める必要があります。 主要な声明を証明または補足しないすべての考えを段落から削除する必要があります。それらを別の段落に置くか、手紙から削除してください。 一行の段落は手紙のリズムを崩します。 このようなことが起こらないようにすることをお勧めします。

    特にレター内に複数のトピックがある場合、各段落に独自の小見出しを付けることができます。 1 つのレター内に複数のトピックがあり、そのうちの 1 つが 1 つの段落の範囲を超える場合は必須です。

    結論と対話者への質問

    質問や議論のための提案はレターの最後に記載されています。 真ん中にいると、発見されない危険があります。

    サイン

    署名はレターの技術的要素であり、レターの残りの部分よりも大きくてはなりません。 人々は、手紙の作者の電話番号を調べる必要があるときに、人生で何度かそこに行きます。 署名がなくても、名前とメールアドレスが表示されます。

    署名は有益かつ最小限である必要があります。 絶対に含める必要がないのは、会社のロゴとメールアドレスです。 署名には、通信の機密性に関するテキストや、環境を損なわないように文字を印刷しないように要求するテキストが含まれる場合があります。ここは診療所です。

    よくあるケースは、複数のストーリーの署名が付いた 1 語の手紙です。

    添付ファイル内のファイル

    手紙にイラストとして写真を添付する場合、本文からファイルへのリンクを付けたリンクや添付ファイルとして投稿するよりも、手紙の本文に写真を投稿する方が適切です。 この場合、画像のサイズは、読み取り可能であるが画面全体を占有しない状態に調整されます。 通信以外で使用するために写真が送信された場合、添付ファイルとして含めます。

    ファイルが多数ある場合は、アーカイブに追加します。 macOS と Windows のデフォルト形式である ZIP アーカイブを使用することをお勧めします。 RAR などの特定の形式を処理するには、追加のツールが必要になるため、不便です。

    ファイル アーカイブが大きい場合は、ファイル ホスティング サービスを使用してください。 これは、ファイルが大手官僚企業の担当者に電子メールで送信される場合に特に当てはまります。 多くの場合、受け入れられるファイルのサイズには制限があります。

    倫理

    電子メールの倫理は常識と文脈に基づいています。 手紙を書く言語は誰が受け取るかによって異なります。 対話者が私たちに馴染みのない場合、私たちは中立的かつ敬意を持って手紙を書きます。 シンプルかつ具体的な内容にしてください。 コピーに数人が含まれている場合は、「全員に返信」をクリックします。

    メールの応答時間

    電子メールとインスタント メッセンジャーの違いは、応答の遅延が許容されることです。 ただし、すぐに答えられるのであれば、数時間以上の遅れを許容する必要はありません。 答えを考えるのに時間がかかる場合は、そのことを対話者に伝え、答えの時間までに相手を誘導してください。 不確実性ほど悪いことはありません。特に、あなたの答えに応じて対話者が何かを持っている場合はそうです。

    専門用語

    相手があなたのことを正しく理解してくれると確信できない限り、専門用語や略語は避けてください。 専門用語や語彙が多い場合も同様です。 私たちの目標は、必要なものを入手することであり、私たち自身の知識を示すことではありません。 賢い言葉を使ってもあなたはよりプロフェッショナルにはなれません。 専門的な語彙がなければできず、対話者が正しく読むかどうかわからない場合は、説明することができます。 ただし、手紙を簡略化できる場合は、簡略化してください。

    同僚とのコミュニケーション

    顧客、ビジネスパートナー、同僚に手紙を書くかどうかに関係なく、親しみのある言葉、略語、現地の言葉を使用しないでください。 同僚も同じ人間であり、あなたを誤解する可能性があります。 何らかの理由で、あなたと一緒に仕事をする人は、外部のクライアントとは異なる態度を許容できるし、許容すべきであると考えられています。 ただし、外部クライアントがあなたのコミュニケーション方法を気にしない場合は、同僚と協力する必要があります。 同じオフィスで一緒に働いているからといって、個人的になり、敬意を払わずにコミュニケーションを取る権利は与えられません。

