ソフトウェア開発のサンプル注文。 sedを実装するための命令

2014 年 8 月現在の文書。

ロシア連邦税務局「税-3」の自動情報システムの開発作業の実施の一環として、連邦税の命令によって承認されたAIS「税」の開発に関する規則に従って現在版では、2013 年 3 月 29 日付けのロシアのサービス N ММВ-7-6/134@ に基づき、ソフトウェア「納税申告書の提出のための法的に重要な電子文書管理システム」の試行運用の結果を考慮して、 2012 年 12 月 11 日付けのロシア連邦税務局の命令に基づく、電子形式の財務諸表およびその他の文書」（以下、PC ソフトウェア「GP-3」といいます） N ММВ-7-6/839@ 2013 年 12 月 24 日付け N ММВ-7-6/994@、2013 年 6 月 13 日付け N ММВ-7-6/198@ および 2013 年 9 月 24 日付け N ММВ のロシア連邦税務局の命令により修正-7-6/399@、注文します:

1. 集中データ処理のため、ロシア連邦税務局の地域間検査、高額納税者に対するロシア連邦税務局の地域間検査、およびロシア連邦税務局の下位検査において、PC GP-3 ソフトウェアを商用運用に導入する。ロシア連邦の構成主体に対するロシア連邦税務局。

2. 情報技術部門 (T.V. Matveeva) は、この命令の枠組み内で実行される作業の調整を確実に行います。

3. FSUE GNIVTS ロシア連邦税務局 (V.B. Bezrukov):

3.1. PC GP-3 ソフトウェアが、ソフトウェアのインストールと操作の手順を含め、ロシア連邦税務局のアルゴリズムおよびプログラム基金に置かれていることを確認してください。

3.2. この命令の発行日から 3 週間以内に、世界規模の受付複合施設、監視サーバー、および文書の参加者の情報登録の管理および運営の機能を集中データ処理するために、ロシア連邦税務局の地域間検査局に移管する。連邦レベルでの PC GP-3 ソフトウェアの流れ。

3.3. 産業運用中のPC GP-3ソフトウェアの改善とメンテナンスを提供します。

4. 集中データ処理のためのロシア連邦税務局の地域間検査局 (S.Yu. Klochkov) は、機器の中断のない動作の制御を確保するとともに、グローバルな受信複合施設の設置と運用の機能を実行します。この命令の第 3.2 項の施行日から、監視サーバーと PC GP-3 ソフトウェアの文書フロー参加者の情報登録が開始されます。

5. ロシア連邦の構成主体に対するロシア連邦税務局の総局:

5.1. PC GP-3 ソフトウェア用のローカル受信システムを下位検査機関に確実に設置する。

5.2. この命令の枠組み内で下位検査で実施される作業の管理と、機器の中断のない機能を確保します。

6. 最大納税者に対するロシア連邦税務局の地域間検査により、PC GP-3 ソフトウェアの現地受信複合施設の設置と機器の中断のない動作の監視が保証されます。

7. この命令の実施の管理を連邦税務局 A.S. 副長官に委託する。ペトルシン。

スーパーバイザー
連邦税務局
M.V.ミシュスティン

7月29日付のロシア連邦教育科学省の書簡第07-21号に従い、イルクーツク地域教育省-37-9947/10は、無料の教育プログラムの実施に向けた活動を調整するために、イルクーツク地域の教育機関のPSPOへの移行のための行動計画に基づく、シェレホフ市区の教育機関におけるソフトウェアパッケージ（以下、PSPO）

注文します:

1. シェレホフスキー地区教育機関のフリーソフトウェアへの移行に関する行動計画を承認する。

2. 2010 年 10 月 29 日までの教育機関の長の皆様へ:

a) 以下の責任者を任命する。

標準（基本）ソフトウェアパッケージ（SBPPO）のアンインストール（削除）。

学校のコンピュータで利用可能な他のライセンスのないソフトウェアをアンインストールする。

無料ソフトウェアパッケージの導入;

b) フォーム（付録 1）に従って、一般教育機関への PSPO の設置スケジュールを作成します。スケジュールのコピーを MU "IMOTS" に提出します。

c) パーソナルコンピュータを使用する教育機関の従業員に、ライセンスのないソフトウェアの使用に対する責任を定めた規制文書を周知させる。

d) 教育機関の従業員に「イルクーツク地域教育機関の PSPO への移行のための行動計画」を周知させる。

3. 教育機関でのフリーソフトウェアパッケージの導入を担当し、2010 年 12 月 25 日までに、PSPO を 80% のコンピュータ (おそらく 2 番目のオペレーティングシステムとして) にインストールするためのあらゆる措置を実行します。

4. 責任を割り当てる:

1）MU「IMOTS」のリソースセンターの専門家 - シェレホフスキー地区の教育機関にフリーソフトウェアを導入するプロセスに対する技術サポートを提供し、教育プロセスにおけるPSPOの実装と使用を監視します。

2) MU のリソースセンター「IMOTS」のプログラマー - 教育部門にフリーソフトウェアをインストールします。

5. MU「IMOTS」リソースセンター所長宛：

1) 教育機関の長に、ライセンスのないソフトウェアの使用に対する責任を周知させる (付録 2)。

2) PSPO の使用についてシェレホフスキー地区の教職員との協議を組織する。

7. ライセンスのないソフトウェアの利用可能性とこの命令の実行を監査する責任を、教育機関の長、MU「IMOTS」の専門家、および教育部門に割り当てます。

8. 私は注文の実行に対する管理権を留保します。

部長

順序については次のことがわかっています。

________________「___」_____________ 2010

ケースNo.04-02の場合

承認された

上司の命令で

教育部

一般教育の PSPO への移行に関する行動計画
シェレホフスキー地区の機関

イベント名	責任者
I. 規制活動
教育機関のコンピュータの少なくとも 80% に PSPO をインストールするための組織。PSPO テクニカルサポートポータル http://www. スポ助けて。 ru/region および地域ポータル http://edu38.ru
シェレホフスキー地区の教育機関におけるPSPOの実施の組織化と監視。所定の様式で月次報告書を提出します。	シェレホフスキー市行政区教育・青少年政策・スポーツ局、MU「IMOTS」のリソースセンター、	毎月
II. エンジニアリング活動
	一般教育機関	必要ですが、少なくとも年に1回は
コンピュータ機器とPSPOの互換性の監視	シェレホフスキー市行政区教育、青少年政策、スポーツ局、MU「IMOTS」のリソースセンター、教育機関	競争入札や設備購入の準備をする場合
教育機関のすべてのコンピュータおよび教育機関の教師の個人コンピュータからの SBPPO パッケージのアンインストール (ライセンスの有効期限が 2019 年 12 月 31 日までの 1C: ChronoGraph School プログラムを除く)	一般教育機関
教育機関のすべてのコンピューター (Windows オペレーティングシステムを実行しているコンピューターを含む) に、頻繁に使用されるソフトウェアの無料類似物をインストールする	一般教育機関	必要に応じて
教育プロセスを組織するための PSPO の機能の研究とテスト	シェレホフスキー市行政区教育、青少年政策、スポーツ局、MU「IMOTS」のリソースセンター、教育機関	一年中
PSPO に周辺機器ドライバーがないことに関する情報を地域ポータルに電子形式で入力する httpwww.edu38.ru	シェレホフスキー市行政区教育・青少年政策・スポーツ局、MU「IMOTS」のリソースセンター	必要に応じて
Ⅲ．方法論的活動
地域ポータル上の教育機関での PSPO の導入専用セクションに記入する httpwww.edu38.ru	地域資源センターOGOU DPO「IPKRO」	毎月
PSPO の実装 (インストール) の技術的側面を含む、フリーソフトウェアパッケージの実装と使用に関する教育機関の専門家による方法論的なサポートとコンサルティング	OGOU DPO「IIPCRO」スポヘルプ。 ru - PSPO OU RF のユーザー向けの情報および参照サービスのポータル。 http://フリースクール。アルトリナックス。 ru/ - Alt Linux 会社の Web サイト。リナックス。イルク。 ru - Linux OS ユーザーのイルクーツクコミュニティ。	常に
高度なトレーニング、PSPO の実装 (インストール) の技術的側面を含む、フリーソフトウェアパッケージの実装と使用に関する教育機関からの専門家のトレーニング	オゴアウ DPO "IIPKRO"、オゴアウ DPO "IRO"	常に
地方自治体や地域の開発プログラム、競技会、フェスティバル、その他のイベントに PSPO を実施するための措置を組み込む。	イルクーツク州教育省。シェレホフスキー市行政区教育、青少年政策、スポーツ局、MU「IMOTS」のリソースセンター、教育機関	常に

