サワーは手紙のコピーを送ります。 企業メールでの手紙のアーカイブ
おそらくもうお気づきかと思いますが、何人かの著者から手紙を受け取ったとき「宛先」セクションには数十件のメールのリストがあります さまざまな人。 さらに、あなたもこれらの人々も、これらの電子メールが「公開される」ことに同意していません。 当然のことながら、受信者の中にはこのメーリング リストの購読を解除する人もいます (私たちは皆、メールにスパムが流入することにうんざりしています)。 しかし、1 つ確かなことは、すべての受信者がニュースレターの著者を専門外の人として扱うことです。 そして彼らが彼の申し出を受け入れることに同意する可能性は低い。
各宛先に別々に手紙を送らず、同時に「他の人の前で輝かないように」するにはどうすればよいでしょうか？
ほとんどすべての電子メール サービスでこれを行うことができます。
ビジネスメールで最もよく使用される電子メール アドレスの例である gmail.com を使用して、この機会について考えてみましょう。
通常、電子メールを送信するには作成ウィンドウを使用します。 それをクリックすると、新しい「新規メッセージ」ウィンドウが表示され、そこにレター自体の作成と送信に必要なものをすべて入力します。
通常、受信者の電子メールを「受信者」ウィンドウに挿入します。
コピーとは「 正確なコピー」 このフィールドは、主な受信者ではない人に単に電子メールを送信したい場合に使用されます。 こうすることで、メールに返信する必要がないことを相手に知らせながら、常に最新情報を知ることができます。 ただし、この手紙の受信者は全員、お互いの住所 (名前さえも) を確認できます。
BCC は「正確な隠しコピー」を意味します。 Cc と同じように機能しますが、このフィールドではすべての受信者アドレスが非表示になります。
したがって、このフィールドの使用は次の 1 つです。 最良の方法手紙を送る 多数の秘密を保持します。 これは、彼らとの関係を壊さないことを意味します。 この機能を使用すると、最大 30 件の電子メールを挿入できます。 これは、ボタンをクリックするだけで送信できることを意味します この手紙メールを表示せずに、一度に 30 人の受信者に送信できます。
また、必要に応じて、手紙の本文に写真を挿入することもできます ( 4 ) またはファイルを添付してください ( 5 ).
与えるのはこのメールです 最高額編集機能。
同様に、yandex.ru メールを介して複数の受信者に同時に手紙を送信できます。
「書き込み」をクリックし、「宛先」ウィンドウ（ 1 ) 最初の受信者の電子メールを挿入し、「コピー」機能を選択します ( 2 ） または " 隠しコピー» ( 3 ）。 レターの受信者全員にすべての電子メールを表示するか、アドレスの秘密保持の権利を保持するかに応じて、いずれかの機能を選択します。 次の各メールをリストに追加するには、先頭にプラス記号が付いた男性の画像のボタンをクリックする必要があります ( 4 ）。 次に、ドロップダウン リストから通常の受信者を選択するか、電子メールを手動で入力できます。
画像は Yandex Disk からダウンロードでき、通常どおりファイルを添付できます。
「書き込み」ボタンをクリックすると、「宛先」ウィンドウをクリックするとウィンドウが表示されます（ 1 )、ドロップダウン リストに通常の受信者のリストが表示されます ( 2 ）。 このリストから必要なものを選択できます。 または、目的のメールアドレスを入力するだけです 手動で目的地を設定します。
私たちは毎日何十通もの電子メールを送信します。 時々それはとても ショートメッセージ, たとえば、「ランチに行きませんか?」などです。 場合によっては、それを使って自分のビジネスやウェブサイトを紹介することもあります。 文字数が多くて時間がないとき、私たちは焦って間違いを犯し始めます。 通常はタイプミスなどの些細な事ですが、時にはあなたの評判を大きく傷つけ、クライアントや従業員との関係を損なうような出来事が起こることもあります。
これは回避できますが、注意を集めていくつかの落とし穴について知っておく必要があります。 ここでは、メール送信時によくある間違いを紹介します。 よく読んで、最初に少し休憩し、すべてが正しいかどうかを確認してから、[送信] ボタンをクリックする必要があることを覚えておいてください。
間違ったアドレスを入力しています