    紛争

    衝突は直接解決する方が良いです。通信による情報伝達の手段では十分ではありません。 電子メールで対立を解決する場合、誰もが間違いなく言葉の中で何か違うものを見るでしょう。

    いかなる状況であっても、怒りの手紙にすぐに返信してはいけません。対話者にストレスを発散させてください。 自分で怒りの手紙を書いた場合は、それを GoogleDoc に保存し、数時間後に読み直してから、送信する価値があるかどうかを判断してください。

    感情

    電子メールのやり取りで感嘆符を使用し、Capslock を使用して感情を表現することはマナー違反です。 笑顔の絵文字は、あなたのことを正しく理解してくれると確信できる場合にのみ使用してください。

    手紙は感情ではなく意味を伝えるように設計されています。それでも人は自分なりの方法でそれを読むでしょう。 どうしても感情を伝えたいなら電話したほうがいいですよ。

    ゴミ言葉

    Maxim Ilyakhov は infostyle について書き、テキストをゴミからクリアするのに役立つ Web サイトを作成しました。 自分の方向性を把握することはできますが、万能薬ではありません。 情報のスタイルをむやみに当然のことと考えないでください。 Glavred 氏によると、テキストが読めない場合は、何点あっても関係ありません。

    まとめ

    • シンプルにして、明確に書きましょう。
    • あなたの手紙を誰が読むか考えてください。
    • 電子メールで物事を整理しないでください。
    • 署名をクリーンアップします。

    以下に概説する基本的なルールはすべて、主にパートナー、同僚、顧客、出演者とのビジネス上の通信に関連しています。 個人的な通信でこれらを使用することは、誰にとってもプライベートな問題です。 ただし、個人的なやり取りでこれらのルールに従うことは、あなたに良い印象を与えるだけです。

    ビジネスメールにおける倫理

    突然これ以上読みたくない場合は、少なくとも次の基本的なルールに限定してください。

    • 回答する場合は「全員に返信」ボタンをご利用ください。これにより、最初のメールの受信者が CC に登録され、返信が受信者に届かなくなります。 インターフェース設定で「返信」ボタンを非表示にすることを強くお勧めします。 必要に応じて、不要な受信者を手動で削除できます。
    • [件名] フィールドを空白のままにしないでください。連絡を取る相手は 1 日に何百通もの電子メールを受信する可能性があり、このフィールドを使用して電子メールの重要性と内容を迅速に評価します。
    • 文字を引用します。新しいメールで返信を開始せず、受信したメールで [全員に返信] をクリックし、メール クライアントの設定で返信および転送時の引用機能を無効にしないでください。
    • 完全な引用付き(手紙全体に対する答えの場合) 答えの本文を手紙の最後ではなく、以下の最初に書きます。

    続けましょうか?

    手紙を受け取る

    1. 受け取った手紙は読まなければなりません。 手紙を受け取った場合、それは誰かが何らかの理由でそれを送信したことを意味します（もちろん、ここではスパムは考慮されません）。 未読としてマークされた手紙があり、その手紙が 1 日以上経過している場合、その人はメールの扱い方がわかりません。 ただし、次の場合にはこれが許される可能性があります。
      • その人が死亡した、または予期せず病気になった。
      • メールを扱うことは彼の職務の一部ではありません (その場合、サービス用電子メールは必要ありません)。
    2. マネージャーではない場合は、少なくとも 1 日に 2 回、午前と午後にメールをチェックしてください。 制作に関する質問に答えないと、他の人の作業が滞り、問題の解決が遅れる可能性があります。
    3. あなたがマネージャーの場合、一日中起動し続けて自動的にメールをチェックするメール クライアントを起動することから仕事を始める必要があります。 少なくとも 10 分ごと (できれば 1 ～ 3 分ごと) に自動メール配信/受信を設定します。
    4. 手紙を受け取りました。 非常に忙しい場合は、誰からの手紙なのか、件名なのかをすぐに判断して、ざっと目を通すと、その手紙に緊急の返信が必要か、それとも少し待ってもよいかをすぐに判断するのに役立ちます。
    5. 可能であれば、すぐにご対応ください。 これは、郵便物を収集せずに物事を進めるための最も簡単で効果的な方法です。
    6. 24時間以内に回答できないことがわかっている場合は、すぐに「数日以内に回答します」、少なくとも「少し後で回答します」と書いたほうがよいでしょう。