付録 1

上司の命令に

教育部

PSPO設置スケジュール

市立教育機関で____________________________________________________________________________

付録 2

上司の命令に

教育部

ソフトウェアとそのライセンス

ライセンスのないソフトウェアを使用することによる法的リスクを判断するには、まず現在の法律の観点からソフトウェアを定義する必要があります。

ロシアの法律には「ソフトウェア」などの概念が含まれていないことに注意してください。この概念は日常生活で使用され、専門家（またはユーザー）が、特定の範囲の問題を解決するために設計され、有形の媒体に保存されたコンピュータプログラムや情報を理解するための用語でもあります。

ロシア連邦の民法には、「電子コンピュータ用のプログラム」（コンピュータプログラム）という概念の定義が含まれており、これは「電子コンピュータの動作を目的とした、客観的な形式で提示されるデータとコマンドのセット」として理解されています。「特定の結果を得るためにコンピュータおよびその他のコンピュータ装置を使用すること。これには、コンピュータプログラムの開発中に得られる準備資料およびそれによって生成される視聴覚表示が含まれます。」1.

G.N ММВ-7-6/440@

産業運営への取り組みについて

登録を実装するソフトウェア

申請に基づく税務当局への個人の通知、

インターネット経由で提出し、出願人に通知する

提出書類の審査結果についてインターネット

インターネット経由で提出された申請に基づいて税務当局に個人を登録できるようにするために、私は次のことを命令します。

1. インターネットを介して提出された申請に基づいて税務当局に個人を登録し、提出された書類の審査結果をインターネットを介して申請者に通知するソフトウェア（以下「」といいます）を商業運用に導入します。インターネット登録」ソフトウェア）。

2. インターネットを介して提出された申請に基づいて居住地（滞在地）の税務当局に個人を登録する手順を承認し、申請者が提出した申請の検討結果についてインターネットを介して申請者に通知します。この命令の付録に従って。

3.1. 試験運用期間中に修正されたソフトウェア「インターネットによる登録」と、ソフトウェアのインストールと操作手順を含む対応する技術文書をロシア連邦税務局のアルゴリズムおよびプログラム基金に保管します。注文の発行日から 1 週間。

3.2. 産業運用中の「インターネット経由の登録」ソフトウェアのサポートを提供します。

4. 集中データ処理のためのロシア連邦税務局の地域間検査局 () は、「インターネット経由の登録」ソフトウェアを実装する AIS 「FCOD」ソフトウェアのインストールを、公布日から 1 週間以内に保証するものとします。オーダー。

5. ロシア連邦の構成団体を管轄するロシア連邦税務局の局長（局長代理）宛：

5.1. この命令は、命令の発行日から 2 日以内に下位税務当局に通知してください。

5.2. 注文書の発行日から 10 日以内に、「EDI システム」PC バージョン 2.4.680.10 以降のソフトウェアパッケージのインストール手順に従って、「インターネット経由での登録」ソフトウェアのインストールと構成を行ってください。

5.3. 実際の作業では、インターネット登録ソフトウェアの機能を確実に使用してください。

6. 集中データ処理のためのロシア連邦税務局の地域間監察局 ()、ロシア連邦の構成主体のためのロシア連邦税務局の部門、それぞれ第 4 項の執行日から 1 週間以内および本命令の 5.2 に従って、「インターネットによる登録」ソフトウェアの産業運用への導入に関する情報を情報化部門に提出してください。

7. 情報化局 () は、税務当局の現在の業務における「インターネットによる登録」ソフトウェアの機能の使用に関する産業運営および管理のタスクに対する方法論的なサポートを提供します。

8. この命令の実施の管理は連邦税務局の副長官に委ねる。

スーパーバイザー

連邦税務局

M.V.ミシュスティン

承認された

ロシア連邦税務局の命令による

「」より __________ 2010 N

注文

物理的な個人の登録手順に取り組む

居住地（滞在地）の税務当局の職員

インターネット経由で提出された申請に基づいて、

インターネット経由で申請者に結果を通知する

彼が提出した申請書の検討

開発されたソフトウェアは、連邦執行機関移行計画の規定の実施においてMPIC「EGRN」の機能を拡張し、全ロシア情報センターのインフラストラクチャを使用して国民や組織に公共サービスを提供することを目的としている。連邦目標計画「電子ロシア」の枠組み。

本ソフトウェアは、個人（以下「PE」）を居住地（滞在地）の税務当局に登録するための手続き（以下「BUT」）を実行する目的で開発されています。インターネットを介して提出された出願の審査を行い、提出された出願の検討結果についてインターネットを介して出願人に通知します。

個人による申請の提出および申請の検討結果に関する情報の入手は、個人による登録申請のリンクがホームページ上に掲載されているオンラインサービス「個人による登録申請の提出」を利用して行われます。ロシア連邦税務局。

このタスクの枠組み内で情報交換を実現するために採用されるテクノロジーとして Web サービスが使用されます。

I. 上記の問題を解決するために、ソフトウェア（以下、ソフトウェア）は以下を実装します。

連邦レベルのインターネット上のユーザーサービス (米国):

申請書の記入が正確であることを確認する。

受理されたアプリケーションに割り当てられた登録番号をユーザーに通知します。

アプリケーションの現在の作業状態 (アプリケーションのステータス) に関する情報をユーザーに提供します。

連邦レベルでは、データセンターに関するロシア連邦税務局の MI で次のことが行われます。

個人を記録する目的で、個人がインターネット経由で提出した登録申請の情報を送信する地域の非営利団体の決定。

アプリケーションの連邦データベース (FBD) 内の集中ストレージ、およびアプリケーションの作業の進行状況に関する情報。

個人がインターネット経由で提出した登録申請書からの情報、統一国家不動産登録簿のFDBに含まれる居住地の税務当局への個人の登録に関する情報を地域NOに転送する（場合によっては）。利用可能）、アプリケーション上の関連アクションの受信、処理、実行に関する情報を NO から受信します。

ローカルレベルでは:

個人がインターネット経由で提出した登録申請書からの情報、および統一国家FDBに含まれる居住地の税務当局への個人の登録に関する情報を地域NOの地方レベルで受信不動産登記簿（入手可能な場合）;

連邦レベルに送信するためにインターネットを介して個人によって提出された登録申請書から情報を受け取った結果を NO に形成する。

受信文書のジャーナル、アプリケーションのジャーナル、受領/転送のジャーナルを維持する。

申請ログブック（申請実行スケジュール）に指定された期間内に、NO に対する申請者の個人的なアピールを条件として、会計処理を実行し、（または）登録証明書を発行する（確立された手順に従って）。

個人がインターネット経由で提出した登録申請書からの情報の処理結果、および申請書に対する関連アクションの実行結果を連邦レベルに転送します。

1. 非営利団体が連邦レベルから、個人がインターネット経由で提出した登録申請に関する情報、および居住地の税務当局への個人の登録に関する情報を受け取った場合、国家不動産統一登録局の FBD (存在する場合)、連邦レベルから承認された非居住者組織内の個人の識別、その者に関する情報は、指定された情報が NO によって受信されると自動的に実行されます。

NO が受理した個人に関する統一州個人起業家登録簿 (FBD) の情報に、複数の INN を持つ個人に関する情報が含まれている場合、税務調査官は、個人が NO に申請する前に、 INN のうち 1 つだけを有効として認識し、残りを無効として認識する所定のマナーアクション。

2. 申請者が税務当局に連絡し、受理された申請に割り当てられた登録番号を伝えると、税務調査官は以下を確認します。

a) 提示された書類に従って、インターネット経由で提出された登録申請書の記入の正確さ:

