โปรแกรมประมวลผลคำ Microsoft Word วางแผน

คำสำคัญ:

• สเปรดชีต
• โปรเซสเซอร์ตาราง
• คอลัมน์
• เส้น
• เซลล์
• ช่วงเซลล์
• หนังสือ

เป็นเวลาหลายร้อยปีที่มีการใช้ตารางในธุรกิจเพื่อทำการคำนวณที่ยุ่งยากและคล้ายคลึงกัน ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา คำนวณค่าจ้าง รักษาระบบบัญชีต่างๆ สำหรับสินทรัพย์วัสดุ คำนวณต้นทุนของสินค้าและบริการใหม่ คาดการณ์จำนวนกำไร ฯลฯ จนถึงสิ้นศตวรรษที่ผ่านมา ผู้เชี่ยวชาญหลายคนทำการคำนวณดังกล่าว ใช้เครื่องคิดเลขป้อนผลลัพธ์ลงในคอลัมน์ตารางที่เหมาะสมด้วยตนเอง งานดังกล่าวต้องใช้เวลามาก ต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนในการแก้ไขข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดจากเครื่องคิดเลข

สถานการณ์เปลี่ยนแปลงไปอย่างมากเมื่อมีการถือกำเนิดของตารางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งทำให้สามารถแก้ไขปัญหาการคำนวณมาตรฐานจำนวนมากได้อย่างรวดเร็วโดยการเปลี่ยนแหล่งข้อมูล

ปัจจุบัน สเปรดชีตเป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในทางปฏิบัติ ด้วยความช่วยเหลือผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้พิเศษในการเขียนโปรแกรมมีโอกาสที่จะกำหนดลำดับของการดำเนินการคำนวณทำการแปลงแหล่งข้อมูลต่างๆและนำเสนอผลลัพธ์ที่ได้รับในรูปแบบกราฟิก

5.1.1. อินเทอร์เฟซสเปรดชีต

ตัวประมวลผลสเปรดชีตที่พบบ่อยที่สุดคือ Microsoft Excel และ OpenOffice.org Calc เมื่อคุณเปิดใช้งานหน้าต่างใด ๆ หน้าต่างจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอซึ่งองค์ประกอบหลายอย่างที่คุณรู้จักจากประสบการณ์กับโปรแกรมอื่น ๆ (รูปที่ 5.1)

ข้าว. 5.1.
อินเตอร์เฟซสเปรดชีต OpenOffice.org Calc

แถบชื่อเรื่องประกอบด้วยชื่อเอกสาร ชื่อโปรแกรม และปุ่มควบคุมหน้าต่าง

แถบเมนูมีชื่อของกลุ่มคำสั่งควบคุมสเปรดชีตที่รวมเข้าด้วยกันตามฟังก์ชันการทำงาน

แถบเครื่องมือมีไอคอนสำหรับการเรียกคำสั่งที่ดำเนินการบ่อยที่สุด

บริเวณที่ทำงานสเปรดชีตเป็นพื้นที่สี่เหลี่ยมที่แบ่งออกเป็นคอลัมน์และแถว แต่ละคอลัมน์และแต่ละแถวมีการกำหนด (ส่วนหัว ชื่อ) คอลัมน์ถูกกำหนดจากซ้ายไปขวาเป็นตัวอักษรละตินตามลำดับตัวอักษร สามารถใช้ชื่อหนึ่งตัวอักษร สองตัวอักษร และสามตัวอักษรได้ (A, B, C ฯลฯ หลังจากคอลัมน์ที่ 26 การรวมตัวอักษรสองตัว AA, AB ฯลฯ จะเริ่มต้น) เส้นจะมีหมายเลขจากบนลงล่าง จำนวนแถวและคอลัมน์จะแตกต่างกันไปตามโปรเซสเซอร์ตารางต่างๆ

ที่จุดตัดของคอลัมน์และแถว เซลล์ (เซลล์) จะถูกสร้างขึ้นซึ่งสามารถเขียนข้อมูลหรือการดำเนินการที่ดำเนินการกับเซลล์เหล่านั้นได้ เซลล์เป็นหน่วยโครงสร้างที่เล็กที่สุดของสเปรดชีต แต่ละเซลล์สเปรดชีตมีชื่อที่ประกอบด้วยชื่อตัวอักษรของคอลัมน์และหมายเลขแถวที่จุดตัดของคอลัมน์นั้น ชื่อเซลล์ต่อไปนี้เป็นไปได้: El, K12, AB125 1. ดังนั้นชื่อเซลล์จึงเป็นตัวกำหนดที่อยู่ในตาราง

1 ใน Microsoft Excel เวอร์ชันใหม่ ตำแหน่งของเซลล์อาจระบุด้วยตัวอักษร R ตามด้วยหมายเลขแถว และตัวอักษร C ตามด้วยหมายเลขคอลัมน์ เช่น R1C1

เซลล์คือหน่วยโครงสร้างที่เล็กที่สุดของสเปรดชีต ซึ่งสร้างขึ้นที่จุดตัดของคอลัมน์และแถว

เคอร์เซอร์ตาราง- สี่เหลี่ยมที่เลือกซึ่งสามารถวางในเซลล์ใดก็ได้ เซลล์ตารางที่เคอร์เซอร์ครอบครองอยู่ในปัจจุบันเรียกว่าเซลล์ปัจจุบัน คุณสามารถป้อนหรือแก้ไขข้อมูลได้เฉพาะในเซลล์ปัจจุบันเท่านั้น ในรูป 5.1 เซลล์ปัจจุบันคือ C4

ที่อยู่ของเซลล์ปัจจุบันและข้อมูลที่ป้อนจะแสดงในบรรทัดอินพุต ในบรรทัดอินพุต คุณสามารถแก้ไขข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเซลล์ปัจจุบันได้

เซลล์ที่ติดกันในแถว คอลัมน์ หรือสี่เหลี่ยมผืนผ้าจะเกิดเป็นช่วง เมื่อระบุช่วง ให้ระบุเซลล์เริ่มต้นและสิ้นสุดในช่วงสี่เหลี่ยม ระบุเซลล์ที่มุมซ้ายบนและมุมขวาล่าง ช่วงที่ใหญ่ที่สุดจะแสดงด้วยทั้งตาราง ส่วนช่วงที่เล็กที่สุดจะแสดงด้วยเซลล์เดียว ตัวอย่างของช่วง: A1:A10, B2:C2, B2:D10

พื้นที่ทำงานของตัวประมวลผลสเปรดชีตเรียกอีกอย่างว่าแผ่นงาน เอกสารที่สร้างและบันทึกในตัวประมวลผลสเปรดชีตเรียกว่าหนังสือ อาจประกอบด้วยหลายแผ่น เช่นเดียวกับแผ่นบัญชีแยกประเภท คุณสามารถพลิกดูได้โดยคลิกที่ป้ายกำกับที่ด้านล่างของหน้าต่าง ผู้ใช้สามารถกำหนดชื่อให้กับแต่ละแผ่นของหนังสือตามเนื้อหาของแผ่นงานนี้

แถบสถานะจะแสดงข้อความเกี่ยวกับโหมดการทำงานปัจจุบันของตารางและการดำเนินการที่เป็นไปได้ของผู้ใช้

5.1.2. ข้อมูลในเซลล์ตาราง

เนื้อหาของเซลล์อาจเป็น:

• ข้อความ;
• ตัวเลข;
• สูตร.

