กฎการเจรจาต่อรอง: วิธีเขียนอีเมล จริยธรรมของการโต้ตอบธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์

ใน Microsoft Outlook คุณสามารถระบุได้ว่าสำหรับข้อความทั้งหมดที่คุณส่ง สำเนาลับถึง (Bcc) อัตโนมัติจะถูกส่งไปยังรายชื่อการแจกจ่ายหรือผู้ใช้อื่น

สถานการณ์หนึ่งที่กฎนี้มีประโยชน์คือเมื่อสมาชิกกลุ่มทั้งหมดตอบกลับข้อความอีเมลขาเข้า เช่น ศูนย์ช่วยเหลือ เมื่อสมาชิกกลุ่มคนหนึ่งตอบกลับข้อความ สมาชิกกลุ่มคนอื่นๆ จะได้รับสำเนาของการตอบกลับโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้ข้อความขาออกทั้งหมดเป็นข้อมูลล่าสุด

กฎของลูกค้า

สร้างกฎ

ขณะนี้ ทุกครั้งที่คุณส่งข้อความ ไม่ว่าจะเป็นข้อความใหม่ ส่งต่อข้อความ หรือการตอบกลับ ผู้คนหรือกลุ่มที่ระบุไว้ในกฎจะถูกเพิ่มเป็นผู้รับสำเนาโดยอัตโนมัติ ชื่อของบุคคลหรือกลุ่มไม่ปรากฏในบรรทัดสำเนาถึงของข้อความเขียน แต่ชื่อเหล่านั้นจะปรากฏต่อผู้รับข้อความทั้งหมด

ปิดการใช้งานกฎ

ในมุมมองจดหมาย บนแท็บ บ้านคลิกปุ่ม กฎ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

บนแท็บในส่วน กฎ

คลิกปุ่ม ตกลง.

กฎและการแจ้งเตือน.

คำแนะนำ:สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปิดใช้งานกฎนี้อย่างรวดเร็วสำหรับแต่ละข้อความ โปรดดูส่วนถัดไป ("")

ใช้หมวดหมู่เพื่อปิดใช้งาน CC อัตโนมัติสำหรับแต่ละข้อความ

หากคุณต้องการความยืดหยุ่นในการปิดกฎการคัดลอกใหม่อัตโนมัติโดยยึดตามข้อความเดียว โดยไม่ต้องนำทางผ่านกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือนคุณสามารถใช้คุณลักษณะหมวดหมู่ใน Outlook พร้อมกับกฎได้

คำแนะนำ:

ขั้นแรก คุณต้องสร้างกฎเพื่อส่งสำเนาลับ (CC) สำหรับข้อความอีเมลทั้งหมดที่คุณส่งโดยอัตโนมัติ

กฎเฉพาะนี้เรียกว่า กฎของลูกค้า- กฎไคลเอ็นต์ทำงานเฉพาะบนคอมพิวเตอร์ที่สร้างขึ้นและเรียกใช้เฉพาะในกรณีที่ Outlook กำลังทำงานอยู่ หากคุณจะส่งอีเมลโดยใช้บัญชีอีเมลบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น กฎจะไม่ทำงานจากคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นเพื่อที่จะถูกสร้างขึ้นบนคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น ต้องสร้างกฎเดียวกันนี้ในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องที่วางแผนจะใช้

สร้างกฎ

ขณะนี้ ทุกครั้งที่คุณส่งข้อความ ไม่ว่าจะเป็นข้อความใหม่ ส่งต่อข้อความ หรือการตอบกลับ บุคคลหรือรายชื่อการแจกจ่ายที่ระบุในกฎจะถูกเพิ่มเป็นผู้รับสำเนาโดยอัตโนมัติ ชื่อของบุคคลหรือรายชื่อการแจกจ่ายจะไม่ปรากฏในบรรทัดสำเนาถึงของการเขียนข้อความ แต่ชื่อเหล่านั้นจะปรากฏแก่ทุกคนที่ได้รับข้อความ

ปิดการใช้งานกฎ

เพื่อป้องกันไม่ให้สำเนาถูกส่งโดยอัตโนมัติ คุณต้องปิดการใช้งานกฎก่อน

ใน Mail ในเมนู บริการคลิกปุ่ม กฎและการแจ้งเตือน.

บนแท็บ กฎอีเมลในบทที่ กฎยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องที่สอดคล้องกับกฎที่คุณสร้างขึ้น

คลิกปุ่ม ตกลง.

ตอนนี้คุณสามารถส่งข้อความโดยไม่ต้องส่งสำเนาไปยังบุคคลอื่นหรือรายชื่ออีเมลโดยอัตโนมัติ กฎจะไม่ใช้งานจนกว่าจะเปิดใช้งานอีกครั้งในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน.

คำแนะนำ:

ใช้หมวดหมู่เพื่อปิดใช้งาน CC อัตโนมัติสำหรับแต่ละข้อความ

หากคุณต้องการปิดใช้งานกฎการส่ง CC อัตโนมัติใหม่สำหรับแต่ละข้อความโดยไม่ต้องเรียกกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือนคุณสามารถตั้งค่ากฎเป็นหมวดหมู่ที่มีอยู่ใน Office Outlook 2007 ได้

แก้ไขกฎที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้เพื่อที่เมื่อคุณเพิ่มประเภทที่ระบุลงในข้อความ กฎจะไม่ส่งสำเนาโดยอัตโนมัติ

เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการปิดใช้งานกฎสำเนาอัตโนมัติสำหรับข้อความ ให้ใช้หมวดหมู่กับกฎดังกล่าว

คำแนะนำ:คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดได้หากคุณระบุไว้เมื่อสร้างหมวดหมู่

เมื่อคุณส่งข้อความ กฎการคัดลอกอัตโนมัติจะไม่มีผล

เครื่องมือหลักของผู้จัดการคือการสื่อสาร วันนี้ฉันกำลังคิดถึงประเภทที่น่าสนใจที่สุด - การติดต่อซึ่งมีช่องทางเดียวในการแลกเปลี่ยนข้อมูล - ความหมาย

ไปที่บุ๊กมาร์ก

การโต้ตอบ

การโต้ตอบก็เหมือนเอกสาร แตกต่างจากการประชุมส่วนตัว การติดต่อที่บันทึกไว้ในกล่องจดหมายอีเมลจะไม่เปลี่ยนความหมายเมื่อเวลาผ่านไป วันหนึ่งอาจมีบทบาทที่ดีหากข้อตกลงถูกรวมเข้าด้วยกันโดยการโต้ตอบทางจดหมาย ดังนั้นจึงแนะนำให้รวมผลการเจรจาใด ๆ เข้ากับรายงานการประชุม