身分証明書（14歳未満の子供の場合は出生証明書）および居住地（滞在）での登録を確認する書類（提出された身分証明書に登録に関する情報が含まれていない場合）。

b) 登録証明書を紛失した場合に、申請者が税務当局に登録証明書の再発行を申請する際の支払いを確認する文書の入手可能性。

インターネット経由で申請を提出する場合、申請者にはこれらの書類を提出する必要があることが通知されます。

申請者がそれらを持っていない場合、このサービスは受けられません。

3. 登録申請書に指定された情報と提出された書類に含まれる情報に矛盾がない場合、税務調査官は申請書を印刷し、署名を求めるために申請者に渡します。

これらの矛盾が存在する場合、申請者はこのサービスを受けられません。

4. インターネットからの申請情報に基づき、所定の方法により以下の手続きを行います。

フォームN 2-1-会計（SDUFLコード「2153」）でロシア連邦領域の税務当局に個人登録証明書を発行して個人を登録する手順。

個人がインターネット経由で提出された申請書を受け取った非営利団体に以前に登録されており、指定された書類が提出されていない場合に、ロシア連邦領土内の税務当局への個人の登録証明書の生成発行されたり紛失したりした。

5. 会計処理の実行および（または）登録証明書の発行（会計ファイルを作成するための書類の準備を含む）は 30 分を超えることはできません。この目的のために、NA では、関連職員の署名と証明書への押印を適時に確実に行うことを目的とした組織的措置を講じる必要があります。

6. インターネットによるお申込みの際に通知された登録期間終了後にNOに連絡して登録を行った場合は、本サービスの対象外となります。

この場合、税務調査官は申請者に対し、新たな登録申請書に記入して提出するよう求めることができ、これに基づいて登録手続きが所定の方法（統一国家登録簿の FBD との照合を含む）で実行されます。ロシア連邦の税法に基づく期間内に、個人が以前に割り当てられた TIN を持っているかどうかに関する不動産。可能であれば、申請者の登録と登録証明書の発行は、新規申請が提出された日に行うことができます。

7. インターネット経由で提出された申請を処理するための NO での作業の結果の分析は、作成された「情報受領および送信ジャーナル」および入力された情報が含まれる「登録申請ジャーナル」に基づいて実行できます。自動的に。

8. 非営利団体への個人の登録手続きを行った後、国家不動産統一登録局から非規制団体に送信された情報に、以前の居住地（旧居住地）での登録に関する情報が含まれている場合。居住地）にある場合、税務調査官は所定の方法で関連情報を以前の居住地（滞在地）の税務当局に送信する措置を実行します。以前の居住地 (滞在地) が複数ある場合は、それらについて入手可能な情報が以前の各税務当局に順次伝達され、税務当局への登録抹消および (または) 登録抹消に関する USRN 情報の転送が確実に行われるようになります。所定の方法で USRN FBD を送信します。

サンクトペテルブルク行政
沿海州行政区
領土管理

電子文書管理システムの導入について
そして事務仕事

1. 民間技術仕様書（以下「EDMS」という。）の電子文書管理及び事務管理システム（以下「EDMS」という。）を導入するための事務管理部門のコンピュータ設備及びローカルエリアネットワーク（LAN）の整備を担当する。 2000 年 8 月 23 日付け協定 No. 1008/25-2000 の付録 No. 1) および電子記録管理システムの技術的運用性を確保するための措置の実施について、経済学部情報システムおよびデータベース部門の責任者に提出および都市調達、ミロシュニク M.I.

2. システムの試験運用、オフィス管理部門の従業員のトレーニング、および地域部門での EDS の導入の責任を事務部門長 K.V. に割り当てます。

3. 経済・都市秩序局情報システム・データベース部長ミロシュニク M.I. そして事務部門の責任者、グリャエフK.V。 ESEDプロジェクトの総執行者である国営企業「コンピュータ開発センター」と協力して、電子記録保管システムの試験運用、技術的手段の準備、およびシステムの商用導入に向けた受け入れ作業の実施を確実に行う。手術。

4. 私は注文の実行に対する管理権を留保します。

領土行政の長
ユ・L・オシポフ

文書のテキストは次に従って検証されます。
公式ニュースレター

電子文書管理システム導入注文書サンプル（Garant社専門家作成）

注文
電子文書管理システムの導入について

[ 日月年 ]

[必要に応じて記入する] 目的で、次のことを注文します。

1. [年月日]から[法人名]に電子文書管理システム[名前]を導入します。

2. [日、月、年]以内の[役職、氏名]が電子文書管理の手順を作成し、承認します。

3. [役職、氏名] を電子文書管理の維持責任者に任命します。

4. [役職、氏名] は受信および送信された文書の電子アーカイブを整理します。

5. [役職、氏名] は、[法人名] の会計方針に電子文書の作成、受信、保存に関する規則を導入します。

6. [役職、氏名] を電子文書の作成と署名の責任者に任命します。

7. この命令は、組織のすべての構造部門に伝達される必要があります。

8. 私は、注文の実行の管理を [役職、氏名] に委託します。

順序については次のことがわかっています。

[役職、署名、イニシャル、姓]

電子文書管理システム導入注文書サンプル

開発者: Garant Company、2016 年 6 月

あなたが関心のあるドキュメントの現在のバージョンは、GARANT システムの商用バージョンでのみ利用可能です。ドキュメントを 54 ルーブルで購入することも、GARANT システムへのフルアクセスを 3 日間無料で入手することもできます。

インターネットバージョンの GARANT システムのユーザーであれば、この文書を今すぐ開くか、システムのホットライン経由でリクエストすることができます。

EDMS導入プロセスに対する規制上のサポート

EDMS の導入について真剣に考えているのですね。あなたは今、プロジェクトの事前検討、ソフトウェア製品の選択、事前設定、ユーザートレーニング、試用運用、商業運用への導入など、多くの段階からなる長い旅路を目前にしています。ただし、電子文書管理システムが「正式に」機能するには、対応する紙文書が必要です。今日は、システム導入のすべての段階を分析し、それらを規制する必要がある規制文書を検討します。

企業における EDS の導入活動は、管理文書によって裏付けられる必要があります。そして、必要な活動のリスト、その実施手順、および実施に関与する職員の責任が命令/指示に明確に定められていればいるほど、EDMS の実施作業はより迅速かつ効率的に実行されることになります。

1. プロジェクトの事前検討、ソフトウェア製品の選択。

導入の最初の段階で経営陣が発行する管理文書 (通常は命令) には、EDS を導入する必要性の根拠が含まれており、本文には以下を行う責任者または複数の人物が示されています。

システムをどのような力で実装するかを決定します (当社独自の、または作業請負業者の関与による)。

工事のゼネコンを決定します。

おおよその実施規模と計画予算を決定します。

上記の順序で作業を行った結果、ほとんどの場合、双方で練り上げられた商業的な提案が得られます。

2. ワーキンググループの設置と作業スケジュールの承認。

ソフトウェア製品と作業請負業者を選択したら、以下を定義する管理文書を作成する必要があります。

顧客側の実装チームの責任者。

ワーキンググループの構成;

EDMS の実装に関与する他の専門家を巻き込んだ作業スケジュールを準備するタスク (技術機器、情報、ソフトウェアの準備など)。

将来的には、EDMS の実装のための作業スケジュールを承認する命令を発行する必要があります。この計画を考慮して、その後のすべての実装段階が実行されます。

3. ユーザーリストの承認とシステム管理者の決定。

管理文書には、EDMS ユーザーのリストとトレーニングのスケジュールが含まれている必要があります。トレーニングスケジュールは、独立した命令/指示によって固定できます。この命令は、企業でユーザートレーニングを実施するプロセスを規制するのに役立ちます。

次の注文には、システム管理者の任命に関する情報が含まれます。これは、システムの他のユーザーの作業を保証および制御する特別なユーザーです。ユーザーのエラーを特定し、修正し、参照データ (参照情報) を補足および変更する作業を実行する必要があります。

4. システムの試験運用と産業運用の開始。

通常、ユーザーのトレーニング後またはトレーニング中に、システムは試運転に入ります。システムを試験運用するための特別注文には、次のことを示す必要があります。

試運転のタイミング;

部門（職場）のリスト。

ソフトウェアとハードウェアを装備するための時間枠。

各部門の試験運用を担当します。

同じ命令には、EDMS と連携するための一時的な規制 (規則、手順) の承認に関する指示が含まれる場合があります。

試行運用後は、EDMS への移行に関する提案または推奨事項のリストを作成する必要があります。提案が顧客の組織の従業員によって作成された場合、原則として、提案または推奨事項は社内担当者の形式で作成されます。書類。このドキュメントには、試用中に発生した問題点と、システムの追加構成に関する提案が含まれています。