ข้อความคือลำดับของอักขระใดๆ จากตัวอักษรคอมพิวเตอร์ จำเป็นต้องมีข้อความ (ป้ายกำกับ หัวข้อ คำอธิบาย) ในการออกแบบตาราง ลักษณะของวัตถุที่ต้องการสามารถนำเสนอในรูปแบบข้อความได้ คุณสามารถเปลี่ยนเนื้อหาของเซลล์ด้วยข้อความได้โดยการแก้ไขเซลล์เท่านั้น ตามค่าเริ่มต้น ข้อความในเซลล์จะจัดชิดซ้าย คล้ายกับการเขียนจากซ้ายไปขวา

การใช้ตัวเลขจะระบุลักษณะเชิงปริมาณของวัตถุที่กำลังพิจารณา ในกรณีนี้จะใช้รูปแบบตัวเลขต่างๆ (ตาราง 5.1) รูปแบบตัวเลขเริ่มต้นคือทศนิยมสองตำแหน่ง ในการเขียนตัวเลขที่มีตัวเลขจำนวนมากที่ไม่พอดีกับเซลล์ จะใช้รูปแบบเลขชี้กำลัง (วิทยาศาสตร์)

ตารางที่ 5.1
รูปแบบตัวเลขบางรูปแบบ

ข้อมูลตัวเลขที่ป้อนลงในเซลล์ตารางเป็นข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการคำนวณ คุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลตัวเลขได้โดยการแก้ไข ตามค่าเริ่มต้น ตัวเลขจะถูกจัดชิดขวาในเซลล์ ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าตัวเลขทั้งหมดในคอลัมน์จะจัดเรียงตามค่าตำแหน่ง (เลขใต้เลข สิบต่ำกว่าสิบ ฯลฯ)

ส่วนจำนวนเต็มและเศษส่วนของจำนวนจริงจะถูกคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคในสเปรดชีต เมื่อใช้จุดในการเขียนตัวเลข (เป็นตัวคั่นระหว่างจำนวนเต็มและเศษส่วน) ตัวเลขนั้นจะถูกตีความว่าเป็นวันที่ ตัวอย่างเช่น 9.05 ถือเป็นวันที่ 9 พฤษภาคม และ 5.25 ถือเป็นเดือนพฤษภาคม 2568

สูตรคือนิพจน์ (เลขคณิต ตรรกะ) ที่ระบุลำดับหนึ่งของการดำเนินการแปลงข้อมูล สูตรจะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอ และสามารถรวมการอ้างอิง (ชื่อเซลล์) เครื่องหมายการดำเนินการ (ตาราง 5.2) ฟังก์ชัน และตัวเลข

ตารางที่ 5.2
การดำเนินการทางคณิตศาสตร์
ใช้ในสูตร

เมื่อเขียนสูตร จะใช้กฎที่คล้ายกับที่ใช้ในภาษาการเขียนโปรแกรม ตัวอย่างของสูตร:

หากต้องการป้อนชื่อเซลล์ลงในสูตร เพียงวางเคอร์เซอร์ของตารางในเซลล์ที่เหมาะสม

เมื่อคุณป้อนสูตร สูตรจะแสดงทั้งในเซลล์และในบรรทัดอินพุต หลังจากป้อนข้อมูลเสร็จแล้ว (กดปุ่ม Enter) ผลลัพธ์ของการคำนวณโดยใช้สูตรนี้จะแสดงในเซลล์ (รูปที่ 5.2) หากต้องการดูและแก้ไขสูตรเฉพาะ เพียงเลือกเซลล์ที่เกี่ยวข้องและแก้ไขในบรรทัดอินพุต

ข้าว. 5.2.
การคำนวณโดยใช้สูตร

เมื่อข้อมูลต้นฉบับในเซลล์ที่มีชื่อรวมอยู่ในสูตรเปลี่ยนแปลง ค่าของนิพจน์จะถูกคำนวณใหม่ทันที และผลลัพธ์ที่ได้จะแสดงในเซลล์ด้วยสูตรนี้

5.1.3. โหมดพื้นฐานของการทำงานของสเปรดชีต

โหมดการทำงานของสเปรดชีตสามารถแยกแยะได้ดังต่อไปนี้:

• โหมดการสร้างตาราง
• โหมดการแสดงตาราง
• โหมดการดำเนินการคำนวณ

โหมดการสร้างสเปรดชีต- เมื่อทำงานกับโปรเซสเซอร์สเปรดชีต เอกสารจะถูกสร้างขึ้นที่สามารถดู แก้ไข เขียนลงในสื่อหน่วยความจำภายนอกเพื่อจัดเก็บ และพิมพ์บนเครื่องพิมพ์ได้

การสร้างสเปรดชีตเกี่ยวข้องกับการกรอกและแก้ไขเอกสาร ในกรณีนี้ มีการใช้คำสั่งที่เปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเซลล์ (ล้าง แก้ไข คัดลอก) และคำสั่งที่เปลี่ยนโครงสร้างของตาราง (ลบ วาง ย้าย)

เนื้อหาของเซลล์สามารถออกแบบโดยใช้เครื่องมือออกแบบข้อความมาตรฐาน ได้แก่ การเปลี่ยนการออกแบบแบบอักษร ขนาด สไตล์ และการจัดแนวที่สัมพันธ์กับเซลล์ และทิศทางการเขียน นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถเข้าถึงวิธีการออกแบบตารางได้: การรวมเซลล์ วิธีการต่างๆ ในการวาดเส้นขอบระหว่างเซลล์เพื่อการพิมพ์

ข้อมูล รูปแบบข้อมูล และพารามิเตอร์การออกแบบเซลล์ (แบบอักษร สีเติม ประเภทเส้นขอบ ฯลฯ) สามารถคัดลอกจากเซลล์หนึ่ง (ช่วงของเซลล์) ไปยังเซลล์อื่น (ช่วงเซลล์) ของสเปรดชีตได้

โหมดการแสดงตาราง- สเปรดชีตสามารถตั้งค่าให้แสดงสูตรหรือแสดงค่าได้ ตามค่าเริ่มต้น โหมดการแสดงค่าจะถูกเปิดใช้งาน และหน้าจอจะแสดงค่าที่คำนวณตามเนื้อหาของเซลล์ คุณสามารถตั้งค่าโหมดการแสดงสูตรโดยเฉพาะซึ่งสูตรจะแสดงในเซลล์แทนผลการคำนวณ (รูปที่ 5.3)

ข้าว. 5.3.
ส่วนของตารางในโหมดแสดงสูตร

หากต้องการตั้งค่าโหมดการแสดงสูตรใน OpenOffice.org Calc คุณควร:

1. เรียกใช้คำสั่ง Tools-Options-OpenOffice.org Calc-View;
2. ในพื้นที่แสดง เลือกกล่องกาเครื่องหมายสูตร แล้วคลิกตกลง

ค้นหาวิธีตั้งค่าโหมดการแสดงผลของสูตรในตัวประมวลผลสเปรดชีตด้วยตัวคุณเองตามที่คุณต้องการ