最も一般的で最も不快な間違い。 かなり個人的な写真を友人に送りたいのに、上司や顧客のアドレスを自動的に入力すると想像してください。 そして手紙が去って初めて、何が起こったのか恐怖とともに気づきます。 少しでも慰めになるとすれば、私たち誰もが人生で少なくとも一度はこのような状況に陥ったことがあるでしょう：弁護士が派遣されました 機密文書反対側では、デザイナー - 間違ったクライアント向けの Web サイトのレイアウトなど。 しかし、これが私たちに起こると、私たちの足元から地面が消えてしまうように思えます。
幸いなことに、Gmail などの多くの電子メール サービスには機能があります。 これをオンにして、長い時間間隔を指定すると、より静かになります。
添付ファイルを忘れていました
あなたは手紙に特定のファイルを添付したと書きましたが、添付するのを忘れました。 もう 1 つのよくある間違いは、誤解や謝罪につながることがよくあります。 一方で、大丈夫、完璧な人はいませんが、最初にすべてを確認してから手紙を送る方が良いでしょう。 また、受信者からの質問を避けるために、すべての添付ファイルをレターの本文に直接記載することをお勧めします。 たとえば、次のようになります。
こんにちは、マキシム！ いくつかのファイルを添付してお送りします。
役務契約
猫のGIF
デザインについて何も考えていない
ご記憶のとおり、彼らは服装であなたに挨拶します。 メールをすぐに削除したくなるのを防ぎたい場合は、メールのフォームを工夫しましょう。 内容と同じくらい時間を費やす必要があると言われています。 幸いなことに、今日は簡単です。 これを行うには、Wix ShoutOut アプリケーションを使用し、適切なテンプレートを選択してテキストを追加することをお勧めします。 なし 特別な知識必須ではありませんが、すべてがきちんとしていて美しいことを確認してください。 ちなみに、優れたニュースレターには独自の秘密とルールがあるため、当社の電子メール マーケティング ディレクターを読むことをお勧めします。 感謝しないでください。
手紙の件名を指定しません
手紙の件名は、本文のタイトルとほぼ同じ役割を果たします。 これはあなたの名前の横に表示され、受信者はそれを見て、請求書、会議の結果、求人、Web サイトのレイアウトなど、あなたが送信した内容を理解します。 必要に応じて相手があなたの手紙をすぐに見つけられるように、トピックは明確に定式化され、必要に応じて興味を持ってもらえるように説得力のあるものでなければならないことを忘れないでください。 私たちが話しているのは、たとえば郵送について。 少し前に、忘れてしまった場合には再読する価値があることについて書きました。
下書きを保存しない
手紙を書くのが好きなら テキストエディタ、その後、より頻繁に保存します。そうしないと、手紙の作成に丸一日費やした後、突然コンピューターがフリーズしてすべてが失われたことがわかります。 または直接書き込んでください 郵便サービス- すべてのスケッチは自動的に「Drafts」フォルダーに保存されます。
あなたは失礼です
通信における礼儀正しさは、生活においても同様に重要です。 すべての人が従わなければならない基本的なルールは次のとおりです。
特に送信者が良い仕事をしてくれたことがわかった場合は、手紙の差出人に常に感謝の意を表します。 私たちが子供の頃に「魔法の」言葉を教えられたときのことを覚えていますか? 大人になっても忘れないようにしましょう。
たとえそれが非常に緊急で重要な問題であっても、落ち着いてください。 緊張したり非難したりしても、決して良いことはありません。
手紙の最初と最後には一般的なフレーズを使用します。 フォーマルの程度は、誰とやり取りするかによって異なります。 これがあなたの上司または単なる役人である場合は、「こんにちは」、「さようなら」、または「キス」を使用しないでください。 逆も同様で、同僚や友人に手紙を書く場合は、伝統的な「敬具」を使わなくても大丈夫です。
文章の校正はしません
タイプミスがあると全体の印象が台無しになる可能性があるため、書かれた手紙を慎重に、できれば数回読み直してください。 スペルや構文に疑問がある場合は、Gramota.ru にアクセスしてください。 タイプミスを謝罪して実際に読み書き能力があることを証明するよりも、7 回測定する、つまりチェックする方が良いでしょう。