ความหมายของการสื่อสารคือการถ่ายโอนข้อมูลเพื่อให้ได้ปฏิกิริยาที่ต้องการ ความแตกต่างระหว่างการติดต่อทางจดหมายและการพูดสด: คุณมีเพียงช่องทางเดียวในการส่งข้อมูล - ข้อความ เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด หลีกเลี่ยงความคลุมเครือ คุณสามารถให้โอกาสคู่สนทนาได้ข้อสรุปของตนเอง แต่อย่าปล่อยให้เขาเดาเนื้อหาของจดหมาย

เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกบิดเบือนต้องนำเสนอให้ชัดเจน

หลักการเขียนคือต้องชัดเจน กระชับ และตรงประเด็น

โครงสร้างตัวอักษร

หัวเรื่องจดหมาย

หัวเรื่องของจดหมายควรสะท้อนถึงเนื้อหา หากเนื้อหาของการติดต่อเปลี่ยนแปลงไปตั้งแต่หัวข้อที่ได้รับมอบหมาย เนื้อหาก็จะเปลี่ยนไป

ทักทาย

คำทักทายเขียนเป็นวลีเดียวโดยไม่ต้องสับเปลี่ยน หากมีผู้รับหลายคนในจดหมายและจดหมายจ่าหน้าถึงทุกคน เราจะใช้คำทักทายทั่วไป หากเราเขียนถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง เราจะระบุชื่อเขาโดยไม่คำนึงถึงจำนวนคนในสำเนาจดหมาย ในกรณีที่คุณเขียนถึงบุคคลหนึ่ง โดยเรียกชื่อบุคคลนั้น และด้วยเหตุผลบางประการ บุคคลอื่นที่คัดลอกคำตอบมา เรายินดีต้อนรับให้เขาตอบกลับจดหมายดังกล่าว

การแนะนำ

ขอแนะนำให้แนะนำหากข้อความมีสามหรือสี่ย่อหน้า เราเขียนสาระสำคัญของเนื้อหาทั้งหมดไว้ที่ตอนต้นของจดหมาย การแนะนำไม่ควรซับซ้อนและไม่ควรมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ ทำหน้าที่เป็นความต่อเนื่องของหัวข้อของจดหมายโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อพูดคุยสั้น ๆ เกี่ยวกับหัวข้อสนทนา

เนื้อหาหลัก

ย่อหน้าหนึ่งควรมีหนึ่งแนวคิดและหลายประโยคที่เสริมข้อความหลัก คุณควรกำจัดความคิดทั้งหมดออกจากย่อหน้าที่ไม่ได้พิสูจน์หรือเสริมข้อความหลัก - แยกไว้ในย่อหน้าแยกกันหรือลบออกจากจดหมาย ย่อหน้าบรรทัดเดียวแบ่งจังหวะของตัวอักษร ขอแนะนำว่าอย่าปล่อยให้สิ่งนี้เกิดขึ้น

แต่ละย่อหน้าสามารถมีหัวข้อย่อยของตัวเองได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีหลายหัวข้อในจดหมาย บังคับหากมีหลายหัวข้อในจดหมายฉบับเดียวและหนึ่งในนั้นอยู่นอกเหนือขอบเขตของย่อหน้าเดียว

บทสรุปและคำถามถึงคู่สนทนา

คำถามและข้อเสนอแนะสำหรับการอภิปรายจะรวมอยู่ท้ายจดหมาย การอยู่ตรงกลางอาจเสี่ยงต่อการไม่ถูกตรวจจับ

ลายเซ็น

ลายเซ็นเป็นองค์ประกอบทางเทคนิคของตัวอักษรที่ไม่ควรใหญ่กว่าส่วนที่เหลือของตัวอักษร ผู้คนไปที่นั่นสองสามครั้งในชีวิตเมื่อต้องการทราบหมายเลขโทรศัพท์ของผู้เขียนจดหมาย ชื่อและที่อยู่อีเมลของคุณสามารถดูได้แม้ว่าจะไม่มีลายเซ็นก็ตาม

ลายเซ็นควรให้ข้อมูลและเรียบง่าย สิ่งที่ไม่จำเป็นต้องระบุอย่างแน่นอนคือโลโก้บริษัทและที่อยู่ทางไปรษณีย์ บางครั้งลายเซ็นประกอบด้วยข้อความเกี่ยวกับการรักษาความลับของการติดต่อทางจดหมายและคำร้องขอไม่ให้พิมพ์จดหมายเพื่อไม่ให้ทำลายสิ่งแวดล้อม - นี่คือคลินิก

กรณีทั่วไปคือตัวอักษรคำเดียวพร้อมลายเซ็นหลายเรื่อง

ไฟล์ตามไฟล์แนบ

หากเราแนบรูปภาพเป็นภาพประกอบในจดหมาย จะเป็นการดีกว่าที่จะโพสต์ไว้ในเนื้อหาของจดหมาย แทนที่จะโพสต์เป็นลิงก์หรือไฟล์แนบพร้อมลิงก์ไปยังไฟล์จากข้อความ ในกรณีนี้ เราจะปรับขนาดของรูปภาพให้อยู่ในสถานะที่สามารถอ่านได้ แต่จะไม่กินพื้นที่ทั้งหน้าจอ หากมีการส่งรูปภาพเพื่อใช้นอกการติดต่อทางจดหมาย เราจะรวมรูปภาพเหล่านั้นเป็นไฟล์แนบ

หากมีไฟล์จำนวนมาก ให้เพิ่มลงในไฟล์เก็บถาวร ควรใช้ไฟล์ ZIP ซึ่งเป็นรูปแบบเริ่มต้นสำหรับ macOS และ Windows ในการทำงานกับรูปแบบเฉพาะเช่น RAR จำเป็นต้องมีเครื่องมือเพิ่มเติมซึ่งไม่สะดวก

หากไฟล์เก็บถาวรมีขนาดใหญ่ ให้ใช้บริการโฮสต์ไฟล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไฟล์ถูกส่งทางอีเมลถึงบุคคลจากบริษัทราชการขนาดใหญ่ มักมีการจำกัดขนาดของไฟล์ที่ยอมรับ

จริยธรรม

จริยธรรมทางอีเมลขึ้นอยู่กับสามัญสำนึกและบริบท ภาษาที่ใช้เขียนจดหมายขึ้นอยู่กับว่าใครได้รับจดหมาย หากคู่สนทนาไม่คุ้นเคยกับเรา เราก็เขียนอย่างเป็นกลางและให้เกียรติ ทำให้มันเรียบง่ายและเฉพาะเจาะจง และคลิก "ตอบทั้งหมด" เมื่อมีคนหลายคนในสำเนา

เวลาตอบกลับอีเมล์

ความแตกต่างระหว่างอีเมลและผู้ส่งข้อความด่วนคืออนุญาตให้ตอบกลับล่าช้าได้ อย่างไรก็ตาม ไม่มีประโยชน์ที่จะปล่อยให้ล่าช้าเกินสองสามชั่วโมงหากคุณสามารถให้คำตอบได้ทันที หากคำตอบต้องใช้เวลาในการคิด ให้แจ้งคู่สนทนาของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้และแนะนำเขาเมื่อถึงเวลาที่ตอบ ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าความไม่แน่นอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคู่สนทนามีบางอย่างขึ้นอยู่กับคำตอบของคุณ