すべての意見の相違と追加の設定が完了すると、電子文書管理システムは商用運用が許可され、別の注文によって修正されます。この注文には次の事項が明記されている必要があります。

商用運用が認められた EDMS またはその部品、ハードウェアおよびソフトウェアの機能の構成。

EDMS の運用を担当する顧客組織の役員のリストと部門のリスト。

新しい形式の文書を導入する手順とタイミング（必要な場合）。

EDMS の動作条件下で作業する人員の配置手順とタイミング。

コミッショニング作業の完了後、現地の規制（職務内容、文書を扱う作業に関する規制など）を変更する必要があります。指示では、企業での EDMS の使用に関連するイノベーションを考慮する必要があります。このようなドキュメントの変更を正しく実行する方法については、次の記事で説明します。

sedを実装するための命令

電子文書管理システムの実装には独自の仕様があります。これは、自動化ツールの使用に最適な条件を作成することを目的とした、労働集約的な準備作業で構成されます。方法論的な資料は、文書管理システムの実装の専門家が新しい専門分野を習得するのに役立ちます。管理者向けの文書化サポートについて話しています。

ドキュメントフローの自動化の準備は、独立したコンサルティングプロジェクトとして行われることが多く、その中で社内のドキュメントフローの整理が実行され、新しい情報システムに組み込むためのプロセスが準備されます。

準備段階では、次のことを行う必要があります。

文書管理プロセスの監査を実施し、現在の状況を評価します。
管理者のニーズと従業員が文書を扱う過程で抱えている問題を特定する。
管理者のニーズと特定された問題に応じて、現在のシステムに変更を加えるか、文書フローを整理するための根本的に新しいシステムを提案します。
文書を扱う作業を規制する: 文書を扱うためのルールを確立し、電子文書管理システムで作業するための法的枠組みを確立する規制文書のパッケージを準備します。

ドキュメントの自動化を準備するためのコンサルティングプロジェクトには、多くの機能があります。

まず、電子文書管理システムの導入プロジェクトにおけるコンサルティングの割合は非常に高く、その準備段階自体が導入の有効性に大きな影響を及ぼします。

第 2 に、このコンサルティングプロジェクトは、管理のための文書化サポートと情報技術 (IT) という 2 つの主題領域が交差するところにあります。したがって、このようなプロジェクトを正常に完了するには、特別な知識が必要ですが、実装の専門家がその知識を持っていないことがよくあります。

第三に、ロシアのオフィスワークには強い伝統と深い根があり、それが文書管理プロセスの自動化にも影響を与えています。

コンサルティングプロジェクトの特性に基づいて、資格のあるコンサルタントの人物像を作成できます。このような専門家は、管理者向けの文書作成サポートの主題分野の知識を有しており、オフィス管理分野の専門家と同じ専門用語で話すことができます。同時に、実装されている電子文書管理システムの機能を熟知しており、ビジネスプロセスを調べて記述する方法にも精通しています。

コンサルタントの職業的人物像から、論理的な疑問が生じます。そのようなコンサルタントはどこで見つけられるのでしょうか?

開発者向けヘルプ

1C: Document Flow システムの開発者である 1C 社は、この問題の解決に体系的かつ徹底的に取り組みました。新しい活動分野が開かれました - 電子文書管理プログラムの実装のためのプロジェクトの方法論的サポートです。現在、方法論的な研究には 2 つの方向性があります。

文書の流れを整理し、企業を調査するための既製の方法の開発。
既製の方法を使用して作業するためのトレーニング。

文書の流れを整理し、企業を調査するための既製の方法の開発の一環として、方法論的な製品「規範文書セット」が作成されました。事務作業と書類の流れを整理するための方法論。」この製品には、異なるビジネスセグメントを対象とした 2 つのバージョンが用意されています。ドキュメントの各セットは、1C: Document Flow プログラムの特定のバージョンの機能に関連付けられています。

この方法論製品をサポートするために、2 日間のトレーニングコース「ドキュメントフロー自動化の準備」が開始されました。トレーニングコースには、事務作業の基本と一連の規制文書の操作方法の説明が含まれています。トレーニング中、学生は文書の例を扱い、文書の取り扱いを規制する現在の地域の規制を評価し、それに対するコメントを作成し、さまざまな種類の新しい文書を作成する方法を学びます。

方法論的な製品である「規制文書セット」は、本質的には既成のテクノロジーであり、事務作業の教科書ではありません。これは事務作業の組織に関する地域の規制をまとめたもので、すべてのプロセスが 1C: Document Flow プログラムに関連付けられています。このキットは、社内の事務作業を整理するなど、短期間で導入の準備をするのに役立ちます。そして重要なことは、企業の業界特性を考慮して、実装中に一連の文書に必要な変更はわずかだけであるということです。専門家によると、そのような変更の量は30％を超えないという。

規則

書類一式の内容：

「電子文書管理システムの試験運用・産業運用の開始について」を命令する。
「電子文書管理システムの作業について。」と命令します。
事務作業や書類の流れに関する規定。
経営文書化支援サービスに関する規程。
経営文書化支援サービスの従業員の職務内容（中小企業の場合は秘書事務員の職務内容）。
管理文書、契約文書、規制文書の取り扱いに関する規制
組織文書および管理文書の取り扱いに関する規則。
契約文書の取り扱いに関する規則。
規制文書の取り扱いに関する規制。
26 個のテンプレートと 8 個の文書フォームを含む、統一された文書フォームのアルバム。

それぞれの規制文書について詳しく見ていきましょう。

注文 「電子文書管理システムの試験運用・商用運用開始について」指示が含まれています:

電子文書管理システムを採用する。
電子文書管理システムへのアクセスを提供します。
電子文書管理システムの使用方法に関する従業員向けのトレーニングを実施します。

この命令では、電子文書管理システムの運用に関して、管理文書サポートサービスと IT 間の責任範囲が明確にされています。この命令は組織のすべての従業員に適用され、新しい情報システムで作業することが義務付けられます。

注文 「電子文書管理システムの運用について」電子文書を扱うための法的枠組みを確立します。電子文書管理システムにおける従業員の行為は、紙の文書管理の枠組み内で実行される行為と同等とみなされます。これらのアクションには次のものが含まれます。

電子文書管理システム内で発行された注文。
文書の裏書。
文書草案のために情報システムに投稿されたコメント、判断、結論。
電子文書管理ツールを使用して従業員の周知を実施。
文書を実行し、草案文書をレビューする権限の委任。

事務作業および書類の流れに関する規定一連の文書に含まれる文書は、連邦行政機関における事務作業のための指示の作成に関する方法論的推奨事項 (2009 年 12 月 23 日連邦公文書館令第 76 号により承認) に厳密に従って編集されています。

書類の準備と通過のすべての段階を段階的に説明。
組織文書の推奨構成。
現在のストレージとアーカイブストレージのルール。
電子文書管理システムにおける特定の実行者の行為。

この規定は、情報システム内で作成される文書の法的効力を確保することと、文書フローのプロセスを自動化することを目的としています。

法的有効性の基準の 1 つは、所定の方法で文書が執行されることです。したがって、この文書の規定は、組織の従業員が特定のビジネス状況に応じて文書の種類を正しく選択し、その文書を正しく実行できる条件を作成することを目的としています。

文書を統一する（統一されたテキストに基づいて文書テンプレートを作成する）。
使用する書類の種類を減らす（書類の種類を統一する）。

この規則は、電子文書管理プログラムで実行する必要があるすべての操作を示しています (図 1)。これにより、従業員の新しい情報システムへの適応が大幅に簡素化されます。

米。 1. 電子文書管理プログラムで実行する必要がある操作の例

一連の文書には、管理文書サポートサービスの活動を規制する既成の規制が含まれています。

経営文書化支援サービスに関する規程
経営文書化支援サービスの従業員の職務内容です。

経営文書化支援サービス規程組織構造を確立し、サービスの責任範囲を定義し、従業員が実行するタスクと機能の詳細なリストを含みます。

提案されたタスクと機能のリストは最も完全なものであり、ドキュメンテーションサポートサービスの部門間で責任領域が最適に分割されています。必要に応じて、タスクや機能に不足しているものを追加したり、不要なものをリストから削除したりすることができます。

機能の説明には、電子文書管理プログラムで手順を実行するための指示が含まれています (図 2)。

米。 2. 電子文書管理プログラムの操作手順

経営文書化支援サービスの社員の仕事内容提案された部門の組織構造に従って開発され、従業員間のタスクと機能の配分が強化されます。さらに、職務内容:

サービス従業員の職務責任を指定します。実行される業務の詳細な説明を含めます。
ポジションの資格要件を確立する。
人材選考サービスの職務内容の基礎となります。
新入社員が職責をすぐに習得できるようにします。

職務記述書には、電子文書管理プログラムで操作を実行するための指示も含まれています (図 3)。

米。 3. 電子文書管理プログラムの操作手順

ドキュメントフローの自動化を準備するときは、管理活動、契約活動、社内ルール作成活動などの重要な作業領域に注意を払う必要があります。

経営活動は経営上の意思決定によって実行されます。どの組織でも、多くの経営上の意思決定はさまざまなレベルのマネージャーによって行われます。これらすべての決定には、合理性、実現可能性、妥当性、適時性、経済効率を保証するような特性がなければなりません。

明らかに多数の経営上の意思決定がなされたにもかかわらず、管理活動は依然として管理機能の繰り返しによって特徴付けられます。したがって、同様の管理機能を特定し、それらに対する統一のルールを作成する必要があります。

経営の意思決定システムが適切に機能することは、経営活動全体が有効であるかどうかの基準となります。
統一的な経営意思決定システムを組織するには、次のことが必要です。

各レベルの管理者またはさまざまな管理団体が経営上の意思決定を行うためのルールを策定する。
経営上の意思決定とその実行の監視の手順を自動化します。

組織および管理文書の取り扱いに関する規則個人および団体の両方で経営上の意思決定を行うプロセスを規制します。

管理文書の種類を正しく選択する。
既製のテンプレートを使用して管理文書を作成します。
行政文書を渡すプロセスを標準規定から 1C: Document Flow 8 プログラムに移す。
行われた決定の実施をタイムリーかつ継続的に監視する組織を組織する。
紙の行政文書の電子版と原本の両方の保管を整理する。
管理文書をタイムリーに更新することを保証する。
組織の合議体の仕事を構築する。

ほとんどの企業にとって契約業務は最優先事項です。契約作業の組織の質がその有効性を左右します。 契約文書の取り扱いに関する規制契約業務管理システムの構築を目的としており、契約業務を実施するためのルールや自動化の方法が記載されています。

文書の要件に準拠すると、次のことが可能になります。

受け入れられた基準に従って、標準化された形式を使用して契約文書を作成します。
事前に合意された条件とこれらの条件からの逸脱の可能性を備えた標準フォームを使用することで、契約に同意する時間を短縮します。
契約上の義務の不履行や文書の紛失に伴う法的および商業的リスクを最小限に抑える

管理効率を確保する上で中心的な役割の 1 つは、規制文書の開発、実装、使用、保守です。公式活動の規制要件は、GOST R 52294-2004 規格「組織管理」によって確立されています。行政および公的活動のための電子規制。」

規制文書の取り扱いに関する規制規格の要件をサポートし、規制文書を作成するためのルール、組織の統一された規制フレームワークを作成するための規格が含まれています。

この規制では、規制文書の作成と統一規制データベースへの配置に対する一元管理が確立され、ルール作成作業がより透明かつ体系的に行われます。

文書の要件に準拠すると、次のことが可能になります。

新しい規制文書を作成するための人件費を削減します。
新しく作成された規制文書が規制環境に確実に準拠していることを確認します。
規制文書の欠如、またはその関連性の無さ、アクセスの難しさ、または表示の複雑さに関連するリスクを最小限に抑える。
職務上の責任における従業員の社内トレーニングのためのプラットフォームを作成する。
規制文書の検索に費やす時間を削減します。

したがって、既製の規制文書のセットを使用すると、文書フローの自動化の準備時間が短縮され、現在の規制要件と方法論の要件に従って組織の事務作業を構築できるようになり、また、文書の処理に関する統一された企業標準も設定できます。組織内の書類。セット内のすべての規制文書を電子文書管理プログラムにリンクすると、従業員が新しいプログラムでの作業に適応する苦痛が軽減され、システム内でのアクション自体がより効果的になります。

命令・指示：企業における発行手順

命令や指示を発行する手順は、特定の順序で実行される個別の段階で構成されます。これらの段階を直接検討することから記事を始めるのは間違いです。まず、注文と指示の主な目的を判断し、これらの種類の文書間に存在する類似点と相違点を特定する必要があります。

命令と指示: 類似点と相違点は何ですか

命令および指示は、単独の意思決定の条件の下で発行される行政文書 1 を指すことにすぐに注目する必要があります。このような状況では、企業全体のすべての管理問題に対する権限は企業の責任者に属し、構造単位内の管理問題に対する権限は適切なレベルのマネージャーに属します。

命令または指令の本文に含まれる指示と決定は、次の宛先に送信できます。

● 企業の組織構造を改善する。

● 企業の主要な（生産）活動を実行するための手段と方法の選択。

● 企業に財務、労働力、資材、情報、その他のリソースを提供する。

● 組織文書の承認および変更等。

命令や指示に含まれる指示や決定は、企業の全員または特定の従業員による実行が必須であることに注意してください。

次に、検討しているドキュメントの種類の違いを確認してみましょう。

注文企業が直面する主要な業務課題を解決するために、指揮命令の統一に基づいて行動する、企業（その構造単位）のトップによって発行される法的行為です。

注文 2 – これは、運営上の問題を解決するために、主に合議体の個人の長によって発行される法的行為です。原則として、この期間は限られており、関係者は政府関係者と国民の狭い範囲に限定されます。

現在、実際に次のことを決定するいくつかのアプローチが知られています。 どのような場合に注文を作成する必要があるか、またどのような場合に指示を作成する必要があるか。

1.中小企業では、管理者（または管理者が不在の場合は代理管理者）のみが管理文書に署名する権利を持ち、主要なタスク（たとえば、企業の主要な活動のタスク、改善のタスクなど）に対して命令が発行されます。組織構造など）、 および命令 - 運用上の問題および情報的および方法論的な性質の問題について（例えば、生産上の必要による土日祝日の勤務への関与の問題、注文や指示の実行体制に関する問題など）。

2. 2 番目のアプローチも受け入れられます 中規模および大企業にとって、ここでは、企業のトップだけでなく、構造部門のトップも管理文書に署名する権利を持っています。この場合 企業の長が命令を出し、企業全体とマネージャーに適用される 構造単位が命令を出し、その行動は通常、特定のマネージャーに従属する構造単位にのみ適用されます。

命令と指示は 3 つのサブタイプに分類されます。

● コアアクティビティによる。

● 職員による。

● 行政上および経済上の問題について。

命令や指示を出す段階

命令や指示を出す手順は 8 つの段階に分けられます 3:

1. 命令または指示の発行の開始。

2. 文書草案を作成するための情報の収集と分析。

3. 命令または規則の草案の作成。

4. 草案文書の承認。

5. 承認者のコメントに基づいて、注文または規則の草案を完成させます。

6. 命令または指示に署名する。

7. 注文または指示の登録。

8. 執行者に命令または指示を与える。

上記の各段階は、第 1 段階から第 8 段階まで順次行われますが、承認段階で草案に対するコメントがない場合は、第 5 段階がまったく行われない場合もあります。

各段階を個別に考えてみましょう。

命令または指示の発行の開始

命令および規則の草案は、次の場合に作成できます。

● 計画ベースで（以前に作成された計画またはプログラムに従って）。

● 企業の経営陣を代表して。

● 構造部門または下位企業の責任者、および個々の専門家の主導による。

命令や規制を発行する必要性の正当性は、覚書、分析内容または情報内容の証明書、提案書、結論書、法律、または公式書簡に記載することができます。これらの文書は意思決定のトリガーとして機能します。

Novostroyregion-A LLC は、ソフトウェア開発会社 OJSC Technologies of the 21st Century から、倉庫会計ソフトウェア製品「Sklad+」の新バージョンのリリースに関する手紙と、更新モジュールと更新手順が入った CD を受け取りました。

この手紙を受け取ったNovostroyregion-A LLCの責任者は、倉庫管理者A.V.ステパノフに指示する決議を発行しました。倉庫会計自動化システムの新機能を分析し、プログラムの新しいバージョンに切り替える必要性について報告します。

ステパノフ A.V. 総局長宛てのメモを作成し、その中で新バージョンのシステムへの移行により、物品の会計業務をより効果的に組織化し、スタッフの作業効率を高めることが可能になると報告している。