โหมดการดำเนินการคำนวณ- การคำนวณทั้งหมดเริ่มต้นด้วยเซลล์ที่อยู่ตรงจุดตัดของแถวแรกและคอลัมน์แรกของสเปรดชีต การคำนวณดำเนินการในลักษณะที่เป็นธรรมชาติ หากเซลล์ถัดไปมีสูตรที่มีที่อยู่ของเซลล์ที่ยังไม่ได้คำนวณ การคำนวณโดยใช้สูตรนี้จะถูกเลื่อนออกไปจนกว่าจะกำหนดค่าในเซลล์ที่สูตรนั้นขึ้นอยู่กับ

แต่ละครั้งที่มีการป้อนค่าใหม่ลงในเซลล์ เอกสารจะถูกคำนวณใหม่อีกครั้ง โดยจะมีการคำนวณสูตรใหม่ที่มีข้อมูลใหม่โดยอัตโนมัติ ในโปรเซสเซอร์ตารางส่วนใหญ่ คุณสามารถตั้งค่าการคำนวณใหม่ด้วยตนเองได้: ตารางจะถูกคำนวณใหม่เมื่อมีการออกคำสั่งพิเศษเท่านั้น

ใน OpenOffice.org Calc โหมดการคำนวณจะถูกเลือกโดยใช้คำสั่ง Tools-Cell Contents-Recalculate-Calculate Automatically

ค้นหาด้วยตัวคุณเองว่าโหมดการคำนวณถูกตั้งค่าไว้ในตัวประมวลผลสเปรดชีตอย่างไรตามที่คุณต้องการ

ที่สำคัญที่สุด

สเปรดชีต (ตัวประมวลผลตาราง) เป็นแอปพลิเคชันโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบการคำนวณสเปรดชีตบนคอมพิวเตอร์

เซลล์คือหน่วยโครงสร้างที่เล็กที่สุดของสเปรดชีต ซึ่งสร้างขึ้นที่จุดตัดของคอลัมน์และแถว เนื้อหาของเซลล์อาจเป็นข้อความ ตัวเลข หรือสูตรก็ได้

จำเป็นต้องมีข้อความ (ป้ายกำกับ หัวข้อ คำอธิบาย) เพื่อออกแบบตาราง ข้อมูลตัวเลขที่ป้อนลงในเซลล์ตารางเป็นข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการคำนวณ เซลล์ที่มีสูตรจะแสดงผลการคำนวณ

การสร้างสเปรดชีตเกี่ยวข้องกับการกรอก การแก้ไข และการจัดรูปแบบเอกสาร

เมื่อคุณป้อนค่าใหม่ลงในเซลล์ เอกสารจะถูกคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ แต่สามารถตั้งค่าโหมดการคำนวณใหม่ด้วยตนเองได้เช่นกัน

สเปรดชีตสามารถตั้งค่าให้แสดงสูตรหรือแสดงค่าได้

คำถามและงาน

การสร้างและแก้ไขเอกสารข้อความ

เครื่องมือสำหรับการทำงานกับเอกสารข้อความ

การป้อน การแก้ไข และการจัดรูปแบบข้อความ

เอกสารส่วนใหญ่ที่ตั้งใจจะพิมพ์บนกระดาษ เช่นเดียวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก ได้แก่ ข้อความ,นั่นคือเป็นกลุ่มข้อความที่ประกอบด้วยคำธรรมดาที่พิมพ์ด้วยอักขระธรรมดา (ตัวอักษร ตัวเลข เครื่องหมายวรรคตอน และอื่นๆ) เมื่อทำงานกับเอกสารข้อความ คอมพิวเตอร์จะกลายเป็นเครื่องพิมพ์ดีดที่ทรงพลังและ "ฉลาด"

เมื่อเตรียมเอกสารข้อความบนคอมพิวเตอร์จะใช้กลุ่มการทำงานหลักสามกลุ่ม การดำเนินงาน ป้อนข้อมูลอนุญาตให้คุณแปลงข้อความต้นฉบับจากรูปแบบภายนอกเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั่นคือเป็นไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ การพิมพ์ไม่ได้หมายความว่าจะต้องพิมพ์โดยใช้แป้นพิมพ์เสมอไป มีฮาร์ดแวร์ที่ให้คุณป้อนข้อความโดยการสแกนต้นฉบับบนกระดาษ และซอฟต์แวร์จดจำรูปแบบที่แปลงเอกสารจากรูปแบบรูปภาพเป็นรูปแบบข้อความ

การดำเนินงาน การแก้ไข(แก้ไข) ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่โดยการเพิ่มหรือลบส่วนต่างๆ จัดเรียงส่วนของเอกสารใหม่ รวมหลายไฟล์เป็นไฟล์เดียว หรือในทางกลับกัน แบ่งเอกสารเดียวออกเป็นไฟล์เล็ก ๆ หลายไฟล์ เมื่อทำงานกับข้อความ การป้อนและการแก้ไขมักจะดำเนินการพร้อมกัน

เมื่อเข้าไปแก้ไขก็เป็นรูปเป็นร่าง เนื้อหาเอกสารข้อความ ตกแต่งเอกสารถูกระบุโดยการดำเนินการ การจัดรูปแบบคำสั่งการจัดรูปแบบช่วยให้คุณสามารถกำหนดได้อย่างชัดเจนว่าข้อความจะปรากฏบนหน้าจอมอนิเตอร์หรือบนกระดาษอย่างไรหลังจากพิมพ์บนเครื่องพิมพ์

โปรแกรมแก้ไขข้อความและโปรแกรมประมวลผลคำ

เอกสารข้อความอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดต้องมีการพิมพ์และมักจะแก้ไข แต่การจัดรูปแบบเอกสารไม่จำเป็นเสมอไป ตัวอย่างเช่น เมื่อเขียนข้อความของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ไม่จำเป็นต้องจัดรูปแบบ เนื่องจากข้อความต้นฉบับไม่ได้มีไว้สำหรับการพิมพ์ แต่สำหรับการประมวลผลในภายหลังโดยโปรแกรม -คอมไพเลอร์

นอกจากนี้ ในหลายกรณี การจัดรูปแบบเอกสารข้อความเป็นอันตราย เนื่องจากข้อมูลการจัดรูปแบบจะถูกป้อนลงในข้อความในรูปแบบของรหัสที่มองไม่เห็น การมีรหัสดังกล่าวอาจทำให้บางโปรแกรมไม่สามารถทำงานกับข้อความได้ ตัวอย่างเช่น โปรแกรมแก้ไขข้อความ Notepad ไม่สามารถแสดงไฟล์ข้อความที่สร้างในโปรแกรมประมวลผลคำ Word Pad บนหน้าจอได้ แม้ว่าทั้งสองโปรแกรมจะอยู่ในกลุ่มโปรแกรมมาตรฐาน Windows 9x กลุ่มเดียวกัน และทั้งสองโปรแกรมได้รับการออกแบบให้ทำงานกับข้อความได้

ดังนั้น ในอดีต เอกสารบางฉบับจำเป็นต้องมีการจัดรูปแบบ และบางฉบับไม่จำเป็นต้องมีการจัดรูปแบบ การมีโปรแกรมต่าง ๆ กลายเป็นเรื่องสะดวก: บางโปรแกรมใช้สำหรับการป้อนและแก้ไขข้อความเท่านั้นในขณะที่บางโปรแกรมก็อนุญาตให้คุณจัดรูปแบบได้ โปรแกรมแรกเรียกว่า โปรแกรมแก้ไขข้อความและครั้งที่สอง - โปรแกรมประมวลผลคำ