คำศัพท์มืออาชีพ

หลีกเลี่ยงคำศัพท์ทางเทคนิคและคำย่อ เว้นแต่คุณจะแน่ใจว่าอีกฝ่ายจะเข้าใจคุณถูกต้อง สิ่งเดียวกันกับศัพท์เฉพาะทางวิชาชีพและคำศัพท์หนักๆ เป้าหมายของเราคือการได้รับสิ่งที่จำเป็น และไม่แสดงความรู้ของเราเอง คำพูดที่ชาญฉลาดจะไม่ทำให้คุณเป็นมืออาชีพมากขึ้น หากคุณไม่สามารถทำได้หากไม่มีคำศัพท์ระดับมืออาชีพและคุณไม่แน่ใจว่าคู่สนทนาจะอ่านได้อย่างถูกต้องคุณสามารถให้คำอธิบายได้ แต่ถ้าเป็นไปได้ที่จะทำให้ตัวอักษรง่ายขึ้นก็ทำให้ง่ายขึ้น

การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน

ไม่ว่าคุณจะเขียนถึงลูกค้า หุ้นส่วนทางธุรกิจ หรือเพื่อนร่วมงานก็ตาม อย่าให้ความคุ้นเคย การใช้คำย่อ และการใช้ภาษาพูด เพื่อนร่วมงานคือคนคนเดียวกันและอาจเข้าใจคุณผิดได้เช่นกัน ด้วยเหตุผลบางประการ เชื่อกันว่าหากบุคคลหนึ่งทำงานร่วมกับคุณ เขาสามารถและควรอดทนต่อทัศนคติที่แตกต่างจากลูกค้าภายนอก อย่างไรก็ตาม หากลูกค้าภายนอกไม่สนใจวิธีการสื่อสารของคุณ คุณควรทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ความจริงที่ว่าบุคคลหนึ่งทำงานกับคุณในสำนักงานเดียวกันไม่ได้ให้สิทธิ์คุณในการมีความเป็นส่วนตัวและสื่อสารโดยปราศจากความเคารพ

ข้อขัดแย้ง

เป็นการดีกว่าที่จะแก้ไขข้อขัดแย้งด้วยตนเอง - ช่องทางในการส่งข้อมูลผ่านการโต้ตอบยังไม่เพียงพอ เมื่อแก้ไขข้อขัดแย้งผ่านทางอีเมล ทุกคนจะเห็นสิ่งที่แตกต่างออกไปอย่างแน่นอน

ไม่ว่าในกรณีใดห้ามตอบจดหมายโกรธทันที - ปล่อยให้คู่สนทนาของคุณระบายอารมณ์ หากคุณเขียนจดหมายแสดงความไม่พอใจด้วยตัวเอง บันทึกลงใน GoogleDoc อ่านซ้ำภายในสองสามชั่วโมง จากนั้นตัดสินใจว่าควรส่งหรือไม่

อารมณ์

เครื่องหมายอัศเจรีย์ในการโต้ตอบทางอีเมล แสดงอารมณ์โดยใช้ capslock - มารยาทที่ไม่ดี อีโมติคอนยิ้ม - เฉพาะในกรณีที่คุณแน่ใจว่าพวกเขาจะเข้าใจคุณถูกต้องเท่านั้น

จดหมายได้รับการออกแบบมาเพื่อสื่อความหมาย ไม่ใช่อารมณ์ - บุคคลจะยังคงอ่านในแบบของเขาเอง ถ้าอยากถ่ายทอดอารมณ์จริงๆก็โทรเลยดีกว่า

ขยะคำพูด

Maxim Ilyakhov เขียนเกี่ยวกับ infostyle และสร้างเว็บไซต์ที่ช่วยล้างข้อความออกจากขยะ คุณสามารถรับทิศทางได้ แต่ไม่ใช่ยาครอบจักรวาล อย่ามองข้ามสไตล์ข้อมูลโดยไร้เหตุผล หากอ่านข้อความไม่ได้ ก็ไม่สำคัญว่าตาม Glavred จะมีกี่คะแนนก็ตาม

สรุป

• ทำให้มันง่ายเขียนอย่างชัดเจน
• คิดว่าใครจะอ่านจดหมายของคุณ
• อย่าเรียงลำดับสิ่งต่าง ๆ ทางอีเมล
• ทำความสะอาดลายเซ็นของคุณ

กฎเบื้องต้นทั้งหมดที่ระบุไว้ด้านล่างเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบทางธุรกิจกับคู่ค้า เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และนักแสดงของคุณเป็นหลัก การใช้สิ่งเหล่านี้ในการติดต่อส่วนตัวถือเป็นเรื่องส่วนตัวสำหรับทุกคน อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติตามกฎเหล่านี้ในการติดต่อสื่อสารส่วนตัวจะสร้างความประทับใจที่ดีให้กับคุณเท่านั้น

จริยธรรมในอีเมลธุรกิจ

หากคุณไม่ต้องการอ่านต่อกะทันหัน ให้จำกัดตัวเองให้ปฏิบัติตามกฎพื้นฐานต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย:

• เมื่อรับสาย ให้ใช้ปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด"การดำเนินการนี้จะสำเนาถึงผู้รับอีเมลเริ่มต้นเพื่อไม่ให้การตอบกลับของคุณผ่านพวกเขาไป ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้ซ่อนปุ่ม "ตอบกลับ" ในการตั้งค่าอินเทอร์เฟซ หากจำเป็น คุณสามารถลบผู้รับที่ไม่ต้องการได้ด้วยตนเอง
• อย่าปล่อยให้ฟิลด์เรื่องว่างเปล่าคนที่คุณติดต่อด้วยอาจได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวัน และพวกเขาใช้ฟิลด์นี้เพื่อประเมินความสำคัญและเนื้อหาของอีเมลอย่างรวดเร็ว
• จดหมายอ้างอิงอย่าเริ่มตอบกลับด้วยอีเมลใหม่ คลิก "ตอบกลับทั้งหมด" ในอีเมลที่ได้รับ และอย่าปิดใช้งานใบเสนอราคาเมื่อตอบกลับและส่งต่อคุณสมบัติในการตั้งค่าไคลเอนต์อีเมลของคุณ
• พร้อมอ้างอย่างครบถ้วน(หากคำตอบของคุณคือทั้งจดหมาย) ให้เขียนข้อความของคำตอบที่ต้นจดหมาย ไม่ใช่ที่ท้ายจดหมายด้านล่าง

เราจะดำเนินการต่อหรือไม่?