    「To」、「Cc」、「Bcc」フィールド

    1. To、CC、BCC フィールドがあることに注意してください。 手紙を受け取ったときのあなたのその後の行動 (および通信パートナーの行動) は、それらのパートナーに依存します。
      • 「宛先」 (「宛先」) - 手紙とそれに含まれる情報または質問は、受信者に直接宛てられます。 質問を送信すると、「宛先」フィールドに指定された受信者からの応答が期待されます。 あなたが受信者の場合は、あなたが応答する必要があります。
      • 「CC」（「コピー」） - コピーに含まれる受信者は、「参考までに」、情報を求めて手紙を受け取るか、「証人に招待される」ことになります。 コピーの受信者は通常、手紙に返信すべきではありません。 さらに、そのような必要がある場合は、「お邪魔して申し訳ありません」という言葉で始めるのが礼儀正しいと考えられます。
      • 「BCC」（「ブラインドコピー」）は「宮殿の陰謀」のためのフィールドです。 このフィールドに受信者を指定すると、この手紙をその人に「密かに」送信することになります。手紙がこの人に送られたという事実は、主な受信者やコピーの受信者には知られません。 また、アドレス帳がすべての受信者に知られるのを防ぐため、大量のメール送信にも使用されます。
    2. 回答する場合は「全員に返信」ボタンをご利用ください。 これにより、最初の電子メールの受信者にコピーが保存されるため、返信が送信されなくなります。
    3. 特派員によって追加された人物を手紙のコピーから削除しないでください。 他の通信者があなたの回答を受け取らないように個人的な内容に回答したい場合は、手紙を書いた人以外の全員をコピーから削除してください (はい、「返信」ボタンは決して使用しません)。
    4. 受け取った手紙の「宛先」フィールドに 3 人以上の宛先がある場合、これは、これらの特派員の両方またはいずれかが応答する必要があることを意味します。 両方が答える必要があることを考慮してください。手紙があなたと他の人に宛てられたものである場合は、両方とも答えてください（たとえそれが「この質問は間違いなく私のためのものではないので、誰々に答えさせてください」のような答えであっても）。
    5. また、「宛先」フィールドに複数の宛先を含めないことを強くお勧めします。 二人に送った手紙には、お互いが相手が返事をくれると思っているので、どちらからも返事は来ません。 誰もがこの記事を読んでいるわけではありません。
    6. 私的な通信を、通信の参加者の同意なしにメーリングリストに転送することは非倫理的です。

    件名フィールド

    1. 空白のままにしないでください。
    2. 手紙の件名は簡潔ですが、手紙の主な内容と主題を反映したものにする必要があります。 「質問」「こんにちは！」などのタイトル または、見出しが空の場合は、基本的なビジネス文書作成スキルが欠けている初心者であることがわかります。
    3. 件名が異なる複数の電子メールに返信する場合は、正しい件名に返信してください。 会議については件名「4月18日（火）会議」の手紙に、資料の印刷については「資料の印刷」の手紙に返信してください。 これには、以前の通信を引用することが含まれます (下記の手紙の書き方のセクションを参照)。
    4. 週次レポートなどの電子メールを定期的に送信する必要がある場合は、受信者がそのようなメールを分類するための自動ルールを設定できるように、ヘッダーを一定にするか、少なくともその一部を一定にするようにしてください。

    書くことの大切さ

    1. レターに緊急の変更に関する情報、契約書の本文、または最初に注意する必要があるその他の情報が含まれている場合は、重要度「高」を使用すると、受信トレイでレターが強調表示されます。
    2. 「高い」重要性をむやみに使わないでください。「うるさい」人は迷惑なので、もっと控えめになりましょう。
    3. ビジネス特派員への個人的な手紙、または面白い写真やリンクが含まれている手紙の場合は、重要度を「低」としてマークします。