このメモを検討した後、ゼネラルディレクターは、新しいバージョンの倉庫会計自動化システムの試運転のための注文草案を準備するよう指示する新しい決議を作成します。

つまり、この状況では、命令を発行するための開始文書は、21世紀テクノロジーズOJSCからの手紙と倉庫管理者A.V.ステパノフからの内部メモでした。これらの文書に基づいて、企業の長は注文書草案の作成について指示を出しました。

注文または規制の草案を作成するための情報の収集と分析

この段階ではまず、経営上の決定を下すのに必要な客観的で十分かつタイムリーな情報の収集と分析が行われ、その後、発行される命令や規制に反映されます。

情報源は次のとおりです。

● 立法行為および規制文書。

● 組織の現在の文書。

● 他の組織からの文書。

● 定期刊行物への出版物。

●科学資料など。

情報を収集して分析した結果、経営上の意思決定が行われます。情報を分析する過程で、通常、さまざまな解決策のオプションが検討され、包括的な評価の後、最も許容可能な1つが選択されるという事実に注意を払う価値があります。

例 1 の続き

例 1 で検討したケースでは、情報源には組織の内部文書と第三者組織から受け取った文書の両方が含まれます。

研究に必要なNovostroyregion-A LLCの内部文書には、倉庫会計自動化システム「Sklad+」の作業に関する現行規定、それを承認した命令、および覚書が含まれる。

さらに、2007 年 1 月 9 日付けの書簡 No. 2/02-15 で OJSC「21 世紀の技術」から送られた申請書を詳細に研究する必要があります。

命令または規制の草案の作成

プロジェクトの準備について言えば、専門家 (または開発者) がドキュメントではなくプロジェクトを準備することに注意してください。プロジェクトには法的強制力はなく、行政文書草案が命令や規則となるためには承認と署名の手続きを経る必要がある。また、署名後は書類の登録が必要となります。

注文または規制の草案は、構造単位の専門家によって作成されます。草案文書がさまざまな部門の利益に影響を与える場合、企業経営者の決定により、プロジェクトを準備するために一時的な委員会を設立するか、労働者のグループを任命する必要があります。

注文書および指示書 4 の草案は、GOST R 6.30-2003「統一文書システム」の要件に従って作成されます。組織および管理文書の統合システム。文書作成の要件」5 (以下、GOST R 6.30-2003 と呼ばれます)。

それで、 ドラフト注文と規制はフォームに印刷されます A4フォーマット、つまり 210×297mm。通常、注文や指示のために特別なフォームが開発されます。 GOST R 6.30-2003 によれば、これらは「特定の種類の文書用のフォーム」と呼ばれています。このようなフォーム (手紙を除く) には、組織の構成文書に応じて、次の詳細が含まれます。

● ロシア連邦の国章（またはロシア連邦の構成主体の紋章、組織の紋章、または商標（サービスマーク））。

● 文書タイプの名前。

● 文書の編集または発行の場所。

●詳細の制限マークも同様：

— 文書の登録番号。

フォームフィールドのサイズには特に注意が必要です。したがって、GOST R 6.30-2003 に従って、フォームには少なくとも次のフィールドが必要です。

左マージンは、ドキュメントをファイルに保存するために使用されます。このことから、長期 (10 年以上) および永久保存期間 (命令や指示を含む) の文書フォームを作成する場合は、左余白を 30 ～ 35 mm の範囲に設定する方がよいと結論付けることができます。 20mm。

表 1. 注文および指示の必須詳細

ドキュメントタイプの名前

記入する必要はありません、フォーム上にあります

文書の作成または発行の場所

記入する必要はありません、フォーム上にあります

文書登録番号

文書の登録時に署名した後に作成される

タイトルから本文まで

草案文書を作成するときに作成される

ビザ承認書類（必要に応じて書類承認スタンプも可）

草案文書の承認中に完全に正式化される

文書への署名時に作成される

構成文書によっては、ロシア連邦の国章（またはロシア連邦の構成主体の紋章、組織の紋章、または商標）が存在する場合があります6

記入する必要はありません、フォーム上にあります

制御と実行のセットアップ

コントロールマーク

管理のために文書を提出するときに作成される

管理からの削除とドキュメントのファイルへの転送

ドキュメントの実行とファイルへの送信に関するメモ

ドキュメントが管理から削除され、ファイルに送信されるときに作成されます。

次に、命令案と規制案の設計の特徴を検討してみましょう。まずは始めましょう 文章を書くときのルール。 彼はいつも 一人称単数で述べられる 2 つの部分で構成されます。

● 述べること（または前文）と

で 確認部分規定されたアクションの理論的根拠が示されています。命令や指示の発令の根拠が上位組織の立法や規制上の法的行為、またはこの組織が以前に発行した文書である場合には、その名前、日付、番号が確認部分に表示されます。この場合、「に基づいて」、「準拠して」、「準拠して」などの文言を使用することができます。命令または指示が積極的に発行される場合、記述部分は、所定の行動の目標と目的を策定し、命令または指示の発行につながった事実または出来事を説明します。

ステートメント部分は通常、「～の目的のために」、「～に関連して」などの言葉で始まります。

所定の行為については説明や正当化を必要としないため、確認部分が省略される場合もある 7 。

命令の確認部分は「I ORDER:」という単語によって、また命令では「I Offer:」または「I OBLIGATE:」という単語によって管理部分から分離されています。これらの単語は、フィールドの新しい行に大文字で出力されます。

管理部門には、各アクションの実行者と実行期限を示す、所定のアクションのリストが含まれている必要があります。

管理部分は、独自の期限を持つさまざまなタスクに対して複数の実行者が存在することが想定されるため、ポイントに分割されることがよくあります。

組織および管理に関する文書。文書作成の要件: GOST R 6.30-2003 の実装に関するガイドライン。

アクションに特定の実行者が関与する場合、文書の対応する段落は与格で実行者の役職と姓の表示で始まらなければなりません（テキスト内のイニシャルは姓の後に配置されます）。組織または構造部門が実行者として示される場合があります。

管理行為に関する情報は、不定形の動詞と行為の目的を示す目的語によって伝えられます。例えば：

1. 国際業務部長 A.D. コトフ「作業の組織化に関する指示」の草案を作成します。」

2. 法務部長 S.G. メルニコフ国際業務部門に必要な規制法的行為および方法論的文書を提供する。

執行期間は別行で表示され、執行完了日として発行されます。例えば：

3. 提出期限: 2003 年 7 月 15 日。

管理部分の最後の段落は、行政文書の実行の管理を委託された特定の人物を示しています。例えば：

命令の実行の管理を銀行取締役会の副会長 K.M. に委ねます。

2005 年 11 月 8 日付ロシア文化省命令第 536 号により承認された、連邦行政当局における事務作業に関する標準指示。

命令がその条項のいずれかを変更または取り消す場合、本文の管理部分の段落の 1 つに、日付、番号、タイトルを示す取り消し対象の文書へのリンク (文書条項) を含める必要があります。段落のテキストは「無効であると認識します。」という言葉で始まる必要があります。」

命令には「注意を喚起する命令」という条項を含めるべきではありません。」命令が通知される部門（役人）は、執行者が命令草案とともに作成する配布インデックスにリストされます。

A4 用紙に作成された組織および管理文書のテキストは印刷する必要があります。 1行半の間隔で。

命令または指令には、規定、規則、リスト、リスト、グラフ、表、サンプル文書などの異なる附属書 8 が含まれる場合があります。 詳細「申請の存在に関するスタンプ」は命令や指示に発行されることはありません これは、アプリケーションへのリンクが管理文書の本文に直接記載されているためです。

出願が参照または分析の性質（図、表、リストなど）である場合、注文書または指示のテキストには「付録 2 に従って」または「（付録 2）」というリンクが含まれます。この場合、申請書の最初のページの右上隅に「付録」という言葉が書かれ、その下に注文書または指示へのリンクが表示されます。複数のアプリケーションがある場合は、番号が付けられます。

付録第 2 号
JSC「Alternativa-M」のご注文
2007年1月11日付第1号

行政文書の附属書が決裁文書（規程、規則、指示等）の場合は、行政文書の該当箇所に「（別紙）」と表示します。そして、文書自体の最初のページの右上隅に、「文書承認声明」という属性が書かれています。