การรับจดหมาย

1. จดหมายที่ได้รับจะต้องอ่าน หากคุณได้รับจดหมาย แสดงว่ามีคนส่งจดหมายด้วยเหตุผลบางอย่าง (แน่นอนว่าที่นี่ไม่ถือเป็นสแปม) หากบุคคลมีจดหมายที่ทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน และมีอายุมากกว่าหนึ่งวัน แสดงว่าเขาไม่รู้วิธีทำงานกับจดหมาย อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้สามารถได้รับการอภัยได้หาก:
   • บุคคลนั้นเสียชีวิตหรือล้มป่วยกะทันหัน
   • การทำงานกับอีเมลไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบงานของเขา (ดังนั้นเขาจึงไม่จำเป็นต้องมีอีเมลบริการ)
2. หากคุณไม่ใช่ผู้จัดการ ให้ตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างน้อยวันละ 2 ครั้ง: ในตอนเช้าและตอนบ่าย การไม่ตอบคำถามการผลิตจากคุณอาจทำให้งานของผู้อื่นหยุดชะงักและทำให้การแก้ไขปัญหาล่าช้าได้
3. หากคุณเป็นผู้จัดการ วันทำงานของคุณควรเริ่มต้นด้วยการเปิดตัวโปรแกรมรับส่งอีเมลที่ทำงานตลอดทั้งวันและจะตรวจสอบอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ ตั้งค่าการส่ง/รับจดหมายอัตโนมัติอย่างน้อยทุก 10 นาที (ควร 1-3 นาที)
4. คุณได้รับจดหมาย หากคุณยุ่งมาก ให้ประเมินทันทีว่าจดหมายนั้นมาจากใคร หัวข้อเรื่อง และดูคร่าวๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วว่าจดหมายนั้นต้องการคำตอบเร่งด่วนหรือรอสักครู่
5. หากทำได้กรุณาตอบกลับทันที นี่เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเคลื่อนย้ายสิ่งต่างๆ โดยไม่ต้องรวบรวมจดหมาย
6. หากคุณเข้าใจว่าคุณไม่สามารถตอบได้ภายใน 24 ชั่วโมง ควรเขียนทันทีว่า “ฉันจะตอบภายในสองสามวัน” หรืออย่างน้อย “ฉันจะตอบในภายหลังเล็กน้อย”

ช่อง "ถึง", "สำเนา", "สำเนาลับ"

1. โปรดจำไว้ว่ามีช่องถึง สำเนาถึง และสำเนาลับถึง การดำเนินการเพิ่มเติมของคุณ (และการดำเนินการของพันธมิตรทางจดหมายของคุณ) เมื่อได้รับจดหมายนั้นขึ้นอยู่กับพวกเขา:
   • “ถึง” (“ถึง”) - จดหมายและข้อมูลหรือคำถามที่อยู่ในจดหมายจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยตรง หากคุณส่งคำถาม คุณคาดหวังการตอบกลับจากผู้รับที่ระบุในช่อง "ถึง" หากคุณเป็นผู้รับ คุณควรจะเป็นคนตอบ
   • “CC” (“สำเนา”) - ผู้รับที่ปรากฏในสำเนาจะได้รับจดหมาย "เพื่อข้อมูลของคุณ" เพื่อขอข้อมูลหรือ "ได้รับเชิญให้เป็นพยาน" โดยทั่วไปผู้รับสำเนาไม่ควรตอบกลับจดหมาย ยิ่งไปกว่านั้น จะถือว่าสุภาพ หากจำเป็น คุณขึ้นต้นด้วยวลี “ขออภัยที่รบกวน”
   • “BCC” (“Blind Copy”) เป็นช่องสำหรับ “อุบายของพระราชวัง” การระบุผู้รับในช่องนี้แสดงว่าคุณ "แอบ" ส่งจดหมายนี้ถึงเขา: ผู้รับหลักหรือผู้รับในสำเนาจะไม่รู้จักจดหมายที่ส่งถึงบุคคลนี้ นอกจากนี้ยังใช้สำหรับการส่งจดหมายจำนวนมากเพื่อไม่ให้ผู้รับทุกคนรู้จักสมุดที่อยู่ของคุณ
2. เมื่อรับสาย ให้ใช้ปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" การดำเนินการนี้จะบันทึกสำเนาไปยังผู้รับอีเมลฉบับแรก เพื่อไม่ให้การตอบกลับของคุณผ่านไป
3. อย่าลบบุคคลที่ผู้ติดต่อของคุณเพิ่มออกจากสำเนาจดหมาย หากคุณต้องการตอบเรื่องส่วนตัวเพื่อไม่ให้ผู้สื่อข่าวรายอื่นได้รับคำตอบของคุณ ให้ลบทุกคนออกจากสำเนายกเว้นผู้ที่เขียนจดหมาย (ใช่ เราไม่เคยใช้ปุ่ม "ตอบกลับ")
4. หากมีผู้รับมากกว่าสองคนในช่อง "ถึง" ในจดหมายที่ได้รับ นั่นหมายความว่าทั้งสองคนหรือคนใดคนหนึ่งต้องตอบกลับ พิจารณาว่าทั้งสองควรตอบ - หากจดหมายส่งถึงคุณและคนอื่น ให้ตอบด้วย (แม้ว่าจะเป็นคำตอบเช่น “คำถามนี้ไม่เหมาะกับฉันอย่างแน่นอน ให้ตอบแบบนั้นบ้าง”)
5. ในทางกลับกัน ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่าอย่ารวมผู้รับมากกว่าหนึ่งรายในช่อง "ถึง" สำหรับจดหมายที่ส่งถึงสองคน คุณจะไม่ได้รับคำตอบจากทั้งสองคน เนื่องจากแต่ละคนจะคิดว่าอีกฝ่ายจะตอบ ไม่ใช่ทุกคนที่อ่านบทความนี้
6. การส่งต่อจดหมายส่วนตัวไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายโดยไม่ได้รับความยินยอมจากผู้เข้าร่วมในจดหมายนั้นถือเป็นการผิดจรรยาบรรณ!

ฟิลด์หัวเรื่อง

1. อย่าปล่อยให้ว่างเปล่า
2. หัวเรื่องของจดหมายควรสั้น แต่สะท้อนถึงเนื้อหาหลักและหัวข้อของจดหมาย ชื่อเช่น “คำถาม”, “สวัสดี!” หรือหัวเรื่องที่ว่างเปล่าแสดงว่าคุณเป็นมือใหม่ที่ขาดทักษะการเขียนเชิงธุรกิจขั้นพื้นฐาน
3. เมื่อคุณตอบกลับอีเมลฉบับใดฉบับหนึ่งที่มีหัวเรื่องต่างกัน ให้ตอบกลับอีเมลที่ถูกต้อง ตอบจดหมายเรื่อง “ประชุมวันอังคารที่ 18 เมษายน” เกี่ยวกับการประชุม และจดหมาย “วัสดุการพิมพ์” เกี่ยวกับสื่อสิ่งพิมพ์ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการอ้างอิงจดหมายโต้ตอบครั้งก่อน (ดูหัวข้อการเขียนจดหมายด้านล่าง)
4. หากคุณต้องการส่งอีเมลเป็นระยะ เช่น รายงานรายสัปดาห์ พยายามรักษาส่วนหัวให้คงที่ หรืออย่างน้อยส่วนหนึ่งควรคงที่ เพื่อให้ผู้รับสามารถตั้งค่ากฎอัตโนมัติสำหรับการเรียงลำดับจดหมายดังกล่าว