    手紙（返事）を書く

    1. 挨拶から始めましょう、丁寧です。 「こんにちは、グリア！」 は、その人の名前を書くのが面倒であることを示します。 「アンドレイ！」だけでも。 または「こんにちは！」 かなり丁寧で十分です。
    2. その人と同じ言語を話します。 これはロシア語/英語だけでなく、テキストの形式にも当てはまります。 正式な手紙を受け取った場合、それに対する非公式な返信は返信者に対して失礼であり、あなた自身の低い文化を示すことになります。 非公式の上訴に対する正式な対応は、規制に従うよう求めるか、単に企業規則によって要求されるかのどちらかです。
    3. 中間の手紙ではなく、常に通信チェーンの最後の手紙に返信するようにしてください。
    4. Ne ispolzuyte トランスリットただし、テキストを別の方法で入力することが難しい状況（たとえば、携帯電話やロシア語キーボード レイアウトのないコンピュータから）から手紙を送信する場合は除きます。
    5. 電子メール クライアントがロシア語をサポートしていない場合、またはエンコードが機能しない場合は、応答のテキストを添付ファイルとして添付してください。
    6. ビジネスレターは正確、簡潔、具体的である必要があります。
      • 正確さ - 参照している正確な詳細 (別の電子メールの日付と件名、会議の日付、会議の議題項目、ファイル名、オンライン文書へのリンクなど) を必ず含めてください。
      • 簡潔さ - 3 つの文で書けるものを 3 ページで説明する人もいます。 明確に考える人は明確に話します、そしてあなたの特派員はそれを見ます。
      • 具体性 - 手紙から、受信者に正確に何が要求されているか、受信者にどのような行動を望んでいるのかが正確に明らかになるはずです。
    7. ビジネス通信は書簡のジャンルでの練習の場でも、感情を表現する場でもありません。 この目的のために、フォーラム、チャット、その他の電子的な対人コミュニケーション手段があります。 簡潔なビジネス文書とは、無味乾燥なものではなく、時間の節約と思考の正確さです。
    8. レターに複数の質問、トピック、またはタスクが含まれている場合は、それらを構造化し、番号の有無にかかわらず段落に分けます。 連続した「思考の流れ」は読みにくく、手紙の要点を見逃しがちです。 さらに、一部の人々は、構成が不十分な手紙をすぐにゴミ箱に捨てる傾向があります（これはおそらく過激主義ですが）。
    9. リクエストやタスクに対する答えは「やってみましょう！」であることを覚えておいてください。 不完全な 「これこれの日付までに実行します」、「何日以内に」、「これこれのイベントの後」のほうが、より明確で正確な答えです。
    10. 単純に「OK」で返事ができるような文言で書かれていれば、返事はずっと早く届く可能性が高くなります。 たとえば、何をするかについて複数のオプションがある場合は、デフォルトのオプションをいくつか提供します。
    11. テキストに誤りが含まれていてはなりません。 オチェピャトキ怖くはありませんが、すべての文字で単語の綴りを間違えると、すぐにそれが目立ち、ロシア語でマイナスが付いた「C」が明らかになります（また、あなたの一般的な教育と文化のレベルについての推測的なさらなる結論が得られます） ）。
    12. レターの HTML 形式は使用しないようにしてください。 残念ながら、この形式で手紙を書くのは Outlook のデフォルトですが、これを使用する場合、特に引用 (返信および転送) する場合、多くの疑問が生じます。
    13. HTML 形式でレターを受け取った場合は、プレーン テキストに変更しないでください。返信を受け取るときに送信者の情報認識が損なわれてしまいます。 あなたにとって特派員が重要であればあるほど、彼の適切な認識を維持することがより重要になります。 色を使用して HTML 引用内の回答を強調表示したり、HTML 書式設定パネルの「インデントを減らす」ボタンを使用したりすることもできます (ただし、そこには気まぐれなニュアンスがあります)。
    14. 元の手紙の本文を引用します。 これは何を意味すると思いますか? 私も知りません: To: 産総研はクリエイティブな鳥です Subject: Re: Re: Re: 質問 OK! ヴァシャ
    15. 他人の文章を引用する場合は絶対に編集しないでください。 これは一種の手紙の偽造です。
    16. 全文引用する場合（手紙全体に対する返答の場合）、返答の本文を手紙の最後ではなく、最初に書きます。
    17. 引用を用いて点ごとに回答する場合は、引用文の上下を空行で区切り、文頭は大文字で記載してください。 ここで答えを見つけてみてください: > ロゴを付属のものに置き換えることをお勧めします。 > この非常にカラフルな背景には添付ファイルにロゴが見つからなかったので、 > 碑文を修正します。「魚」の代わりに「奴隷」と書くべきです。 > そうしないと誤解されます、碑文は修正されました、申し訳ありません > そして最後に...