โปรแกรมแก้ไขข้อความทั้งหมดจะบันทึกข้อความที่ "บริสุทธิ์" ไว้ในไฟล์และด้วยเหตุนี้ เข้ากันได้ด้วยกัน. โปรแกรมประมวลผลคำที่แตกต่างกันจะเขียนข้อมูลการจัดรูปแบบลงในไฟล์ที่แตกต่างกัน เข้ากันไม่ได้ด้วยกัน. อย่างไรก็ตาม โปรแกรมประมวลผลคำจำนวนมากมีความสามารถในการแปลงข้อความจากรูปแบบหนึ่งไปเป็นอีกรูปแบบหนึ่งได้

Windows 9x มีโปรแกรมแก้ไขข้อความมาตรฐาน Notepad และโปรแกรมประมวลผลคำอย่างง่าย WordPad ไฟล์ข้อความที่ไม่ได้ฟอร์แมตใน Windows จะมีนามสกุล . ไฟล์ TXT และ WordPad มีนามสกุล . หมอ.

โปรแกรมประมวลผลคำ Word 9x

โปรแกรม WordPad มาตรฐานที่เราคุ้นเคยจากระบบปฏิบัติการ Windows 9x จริงๆ แล้วเป็นโปรแกรมประมวลผลคำระดับมืออาชีพเวอร์ชันที่เรียบง่ายมาก โปรแกรมนี้ผลิตโดย Microsoft และได้รับการพัฒนามาอย่างยาวนานในช่วงหลายปีที่ผ่านมา โปรแกรมเวอร์ชันล่าสุดเรียกว่า Word 97 แต่มีการใช้งานเวอร์ชันของ Word 95 และ Word 6.0 รุ่นก่อนหน้านี้ด้วย ต่อไปนี้เราจะพูดถึงคุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมเหล่านี้ เช่น Word 9x

หน้าต่างโปรแกรมเวิร์ด

โครงสร้างหน้าต่าง Word 9x เป็นเรื่องปกติของแอปพลิเคชัน Windows ประกอบด้วยองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับการแก้ไขและการจัดรูปแบบข้อความ ที่ด้านบนของหน้าต่างก็มี แถบคำสั่ง,ซึ่งรวมถึง แถบเมนูและ แถบเครื่องมือหลังจากติดตั้งโปรแกรม แถบเครื่องมือจะมีสองแถบตามค่าเริ่มต้น - มาตรฐานและการจัดรูปแบบ อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องใช้แถบเครื่องมืออื่นๆ ในระหว่างทำงาน ก็สามารถเปิดและวางตำแหน่งแถบเครื่องมือเหล่านั้นตามขอบหน้าต่างใดก็ได้หรือแยกกันก็ได้

ด้านล่างแถบเครื่องมือตั้งอยู่ ไม้บรรทัด,ไล่ระดับเป็นเซนติเมตรหรือนิ้ว ช่วยให้คุณควบคุมตำแหน่งขององค์ประกอบของหน้าและจัดการการจัดรูปแบบ

ส่วนหลักของหน้าต่างถูกครอบครอง พื้นที่ทำงานมีหน้าต่างของเอกสารที่กำลังแก้ไข หากหน้าต่างเอกสารถูกขยายให้ครอบคลุมพื้นที่ทำงานทั้งหมด หน้าต่างนั้นจะตรงกับหน้าต่างโปรแกรม ดังนั้นหน้าต่างจึงมีปุ่มควบคุมขนาดสองชุด ปุ่มด้านบนเกี่ยวข้องกับโปรแกรม และปุ่มด้านล่างเกี่ยวข้องกับเอกสาร และไม่จำเป็นต้องสับสน

แถบเลื่อนแนวตั้งใน Word 9x มีคุณสมบัติพิเศษ ด้านล่างมีอีกสามอัน ปุ่มกระโดด:

ขึ้นและลงของหน้าหรือไปยังวัตถุที่เลือก ซึ่งอาจเป็นหน้า ส่วน ตาราง เชิงอรรถ ส่วนหัว รูปภาพ ฯลฯ

ที่ด้านล่างสุดของหน้าต่างก็มี แถบสถานะ.ประกอบด้วยข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับเอกสารและตัวบ่งชี้ที่ระบุโหมดการทำงานปัจจุบัน

โหมดการนำเสนอเอกสาร

คุณควรเริ่มเรียนรู้ Word 9x ด้วยการดาวน์โหลดเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ เอกสารดังกล่าวต้องมีนามสกุล หมอ. หลังจากโหลดเอกสารที่ต้องการแล้ว คุณสามารถทดลองใช้โหมดการนำเสนอเอกสารบนหน้าจอได้ มีหลายโหมดดังกล่าว:

1. ทางด้านซ้ายของแถบเลื่อนแนวนอนจะมีปุ่มสี่ปุ่มที่ช่วยให้คุณสามารถเลือกประเภทการแสดงเอกสารในพื้นที่ทำงานได้

2. ปุ่มแรกจะเปิดขึ้น โหมดปกติ.โหมดนี้ใช้สำหรับการป้อนและแก้ไขข้อความอย่างง่าย โหมดนี้ไม่แสดงองค์ประกอบของหน้าพิเศษ กราฟิก หรือคอลัมน์ข้อความ โหมดนี้มีจุดมุ่งหมาย สำหรับการทำงานกับข้อความเท่านั้น

3. โหมดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์(ในโหมดนี้ปุ่มสำหรับเลือกวิธีการนำเสนอเอกสารจะไม่แสดงบนหน้าจอดังนั้นจึงเข้าสู่โหมดนี้ได้ง่าย แต่คุณจะไม่ทราบวิธีออกจากโหมดนี้ในทันที คุณต้องใช้เมนูมุมมอง มีการควบคุมที่จำเป็น) สะดวกที่สุดหากไม่เกี่ยวกับการแก้ไข แต่เกี่ยวกับการดูเอกสารที่เสร็จแล้ว แผงเพิ่มเติมที่มีเนื้อหาของเอกสารจะเปิดขึ้นทางด้านซ้าย ให้แนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับโครงสร้างของเอกสารและให้การเปลี่ยนไปยังส่วนต่างๆ ได้อย่างสะดวก

4. บี โหมดมาร์กอัปเอกสารจะปรากฏบนหน้าจอเหมือนกับที่จะปรากฏเมื่อพิมพ์บนกระดาษทุกประการ โหมดนี้สะดวกที่สุดสำหรับการดำเนินการฟอร์แมต

5. ปุ่มสุดท้ายจะเปิดเอกสารเข้ามา โหมดโครงสร้างโหมดนี้สะดวกสำหรับการทำงานกับแผนเอกสาร (การวาด การดู การแก้ไข)