ちなみに、書きかけの手紙をうっかり送ってしまうのが怖い場合は、まず全文を完全に書いてから、受信者のアドレスを入力してください。
手紙のコピーに適切な人物を載せていない
あなたの手紙を実際に誰が受け取るか考えてみましょう。 [宛先] フィールドは主な受信者です。 フィールド「Ss」 - コピーを受け取る人。 彼は議論されている問題に直接関係していませんが、認識したい、または認識する必要があると考えています。 「Bcc」フィールドは非表示の受信者です。 それらを追加しても、主受信者にはそれらが表示されません。 ここで注意が必要です。Cc と Bcc を混同すると、受信者はスパイされていると思うことになります。
一部の人々にとって、何が起こっているのかを認識することが重要であることに留意してください。 「どうして私をコピーに加えてくれなかったの?!」という非難には耳を貸したくないでしょう。 このプロジェクトには2か月間取り組みました！」 疑問がある場合は、その質問に関係がある全員を追加してください。 気が散ることを誰もが喜ぶわけではないかもしれませんが、あなたに対して苦情は来ないでしょう。
ほとんどの電子メール クライアント Gメール, ヤフー, Mail.ru, マイクロソフトの見通し , モジラ・サンダーバード 、1 つの電子メールを送信する機能を提供します 多数の受信者。 通常、関数を使用してこれを行うことができます コピー（の上 英語それを表すために使用される略語 SS）、 または 隠しコピー (CCB）。 にメッセージを送信するときは、 コピー受信者は見ることができます メールアドレスこの手紙が送られた他の人たちも。 2 番目のケースでは、追加の受信者の身元は隠されます。
受信者のアドレスを追加する
電子メールの受信者を指定するには、フィールドに電子メール アドレスを入力します。 誰に (それ):一部の電子メール クライアントでは、ユーザー名をフィールドに入力するだけで、プログラムによって自動的に入力されます。
このフィールドを使用して複数の人に電子メールを送信すると、各人が次の内容を確認できるようになります。 完全なリスト他の受信者。
メールのコピーを作成する方法
分野 CCまたは コピー交換に使用される メールで現場よりも間接的な方法で 誰に。 電子メールでその人に直接アドレスを指定しているのではなく、その人に電子メール スレッドの会話をフォローしてもらいたい場合、または単にトピックやフィールドについて知ってもらいたい場合は、 コピー素晴らしい選択肢になるでしょう。 宛先は、 コピー手紙、ボックスに入れられた人と同じように、未読の手紙を郵便受けに受け取ります 誰に; 唯一の違いは、電子メールの本文で最初に手紙の宛先を指定することです。 プロの世界では、次の宛先にメールします。 コピーは非常に広く使用されており、同僚にさまざまなイベントやトピックについての情報を提供するのに役立ちます。フィールドにアドレスのリストを入力するだけで、電子メール受信者のリストを作成できます。 コピー、通常はフィールドのすぐ下にあります 誰に。 この一連の受信者の全員が、他のすべての受信者の名前と電子メール アドレスを確認できるようになります。
メールにBCCを送信する方法
すべての電子メール クライアント (Gmail、Outlook、Mozilla Thunderbird、Yahoo など) では、電子メールの送信者は、電子メール チェーン内の他のユーザーに情報を公開することなく、多数の人々に連絡することができます。 この関数は呼び出されます BCCまたは 隠しコピー。 フィールドにアドレスを入力すると、受信者を非表示にできます。 隠しコピーフィールドを使用する代わりに 誰にそして コピー:この機能は、個人メールとグループメールの両方に使用できます。 これは、連絡先を非公開にしたい場合、スパムや迷惑メールから保護したい場合、または単に同じメッセージを受信した相手を受信者に知られたくない場合に特に便利です。
分野 隠しコピーすべての電子メール クライアントでデフォルトで利用できるとは限りません。 たとえば、 見通しに行く必要があります オプション設定にアクセスするため。 V サンダーバードこの機能はドロップダウン メニューから選択する必要があります。 V Gメールボタンを押す必要がある コピーそして 隠しコピー; V ウィンドウズ ライブメール キーを同時に押す必要があります オルタナティブ + B.