      合理的な対応のための 15 のルール 2016 年 12 月 1 日

      さて、いくつかの有用なルールを定式化してみましょう。 同僚や...ええと...他のパートナーに彼らに従うように教えてください。そうすれば、あなたのメールに平和と静けさが訪れるでしょう。 そしておそらく彼女の中だけではありません。

      1. 電子メールに迅速に応答することが明示的に仕事である場合を除き、 . どのような速度で、誰に応答するかを決めるのはあなただけであり、あなたにすぐに答えを要求する人ではありません（これがあなたの/大きな上司であり、衝突すると危険である場合は別ですが、彼はすぐに応答することを期待しないように訓練することもできます）答えます）。 忙しい、手紙には準備や考えが必要など、急いで返事の手紙を書かなくてもよい理由はたくさんあります。 本当に緊急で重要な質問もありますが、それに対しても、すぐに回答するよう丁寧に (!) 求められるべきであり、即座の回答を求めるべきではありません。 すべてのマネージャーは、直接の書面による命令の場合を除き、部下に対してこのルールを遵守するよう努めるべきです（これは本当に難しいことだと信じてください）。

      2. 長い手紙を書かないでください。 このアドバイスはありきたりなものに思えますが、私たちは誰でも、キロメートルに及ぶメッセージを書きたいと思うことがあります (これを 5 文以上のテキストとみなします)。 我慢してください。 長い手紙を読みたくない人はいません。特にイライラさせたくない場合は、読まないでください。 このルールは技術的な問題や詳細な解決策を提示する場合には適用されませんが、そのような場合でも簡潔にする必要があります。

      3. 不必要なものは避けてください、私は強調します - 不必要なものを避けてください！ - "ありがとう"。 あなたが誰かに重要な文書を送ってほしいと頼んだと想像してください (そして、何らかの理由で、その文書をネットワーク共有に投稿したり、別の方法で送信したりすることはできません)。 その担当者があなたの要求に応じて文書を送信しました。 「ありがとう」と返事を書きます。 これが注意の兆候に敏感なかわいい若い女性でない限り、そのように書く必要はありません。
      会社員が郵便物の仕分けにどれくらい費やしているか知っていますか？ 作業時間の約3分の1！ 自分のチーム (または隣のチーム) のメンバーの人生におけるこの悪夢に巻き込まれたくないのであれば、「ありがとう」の言葉は必要ありません。 あなたが文書を受け取ったかどうかを相手が知ることが重要だと思うなら、安心してください。デフォルトでは相手は気にしません。 そして、その通りです。必要なのは彼ではなく、あなたがその書類です。 最後の手段として、受信確認を求められます。 最大の感謝は、他人の受信箱を詰まらせないことです。

      4. 自分の考えをより明確に定式化します。 手紙を送る前に、そこに含まれる考え、質問、または要求が十分に明確であるかどうか考えてください。 手紙を書いている相手の立場になって考えてみましょう。 彼はそれを理解するでしょうか？ 誰もがあなたほど賢くて知識があるわけではありません。