การทำงานกับเอกสารหลายชุด

แตกต่างจากตัวประมวลผล WordPad ที่คล้ายกันตัวประมวลผลคำ Word 9x ช่วยให้คุณทำงานกับเอกสารหลายฉบับพร้อมกัน แต่ละคนจะเปิดขึ้นในหน้าต่างของตัวเอง หน้าต่างเหล่านี้ไม่ขยายเกินหน้าต่างโปรแกรมทั่วไป แต่อาจทับซ้อนกัน เครื่องมือประมวลผลคำช่วยให้คุณควบคุมตำแหน่งที่สะดวกของหน้าต่างเหล่านี้บนหน้าจอและสลับไปมาระหว่างหน้าต่างเหล่านั้น

หน้าต่างเอกสารที่ใช้งานอยู่จะมีปุ่มของตัวเอง: ยุบ: C, ขยาย: [E และปิด: I - หลังจากการยุบ หน้าต่างเอกสารจะแสดงเป็นแผงเล็ก ๆ ที่มุมซ้ายล่างของพื้นที่ทำงาน เมื่อขยายใหญ่สุด หน้าต่างจะครอบครองพื้นที่ทำงานทั้งหมดของหน้าต่างแอปพลิเคชัน ชื่อของไฟล์ปัจจุบันจะถูกย้ายไปยังแถบชื่อเรื่องของแอปพลิเคชัน และปุ่มควบคุมขนาดหน้าต่างจะถูกย้ายไปยังแถบเมนู

หน้าต่างเอกสารแต่ละบานสามารถปรับขนาดได้โดยใช้วิธีการลากและวาง ทำได้ในลักษณะเดียวกับการปรับขนาดหน้าต่างแอปพลิเคชันปกติ

หากต้องการสลับไปที่หน้าต่างของเอกสารที่ต้องการ คุณสามารถคลิกปุ่มเมาส์ที่ใดก็ได้ในหน้าต่างนี้ หากหน้าต่างที่ต้องการถูกหน้าต่างของเอกสารอื่นบังจนมิด คุณสามารถใช้เมนูหน้าต่างเพื่อสลับได้ ประกอบด้วยรายการที่สอดคล้องกับแต่ละเอกสารที่เปิดอยู่

คุณสามารถสลับระหว่างหน้าต่างเอกสารที่เปิดอยู่ตามลำดับได้โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด ใช้ชุดค่าผสม CTRL+F6 เพื่อเรียงลำดับหน้าต่างตามลำดับโดยตรง และ CTRL+SHIFT+F6 - ในลำดับย้อนกลับ

คำสั่งหน้าต่าง > Arrange All ช่วยให้คุณเห็นหน้าต่างเอกสารทั้งหมดในพื้นที่ทำงานพร้อมกัน ในกรณีนี้ หน้าต่างจะอยู่เหนือหน้าต่างอื่น ทั้งหมดมีขนาดเท่ากัน และความสูงรวมสอดคล้องกับความสูงของพื้นที่ทำงาน ในโหมดนี้จะสะดวกในการทำงานบนจอภาพขนาดใหญ่เท่านั้น สำหรับจอภาพขนาดเล็ก เคล็ดลับที่สะดวกคือการพับหน้าต่างออก น้ำตก,แต่จะทำด้วยตนเอง

การดำเนินการขั้นพื้นฐานสำหรับการป้อนและแก้ไข (แก้ไข) ข้อความเป็นมาตรฐานสำหรับโปรแกรมแก้ไขข้อความและโปรแกรมประมวลผลคำทั้งหมด ดังนั้นความคุ้นเคยกับโปรแกรม Windows 9x มาตรฐานเช่น Notepad และ WordPad ก็เพียงพอที่จะเรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือเดียวกันในโปรเซสเซอร์ Word 9x แล้ว

1. หน้าต่างเอกสารปัจจุบันจะมีแถบแนวตั้งที่กะพริบอยู่เสมอ - เคอร์เซอร์.การป้อนข้อความทำได้โดยการพิมพ์จากแป้นพิมพ์ อักขระที่คุณพิมพ์จะปรากฏที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์ เคอร์เซอร์เลื่อนไปทางขวาในขณะที่คุณพิมพ์ (เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความที่คุณป้อนจะแทนที่ข้อความที่มีอยู่ก่อนหน้านี้ แทนที่จะเลื่อน ให้รวม โหมดทดแทนการสลับโหมดการเปลี่ยนทำได้โดยการกดปุ่ม INSERT หรือดับเบิลคลิกที่ตัวบ่งชี้ ZAM ในแถบสถานะ)

3. เมื่อข้อความถึงขอบด้านขวาของหน้า ข้อความจะตัดเป็นบรรทัดใหม่โดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการบังคับให้บรรทัดสิ้นสุดและเริ่มย่อหน้าใหม่ ให้กด ENTER

การเลื่อนเคอร์เซอร์

4. วิธีที่ง่ายที่สุดในการวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่ต้องการในเอกสารคือการคลิกเมาส์ที่จุดที่ต้องการ เช่นเดียวกันสามารถทำได้ด้วยปุ่มเคอร์เซอร์ แป้นพิมพ์ลัดอื่นๆ ที่ใช้ได้จะแสดงอยู่ในตารางที่ให้มา

การทำงานกับส่วนของข้อความ

5. หากต้องการลบ คัดลอก และย้ายส่วนของข้อความ จะต้องเลือกส่วนที่เกี่ยวข้องก่อน เลือกแฟรกเมนต์โดยการลากเมาส์หรือใช้คำสั่งใดๆ เพื่อเลื่อนเคอร์เซอร์ในขณะที่กดปุ่ม SHIFT ค้างไว้

6. การเลือกจะถูกลบโดยการกดปุ่ม DELETE หรือเพียงพิมพ์ข้อความแทนที่ การย้ายส่วนสามารถทำได้โดยการลากและวาง แม้ว่าการใช้คลิปบอร์ดจะสะดวกกว่ามากก็ตาม

ค้นหาและเปลี่ยนเครื่องมือ

เมื่อคุณทำงานกับเอกสารขนาดยาว บางครั้งคุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงซ้ำๆ Word 9x มีเครื่องมือพิเศษสำหรับ ค้นหาและ การทดแทนเครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณค้นหาส่วนย่อยในข้อความที่ระบุในแบบฟอร์ม สตริงข้อความ,และแทนที่บรรทัดที่ระบุด้วยข้อความใหม่ คำสั่งค้นหามีประโยชน์เมื่อคุณรู้ว่าย่อหน้าที่คุณต้องการพูดถึงคืออะไร แต่คุณไม่รู้ว่าย่อหน้านั้นอยู่ที่ใดในเอกสาร

1. กล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่จะเปิดขึ้นพร้อมกับคำสั่งแก้ไข > ค้นหาหรือใช้ชุดค่าผสม CTRL+F คุณยังสามารถคลิกปุ่มเลือกวัตถุการเปลี่ยนแปลง และเลือกไอคอนค้นหาในแผงที่เปิดขึ้น

2. ในฟิลด์ค้นหา ให้ป้อนส่วนของข้อความที่คุณกำลังมองหา

3. หากต้องการตั้งค่าพารามิเตอร์การค้นหาเพิ่มเติม ให้คลิกที่ปุ่มเพิ่มเติม

4. ปุ่มเพิ่มเติม รูปแบบ และ พิเศษ ช่วยให้คุณค้นหาข้อความที่จัดรูปแบบตามวิธีที่ระบุและอักขระพิเศษ "ไม่พิมพ์" การค้นหาเริ่มต้นหลังจากคลิกปุ่มค้นหาถัดไป