ความสำคัญของการเขียน

1. หากจดหมายมีข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเร่งด่วน ข้อความในสัญญา หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณต้องให้ความสนใจก่อน ให้ใช้ความสำคัญ "สูง" ซึ่งจะเน้นตัวอักษรในกล่องจดหมาย
2. อย่าใช้ความสำคัญ "สูง" อย่างไร้ประโยชน์ - คนที่ "ส่งเสียงดัง" น่ารำคาญและถ่อมตัวมากขึ้น
3. สำหรับจดหมายส่วนตัวถึงนักข่าวธุรกิจหรือจดหมายที่มีรูปภาพหรือลิงก์ตลกๆ ให้ทำเครื่องหมายความสำคัญว่า "ต่ำ"

การเขียนจดหมาย (ตอบกลับ)

1. เริ่มต้นด้วยการทักทายก็สุภาพ “สวัสดีเกรอา!” บ่งบอกว่าคุณขี้เกียจเกินกว่าจะเขียนชื่อบุคคลนั้น แม้แต่ “อันเดรย์!” หรือ “สวัสดีตอนบ่าย!” ค่อนข้างสุภาพและเพียงพอ
2. พูดภาษาเดียวกันกับบุคคลนั้น สิ่งนี้ไม่เพียงใช้กับภาษารัสเซีย/อังกฤษเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปแบบของข้อความด้วย หากคุณได้รับจดหมายอย่างเป็นทางการ การตอบกลับอย่างไม่เป็นทางการถือเป็นการไม่เคารพผู้ถูกร้องและเป็นการแสดงให้เห็นถึงวัฒนธรรมที่ต่ำของคุณเอง การตอบสนองอย่างเป็นทางการต่อการอุทธรณ์อย่างไม่เป็นทางการอาจเป็นการเรียกร้องให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือเป็นเพียงข้อบังคับขององค์กรกำหนด
3. พยายามตอบตัวอักษรตัวสุดท้ายในห่วงโซ่การติดต่อเสมอ และอย่าตอบตัวอักษรตัวกลาง
4. Ne ispolzuyte แปลยกเว้นกรณีการส่งจดหมายตามเงื่อนไขที่พิมพ์ข้อความแตกต่างออกไปได้ยาก (เช่น จากโทรศัพท์มือถือหรือจากคอมพิวเตอร์ที่ไม่มีรูปแบบแป้นพิมพ์ภาษารัสเซีย)
5. หากโปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณไม่รองรับภาษารัสเซียหรือทำให้การเข้ารหัสเสียหาย ให้แนบข้อความตอบกลับเป็นไฟล์แนบ
6. จดหมายธุรกิจควรมีความถูกต้อง กระชับ และเฉพาะเจาะจง:
   • ความถูกต้อง - อย่าลืมระบุรายละเอียดที่คุณอ้างถึง (วันที่และหัวเรื่องของอีเมลอื่น วันที่ประชุม รายการวาระการประชุม ชื่อไฟล์ ลิงก์ไปยังเอกสารออนไลน์ ฯลฯ)
   • ความกระชับ - บางคนนำเสนอในสามหน้าซึ่งสามารถเขียนได้ในสามประโยค คนที่คิดชัดเจนก็พูดอย่างชัดเจนและนักข่าวของคุณก็เห็นสิ่งนี้
   • ความเฉพาะเจาะจง - จากจดหมายควรชัดเจนว่าผู้รับต้องการอะไรกันแน่สิ่งที่พวกเขาต้องการจากเขา
7. การติดต่อทางธุรกิจไม่ใช่สถานที่สำหรับฝึกเขียนจดหมายและไม่ใช่สถานที่สำหรับแสดงอารมณ์ เพื่อจุดประสงค์นี้จึงมีกระดานสนทนา การสนทนา และวิธีการอื่นๆ ในการสื่อสารระหว่างบุคคลทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อความทางธุรกิจที่กระชับไม่ใช่ความแห้งกร้าน แต่เป็นการประหยัดเวลาและความแม่นยำในการคิด
8. หากจดหมายมีคำถาม หัวข้อ หรืองานหลายข้อ ให้จัดโครงสร้างและแยกออกเป็นย่อหน้าโดยมีหรือไม่มีหมายเลขก็ได้ “กระแสความคิด” ที่ต่อเนื่องนั้นอ่านยาก และพลาดประเด็นหลักของจดหมายได้ง่าย นอกจากนี้ บางคนมักจะโยนจดหมายที่มีโครงสร้างไม่ดีลงในถังขยะทันที (แม้ว่านี่อาจเป็นแนวคิดสุดโต่งก็ตาม)
9. โปรดทราบว่าคำตอบสำหรับคำขอหรืองานคือ "มาทำกันเถอะ!" ไม่สมบูรณ์ “เราจะดำเนินการภายในวันที่ดังกล่าว” “ในอีกไม่กี่วันข้างหน้า” “หลังจากเหตุการณ์ดังกล่าวและเหตุการณ์ดังกล่าว” เป็นคำตอบที่ชัดเจนและแม่นยำยิ่งขึ้น
10. หากจดหมายใช้คำพูดในลักษณะที่สามารถตอบด้วยคำว่า "ตกลง" ง่ายๆ คำตอบก็น่าจะได้รับเร็วกว่ามาก ตัวอย่างเช่น หากมีหลายตัวเลือกสำหรับสิ่งที่ต้องทำ ให้เสนอตัวเลือกเริ่มต้นไว้
11. ข้อความต้องไม่มีข้อผิดพลาด โอเชปยัตกีไม่น่ากลัว แต่ถ้าคุณเขียนและสะกดคำผิดในตัวอักษรทุกตัวคำนั้นจะสังเกตเห็นได้เร็วมากและ "C" ของคุณที่มีเครื่องหมายลบในภาษารัสเซียจะชัดเจน (รวมถึงข้อสรุปเพิ่มเติมเชิงเก็งกำไรเกี่ยวกับระดับการศึกษาและวัฒนธรรมทั่วไปของคุณ ).
12. พยายามอย่าใช้การจัดรูปแบบ html ของตัวอักษร น่าเสียดายที่รูปแบบการเขียนจดหมายนี้เป็นค่าเริ่มต้นใน Outlook แต่เมื่อใช้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออ้างอิง (ตอบกลับและส่งต่อ) มีคำถามมากมายเกิดขึ้น
13. หากคุณได้รับจดหมายในรูปแบบ html อย่าเปลี่ยนเป็นข้อความธรรมดา เนื่องจากจะทำให้การรับรู้ข้อมูลของผู้ส่งหยุดชะงักเมื่อได้รับคำตอบจากคุณ ยิ่งผู้ติดต่อมีความสำคัญต่อคุณมากเท่าไร การรักษาการรับรู้ที่เพียงพอของเขาก็จะยิ่งสำคัญมากขึ้นเท่านั้น คุณสามารถจัดการเน้นคำตอบของคุณในการอ้างอิง html โดยใช้สี หรือคุณสามารถใช้ปุ่ม "ลดการเยื้อง" บนแผงการจัดรูปแบบ html (แม้ว่าจะมีความแตกต่างที่ไม่แน่นอนก็ตาม)
14. อ้างข้อความของจดหมายต้นฉบับ คุณคิดว่านี่จะหมายถึงอะไร? ฉันไม่รู้เช่นกัน: ถึง: AIST เป็นนกที่มีความคิดสร้างสรรค์ เรื่อง: Re: Re: Re: คำถาม ตกลง! วาสยา
15. อย่าแก้ไขข้อความของบุคคลอื่นเมื่ออ้างอิงข้อความนั้น! นี่เป็นการปลอมแปลงตัวอักษรชนิดหนึ่ง
16. เมื่ออ้างอิงข้อความทั้งหมด (หากคุณตอบกลับทั้งจดหมาย) ให้เขียนข้อความตอบกลับที่จุดเริ่มต้นของจดหมาย ไม่ใช่ที่ตอนท้าย
17. หากคุณกำลังตอบทีละจุดโดยใช้เครื่องหมายคำพูด ให้แยกเครื่องหมายคำพูดด้วยบรรทัดว่างที่ด้านบนและด้านล่าง และใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ที่ตอนต้นของประโยค ลองค้นหาคำตอบที่นี่: > เราขอแนะนำให้เปลี่ยนโลโก้ด้วยโลโก้ > ​​เนื่องจากพื้นหลังที่มีสีสันมากนี้ไม่พบโลโก้ในไฟล์แนบ > แก้ไขคำจารึก - แทนที่จะเขียนว่า "ปลา" คุณควรเขียนว่า "ทาส"! > ไม่งั้นเราจะเข้าใจผิด จารึกถูกแก้ไขแล้ว ขออภัย > และสุดท้าย...

