犯人は私にメッセージのコピーを電子メールで送ってきました。 送金に関する手紙が郵便で届きますが、これは何ですか? 何をするか

以下に概説する基本的なルールはすべて、主にパートナー、同僚、顧客、出演者とのビジネス上の通信に関連しています。 個人的な通信でこれらを使用することは、誰にとってもプライベートな問題です。 ただし、個人的なやり取りでこれらのルールに従うことは、あなたに良い印象を与えるだけです。

ビジネスメールにおける倫理

突然これ以上読みたくない場合は、少なくとも次の基本的なルールに限定してください。

• 回答する場合は「全員に返信」ボタンをご利用ください。これにより、最初のメールの受信者が CC に登録され、返信が受信者に届かなくなります。 インターフェース設定で「返信」ボタンを非表示にすることを強くお勧めします。 必要に応じて、不要な受信者を手動で削除できます。
• [件名] フィールドを空白のままにしないでください。連絡を取る相手は 1 日に何百通もの電子メールを受信する可能性があり、このフィールドを使用して電子メールの重要性と内容を迅速に評価します。
• 文字を引用します。新しいメールで返信を開始せず、受信したメールで [全員に返信] をクリックし、メール クライアントの設定で返信および転送時の引用機能を無効にしないでください。
• 完全な引用付き(手紙全体に対する答えの場合) 答えの本文を手紙の最後ではなく、以下の最初に書きます。

続けましょうか?

手紙を受け取る

1. 受け取った手紙は読まなければなりません。 手紙を受け取った場合、それは誰かが何らかの理由でそれを送信したことを意味します（もちろん、ここではスパムは考慮されません）。 未読としてマークされた手紙があり、その手紙が 1 日以上経過している場合、その人はメールの扱い方がわかりません。 ただし、次の場合にはこれが許される可能性があります。
   • その人が死亡した、または予期せず病気になった。
   • メールを扱うことは彼の職務の一部ではありません (その場合、サービス用電子メールは必要ありません)。
2. マネージャーではない場合は、少なくとも 1 日に 2 回、午前と午後にメールをチェックしてください。 制作に関する質問に答えないと、他の人の作業が滞り、問題の解決が遅れる可能性があります。
3. あなたがマネージャーの場合は、一日中起動し続けて自動的にメールをチェックするメール クライアントを起動することから仕事を始める必要があります。 少なくとも 10 分ごと (できれば 1 ～ 3 分ごと) に自動メール配信/受信を設定します。
4. 手紙を受け取りました。 非常に忙しい場合は、誰からの手紙なのか、件名なのかをすぐに判断して、ざっと目を通すと、その手紙に緊急の返信が必要か、それとも少し待ってもよいかをすぐに判断するのに役立ちます。
5. 可能であれば、すぐにご対応ください。 これは、郵便物を収集せずに物事を進めるための最も簡単で効果的な方法です。
6. 24時間以内に回答できないことがわかっている場合は、すぐに「数日以内に回答します」、少なくとも「少し後で回答します」と書いたほうがよいでしょう。

「To」、「Cc」、「Bcc」フィールド

1. To、CC、BCC フィールドがあることに注意してください。 手紙を受け取ったときのあなたのその後の行動 (および通信パートナーの行動) は、次のような状況に依存します。
   • 「宛先」 (「宛先」) - 手紙とそれに含まれる情報または質問は、受信者に直接宛てられます。 質問を送信すると、「宛先」フィールドに指定された受信者からの応答が期待されます。 あなたが受信者の場合は、あなたが応答する必要があります。
   • 「CC」（「コピー」） - コピーに記載されている受信者は、「参考までに」、情報を求めて手紙を受け取るか、「証人に招待される」ことになります。 コピーの受信者は通常、手紙に返信すべきではありません。 さらに、そのような必要がある場合は、「お邪魔して申し訳ありません」という言葉で始めるのが礼儀正しいと考えられます。
   • 「BCC」（「ブラインドコピー」）は「宮殿の陰謀」の分野です。 このフィールドに受信者を指定すると、この手紙をその人に「密かに」送信することになります。手紙がこの人に送られたという事実は、主な受信者やコピーの受信者には知られません。 また、アドレス帳がすべての受信者に知られるのを防ぐため、大量のメール送信にも使用されます。
2. 回答する場合は「全員に返信」ボタンをご利用ください。 これにより、最初の電子メールの受信者にコピーが保存されるため、返信が送信されなくなります。
3. 特派員によって追加された人物を手紙のコピーから削除しないでください。 他の通信者があなたの回答を受け取らないように個人的な内容に回答したい場合は、手紙を書いた人以外の全員をコピーから削除してください (はい、「返信」ボタンは決して使用しません)。
4. 受け取った手紙の「宛先」フィールドに 3 人以上の宛先がある場合、これは、これらの特派員の両方またはいずれかが応答する必要があることを意味します。 両方が答える必要があることを考慮してください。手紙があなたと他の人に宛てられたものである場合は、両方とも答えてください（たとえそれが「この質問は間違いなく私のためのものではないので、誰々に答えさせてください」のような答えであっても）。
5. また、「宛先」フィールドに複数の宛先を含めないことを強くお勧めします。 二人に送った手紙には、お互いが相手が返事をくれると思っているので、どちらからも返事は来ません。 誰もがこの記事を読んでいるわけではありません。
6. 私的な通信を、通信の参加者の同意なしにメーリングリストに転送することは非倫理的です。