5. หากต้องการแทนที่ข้อความที่พบโดยอัตโนมัติ ให้ใช้ตัวควบคุมบนแท็บแทนที่

6. ป้อนสตริงการแทนที่ลงในฟิลด์แทนที่ด้วย เทคนิคการค้นหาและแทนที่มาตรฐานคือโดยการคลิกที่ปุ่มค้นหาถัดไป ตำแหน่งถัดไปที่มีการค้นหาสตริงที่ระบุเกิดขึ้นในเอกสาร จากนั้นคลิกที่ปุ่มแทนที่ เป็นการแทนที่ (หากจำเป็น) หากคุณทราบล่วงหน้าว่าควรทำการเปลี่ยนใหม่ทั่วทั้งเอกสารและในทุกกรณี คุณสามารถคลิกที่ปุ่มแทนที่ทั้งหมดได้ทันที

7. ใช้ตัวควบคุมแท็บไปเพื่อข้ามไปยังข้อความหรือวัตถุที่ระบุ เช่น หน้า เชิงอรรถ หรือรูปภาพที่ระบุ

8. เลือกประเภทออบเจ็กต์ในรายการดรอปดาวน์ออบเจ็กต์การเปลี่ยน จากนั้นระบุหมายเลขสัมบูรณ์หรือหมายเลขสัมพัทธ์ในฟิลด์ป้อนหมายเลข

9. การเปลี่ยนแปลงทำได้โดยการคลิกที่ปุ่มถัดไป ก่อนหน้า หรือไป

การยกเลิกคำสั่งที่ผิดพลาด

ดังที่เราทราบ เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะทำผิดพลาด และการทำงานในโปรแกรมประมวลผลคำก็ไม่มีข้อยกเว้น ข้อผิดพลาดที่นำไปสู่การสูญหายของข้อความส่วนใหญ่อาจต้องใช้เวลาพอสมควรในการแก้ไข และหากข้อความต้นฉบับไม่ได้รับการรักษาไว้ ก็อาจผ่านพ้นความยากลำบากไปได้

โปรแกรมประมวลผลคำ Word 9x มอบ "การประกัน" ประเภทหนึ่งต่อข้อผิดพลาดดังกล่าว ช่วยให้คุณสามารถยกเลิกคำสั่งที่ผิดพลาดและกู้คืนเอกสารกลับสู่สถานะก่อนที่จะดำเนินการไม่ถูกต้อง

คำสั่งที่ดำเนินการล่าสุดสามารถยกเลิกได้โดยใช้คำสั่งแก้ไข - เลิกทำ ปุ่มเลิกทำบนแถบเครื่องมือ หรือแป้นพิมพ์ลัด CTRL+Z Undo Series ช่วยให้คุณสามารถยกเลิกคำสั่งก่อนหน้าหลายคำสั่งได้

คุณยังสามารถยกเลิกคำสั่งบางคำสั่งสุดท้ายได้ด้วยการคลิกปุ่มดรอปดาวน์ถัดจากปุ่มเลิกทำบนแถบเครื่องมือ ซึ่งจะเปิดรายการคำสั่งที่สามารถยกเลิกได้

การยกเลิกเกี่ยวข้องกับการกู้คืนสถานะของเอกสารให้เป็นเหมือนเดิมก่อนที่จะดำเนินการคำสั่งที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น เมื่อคุณเลื่อนลงไปตามรายการนี้ คำสั่งที่ยกเลิกได้จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ คำสั่งที่เลือกจะถูกไฮไลท์ด้วยสี และบรรทัดล่างสุดจะแสดงจำนวนคำสั่งทั้งหมดที่ถูกยกเลิก กลุ่มคำสั่งสามารถยกเลิกได้โดยการคลิกที่คำสั่งสุดท้ายที่จะยกเลิก

หากการดำเนินการถูกยกเลิกโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถทำซ้ำได้ทันทีหลังจากใช้คำสั่ง Edit-Redo, ปุ่ม Redo หรือปุ่ม CTRL+Y พร้อมกัน การดำเนินการนี้ตามลำดับทำให้คุณสามารถทำซ้ำคำสั่งที่ยกเลิกได้จำนวนหนึ่ง ปุ่มทำซ้ำ เช่นเดียวกับปุ่มเลิกทำ มีรายการแบบเลื่อนลงที่ให้คุณทำซ้ำกลุ่มคำสั่งได้

การดำเนินการซ้ำสามารถทำได้ทันทีหลังจากการยกเลิกเท่านั้น หากคุณดำเนินการอื่น เช่น การพิมพ์ รายการคำสั่งที่ทำซ้ำจะถูกล้างและปุ่มทำซ้ำจะไม่ทำงาน

การกำหนดประเภทและรูปแบบของแบบอักษร

วิธีที่ง่ายที่สุดและในขณะเดียวกันก็แสดงอารมณ์มากที่สุดในการเปลี่ยนรูปลักษณ์ของข้อความคือการเปลี่ยนแบบอักษรที่ใช้เขียน จริงอยู่ที่โปรแกรมแอปพลิเคชันไม่ได้จัดการแบบอักษรที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ - ซึ่งทำได้โดยระบบปฏิบัติการ Windows เอง แอปพลิเคชันโปรแกรมอาศัยระบบปฏิบัติการในเรื่องนี้เท่านั้น แม้ว่าจะสามารถสร้างเอฟเฟกต์พิเศษเพิ่มเติมได้ก็ตาม

1. ตามค่าเริ่มต้นใน Word 9x การเปลี่ยนแปลงแบบอักษรทั้งหมดจะถูกนำไปใช้กับส่วนของข้อความที่เลือก หรือหากไม่มีการเลือก การเปลี่ยนแปลงแบบอักษรจะนำไปใช้กับคำที่มีเคอร์เซอร์อยู่ สำหรับการใช้งานอย่างง่ายในการเปลี่ยนประเภทและรูปแบบของแบบอักษร ให้ใช้แถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ

ในรายการดรอปดาวน์ฟอนต์ ให้เลือกแบบอักษร ในรายการขนาดฟอนต์ กำหนดขนาดของอักขระ และใช้ปุ่มตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้เพื่อเปลี่ยนสไตล์

2. สามารถสร้างเอฟเฟ็กต์ที่ไม่พร้อมใช้งานจากแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบได้ในกล่องโต้ตอบแบบอักษร ซึ่งเปิดขึ้นด้วยคำสั่งรูปแบบ > แบบอักษรหรือรายการแบบอักษรในเมนูบริบท ที่ด้านล่างของแท็บทั้งหมดในกล่องโต้ตอบนี้คือตัวอย่างข้อความที่เขียนตามการตั้งค่าแบบอักษรที่ระบุ

3. ตัวควบคุมบนแท็บแบบอักษรจะสอดคล้องกับตัวควบคุมบนแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ รายการดรอปดาวน์ขีดเส้นใต้มีตัวเลือกแบบกำหนดเองสำหรับการขีดเส้นใต้ข้อความ (เช่น เส้นคู่หรือเส้นประ) สีที่แสดงข้อความสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในรายการดรอปดาวน์สี การดำเนินการนี้เหมาะสมสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่จะพิมพ์บนเครื่องพิมพ์สีเท่านั้น เอฟเฟ็กต์การออกแบบข้อความที่ไม่ได้มาตรฐานสร้างขึ้นโดยการทำเครื่องหมายที่ช่องในแผงเอฟเฟกต์