    กฎ 15 ข้อสำหรับการโต้ตอบที่สมเหตุสมผลในวันที่ 1 ธันวาคม 2016

    เรามากำหนดกฎที่เป็นประโยชน์สองสามข้อกัน สอนเพื่อนร่วมงานของคุณและ... เอ่อ... คู่หูคนอื่นๆ ให้ติดตามพวกเขา แล้วความสงบสุขจะส่งถึงจดหมายของคุณ และอาจไม่ใช่แค่ในตัวเธอเท่านั้น
    
    1. เว้นแต่งานของคุณคือการตอบอีเมลอย่างรวดเร็วอย่างชัดเจน มีเพียงคุณเท่านั้นที่ตัดสินใจว่าจะตอบกลับด้วยความเร็วเท่าใดและจะตอบใคร และไม่ใช่คนที่ต้องการคำตอบจากคุณทันที (เว้นแต่จะเป็นเจ้านายใหญ่ของคุณ/ผู้ที่อาจเป็นอันตรายต่อความขัดแย้งด้วย แต่เขาก็สามารถถูกฝึกให้ไม่คาดหวังความรวดเร็วได้เช่นกัน คำตอบ) มีสาเหตุหลายประการที่คุณไม่ควรรีบเร่งในการเขียนจดหมายตอบกลับ - คุณยุ่ง จดหมายต้องมีการเตรียมตัวหรือการคิด ฯลฯ มีคำถามที่เร่งด่วนและสำคัญจริงๆ แต่ถึงกระนั้นคุณก็ควรได้รับการถามอย่างสุภาพ (!) ให้ตอบอย่างรวดเร็วและไม่ต้องการคำตอบทันที ผู้จัดการทุกคนควร [พยายาม] ปฏิบัติตามกฎนี้ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับผู้ใต้บังคับบัญชา (และนี่เป็นเรื่องยากจริงๆ เชื่อฉันเถอะ) ยกเว้นในกรณีที่มีคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรโดยตรง

    2. อย่าเขียนตัวอักษรยาวๆ คำแนะนำดูเหมือนซ้ำซาก แต่ในบางครั้งเราทุกคนก็มีความปรารถนาที่จะเขียนข้อความยาวเป็นกิโลเมตร (เราจะถือว่านี่เป็นข้อความที่มีมากกว่า 5 ประโยค) ถือกลับ. ไม่มีใครชอบอ่านจดหมายยาวๆ และถ้าคุณไม่อยากทำให้เกิดการระคายเคืองโดยเฉพาะ ก็อย่าทำเช่นนั้น กฎนี้ใช้ไม่ได้กับการนำเสนอปัญหาทางเทคนิคหรือวิธีแก้ปัญหาโดยละเอียด แต่ถึงแม้ในกรณีเช่นนี้ คุณจะต้องกระชับ

    3. หลีกเลี่ยงสิ่งที่ไม่จำเป็น ฉันขอย้ำ - ไม่จำเป็น! - "ขอบคุณ". ลองนึกภาพว่าคุณขอให้ใครสักคนส่งเอกสารสำคัญถึงคุณ (และด้วยเหตุผลบางประการ จึงไม่สามารถโพสต์บนเครือข่ายที่ใช้ร่วมกันหรือส่งด้วยวิธีอื่นได้) บุคคลนั้นตอบกลับคำขอของคุณและส่งเอกสาร คุณเขียนกลับ: “ขอบคุณ” เว้นแต่ว่านี่คือหญิงสาวสวยที่ไวต่อสัญญาณของความสนใจ ก็ไม่จำเป็นต้องเขียนแบบนั้น
    คุณรู้หรือไม่ว่าพนักงานออฟฟิศใช้เงินไปกับการคัดแยกจดหมายมากแค่ไหน? ประมาณหนึ่งในสามของเวลาทำงานของฉัน! หากคุณไม่ต้องการมีส่วนร่วมในฝันร้ายนี้ในชีวิตของสมาชิกในทีมของคุณ (หรือแม้แต่เพื่อนบ้าน) ก็ไม่จำเป็นต้อง "ขอบคุณ" หากคุณคิดว่าเป็นสิ่งสำคัญที่บุคคลจะต้องรู้ว่าคุณได้รับเอกสารหรือไม่ ใจเย็นๆ โดยค่าเริ่มต้นแล้ว เขาไม่สนใจ และถูกต้อง - คุณต้องมีเอกสาร ไม่ใช่เขา เป็นทางเลือกสุดท้าย เขาจะขอให้คุณยืนยันการรับ ความกตัญญูที่ดีที่สุดคือการไม่ทำให้กล่องจดหมายของคนอื่นอุดตัน

    4. กำหนดความคิดของคุณให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ก่อนจะส่งจดหมายลองคิดดูว่าความคิด คำถาม หรือคำขอที่อยู่ในนั้นชัดเจนเพียงพอหรือไม่? ใส่ตัวเองในรองเท้าของคนที่คุณเขียนถึง เขาจะคิดออกไหม? ไม่ใช่ทุกคนที่ฉลาดและรอบรู้เท่าคุณ

    5. อย่าเขียนจดหมายถ้าไม่จำเป็น คิดว่าเป็นไปได้ไหมถ้าไม่มีจดหมายฉบับนี้เลย? เมื่อเริ่มโครงการ สิ่งแรกที่พวกเขาทำคือประเมินความเสี่ยงของความล้มเหลว เข้าถึงจดหมายในลักษณะเดียวกัน: ประเมินความเสี่ยงของการไม่เขียนจดหมาย งานของใครบางคนจะได้รับผลกระทบจริงหรือไม่?