件名フィールド

1. 空白のままにしないでください。
2. 手紙の件名は簡潔ですが、手紙の主な内容と主題を反映したものにする必要があります。 「質問」「こんにちは！」などのタイトル または、見出しが空の場合は、基本的なビジネス文書作成スキルが欠けている初心者であることがわかります。
3. 件名が異なる複数の電子メールに返信する場合は、正しい件名に返信してください。 会議については件名「4月18日火曜日会議」の手紙に、資料の印刷については「資料の印刷」の手紙に返信してください。 これには、以前の通信を引用することが含まれます (以下の手紙の書き方のセクションを参照)。
4. 週次レポートなどの電子メールを定期的に送信する必要がある場合は、受信者がそのようなメールを分類するための自動ルールを設定できるように、ヘッダーを一定にするか、少なくともその一部を一定にするようにしてください。

書くことの大切さ

1. レターに緊急の変更に関する情報、契約書の本文、または最初に注意する必要があるその他の情報が含まれている場合は、重要度「高」を使用すると、受信トレイでレターが強調表示されます。
2. 「高い」重要性をむやみに使わないでください。「うるさい」人は迷惑なので、もっと控えめになりましょう。
3. ビジネス特派員への個人的な手紙、または面白い写真やリンクが含まれている手紙の場合は、重要度を「低」としてマークします。

手紙（返事）を書く

1. 挨拶から始めましょう、礼儀正しいです。 「こんにちは、グリア！」 は、その人の名前を書くのが面倒であることを示します。 「アンドレイ！」だけでも。 または「こんにちは！」 かなり丁寧で十分です。
2. その人と同じ言語を話します。 これはロシア語/英語だけでなく、テキストの形式にも当てはまります。 正式な手紙を受け取った場合、それに対する非公式な返信は返信者に対して失礼であり、あなた自身の低い文化を示すことになります。 非公式の上訴に対する正式な対応は、規制の順守を求めるか、単に企業規則によって要求されるかのどちらかです。
3. 中間の手紙ではなく、常に通信チェーンの最後の手紙に返信するようにしてください。
4. Ne ispolzuyte トランスリットただし、テキストを別の方法で入力することが難しい状況（たとえば、携帯電話やロシア語キーボード レイアウトのないコンピュータから）から手紙を送信する場合は除きます。
5. 電子メール クライアントがロシア語をサポートしていない場合、またはエンコードが機能しない場合は、応答のテキストを添付ファイルとして添付してください。
6. ビジネスレターは正確、簡潔、具体的である必要があります。
   • 正確さ - 言及している正確な詳細 (別の電子メールの日付と件名、会議の日付、会議の議題項目、ファイル名、オンライン文書へのリンクなど) を必ず含めてください。
   • 簡潔さ - 3 つの文で書けるものを 3 ページで説明する人もいます。 明確に考える人は明確に話します、そしてあなたの特派員はそれを見ます。
   • 具体性 - 手紙から、受信者に正確に何が要求されているか、受信者にどのような行動を望んでいるのかが正確に明らかになるはずです。
7. ビジネス通信は書簡のジャンルでの練習の場でも、感情を表現する場でもありません。 この目的のために、フォーラム、チャット、その他の電子的な対人コミュニケーション手段があります。 簡潔なビジネス文書とは、無味乾燥なものではなく、時間の節約と思考の正確さです。
8. レターに複数の質問、トピック、またはタスクが含まれている場合は、それらを構造化し、番号の有無にかかわらず段落に分けます。 連続した「思考の流れ」は読みにくく、手紙の要点を見逃しがちです。 さらに、一部の人々は、構成が不十分な手紙をすぐにゴミ箱に捨てる傾向があります（これはおそらく過激主義ですが）。
9. リクエストやタスクに対する答えは「やってみましょう！」であることを覚えておいてください。 不完全な 「これこれの日付までに実行します」、「何日以内に」、「これこれのイベントの後」のほうが、より明確で正確な答えです。
10. 単純に「OK」で返事ができるような文面で手紙を書いていれば、返事はずっと早く届く可能性が高くなります。 たとえば、何をするかについて複数のオプションがある場合は、デフォルトのオプションをいくつか提供します。
11. テキストに誤りがあってはなりません。 オチェピャトキ怖くはありませんが、すべての文字で単語の綴りを間違えると、すぐにそれが目立ち、ロシア語でマイナスが付いた「C」が明らかになります（また、あなたの一般的な教育と文化のレベルについての推測的なさらなる結論が得られます） ）。
12. レターの HTML 形式は使用しないようにしてください。 残念ながら、この形式で手紙を書くのは Outlook のデフォルトですが、これを使用する場合、特に引用 (返信および転送) する場合、多くの疑問が生じます。
13. HTML 形式でレターを受け取った場合は、プレーン テキストに変更しないでください。返信を受け取るときに送信者の情報認識が損なわれてしまいます。 あなたにとって特派員が重要であればあるほど、彼に対する適切な認識を維持することがより重要になります。 色を使用して HTML 引用内の回答を強調表示したり、HTML 書式設定パネルの「インデントを減らす」ボタンを使用したりすることもできます (ただし、そこには気まぐれなニュアンスがあります)。
14. 元の手紙の本文を引用します。 これは何を意味すると思いますか? 私も知りません: To: 産総研はクリエイティブな鳥です Subject: Re: Re: Re: 質問 OK! ヴァシャ
15. 他人の文章を引用する場合は絶対に編集しないでください。 これは一種の手紙の偽造です。
16. 全文引用する場合（手紙全体に対する返答の場合）、返答の本文を手紙の最後ではなく、最初に書きます。
17. 引用を用いて点ごとに回答する場合は、引用文の上下を空行で区切り、文頭は大文字で記載してください。 ここで答えを見つけてみてください: > ロゴを付属のものに置き換えることをお勧めします。 > この非常にカラフルな背景には添付ファイルにロゴが見つからなかったので、 > 碑文を修正します。「魚」の代わりに「奴隷」と書くべきです。 > そうしないと誤解されます、碑文は修正されました、申し訳ありません > そして最後に...