4. ตัวควบคุมแท็บระยะห่างช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนระยะห่างระหว่างอักขระได้ ด้วยเหตุนี้ ข้อความจึงสามารถย่อหรือเบาบางได้ ซึ่งมักใช้ในส่วนหัว

5. เครื่องมือแท็บภาพเคลื่อนไหวใช้สำหรับการออกแบบข้อความแบบไดนามิก แต่เฉพาะในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น

การจัดตำแหน่งย่อหน้า

หน่วยความหมายหลักของข้อความมักจะเป็น ย่อหน้าดังนั้นคำสั่งการจัดตำแหน่งและการจัดรูปแบบจึงได้รับการออกแบบให้เปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของแต่ละย่อหน้า

การจัดตำแหน่งย่อหน้าคือการจัดเรียงข้อความตามกฎที่กำหนด ส่วนใหญ่เรามักจะพูดถึง การจัดตำแหน่งข้อความแนวนอนนั่นคือตำแหน่งระหว่างระยะขอบขวาและซ้ายของหน้า

1. เมื่อไหร่ จัดชิดซ้ายบรรทัดทั้งหมดของย่อหน้าเริ่มต้นที่ตำแหน่งเดียวกัน นั่นคือ ขอบด้านซ้ายของย่อหน้าจะทำให้เกิดเส้นแนวตั้ง

2. เมื่อไหร่ จัดชิดขวาเช่นเดียวกันอาจกล่าวได้เกี่ยวกับเส้นขอบด้านขวาของย่อหน้า

3. เมื่อไหร่ การจัดตำแหน่งความกว้างขอบทั้งซ้ายและขวาเท่ากัน

4. กรณี การจัดตำแหน่งกึ่งกลางเส้นจะจัดเรียงอย่างสมมาตรสัมพันธ์กับแกนตั้งที่ลากผ่านตรงกลางหน้า การจัดตำแหน่งนี้มักใช้สำหรับส่วนหัว

5. หนังสือ นิตยสาร และสิ่งพิมพ์และเอกสารอื่นๆ ในภาษารัสเซียมีการจัดรูปแบบตามธรรมเนียม การจัดตำแหน่งความกว้างในเอกสารภาษาอังกฤษ จะใช้เฉพาะการจัดตำแหน่งด้านซ้ายเท่านั้น

6. ใน Word การจัดตำแหน่งจะถูกตั้งค่าโดยคลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องบนแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ จากปุ่มทั้งสี่ปุ่ม (ซ้าย, กลาง, ขวา และจัดชิดขอบ) สามารถเปิดใช้งานได้เพียงปุ่มเดียวเท่านั้น

การจัดรูปแบบด้วยไม้บรรทัด

ไม้บรรทัดไม่เพียงแต่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับเค้าโครงเอกสารเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือการจัดรูปแบบที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย ช่วยให้คุณสามารถควบคุมระยะขอบด้านข้างและแท็บหยุดของย่อหน้าปัจจุบันได้ ขอบเขตของย่อหน้าถูกกำหนดโดยการย้าย (ลาก) เครื่องหมายพิเศษ

1. เครื่องหมายสามเหลี่ยมที่อยู่ด้านซ้ายล่าง (ชี้ขึ้น) จะกำหนดเส้นขอบด้านซ้ายสำหรับทุกบรรทัดของย่อหน้า ยกเว้นบรรทัดแรก

2. เครื่องหมายสามเหลี่ยมกลับหัวที่ด้านซ้ายบนจะกำหนดบรรทัดเริ่มต้นของบรรทัดแรกของย่อหน้า และช่วยให้คุณสร้างการเยื้องย่อหน้าได้

3. เครื่องหมายสี่เหลี่ยมใต้ไม้บรรทัดคือตัวควบคุมที่อยู่ด้านล่างเครื่องหมายสามเหลี่ยมสำหรับเส้นขอบย่อหน้าด้านซ้ายเสมอ เมื่อคุณลาก ขอบจับเส้นขอบด้านซ้ายทั้งสองจะเคลื่อนเข้าหากัน โดยคงตำแหน่งที่สัมพันธ์กัน การออกแบบย่อหน้าพิเศษนี้สามารถนำไปใช้ในการจัดรูปแบบ epigraph โดยเฉพาะอย่างยิ่งส่วนสำคัญของข้อความ เครื่องหมายคำพูด และอื่นๆ

4. เครื่องหมายสามเหลี่ยมที่อยู่ทางด้านขวาจะกำหนดเส้นขอบด้านขวาของย่อหน้าปัจจุบัน

5. ใช้ไม้บรรทัดเพื่อกำหนดด้วย แท็บหยุดแท็บหยุดจะใช้เมื่อแถวประกอบด้วยหลายช่อง เช่น ในตารางแบบธรรมดา ตามค่าเริ่มต้น แท็บหยุดจะเว้นระยะห่างทุกๆ ครึ่งนิ้ว และทำเครื่องหมายไว้บนไม้บรรทัดด้วยการขีดแนวตั้งสั้นๆ

6. สัญลักษณ์บ่งชี้แท็บหยุดจะอยู่ที่ไม้บรรทัดทางด้านซ้าย มันดูเหมือนเป็น "มุม" เมื่อคลิกที่มัน คุณจะสามารถเปลี่ยนรูปลักษณ์ของอักขระแท็บและวิธีการแสดงข้อความได้

อักขระแท็บที่เลือกจะถูกตั้งค่าโดยการคลิกที่ไม้บรรทัด คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งได้ในภายหลังโดยการลาก หากต้องการลบอักขระแถบ ให้ลากอักขระนั้นออกไปนอกไม้บรรทัด เมื่อคุณตั้งค่าแท็บหยุดด้วยตนเอง แท็บเริ่มต้นทั้งหมดที่เกิดขึ้นก่อนที่จะถูกเอาออก

การจัดรูปแบบอัตโนมัติ

ในเอกสารขนาดยาว ย่อหน้าส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบเดียวกัน พูดให้ถูกคือ โดยทั่วไปจะมีตัวเลือกการจัดรูปแบบย่อหน้าหลายตัวเลือกที่นำมาใช้ซ้ำภายในเอกสาร

ไม่สะดวกที่จะจัดรูปแบบย่อหน้าด้วยตนเองทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนข้อความ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากคุณน่าจะมีย่อหน้าอยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการอยู่แล้ว Word แก้ปัญหานี้โดยอนุญาตให้คุณสร้าง การจัดรูปแบบตามตัวอย่างและโดยการสมัครที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การจัดรูปแบบสไตล์

การจัดรูปแบบเป็นรูปแบบ

ในการจัดรูปแบบโดยใช้จิตรกร คุณต้องวางเคอร์เซอร์บนย่อหน้าที่มีวิธีการจัดรูปแบบที่ต้องการแล้วคลิกที่ปุ่ม Format Painter จากนั้นคุณสามารถคลิกที่ย่อหน้าที่มีรูปแบบที่คุณต้องการเปลี่ยน และมันจะมีลักษณะเหมือนกับตัวอย่างที่คุณเลือกทุกประการ