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ビジネスコミュニケーションは、独自の法則を持つ独自の世界です。 これらの法律をどのように遵守するかによって、同僚やパートナーに与える印象、仕事の生産性、さらにはキャリアアップなど、多くのことが左右されます。
特別な場所 ビジネスコミュニケーションほとんどの人の日常的な責任であるビジネス上の通信に費やされています。 オフィスワーカーそれだけではありません。 ビジネス上の対応を正しく行う能力は、有益な取引を締結し、ビジネスイメージを構築するのに役立ちます。
いくつかの機能を見てみましょう ビジネスレター。 したがって、ビジネス上の通信は次のとおりです。
- テンプレートフレーズや決まり文句の使用
- 感情的な中立性、
- 意味上の正確さとプレゼンテーションの簡潔さ、
- よく構築された議論。
英語でのビジネス通信は同じ一連のルールと常套句であり、その一部は外国のパートナーと仕事をする人や国際的な企業で働く人全員に使用することをお勧めします。 ビジネス通信を彩る便利なフレーズをいくつかご紹介します。 これらのフレーズはあなたのプロ意識を強調し、あなたのイメージを形作るのに役立ちます ビジネスマン。 さぁ、始めよう！
1.添付ファイルをご覧ください
古典的なものから始めましょう。 手紙に添付する必要がある場合が多い いろいろな書類または他のファイル。 受信者に添付ファイルの存在を通知するには、このフレーズが最適です。 結局のところ、「Attachment」という言葉は翻訳で「添付ファイル」を意味します。 このフレーズは手紙の最後に使用する必要があります。
以下に使用例をいくつか示します。
- 私のポートフォリオを添付しましたのでご覧ください。
- 添付の同意書/契約書のコピーをご覧ください。
2.転送しました
このフレーズは、電子メールを他の受信者に転送する必要がある場合に使用できます。 このことを受信者に通知するには、「転送しました」というフレーズが最適です。 例えば：
- アンナの履歴書をあなたに転送しました。
- ジョンのメールをあなたに転送しました。
3. CC しました
ビジネス上の通信の特殊性の秘密をすべて理解していない人は、この奇妙な略語が何を意味するのか理解できないかもしれません。 しかし、私たちはプロフェッショナルです。 「I've cc'ed」は、I have Carbon Copy を表す略語です。 このフレーズは「誰かを真似て手紙を受け取ること」を意味します。
したがって、他の受信者をコピーしたことを誰かに知らせる必要がある場合は、このフレーズを自由に使用してください。 例えば：
- このメールに Sara を CC しました。
- 私はこれらのメールにジャックとジミーを CC しました。
使用できない略語について 業務連絡- 通常、この場合には例外が設けられます。
4. さらに詳しく
このフレーズは、英語で手紙を丁寧に締めくくるための実証済みの方法です。 「さらに詳しく」とは「さらに詳しく」という意味です。 詳細な情報"、 "詳細に"。 使用例:
- 詳細については、いつでもご連絡ください。
- 詳細については、当社のセールスマネージャーまでご連絡ください。
丁寧に終わらせるのに役立つもう 1 つのフレーズは、「ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」です。 翻訳すると、これは「何か質問があれば、遠慮なく私に書いてください」という意味になります。
5.楽しみにしています