    最近これが機能するようになったので、共有します:

    postfix と cyrus imap を使用して、すべての送信メールを送信済みフォルダーに送信します。

    Postfix は、すべての送信電子メールのコピーを特別な「送信済み」電子メール アカウントに送信します。 この特別なアカウントでふるいを使用して、すべての電子メールをアカウントに関連付けられた送信済みフォルダーにリダイレクトします。

    送信用の電子メール ユーザー アカウントを作成する

    これを行う最も簡単な方法は、送信者用の新しい UNIX アカウントを作成し、誰もログインできないようにシェルを /bin/false に設定することです。

    Host$ sudo useradd 送信 host$ sudo chsh -s /bin/false 送信

    送信されたユーザーのイメージを構成する

    cyradm を使用して、新しいメールボックス (つまりユーザー) を作成し、そのユーザーにすべての送信済みアイテム imap フォルダーへのアクセスを追加させます。

    ホスト$ $ cyradm -user cyrus localhost パスワード: localhost> createmailbox user.sent localhost> setaclmailbox user.%.Sent send append user.userx.Sent に ACL を設定...OK。 user.usery.Sent に ACL を設定します...OK。 。 。 。 user.userz.Sent...OK に ACL を設定します。 ローカルホスト> 終了

    送信されたアカウントの Sieve スクリプトを作成する

    このスクリプトは、すべての受信電子メールを送信済みアカウント、つまり送信者の受信トレイの送信済みフォルダーにリダイレクトします。

    私のスクリプトはsent.sieveという名前で、次のようになります。

    # 送信用の Sieve スクリプト。 送信電子メールがこのアカウントに BCC 送信される場合、 # この sieve スクリプトは送信者にリダイレクトします 送信済みフォルダー require ["fileinto"]; if address:is:localpart "From" "userx" ( fileinto "user.userx.Sent "; ) elsif address:is:localpart "From" "usery" ( fileinto "user.usery.Sent"; ) elsif address:is:localpart "From" "userz" ( fileinto "user.userz.Sent"; )

    各ユーザー (上の例では userx、usery、userz) のエントリを入力する必要があります。 これより良い方法が見つかりませんでした。 提案は大歓迎です [メールで保護されています]

    次のように sieve スクリプトを設定します。

    ホスト$ sievshell localhost -user=sent -a=cyrus パスワード: > send.sieve を置く > send.sieve をアクティブにする > 終了する

    postfix の BCC マッピングを構成する

    postfix ディレクトリ (debian では /etc/postfix) に、次のような bcc_map というファイルを作成します。

    # ローカルに送信されたすべてのメールを送信済みアカウント @yourdomain.com にコピーします [メールで保護されています]

    以下を使用して、これを後置ハッシュ ファイルにコンパイルします。

    Host$ sudo ポストマップ bcc_map

    次の設定を postfix main.cf 設定ファイルに追加します。

    Sender_bcc_maps = ハッシュ:/etc/postfix/bcc_map

    そして postfix にその設定をリロードさせます:

    ホスト $sudo/etc/init.d/postfix リロード

    テストとデバッグ

    メールを送信し、送信済みフォルダーにコピーされていることを確認します。

    問題が発生した場合は、cyrus ログと postfix ログを確認してください (すべて、私の debian ホストの /var/log/syslog に記録されています)。 タイプミスやアクセス許可の誤りにより、通常、いくつかのヒントがログに送信されます。