見出し すべての注文書および指示書草案を形式化し、文書の簡単な概要を含める必要があります。

それは、「何について（誰が）？」という質問に答える必要があります。たとえば、「事務作業の指示の承認について」、「Svyazinvestcom CJSC の従業員の認証について」、「文書サポートの改善の概念の導入について」です。管理のために」。

この場合、タイトルは 5 行以内、合計長は 150 文字以内で、余白から (段落のインデントなしで) 引用符なしで 1 行の間隔で印刷され、下線も引かれず、大文字で始まります。ピリオドを使用せずに文字と末尾を付けます。

注文書または指示書に必須の詳細を記入することについては、E.M. の記事で詳しく説明されているため、ここでは触れません。カメネバ「組織および管理文書の形式の開発」、2005 年雑誌第 8 号および第 9 号に掲載。

命令または規則の草案が準備されると、次の段階、すなわち行政文書草案の承認が始まります。これは、承認担当者のコメントに基づいてプロジェクトを完成させるという別の段階と密接に関連しています。したがって、これらの両方の段階を同時に検討します。

命令または規制草案の承認と、承認当局からのコメントに基づく草案の最終決定

草案文書の承認は次のことを意味します。

● 社内承認または承認（文書発行に社内承認で十分な場合）。これは、必要な「文書承認ビザ」で正式に行われます。

● 外部の承認 (他の組織でソリューションの検討を行う必要がある場合)。命令案や規制案が外部から承認されることはほとんどないため、この第 9 条ではこれについては触れません。

草案文書の高品質な準備と利害関係者との調整を確保することは、草案を提出する部門長の責任です。

第2.7.1.2項。 2005 年 11 月 8 日付ロシア文化省命令第 536 号により承認された、連邦行政当局における事務作業に関する標準指示。

第2.7.1.2項。 2005 年 11 月 8 日付ロシア文化省命令第 536 号により承認された、連邦行政当局における事務作業に関する標準指示。

命令草案（指示書）とその付属書は、執行者 10 とプロジェクトを提出したユニットの責任者、プロジェクトがタスクと指示を提供するユニットの責任者、および幼稚園の責任者によって承認されます。教育サービスと法律サービス（規制法草案を承認）。承認中に生じた命令草案（指示）に対する異議は、草案に添付された証明書に記載されています。

承認プロセス中にドラフト注文に根本的な変更が加えられた場合、再印刷および再承認の対象となります。

署名のためにマネージャーに提出された命令（指示）草案は、責任分担に従って副部長によって承認されます。

企業は、承認にビザが必要な人物を示す 11 種類の文書のタイプとサブタイプのリストを作成する必要があります。主要な承認者を示す、または 1 枚の文書フォーム 12.

草案文書の作成、その承認、承認者のコメントに基づく改良の各段階は、いわゆる「従来の」方法で実行することも、オフィスオートメーションや電子文書管理システムを使用して実行することもできます。

「伝統的な」手法で行政文書の草案はフォーム上で作成され、承認のために紙の形式で提出されます。

この場合、職員のビザは、草案の最終シートの裏面の下部に貼付されます。命令または指令の草案を作成する専門家は、草案文書の最後のシートの裏面に承認者の役職と名前を記載することで、その後のビザ発給の基礎を作ることができます。「書類承認ビザ」の詳細は、GOST R 6.30-2003 に従って作成する必要があります。

P.3.24。 GOST R 6.30-2003。統合された文書システム。組織および管理文書の統合システム。文書要件。

文書の承認は、文書承認ビザ（以下、ビザ）によって発行されます。このビザには、文書を承認した人の署名と役職、署名の写し（イニシャル、姓）、および署名の日付が含まれます。例えば：

A.S.の個人署名オルロフ
日付

文書にコメントがある場合、ビザは次のように発行されます。

コメントが添付されています
法務部長
A.S.の個人署名オルロフ
日付

コメントは別紙に記載され、署名され文書に添付されます。

組織の裁量により、文書草案のページごとの承認が許可されたり、別の承認シートで文書ビザを発行したりすることが可能です。同時に、承認シートの形式は GOST や法律によって規制されておらず、これに従って、異なる組織では承認シートの形式が異なる場合があります。

承認を得るために紙の管理文書草案を提出する場合、使用できるプロジェクトルートは 1 種類のみです。「順次」です。これは、同時に、草案文書は承認当局の 1 人のみが所有できることを意味します。実際には、草案文書は同じレベルのマネージャーの承認が必要であり、承認の順序は重要ではない場合がよくあります。したがって、逐次的な文書承認ルートが常に最適な解決策であるとは限りません。

さらに、「従来の」承認方法では、従業員の労働時間がかなり「消費」されます。結局のところ、紙のドラフト文書は独自に承認担当者に提出するか、管理文書サポートサービス（以下、DOUサービスと呼びます）を通じて転送する必要があります。後者の場合、最初にプロジェクトを就学前教育機関のサービスに持ち込む必要があり、次に秘書または必要な部門の事務責任者が選択する必要があるため、文書の承認には時間がかかります。プロジェクトを就学前教育機関のサービスからアップロードし、承認を得るためにマネージャーに転送し、承認後、プロジェクトをサービス DOW に戻します。この手順は、プロジェクトが必要な関係者全員によって合意されるまで継続する必要があります。その結果、中規模および大企業では、1 つのドラフト文書の承認に数日かかる場合があります。

OA・電子文書管理システムを活用した草稿の調整 「従来の」方法と比較して多くの利点があります。このアプローチでは、ドラフト文書の開発者はシステム内にプロジェクトを作成し、承認時にドラフト文書のルートのタイプを示し、承認手順をアクティブにします。

次の調整ルートが可能です。

● 順次: プロジェクトが最初に最初の承認者に渡されるとき。彼がプロジェクトを承認すると、プロジェクトは自動的に 2 番目の承認者に渡されます。

● 並行: プロジェクトがすべての承認者に同時に提出され、承認者が任意の順序で草案文書を承認する場合。

● 並行逐次 (または混合): 草案文書が、任意の順序で承認を実行できる当局者の 1 つのグループによって最初に受け取られたとき。そして、最初のグループのすべての職員が同意した後にのみ、プロジェクトは次の職員グループに送られます。

草案の注文と指示の調整を考慮すると、最も最適なのは並列逐次ルートであることがわかります。この場合、次のチェーンを使用して調整を組織できます。

● 1 グループの承認者 - ドラフト文書の実行者 (または開発者)。

● コーディネーターの第 2 グループ – 請負業者の責任者。

● 承認者の第 3 グループ - 管理文書草案が正しいかどうかをチェックする責任者 (または就学前教育機関サービスの従業員)。

● コーディネーターの第 4 グループ – プロジェクトがタスクと指示を提供する部門の責任者、および法律サービスの責任者。

● コーディネーターの第 5 グループ – 企業の責任者の代理 (または代理)。

自動システムを使用した調整には、「従来の」調整と比較して多くの利点もあります。主なものを挙げてみましょう。

1. 開発者は、プロジェクトを承認担当者に引き渡すために時間を無駄にする必要がありません。これは、指定されたルートに従ってシステムによって行われるためです。

2. 開発者は、担当者が草案文書を承認する義務がある期間を指定できます。

3. 文書草案の作成者はいつでも、文書がどのように承認されているか、どの職員が承認を行ったのか、どのビザが発行されたのかを確認できます。

4. 承認担当者は、特別な通知システムのおかげで、承認のための文書草案を受け取ったことをすぐに知ることができます。

5. 文書草案はできるだけ早く合意されます。

6. 草案文書は承認プロセス中に失われることはありません。

7. システムは、プロジェクト、ビザ、承認メモのすべてのバージョンを保存できます。

「電子」承認には上記の非常に大きな利点があるにもかかわらず、現在は少数の企業で使用されています。その理由は次のとおりです。すべての管理者が OA および電子文書管理システムの積極的なユーザーになる場合にのみ、承認段階を含むドラフト文書の作業を自動化することができます。管理者が主要な承認担当者であるためです。残念なことに、今日の慣例では、ほとんどの組織や企業で自動化システムの主なユーザーは秘書や事務責任者であり、その能力には文書草案の承認は含まれていないことが示されています。

ここで、承認者の一人が草案文書の内容に同意しなかった場合に何が起こるかを考えてみましょう。

1名以上の承認があった場合 基本的な性質のコメント、文書の本質を変更する場合は、草案を再印刷し（つまり、草案文書の新しいバージョンを作成する必要があります）、再合意する必要があります。