    6. อยู่ในมือของผู้จัดการ ยิ่งมีเหตุผลมากขึ้นในการใช้เครื่องมือนี้ตามวัตถุประสงค์ - ผู้ที่คุณแจ้งปัญหาควรได้รับคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับปัญหาและแนวทางแก้ไขจากคุณ
    ในประเทศของเรา พวกเขาชอบที่จะขยายปัญหาโดยการเลียนแบบผู้บังคับบัญชาของตน นี่คือความโง่เขลา ไม่ใช่การบานปลาย

    7. พยายามเขียนจดหมายถึงคนที่พวกเขากังวลเท่านั้น บ่อยครั้งด้วยความกลัว ความไม่แน่นอน หรือความไม่รู้ พนักงานจึงเลียนแบบทุกคนที่มีชื่ออยู่ในใจ โดยทั่วไปแล้ว ฉันพยายามที่จะไม่อ่านจดหมายที่ฉันไม่ใช่ผู้รับ หากฉันคัดลอกและวาง ฉันจะตีความว่า "ดูสิ บางทีคุณอาจสนใจหัวข้อนี้ด้วย" ไม่ ไม่จริงๆ ขอบคุณ ฉันมีเรื่องต้องทำ
    ปัญหาอีกประการหนึ่งคือการละเมิดสามัญสำนึก หากคุณกำลังหารือเกี่ยวกับปัญหากับโครงการของลูกค้า ให้หารือเป็นการภายในก่อน ไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อเขากับการติดต่อทางจดหมายทันที

    8. ตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นครั้งคราว - สม่ำเสมอ แต่ไม่สม่ำเสมอ อย่าจ้องซองจดหมายสีเหลือง เพราะคุณจะไม่เห็นเงินเดือนที่นั่นทุกวัน นอกจากการอ่านจดหมายแล้ว คุณยังต้องทำงานและคิด (อย่างน้อยที่สุด) ด้วย

    9. อย่าเพิ่มบุคคลในการสนทนาของคุณหากพวกเขาไม่ได้ขอ ฉันชอบที่จะได้รับจดหมายที่มีการพูดคุยกันสองสามสิบคนที่เกิดขึ้นเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์โดยฉับพลัน และคำถามที่ว่า “เป็นบ้าอะไร?” ผู้คนต่างประหลาดใจอย่างมาก: “มันเขียนไว้ที่นั่นทั้งหมด! ใช่ ตอนนี้พวกเขาหนีไปแล้ว หากคุณต้องการบางอย่างจากฉัน โปรดให้ข้อมูลเฉพาะและคำถามเฉพาะเจาะจงแก่ฉัน คุณยังคงเลื่อนตัวอักษรลงไปได้ 2-3 ตัว แต่มีมากกว่านั้นถือเป็นการไม่เคารพโดยตรง

    10. โดยส่วนตัวแล้วฉันต่อต้าน BCC หากคุณไม่สามารถส่งจดหมายถึงบุคคลอย่างเปิดเผยได้ก็อย่าส่งแบบลับๆ เช่นกัน

    11. อนิจจากฎอีกประการหนึ่งที่ฉันมักจะฝ่าฝืนคือขั้นตอนในการแยกวิเคราะห์ตัวอักษรที่ยังไม่ได้อ่าน เป็นการดีกว่าที่จะไม่อ่านประวัติการติดต่อ แต่ควรเริ่มจากด้านบนด้วยตัวอักษรล่าสุด วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก บ่อยครั้งที่ปัญหาที่เขียนไว้ในจดหมายเมื่อไม่กี่วันหรือหลายชั่วโมงก่อนได้รับการแก้ไขแล้ว กำลังได้รับการแก้ไข หรือไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป "มาคนสุดท้ายต้องจากไปก่อน"

    12. มีคนเชื่อว่าจดหมายทุกฉบับต้องมีการตอบกลับ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการเขียนถึงพนักงานว่า “ลองคิดว่าเราจะแก้ไขปัญหา A ได้อย่างรวดเร็วได้อย่างไร” หนึ่งชั่วโมงต่อมาพวกเขาพบกันระหว่างทางไปห้องน้ำ พนักงานอธิบายว่าเขาจะแก้ไขปัญหาอย่างไร และผู้จัดการก็เห็นด้วย อีกชั่วโมงต่อมา พนักงานได้รับจดหมายว่า "เราเพิ่งตกลงกันว่าเราจะแก้ไขปัญหา A ในลักษณะดังกล่าว" นี่สมเหตุสมผลหากเรากำลังพูดถึงปัญหาที่ซับซ้อนจริงๆ แต่มันไม่คุ้มค่าที่จะเขียนเรื่องนี้เกี่ยวกับเรื่องไร้สาระทุกเรื่อง
    ในทำนองเดียวกัน พนักงานไม่จำเป็นต้องตอบจดหมาย - ปัญหาได้รับการพูดคุยและแก้ไขแล้ว (เราจะไม่พูดถึงสถานการณ์ที่ผู้จัดการและ/หรือพนักงานเป็นคนงี่เง่าหรือคนหลอกลวงที่นี่ แน่นอนว่า ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้หากไม่มีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ของการจามทุกครั้ง)

    13. คุณไม่ควรแทรกรูปภาพ เช่น โลโก้บริษัท ลงในลายเซ็นของคุณ อาจแสดงไม่ถูกต้องหรือมีสีสันและน่ารำคาญเกินไป คุณไม่ควรทำเช่นนี้หากคุณทำงานให้กับลูกค้าภายใน เขารู้อยู่แล้วว่าโลโก้นั้นหน้าตาเป็นอย่างไร และเขาไม่น่าจะทำให้คุณสับสนกับคนอื่นได้
    นอกจากนี้ยังน่ารำคาญเมื่อมีคนเขียนลายเซ็นสองฉบับในจดหมายฉบับเดียว - ในภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษและมีข้อผิดพลาดในทั้งสองเวอร์ชัน
    โอ้ ใช่ หากคุณได้รับปริญญาเอกตั้งแต่ยังเป็นวัยรุ่น คุณไม่จำเป็นต้องเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ เว้นแต่คุณจะเป็นพนักงานขององค์กรวิทยาศาสตร์ โดยส่วนตัวแล้วฉันไม่สนใจว่าผู้ดูแลระบบ Petrov จะมีปริญญาเอกหรือไม่ - ตราบใดที่อินเทอร์เน็ตใช้งานได้)