    電子メールとは何ですか? 現代のビジネス世界では、これは次のとおりです。

    • あなたの顔。 メールの助けを借りて、相手の目にポジティブなイメージを与えたり、第一印象を損なったりすることができます。
    • あなたの作業ツール。 外部とのコミュニケーションの多くは電子メールを介して行われます。 したがって、この楽器に習熟していれば、人生をずっと楽にすることができます。
    • 強力な気晴らし。 外の世界は、電子メールを通じてあなたを攻撃し、気を散らし、誤った道に導こうとしています。

    この観点から、電子メールの操作を見てみましょう。 簡単なことから始めましょう。

    手紙の書式設定

    私は Mozilla Thunderbird メール クライアントを使用しているので、それを例として使用します。 新しいレターを作成し、フィールドのリストを上から下に見てみましょう。

    誰に。 コピー。 隠しコピー

    ご存じない方もいるかもしれませんが、Mozillaの「To」は「Cc」や「Bcc」に変更できます。

    • 誰に: 主要な受信者または複数の受信者をセミコロンで区切って書きます。
    • コピー：私たちは手紙を読むべき人に手紙を書きますが、その人からの反応は期待していません。
    • 隠しコピー: 私たちは手紙を読むべき人に手紙を書いていますが、手紙の他の受信者には知られないようにすべきです。 特に、通知などのビジネス レターを大量に送信する場合に使用するのに適しています。

    間違っている 大量メールの場合は、「コピー」または「宛先」フィールドを使用して受信者を指定します。 年に数回、「Cc」フィールドに 50 ～ 90 人の受信者が記載された手紙を受け取ります。 プライバシーの侵害があります。 すべての受信者が、あなたが同様のトピックに取り組んでいる他の誰を知る必要があるわけではありません。 お互いのことを知っている人たちであれば良いですね。 お互いのことを知らない競合企業がリストに載っていたらどうなるでしょうか? 少なくとも不必要な説明を覚悟し、最大でもいずれかの相手との協力を打ち切る覚悟が必要です。 このようにしないでください。

    

    

    手紙の件名

    プロのメール サービスは、企業ブログでメールの件名の重要性について (時には賢明に) 書いていることがよくあります。 しかし、ほとんどの場合、私たちはセールスレターについて話します。そこでは、レターの件名が「電子メールは開封されるべきである」という問題を解決します。

    日々の業務連絡について話し合います。 ここでのテーマは、「手紙とその作者は簡単に特定され、見つけられるべきである」という問題を解決します。 さらに、あなたの勤勉さは、接頭語のみの多数の返信レターのカルマの形であなたに戻ってきます。 Re:または 前輪駆動、その中から、トピックに関する目的の手紙を探す必要があります。

    

    20通は中間管理職にとって1日の通信量に相当する。 私は起業家や経営者のことを言っているのではありません。彼らの手紙の数は、1 日に 200 通以上になることもあります。 したがって、もう一度言います: 件名が空のメールを送信しないでください.

    では、電子メールの件名を正しく作成するにはどうすればよいでしょうか?

    間違いその1 ：件名は会社名のみ。 たとえば「Sky」、それだけです。 まず、あなたの会社でこの取引相手と通信しているのはおそらくあなただけではありません。 第二に、住所から会社名がすでに見えているため、そのようなトピックは何の意味も持ちません。 第三に、このアプローチで通信を行うと、自分のメールボックスはどうなるか考えてみてください。 このようなもの。

    

    このようなトピックについて検索すると便利ですか?

    間違いその2 ：派手で売りの見出し。 このような見出しの書き方を知っていれば素晴らしいです。 しかし、ビジネス上のコミュニケーションでこれらのスキルを使用するのは適切でしょうか? ビジネスメールの件名の目的は、販売することではなく、識別と検索を提供することであることを忘れないでください。

    手紙の本文

    さまざまな場面に応じたライティングガイドがたくさんあります。 たとえば、マキシム・イリヤホフ、アレクサンダー・アムジン、その他の言葉の達人は、多くの有益な情報を持っています。 少なくとも一般的な読み書き能力を向上させ、文章の全体的なスタイルを改善するために、彼らの記事を読むことをお勧めします。

    手紙を書く過程では、いくつかの決定を順番に行う必要があります。

    礼儀の問題 。 手紙の冒頭では、「親愛なるロディア、あなたと手紙で話してから 2 か月以上が経ちましたが、私自身もそのせいで苦しみ、眠れなかったほどです」という精神で、歓談や優しささえも滲ませることができます。夜、考え事をする。」 非常に丁寧であり、そのような紹介文を書く時間の点でも、対話者がそれを読む時間の点でも、非常にコストがかかります。 通信はビジネスです、覚えていますか? コンテストに応募する書簡体のエッセイでも、ラスコーリニコフの母親への手紙でもなく、ビジネス通信だ。

    私たちは自分たちの時間と受取人の時間を尊重します。

    展示会でのつかの間の会合の後に送られた最初の手紙で自己紹介をし、知人の状況を思い出すことは意味があります。 これが協力の継続または進行中の通信である場合、その日の最初の手紙には「こんにちは、イワン」と書き、2 番目以降の手紙には「イワン、...」と書きます。