      5. 必要がないなら手紙を書かないでください。 この手紙をまったく使わずに済ますことは可能でしょうか? プロジェクトを開始するとき、最初に行うのは失敗のリスクを評価することです。 手紙にも同じようにアプローチしてください。手紙を書かなかった場合のリスクを評価し、その人の仕事に本当に影響が及ぶでしょうか。

      6. マネージャーの手の中。 このツールを本来の目的のために使用する理由はさらにあります。問題をエスカレーションした相手には、問題の簡単な説明と解決策のアプローチが提供されるはずです。
      私たちの国では、彼らは上司の真似をするだけで問題をエスカレートさせたがります。 これはエスカレーションではなく愚かさです。

      7. 手紙は気になる人だけに書くようにしましょう。 多くの場合、従業員は恐怖、不安、無知から、名前が思い浮かんだ人の真似をします。 私は個人的には、通常、自分が受取人ではない手紙は読まないようにしています。 私がコピー＆ペーストされた場合は、「ほら、あなたもこのトピックに興味があるかもしれません」と解釈します。 いや、そうではありません、ありがとう、やるべきことがあります。
      もう一つの問題は、常識の違反です。 顧客プロジェクトと問題について話し合っている場合は、まず社内で話し合ってください。 すぐに彼を通信に結び付ける必要はありません。

      8. 定期的ではありますが、定期的にメールをチェックしてください。 黄色い封筒を見つめないでください。そこに毎日給料が入っているわけではありません。 メールを読むだけでなく、（少なくとも）仕事をしたり、考えたりする必要もあります。

      9. 求められていない人を会話に追加しないでください。 私は、数十人で1週間にわたって議論が行われ、「一体何？」という質問が書かれた手紙を突然受け取るのが大好きです。 人々は心から驚きます。「そこに全部書いてあるよ！自分で読んでみて！」 はい、今、彼らは逃げました。 私に何か欲しいことがあれば、具体的な情報と具体的な質問をしてください。 いくつかの文字を下にスクロールすることはできますが、それ以上は直接的な失礼です。

      10. 私は個人的にはBCCに反対です。 公然と手紙を送ることができない人でも、こっそり送ってはいけません。

      11. 悲しいことに、私自身がしばしば破ってしまうもう 1 つのルールは、未読の文字を解析する手順です。 通信履歴を読むのではなく、最新の手紙を上から読むことをお勧めします。 こうすることで、多くの時間を節約できます。多くの場合、数日前または数時間前に手紙で定式化された問題は、すでに解決されているか、解決中であるか、もはや関連性がありません。 「最後に来る人、最初に去る人。」

      12. すべての手紙には返事が必要だと信じている人がいます。 たとえば、マネージャーが従業員に「問題 A を迅速に解決する方法を考えてください」と書きます。 1時間後、彼らはトイレに行く途中で会い、従業員は問題を解決する方法を説明し、マネージャーも同意しました。 さらに 1 時間後、従業員は「問題 A をこれこれの方法で解決することに合意しました」という手紙を受け取りました。 本当に複雑な問題について話している場合、これは合理的です。 しかし、あらゆるナンセンスについてこれを書く価値は決してありません。
      同様に、従業員には手紙に返信する義務はありません。問題は話し合い、解決されました（マネージャーや従業員が愚か者や悪党である状況についてはここでは話しません。もちろん、書面による記録がなければ回避することはできません）。くしゃみのたびに）。

      13. 会社のロゴなどの写真を署名に挿入しないでください。 正しく表示されないか、カラフルすぎて煩わしいものになります。 特に社内顧客のために働いている場合は、これを行うべきではありません。 彼はロゴがどのようなものかをすでに知っており、あなたを他の誰かと混同する可能性は低いです。
      また、ロシア語と英語で 2 つの署名を 1 つの手紙に書き、両方のバージョンに誤りがある場合も迷惑です。
      そうそう、若い頃に博士号を取得した場合は、科学組織の職員でない限り、それについて書く必要はありません。 私個人としては、システム管理者のペトロフが博士号を持っているかどうかは気にしません - インターネットが機能する限り。)