「look forward」という言葉は「前を向く」という意味です。 したがって、受信者からの応答やその他のアクションを期待している場合は、このフレーズを使用するのが非常に適切です。 例えば：
- 私はあなたの答えを楽しみにしています。
- ご返信をお待ちしております。
このフレーズは手紙の最後に使うのが最適です。
手紙を書くときは、その気がないときでも礼儀正しくする必要があります。 どのような状況でも有能な手紙を書く能力は、あなたのプロ意識、正しいマナー、知識を反映しています。 ビジネス倫理。 結論として、ビジネス上のコミュニケーションでは、正確な言葉遣いと完璧な読み書き能力を示す必要があることを思い出してください。 略語の使用も認められません (まれな例外を除き)。
書く 電子メール親愛なる皆さん、正しく英語で！ 幸運を！
で 企業メールサイズ制限が設定されている メールボックス従業員。 特定の制限に達すると、メールボックスの機能が変更されます。 次の制限が利用可能です。
- ボリュームが 5.8 GB に達すると、個人メールボックスがまもなくいっぱいになるという警告が表示されます。
- 5.9GBを超えると手紙の送信が禁止されます。 受信メールは引き続き届きます。
- 6GBを超えると文字の送受信が禁止されます。 あなたに送信されたメールは失われます。
メールボックスの現在のサイズを確認するには、以下の手順または手順を使用してください。
各企業メールボックスには、そのメールボックスにのみ関連付けられたネットワーク アーカイブがあります。 に接続するために使用している場合 メールサーバー Exchange プロトコル (MAPI) または Web アクセス、その後 このアーカイブインターフェイスに表示されます メールクライアント独立したメールボックスのようなものです。 メインのメールボックスと同じように、アーカイブ内にレターを保存するためのフォルダー構造を作成できます。
2 年以上経過したすべての手紙は、メインのメールボックスからオンライン アーカイブに自動的に移動されます。 これは、受信トレイ、送信済みアイテム、削除済みアイテムなど、メールボックス内のすべてのフォルダーに当てはまります。 ネットワーク アーカイブに自動的に移動する場合、手動で作成したフォルダーの構造は保持されます。
個人メールボックスの現在のサイズを削減したい場合は、任意の手紙をネットワーク アーカイブに個別に移動できます。 Outlook を使用している場合は、「 MS Outlook 経由で電子メールをネットワーク アーカイブに移動する手順」。 Web アクセスを使用している場合は、「 Web アクセス経由で手紙をネットワーク アーカイブに移動する手順» .
5 年を経過したすべての手紙はオンライン アーカイブから削除されます。 これらの文字は復元できません。 5歳を過ぎても手紙群を残しておきたい場合は、5歳になる前にあらかじめアーカイブファイルに保存しておく必要があります。
どれでも メールメッセージユーザーのコンピュータ上にある別のアーカイブ ファイルにアップロードできます。 以下の手順を参照してください。 その後、これらのメール メッセージはメールボックス (またはオンライン アーカイブ) に保存されなくなるため、メールボックスのサイズが減少します。 このファイルの整合性と安全性についてはユーザーが責任を負うため、時々アーカイブ ファイルのコピーを作成し、このコピーを別の媒体 (フラッシュ ドライブ、別のハード ドライブ、 ネットワークの場所等々。 アーカイブファイル, 他のファイルと同様に、そのファイルを別のコンピュータに転送し、Outlook に接続して別のコンピュータで使用することができます。 この手順を実行するには、次を参照してください。