    訴える 。 手紙の宛先が複数ある場合、誰に宛てればよいのか、私はいつも悩んでいます。 最近、私はアンナという名前の3人の女の子に宛てて手紙を書きました。 私は何の疑いもなく「こんにちは、アンナ」と書きましたが、心配はしませんでした。 しかし、そのような幸運がいつも起こるわけではありません。

    受信者が 3 人、または 7 人いて、その名前が同じでない場合はどうなるでしょうか? 「こんにちは、ロディオン、プルチェリア、アヴドチャ、ピョートル・ペトロヴィッチ」と名前でリストすることができます。 でも長いし時間もかかります。 「こんにちは、同僚！」と書くことができます。

    私自身は、「宛先」フィールドには名前で呼ぶというルールを採用しています。 そして、コピーに記載されている人には絶対に連絡しないでください。 このルールにより、手紙の宛先とこの手紙の目的を (1 つ!) より正確に判断することもできます。

    引用 。 多くの場合、通信は質問と回答を含む一連の手紙、つまり対話です。 やり取りの履歴を削除せず、引用文の先頭に返答を書くのが良い方法と考えられています。そうすれば、1 週間後にこのやり取りに戻ったときに、日付順に上から下まで簡単に会話を読むことができます。 。

    何らかの理由で、Mozilla のデフォルト設定は「引用符で囲まれたテキストの後にカーソルを置く」になっています。 「ツール」→「アカウントオプション」→「作成とアドレス指定」メニューで変更することをお勧めします。 そうでしょうね。

    

    手紙の目的 。 ビジネスレターには次の 2 種類があります。

    • 単に対話者に通知する場合（たとえば、その月に行われた作業についての報告）。
    • そして、対話者から何かを望むとき。 たとえば、添付された請求書の支払いを承認するなどです。

    一般に、励ましの手紙は報告の手紙よりも何倍も多くあります。 対話者から何かを達成したい場合は、それをプレーンテキストで手紙で言うことが非常に重要です。 行動喚起には名前を添え、手紙の最後の文にする必要があります。

    間違っている 「ポルフィーリー・ペトロヴィッチ、私は誰が老婆を切り殺したのか知っています。」

    右 「ポルフィーリー・ペトロヴィッチ、老婆を切り殺したのは私です。私を逮捕する手段を講じてください、私は苦しみにはうんざりです！」

    なぜ特派員があなたの代わりにこの手紙をどう扱うべきかを考える必要があるのでしょうか? 結局のところ、彼は間違った決定を下す可能性があります。

    本文中の署名 。 きっとそうでしょう。 さらに、すべての電子メール クライアントで、古典的な「敬具…」などの自動署名置換を設定できます。 Mozilla では、これは「ツール」→「アカウント オプション」メニューで行われます。

    署名に連絡先を書くかどうかは、誰もが個人的な問題です。 ただし、何らかの形で販売に関係している場合は、必ず書いてください。 たとえコミュニケーションの結果として取引が成立しなかったとしても、将来的には署名からの連絡先を使用して簡単に見つけられるでしょう。

    最後に、手紙に返事をしたくない（できない、したくない、時間がない）対話者のための手紙本文の特徴をもう 1 つ紹介します。 レター本文にデフォルトを明記してください。 たとえば、「ポルフィーリー・ペトロヴィッチ、金曜日の12時までに私を逮捕しに来ないなら、私は恩赦を受けたと考えます。」 もちろん、期限は実際のものである必要があります (例のテキストを金曜日の 11 時 50 分に送信するべきではありません)。 受信者は、物理的に手紙を読み、それに基づいて行動できる必要があります。 このような「沈黙」は、対話者の応答の失敗に対する責任を軽減します。 いつものように、この機能は賢明に使用する必要があります。 相手があなたの手紙に時間通りに定期的に返信してくる場合、そのような最後通牒は、相手を怒らせないにしても、少しストレスを与えたり、今は手紙に返事をしないで金曜日まで待たせるという決断につながる可能性があります。

    添付ファイル

    手紙には多くの場合、履歴書、商業提案書、見積書、スケジュール、書類のスキャンなどの添付ファイルが付いています。これは非常に便利なツールであると同時に、よくある間違いの原因でもあります。

    エラー ：巨額の投資規模。 最大 20 MB の添付ファイルが含まれるメールをよく受信します。 通常、これらは TIFF 形式で解像度 600 dpi の一部のドキュメントをスキャンしたものです。 添付ファイルのプレビューを読み込もうとする無駄な試みにより、ほぼ確実に、通信相手の電子メール プログラムが数分間フリーズします。 そして、受取人がこの手紙をスマートフォンで読もうとすることを神は禁じます...