      14. 関係を明確にするために、他人のメールボックスを手紙で汚す必要はありません。 彼らについては個人的に、または個人的な通信で調べてください。 一番気持ち悪いのは「でもお前はクソだ」「直接してくれてありがとう、でもいや、お前もクソだ、お前の部署もクソだ」といった文体の手紙だ。 そして、これは数週間続くこともあります。

      15. 読み書き能力は重要です。 もう一度言いますが、読み書き能力は重要です。 自分の内容に自信がない場合は、送信する前にスペル チェッカーで手紙を確認してください。 それ以外の場合は、単純な公式が機能します。 マネージャーから部下への文盲の手紙 - 笑いと軽蔑 部下からマネージャーへの文盲の手紙 - 階層のあるレベルでの文盲の手紙 - 地位の低下。他人から見た同僚の権威。
      読み書き能力なんて気にしないの？ なぜこの投稿を最後まで読んだのか理解できません。))

      何も忘れていないようだ。 それとも追加しますか？）

      ほとんどの電子メール クライアント Gメール, ヤフー, Mail.ru, マイクロソフトの見通し, モジラ・サンダーバード、1 つの電子メールを多数の受信者に送信する機能を提供します。 通常、関数を使用してこれを行うことができます コピー(英語では、それを表すために使用される略語は SS）、 または 隠しコピー (CCB）。 にメッセージを送信するときは、 コピー受信者は、その電子メールを受信した他の人の電子メール アドレスを確認できます。 2 番目のケースでは、追加の受信者の身元は隠されます。

      受信者のアドレスを追加する

      電子メールの受信者を指定するには、フィールドに電子メール アドレスを入力します。 誰に (それ):

      一部の電子メール クライアントでは、ユーザー名をフィールドに入力するだけで、プログラムによって自動的に入力されます。

      このフィールドを使用して複数の人に電子メールを送信すると、各人が他の受信者の完全なリストを表示できるようになります。

      メールのコピーを作成する方法

      分野 CCまたは コピー現場よりも間接的な方法で電子メッセージを交換するために使用されます。 誰に。 電子メールでその人に直接アドレスを指定しているわけではないが、その人に電子メール スレッドの会話をフォローしてもらいたい場合、または単にトピックやフィールドについて知ってもらいたい場合は、 コピー素晴らしい選択肢になるでしょう。 宛先は、 コピー手紙、ボックスに入れられた人と同じように、未読の手紙をメールボックスに受け取ります 誰に; 唯一の違いは、電子メールの本文で最初に手紙の宛先を指定することです。 プロの世界では、次の宛先にメールします。 コピーは非常に広く使用されており、同僚にさまざまなイベントやトピックについての情報を提供するのに役立ちます。

      フィールドにアドレスのリストを入力するだけで、電子メール受信者のリストを作成できます。 コピー、通常はフィールドのすぐ下にあります 誰に。 この一連の受信者の全員が、他のすべての受信者の名前と電子メール アドレスを確認できるようになります。

      メールにBCCを送信する方法

      すべての電子メール クライアント (Gmail、Outlook、Mozilla Thunderbird、Yahoo など) では、電子メールの送信者は、電子メール チェーン内の他のユーザーに情報を公開することなく、多数の人々に連絡することができます。 この関数は呼び出されます BCCまたは 隠しコピー。 フィールドにアドレスを入力すると、受信者を非表示にできます。 隠しコピーフィールドを使用する代わりに 誰にそして コピー:

      この機能は、個人メールとグループメールの両方に使用できます。 これは、連絡先を非公開にしたい場合、スパムや迷惑メールから保護したい場合、または単に同じメッセージを受信した相手を受信者に知られたくない場合に特に便利です。

      分野 隠しコピーすべての電子メール クライアントでデフォルトで利用できるとは限りません。 たとえば、 見通しに行く必要があります オプション設定にアクセスするため。 V サンダーバードこの機能はドロップダウン メニューから選択する必要があります。 V Gメールボタンを押す必要がある コピーそして 隠しコピー; V Windows Live メールキーを同時に押す必要があります オルタナティブ + B.

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