承認中にそれらが行われた場合 編集者のコメント、プロジェクトの内容を変更しない場合も転載の対象となりますが、この場合は再承認は必要ありません。

命令または指示に署名する

合意された文書草案は、署名のためにマネージャーに提出されます。

承認ビザがプロジェクトの最後のシートの裏面ではなく、別の承認シートで発行された場合、この場合、草案文書の承認シートをマネージャーに転送する必要もあります。

マネージャーの署名によって草案文書が本格的な文書になり、その後、登録する必要があります。

注文や指示の登録

文書登録文書に関する会計データを所定の形式で記録し、文書の作成、送信、または受信の事実を記録するものです。

私たちの場合、登録により文書作成の事実が記録されます。文書のさらなる記録や参照作業の整理にも登録が必要であることに注意してください。

登録は次の 3 つの方法のいずれかで行うことができます。

● 紙のジャーナルの文書に関するエントリ (ジャーナル登録フォーム)。

● 紙の登録および管理カード (カード登録フォーム) に記録する。

● OA および電子文書管理システム (自動登録フォーム) への文書に関する情報の入力。

現時点では、ジャーナルやカード形式の登録と比較して多くの利点があるため、文書の自動登録が推奨されることは注目に値します。これらの利点のほんの一部を挙げてみましょう。

● 任意の詳細または詳細によるドキュメントの迅速な検索。

● レポート、要約の自動生成、文書の参照および分析作業の実施。

● 注文（文書）の実行の自動制御。

● 複数の職場などで文書を同時に登録できる機能。

また、企業内で専用ソフトを導入することなく文書の自動登録が可能です。

ほとんどの中小企業では、これは MS Excel プログラムを使用して通常の表に記入することで行われます。

登録時にドキュメントが割り当てられます 登録番号と文書の日付。注文書と指示書の日付は署名日である必要があり、このことから、注文書と指示書は署名日に登録する必要があると結論付けることができます。

文書は、文書タイプの名前に応じてグループに登録されます。さらに、中核的な活動、人事、管理上および経済上の問題に関する命令（および指示）は個別に記録されます。これは、上記のサブタイプの注文と指示には共通ではなく、個別の番号が付けられることを意味します。

次に、GOST R 6.30-2003に規定されている、登録番号と文書の日付の登録要件を示します。

P.3.12。 GOST R 6.30-2003。統合された文書システム。組織および管理文書の統合システム。文書要件。

文書の登録番号はシリアル番号 13 で構成されており、組織の裁量により、事件の命名法、特派員、執行者などに関する情報に応じた事件索引を追加できます。

2 つ以上の組織が共同で編集した文書の登録番号は、これらの各組織の文書の登録番号を、文書内で著者が示されている順序でスラッシュで区切ったもので構成されます。

セクション3.11。 GOST R 6.30-2003。統合された文書システム。組織および管理文書の統合システム。文書要件。

文書の日付は、日、月、年の順にアラビア数字で記載されます。月の日と月は、ドットで区切られた 2 組のアラビア数字で書かれます。年 – 4 つのアラビア数字で表示されます。

日付を口頭で数値的にフォーマットする方法（たとえば、2003 年 6 月 5 日）や、日付を年、月、日の順序でフォーマットすることもできます（たとえば、2003.06.05）。

通常、注文や指示の日付を形式化するためにデジタル方式が使用されます (たとえば、2007 年 2 月 5 日など)。

執行者に命令または指示をもたらす

行政文書を執行者に持ち込むということは、文書を複製し、（できるだけ早く）送信するか、執行者に転送することを意味します。

オフィスワークの「伝統的な」組織では、命令や指示のコピーが作成されることが最も多く、抽出物が作成されることはそれほど多くありません。抽出されたデータは、配分指数に従って組織の執行者または従業員に送信されます（配分指数も作成されます）。作成され、執行者によって署名されています）。

文書を扱うときにオフィスオートメーションと電子文書フローのシステムが使用されている場合、ほとんどの場合（管理文書を作成する場合など、従業員が署名のために文書に精通する必要がない場合は重要です）人事向け）、登録された文書はシステムを使用している従業員に送信されます。このアプローチにより、受信者は可能な限り最短の時間で文書を受信できるようになり、文書のコピーやコピーの転送という「従来の」アプローチで費やされていた物的リソースと時間的リソースも節約されます。

ほとんどの行政文書は、執行者に配信される前に就学前教育機関サービスによる管理の対象となることは注目に値します。ただし、執行の制御は別の大きなテーマであり、昨年十分に注意を払いました。 14 , 15 .

このトピックは副社長による記事で続きます。コズィレヴァ「行政文書草案の作成: 責任ある執行者と記録管理専門家の間のやり取り」

経験豊富な専門家が自分の仕事を共有するとき、それは常に興味深いものです。特に、他の部門の同僚と建設的な相互作用を確立する場合はそうです。事務規則とロシア語の微妙な点をすべて遵守して行政文書の草案を作成する方法を学びます。 GOST R 6.30-2003 では、管理文書の作成に関する最も基本的な要件のみが規定されています。著者は、それらがどのように最終化（拡張）され、地域間通信会社で導入されたかを語ります。さまざまな場面に応じた具体的な文言例やデザインサンプルもあり、仕事での活用に大変便利です。この記事は、ジャーナル「Office Management and Document Flow in the Enterprise」の 2007 年 7 月号に掲載されました。

1 管理文書 – 機関の活動の管理上および組織上の問題（命令、指示など）に関する決定を記録する文書。 – 文書の種類と種類をまとめた簡単な辞書。 – M.: ヴニダード。 – 1974年。

2 現在、法令は以下によって個別に発行される法的行為でもあります。 - 国家元首 - ロシア連邦大統領。 – 例えば、ロシア連邦政府議長の命令など、彼に与えられた権限の範囲内での権力および管理の合議体の長。 – ロシア連邦の構成主体の行政権の長 – 知事、市長など

3 2007 年雑誌 No. 2 の 32 ページにある Yu.V. Khimich の記事にある、主なアクティビティのオーダーのライフサイクルのオペログラムを参照してください。

4 職員に対する一部の命令および指示は、1996 年 11 月 21 日の連邦法第 129-FZ「会計について」第 9 条に基づいて、ロシア国家統計委員会の決議によって承認された統一様式に従って作成されなければならない。平成16年1月5日第1号「労務会計及び支払に関する統一様式一次会計書類の承認について」

5 GOST R 6.30-2003 は、連邦行政当局を除くすべての組織に対する本質的な勧告です。それにもかかわらず、その規定の厳格な実施は、情報を文書化し、文書を扱うという高度な文化を示しています。

6 営利組織が組織のロゴまたは商標 (サービスマーク) を持たない場合、この詳細は発行されません。

7 記載部分のない注文の例については、2007 年雑誌 No.2 の 45 ページにある T.A. Kuznetsova の記事を参照してください。

8 E.M. カメネバによる記事を参照。「アプリケーション設計の微妙な点」、ジャーナル「Office Management and Document Flow in the Enterprise」の 2006 年 11 号、26 ページに掲載。

9 外部承認手順については、2006 年雑誌 No.6 の 37 ページにある質問への回答を参照してください。

10 執行者は、草案文書を作成している専門家として理解されます。

11 文書の種類は、その内容と目的 (命令、指示、行為など) に基づいて文書化システムに属する文書です。この場合、サブタイプは、文書に記載されている問題の性質によって統合された、同じ種類の文書のグループとして理解されます (たとえば、トレーニングの命令、認証の命令、専門家委員会の設立の命令、等。）。

12 組織の活動で使用される文書の形式の表は、管理活動の機能とタスクの実行に必要かつ十分な、承認された文書の形式のリストであり、その法的ステータス、準備の段階の説明が含まれます。そして完成。

13 シリアル番号は暦年中に割り当てられます。来年初めからシリアル番号は再び1から始まります。

14 O.V. の記事を参照 Ryskova「指示の実行の制御: 連邦行政当局の規制の要件」雑誌 No. 1' 2006 の 24 ページ。

15 E.M. の記事を参照指示の実行を監視する方法については、Kameneva が 2006 年雑誌 No.9 の 72 ページと 2006 年雑誌 No.10 の 76 ページに記載しています。