    私個人としては、そのような手紙はすぐに削除します。 メールが読まれる前にゴミ箱に入ってしまいたくないですか? 投資規模を確認してください。 3 MB 以下にすることをお勧めします。

    それを超えた場合はどうすればよいですか？

    • スキャナーを別の形式と解像度に再構成してみてください。 たとえば、PDF と 300dpi では、非常に読みやすいスキャンが生成されます。
    • WinRar や 7zip アーカイバなどのプログラムについて考えてみましょう。 一部のファイルは完全に圧縮されます。
    • 添付ファイルが大きくて圧縮できない場合はどうすればよいでしょうか? たとえば、ほとんど空の会計データベースの重さは 900 MB です。 Dropbox、Google Drive などのクラウド情報ストレージが役に立ちます。 Mail.ru などの一部のサービスは、巨大な添付ファイルをクラウド ストレージへのリンクに自動的に変換します。 しかし、私はクラウドに保存されている情報を自分で管理したいので、Mail.ru による自動化は歓迎しません。

    そして、投資に関するもう 1 つの完全には明白ではない推奨事項です。 名前 。 受信者にとって理解しやすく、受け入れられるものでなければなりません。 私たちが会社に入ったとき、フョードル・ミハイロヴィチ・ドストエフスキーの名前で商業的な提案を準備していました。 マネージャーから承認用の CP 草案が記載された手紙を受け取りました。添付ファイルには「ForFedi.docx」という名前のファイルが含まれていました。 これを送ってくれたマネージャーは次のような会話をしていました。

    親愛なるマネージャー、あなたは個人的にこの尊敬される男に近づき、面と向かってフェディアと呼ぶ準備はできていますか?

    どういうわけか、いいえ、彼は尊敬される男であり、誰もが彼のことをファーストネームと愛称で呼んでいます。

    添付ファイルに「For Fedi」という名前を付けたのはなぜですか? 今彼に送ったら、このCPを使って斧を買ってくれると思いますか？

    後で改名するつもりだったのですが…

    なぜ時限爆弾 (潜在的な顧客の拒否) を用意したり、ファイルの名前を変更して自分のための余分な作業を作成したりする必要があるのでしょうか? すぐに添付ファイルに正しい名前を付けてみませんか。「For Fyodor Mikhailovich.docx」、あるいはもっと良いのは「KP_Sky_Axes.docx」です。

    つまり、私たちは多かれ少なかれ「人」としてのメールを整理しています。 次に、効率的な仕事のためのツールとしての電子メールの考察に移り、その気を散らす要素について話しましょう。

    文字を扱う

    電子メールは気が散る強力な手段です。 他の気を散らすものと同様に、電子メールにもルールを強化し、勤務スケジュールを導入することで対処する必要があります。

    少なくとも、メールの到着に関するすべての通知をオフにする必要があります。 電子メール クライアントがデフォルトで設定されている場合は、音声信号で通知され、時計の横のアイコンが点滅し、レターのプレビューが表示されます。 一言で言えば、彼らはまずあなたを骨の折れる仕事から引き離し、それからあなたを未読の手紙と未読の郵便物という奈落の底に突き落とすためにあらゆる手段を講じます - あなたの人生からマイナス1、2時間。

    通知に惑わされない強い意志を持っている人もいますが、普通の人は運命に誘惑されたり通知をオフにしたりしない方が良いでしょう。 Mozilla Thunderbird では、これはメニューの「ツール」→「設定」→「一般」→「新しいメッセージが表示されるとき」から行います。

    通知がない場合、手紙が届いたことをどうやって理解できますか?

    とてもシンプルです。 あなた自身も、意識的にメールを整理し、電子メール クライアントを開いて未読メッセージをすべて確認する時間を確保しています。 これは、昼食と夕方、または交通渋滞などの強制的なダウンタイム中に、1 日に 2 回実行できます。

    応答時間や緊急の手紙はどうなるのかとよく尋ねられます。 私は答えます：あなたの郵便物には緊急の手紙は入っていません。 カスタマー サポート部門で働いている場合を除きます (この部門にはメールの取り扱いに関する独自のルールがあります)。

    緊急の手紙がある場合、差出人は電話、SMS、Skypeなどの他のチャネルを通じてこれについて通知します。 次に、意識的に電子メール クライアントにアクセスして、緊急メールを処理します。 時間管理の第一人者 (たとえば、「タイム ドライブ」のグレブ アルハンゲルスキー) は、電子メールに対する標準的な応答は 24 時間以内であると宣言しています。 これは良いマナーの通常のルールです - 対話者からの電子メールによる即時返信を期待しないことです。 緊急の手紙がある場合は、より高速な通信チャネルを通じて通知します。

    そこで、通知をオフにし、スケジュールに従って電子メール クライアントをオンにしました。

    郵便局に行って「メールの仕分け」という作業をするときはどうすればよいでしょうか? この作品の始まりと終わりはどこですか？

    ゼロ受信トレイ システムについてはよく聞きますが、残念ながら、これを使用している人に一度も会ったことがありません。 車輪を再発明する必要がありました。 Lifehacker にこのトピックに関する記事があります。 例えば、 " "。 以下、ゼロ受信箱システムについて私の解釈でお話します。 GTD の達人がコメントして、説明されているシステムを追加または改善していただければ幸いです。