    14. ไม่จำเป็นต้องทำให้กล่องจดหมายของผู้อื่นแปดเปื้อนด้วยจดหมายเพื่อชี้แจงความสัมพันธ์ ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาเป็นการส่วนตัวหรือในจดหมายส่วนตัว สิ่งที่น่ารังเกียจที่สุดคือตัวอักษรแบบ "แต่คุณนี่มันไร้สาระ" "ขอบคุณสำหรับความตรงไปตรงมา แต่ไม่เลย คุณนั่นแหละที่น่ารังเกียจ และแผนกของคุณก็ห่วยเช่นกัน" และอาจคงอยู่ได้นานหลายสัปดาห์

    15. การรู้หนังสือเป็นสิ่งสำคัญ อีกครั้งหนึ่ง: การรู้หนังสือเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณไม่แน่ใจในตัวคุณ ให้ตรวจสอบจดหมายด้วยเครื่องตรวจตัวสะกดก่อนส่ง มิฉะนั้น สูตรง่ายๆ จะได้ผล: จดหมายไม่รู้หนังสือจากผู้จัดการถึงผู้ใต้บังคับบัญชา - เสียงหัวเราะและการดูหมิ่น จดหมายไม่รู้หนังสือจากผู้ใต้บังคับบัญชาถึงผู้จัดการ - การระคายเคืองและการร้องเรียนเกี่ยวกับคุณสมบัติ; อำนาจของเพื่อนร่วมงานในสายตาของผู้อื่น
    คุณสนใจเรื่องการรู้หนังสือหรือไม่? ฉันไม่เข้าใจว่าทำไมคุณถึงอ่านโพสต์นี้จนจบ))

    ดูเหมือนว่าฉันจะไม่ลืมอะไรเลย หรือจะเพิ่ม?)

    ไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่รวมถึง Gmail, ยาฮู, Mail.ru, ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค, มอซิลลา ธันเดอร์เบิร์ดให้ความสามารถในการส่งอีเมลหนึ่งฉบับไปยังผู้รับจำนวนมาก โดยปกติแล้วคุณสามารถทำได้โดยใช้ฟังก์ชัน สำเนา(ในภาษาอังกฤษใช้ตัวย่อเพื่อแสดงว่ามันคือ เอสเอส), หรือ สำเนาที่ซ่อนอยู่ (ซีซีบี- เมื่อส่งข้อความถึง สำเนาผู้รับสามารถดูที่อยู่อีเมลของบุคคลอื่นที่ได้รับอีเมลด้วย ในกรณีที่สอง ข้อมูลระบุตัวตนของผู้รับเพิ่มเติมจะถูกซ่อนอยู่

    

    การเพิ่มที่อยู่ของผู้รับ

    หากต้องการระบุผู้รับอีเมล ให้ป้อนที่อยู่อีเมลในช่อง ถึงผู้ซึ่ง (ที่):

    ไคลเอนต์อีเมลบางประเภทอนุญาตให้คุณป้อนชื่อผู้ใช้ของคุณลงในฟิลด์ซึ่งโปรแกรมจะกรอกให้โดยอัตโนมัติ

    หากคุณใช้ช่องนี้เพื่อส่งอีเมลถึงบุคคลหลายคน แต่ละคนจะสามารถดูรายชื่อผู้รับอื่นๆ ทั้งหมดได้

    วิธีสร้างสำเนาอีเมล

    สนาม ซีซีหรือ สำเนาใช้เพื่อแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ในลักษณะทางอ้อมมากกว่าภาคสนาม ถึงผู้ซึ่ง- หากคุณไม่ได้ติดต่อกับบุคคลนั้นโดยตรงในอีเมลของคุณ แต่ต้องการให้บุคคลนั้นติดตามการสนทนาในห่วงโซ่อีเมลหรือเพียงรับทราบหัวข้อ ฟิลด์ สำเนาจะเป็นตัวเลือกที่ดี ผู้รับที่อยู่ใน สำเนาจดหมายได้รับจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านในตู้ไปรษณีย์เหมือนกับจดหมายที่ถูกวางไว้ในกล่อง ถึงผู้ซึ่ง- ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือคุณจ่าหน้าถึงใครในจดหมายเป็นอันดับแรกในเนื้อหาอีเมลของคุณ ในโลกของมืออาชีพการส่งจดหมายไปที่ สำเนามีการใช้กันอย่างแพร่หลายและทำหน้าที่เพื่อให้แน่ใจว่าเพื่อนร่วมงานตระหนักถึงเหตุการณ์และหัวข้อต่างๆ

    คุณสามารถระบุรายชื่อผู้รับอีเมลได้โดยเพียงแค่ป้อนรายชื่อที่อยู่ในช่อง สำเนาซึ่งโดยปกติจะอยู่ใต้ฟิลด์ทันที ถึงผู้ซึ่ง- ทุกคนในกลุ่มผู้รับนี้จะสามารถดูชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้รับอื่นๆ ทั้งหมดได้:

    วิธี BCC อีเมล

    ไคลเอนต์อีเมลทุกตัว (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo ฯลฯ ) ช่วยให้ผู้ส่งอีเมลสามารถเข้าถึงผู้คนจำนวนมากโดยไม่ต้องเปิดเผยข้อมูลของตนแก่ผู้ใช้รายอื่นในห่วงโซ่อีเมล ฟังก์ชันนี้เรียกว่า สำเนาลับถึงหรือ สำเนาที่ซ่อนอยู่- คุณสามารถซ่อนผู้รับได้โดยป้อนที่อยู่ในช่อง สำเนาที่ซ่อนอยู่แทนที่จะใช้ฟิลด์ ถึงผู้ซึ่งและ สำเนา:

    คุณสามารถใช้คุณสมบัตินี้กับทั้งอีเมลส่วนตัวและอีเมลกลุ่ม สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการให้ผู้ติดต่อของคุณเป็นส่วนตัว ป้องกันพวกเขาจากสแปมและอีเมลที่ไม่ต้องการ หรือเพียงแค่ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้รับรู้ว่าใครได้รับข้อความเดียวกัน

    สนาม สำเนาที่ซ่อนอยู่ไม่สามารถใช้งานได้ตามค่าเริ่มต้นสำหรับไคลเอนต์อีเมลทั้งหมด ตัวอย่างเช่นใน แนวโน้มคุณจะต้องไป ตัวเลือกเพื่อเข้าถึงการตั้งค่า วี ธันเดอร์เบิร์ดคุณจะต้องเลือกฟังก์ชันนี้จากเมนูแบบเลื่อนลง วี Gmailต้องกดปุ่ม สำเนาและ สำเนาที่ซ่อนอยู่- วี วินโดวส์ไลฟ์เมล์คุณจะต้องกดปุ่มพร้อมกัน Alt + บี.

    รูปภาพ: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com