    電子メールはタスク スケジューラやアクティビティのアーカイブではないことを理解し、受け入れることが重要です。 したがって、受信トレイ フォルダーは常に空である必要があります。 受信トレイの整理を開始したら、このフォルダーを空にするまで、立ち止まったり、何かに気を取られたりしないでください。

    受信トレイ内のメールはどうすればよいでしょうか? 各文字を順番に確認して削除する必要があります。 はい、強調表示してキーボードの Delete キーを押すだけです。 手紙を削除する気になれない場合は、その手紙をどうするかを決める必要があります。

    1. 3分以内に答えられますか？ 答える必要がありますか? はい、必要です。回答には 3 分もかかりませんので、すぐに回答してください。
    2. 回答する必要がありますが、回答の準備には 3 分以上かかります。 電子メールをタスクに変換できるタスク スケジューラを使用している場合は、電子メールをタスクに変換して、しばらくそのことを忘れてください。 たとえば、私は Doit.im という非常に素晴らしいサービスを使用しています。 個人の電子メール アドレスを生成できます。そのアドレスに手紙を転送すると、それがタスクに変わります。 ただし、タスク スケジューラがない場合は、文字を「0_Run」サブフォルダに移動します。
    3. 手紙にすぐに返信したり、タスクに変換したり、単に読んだ後は、次にこのメッセージをどうするかを決定する必要があります。削除するか、長期保存用のフォルダーの 1 つに送信するかです。

    以下は私が保管している長期保存フォルダーです。

    • 0_実行。私にはそのようなフォルダーはありませんが、繰り返しになりますが、プランナーがいない場合は、細かい作業が必要な手紙をここに入れることができます。 このフォルダーも定期的にクリーンアップする必要がありますが、そのためには、一度に特別に割り当てられた思慮深いアプローチが必要です。
    • 1_参照ここでは、さまざまな Web サービスからのログイン情報を含むウェルカム レター、今後のフライトのチケットなど、背景情報を含むレターを配置します。
    • 2_プロジェクト。現在関係があるパートナーおよびプロジェクトに関する通信のアーカイブがここに保管されます。 当然のことながら、プロジェクトまたはパートナーごとに個別のフォルダーが作成されます。 パートナーのフォルダーには、彼の従業員からの手紙だけでなく、このパートナーに関連するネブの従業員からの手紙も入れました。 非常に便利です。必要に応じて、プロジェクトに関するすべての連絡を数回クリックするだけですぐに行えます。
    • 3_博物館。削除するのは残念だが、その利点が明らかではない文字をここに置いておきます。 また、「2_Projects」から閉じたプロジェクトが含まれるフォルダーもここに移行されます。 つまり、「博物館」には最初の削除候補者が保管されているのです。
    • 4_書類。ここには、顧客からの照合報告書、旅行のチケットなど、将来会計に役立つ可能性のある文書の電子サンプルが記載された手紙が含まれています。 このフォルダは、「2_Projects」フォルダや「1_Reference」フォルダと多くの類似点があり、会計情報のみが格納され、「2_Projects」フォルダには管理情報が格納されます。 「4_Documents」には死んだ情報があり、「2_Projects」には生きた情報があります。
    • 5_知識。ここには、インスピレーションを得るために、または解決策を見つけるために、しばらくしてから戻ってきたくなる、本当に役立つニュースレターだけを載せています。

    このシステムの動作にとって重要な電子メール クライアント設定は他にもあります。 まず、Thunderbird にはデフォルトで「メッセージを既読としてマークする」チェックボックスがあります。 私はこれを意識的に行うことを好むので、旗を降ろしてください! これを行うには、メニュー「ツール」→「設定」→「詳細」→「読み取りと表示」に移動します。

    第二に、私たちが使用するのは、 フィルター 。 以前は、送信者のアドレスに基づいて適切なフォルダーに手紙を自動的に転送するフィルターを積極的に使用していました。 たとえば、弁護士からの手紙は「弁護士」フォルダーに移動されました。 私はいくつかの理由からこのアプローチを放棄しました。 まず、弁護士からの手紙は 99% の場合、何らかのプロジェクトまたはパートナーに関連しているため、そのパートナーまたはプロジェクトのフォルダーに移動する必要があります。 2つ目：意識を高めることにしました。 特定の手紙をどこに保存するかを自分で決める必要があり、未処理のメッセージを 1 つの場所 (受信トレイ内) だけで探す方が便利です。 現在、私はさまざまなシステムからの自動的な通常のレター、つまり、私が決定を下す必要のないレターをフォルダーに整理するためにのみフィルターを使用しています。 Mozilla Thunderbird のフィルターは、メニューの「ツール」→「メッセージ フィルター」で設定します。

    したがって、適切なアプローチをとれば、通信量に応じて、電子メールの送信に 1 日あたり 10 ～ 60 分かかるはずです。

    はい、そしてもう一つ。 新しい手紙の到着に関する通知をすでにオフにしていますか? ;)

    メッセージを受信した場合、メッセージから実行できるアクションがいくつかあります。

    送信者のみに返信するには、を選択します 答え.

    To および Cc 行の送信者および他のすべての受信者に返信するには、 全員に返信.

    [宛先] フィールドまたは行のコピーにない相手にメッセージを送信するには、強調表示します。 フォワード.

    メッセージの返信と転送は、Microsoft Office Outlook 2007 で最も一般的なタスクの 1 つです。このセクションでは、メッセージの返信と転送に関する基本情報を説明します。 背景の変更や添付ファイルの追加など、メッセージのカスタマイズに関するヘルプは、他のトピックで参照できます。

    記事上で

    送信者に返信する

    注記：

    メッセージの送信者とすべての受信者に返信します

    メッセージの送信者とフィールドで指定されたすべてのユーザーに返信できます。 誰にそして コピー.

    多くの場合、応答にすべてのユーザーを含める必要はありません。 機能を使用する 全員に返信特に多数の受信者やメーリング リストがある場合は注意してください。 メッセージの送信者にのみ書き込む必要がある場合は、ボタンを使用することをお勧めします。 答え。 さらに、応答を読む必要のない人やメーリング リストの名前を削除することもできます。

    アドバイス：受信者の 1 人だけに書き込む必要がある場合は、他の受信者を削除できます。 これを行うには、フィールド内の受信者の名前をクリックします。 誰にまたは コピー（名前が強調表示されます）を選択し、DELETE キーを押します。

    注記：デフォルトでは、電子メール メッセージに返信すると、元のメッセージがメッセージの本文に含まれます。 この設定を変更する方法については、「このセクションを参照してください。」

    メッセージを転送する

    アドバイス：複数のメッセージを転送する場合は、最初のメッセージを選択し、Ctrl キーを押しながら残りのメッセージを選択して、 フォワード。 すべてのメッセージは、新しいメッセージの添付ファイルとして転送されます。

    次のいずれかを実行します。

    • メッセージが選択されているが、別のウィンドウで開かれていない場合。標準ツールバーで、 ボタンをクリックします。 フォワード.

      メッセージが開いている場合。タブ上 メッセージグループで 答えボタンをクリックしてください フォワード.

    メッセージを作成します。

    フィールド内 誰に受信者の名前を入力します。

    注記：分野で 誰に, コピーそして SK少なくとも 1 人の有効な電子メール受信者を指定する必要があります。

    リストから受信者名を選択するには、 誰に, コピーまたは SK.

    フィールドの詳細 コピーそして SK

    コピー: メッセージのコピーが、この Outlook メッセージ フィールドで指定されたすべての受信者に送信されます。 この場合、彼らの名前はこのメッセージの他のすべての受信者に表示されます。

    SK: このフィールドの名前は「bcc」の略称です。 この電子メール メッセージ フィールドで指定されたすべての受信者はメッセージのコピーを受け取りますが、その名前は他のメッセージ受信者には表示されません。 新しいメッセージを作成するときに、フィールド SKが表示されない場合でも追加可能です。

    • タブ上 オプショングループで 田畑アイテムを選択 「BC」フィールドを表示する.

    ボタンをクリックしてください 送信.

    元のメッセージの自動挿入をキャンセルする

    「送信」ボタンが表示されない問題のトラブルシューティングを行う

    コマンドがない場合 送信メッセージを送信できません。 このセクションでは、コマンドの検索について説明します。 送信、それが存在しない考えられる理由が示され、この問題を修正するためのアクションがリストされます。

    ボタン 送信「To」、「Cc」、「Bcc」フィールドの隣にあります。

    

    Outlook 2007 で電子メール アカウントが構成されていない場合は、次のコマンドを実行します。 送信と表示されず、メッセージの送信ができません。

    

    ほとんどの場合、Outlook 2007 は電子メール アカウントで使用されます。 ただし、電子メール アカウントが設定されない理由はいくつかあります。

    Outlook 2007 は電子メール サポートなしで構成されています。まれに、Outlook 2007 が連絡先、タスク、または予定表のみを管理するように構成されている場合があります。

    電子メール アカウントのセットアップが中断されました。 Outlook 2007 を初めて起動したときは、アカウントのセットアップが完了していませんでした。

    アカウント設定ファイルが壊れています。電子メール アカウント構成情報の保存に使用される構成ファイルが破損すると、以前に構成された電子メール アカウントが表示されなくなる場合があります。

    注記：次のコマンドを使用して、個人用フォルダー (.pst) ファイルと呼ばれる Outlook データ ファイルを開いて、受信したメッセージを表示し、メッセージ作成ウィンドウを開くことができます。 作成する, 答え, 全員に返信または フォワード。 ただし、電子メール アカウントが設定されていない場合、 送信は表示されません。

    アカウントの空き状況を確認する

    まず、電子メール アカウントが設定されていることを確認してください。

    
    

    リストに載っていれば 名前タブ上で Eメールエントリはなく、Outlook プロファイルに構成された電子メール アカウントもありません。

    電子メール アカウントの追加の詳細については、「