หากคุณต้องการเปลี่ยนรูปแบบของหลายย่อหน้า คุณต้องดับเบิลคลิกปุ่มจัดรูปแบบตามตัวอย่าง หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว คุณต้องคลิกปุ่ม Format by Sample อีกครั้ง หรือกดปุ่ม ESC

การจัดรูปแบบสไตล์

สไตล์การจัดรูปแบบคือชุดของพารามิเตอร์การออกแบบทั้งหมดที่กำหนดรูปแบบของย่อหน้า สไตล์ที่ใช้ได้จะแสดงอยู่ในรายการดรอปดาวน์สไตล์ซึ่งอยู่บนแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ เมื่อคุณเริ่มใช้ Word เป็นครั้งแรก รายการนี้ประกอบด้วยรายการสไตล์เริ่มต้น

เมื่อคุณเลือกหนึ่งในสไตล์ที่นำเสนอในรายการนี้ รูปแบบของย่อหน้าปัจจุบัน (ย่อหน้าที่มีเคอร์เซอร์อยู่) หรือรูปแบบของส่วนที่เลือกจะเปลี่ยนไป (จากมุมมองของคอมพิวเตอร์ ย่อหน้าเป็นส่วนใด ๆ ของ ข้อความคั่นด้วยอักขระขึ้นบรรทัดใหม่ (รหัส 13 ) รหัสนี้จะถูกป้อนลงในข้อความทุกครั้งที่เรากดปุ่ม ENTER รหัสนี้ถือว่ามองไม่เห็นเนื่องจากไม่ตรงกับตัวอักษรใด ๆ แต่คุณยังสามารถเห็นได้ คุณคลิกที่ปุ่มอักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้

การสร้างสไตล์

การสร้างสไตล์ตามตัวอย่าง

นี่เป็นวิธีที่มองเห็นได้ชัดเจนที่สุดในการสร้างสไตล์ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องจัดรูปแบบย่อหน้า คลิกที่ช่องสไตล์แล้วป้อนชื่อของสไตล์ใหม่ หลังจากนี้ รายการสไตล์จะมีชื่อของสไตล์ใหม่

การเปลี่ยนสไตล์

ถ้าคุณเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของย่อหน้าที่ใช้สไตล์ใดสไตล์หนึ่ง จากนั้นคลิกกล่องสไตล์ แล้วกด ENTER กล่องโต้ตอบแทนที่สไตล์จะเปิดขึ้น คุณสามารถใช้เพื่อคืนค่าการจัดรูปแบบย่อหน้าให้เป็นสไตล์ที่กำหนดไว้ก่อนหน้า หรือเปลี่ยนสไตล์ทั่วทั้งเอกสาร เมื่อคุณเปลี่ยนลักษณะ ย่อหน้าทั้งหมดที่ใช้ลักษณะนั้นจะถูกจัดรูปแบบใหม่โดยอัตโนมัติ

การพัฒนารูปแบบใหม่

หากคุณต้องการเตรียมสไตล์ใหม่เพื่อใช้ในเอกสาร คุณควรใช้คำสั่ง Format ^ Style ในกล่องโต้ตอบสไตล์ คุณสามารถคลิกใหม่ (เพื่อสร้างสไตล์ใหม่) หรือแก้ไข (เพื่อเปลี่ยนสไตล์ที่มีอยู่)

ในกล่องโต้ตอบสร้างสไตล์ใหม่ (ตามลำดับ เปลี่ยนสไตล์) คุณสามารถระบุชื่อของสไตล์ใหม่และระบุว่าสไตล์ใดที่มีอยู่จะถูกใช้เป็นพื้นฐาน

หากต้องการเปลี่ยนการออกแบบที่กำหนดโดยสไตล์นี้ คุณต้องคลิกที่ปุ่มรูปแบบ และเลือกองค์ประกอบที่จะจัดรูปแบบในเมนูที่เปิดขึ้น

หากคุณเปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมายเพิ่มลงในเทมเพลต (เทมเพลตคือเอกสารอย่างเป็นทางการที่มีส่วนขยาย DOT ซึ่งมีเอกสารตัวอย่างที่จัดรูปแบบแล้วและส่วนควบคุมเฉพาะสำหรับเอกสารประเภทนี้ (ชุดของสไตล์ แผงการปรับแต่ง ฯลฯ) ตามค่าเริ่มต้น เมื่อสร้าง เอกสารใหม่ ใช้เทมเพลต ปกติ - ปกติ จุด) สไตล์ที่สร้างขึ้น (แก้ไข) จะถูกเพิ่มลงในเทมเพลต Word มาตรฐาน หลังจากนั้นจึงสามารถใช้สไตล์นี้ในเอกสารอื่นได้

เซลล์เดียวสามารถมีข้อมูลที่เป็นของหนึ่งในสามประเภท: ข้อความหมายเลขหรือ สูตร -และยังว่างเปล่าอีกด้วย เมื่อบันทึกสมุดงาน Excel จะเขียนลงในไฟล์เฉพาะพื้นที่สี่เหลี่ยมของแผ่นงานที่อยู่ติดกับมุมซ้ายบน (เซลล์ A1) และมีเซลล์ที่เติมทั้งหมด

ประเภทข้อมูลที่วางในเซลล์จะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติเมื่อคุณป้อน หากข้อมูลสามารถตีความได้ว่าเป็นตัวเลข Excel จะดำเนินการดังกล่าว มิฉะนั้น ข้อมูลจะถือเป็นข้อความ การป้อนสูตรจะขึ้นต้นด้วยสัญลักษณ์ “=” เสมอ (เครื่องหมายเท่ากับ)

การป้อนข้อความและตัวเลข ข้อมูลถูกป้อนลงในเซลล์ปัจจุบันโดยตรงหรือ บรรทัดของสูตรตั้งอยู่ที่ด้านบนของหน้าต่างโปรแกรมใต้แถบเครื่องมือโดยตรง (ดูรูปที่ 12.2) ตำแหน่งอินพุตจะถูกทำเครื่องหมายด้วยเคอร์เซอร์ข้อความ หากคุณเริ่มพิมพ์โดยการกดปุ่มตัวอักษรและตัวเลข ข้อมูลในเซลล์ปัจจุบันจะถูกแทนที่ด้วยข้อความที่คุณพิมพ์ หากคุณคลิกที่แถบสูตรหรือดับเบิลคลิกที่เซลล์ปัจจุบัน เนื้อหาเก่าของเซลล์จะไม่ถูกลบและคุณสามารถแก้ไขได้ ไม่ว่าในกรณีใด ข้อมูลที่ป้อนจะแสดงทั้งในเซลล์และในแถบสูตร

หากต้องการกรอกข้อมูลให้เสร็จสิ้นและบันทึกข้อมูลที่ป้อน ให้ใช้ปุ่ม Enter ในแถบสูตรหรือแป้น ENTER หากต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงที่ทำและคืนค่าเซลล์เป็นค่าก่อนหน้า ให้ใช้ปุ่มยกเลิกในแถบสูตรหรือปุ่ม ESC วิธีที่ง่ายที่สุดในการล้างเซลล์ปัจจุบันหรือช่วงที่เลือกคือการใช้แป้น DELETE

การจัดรูปแบบเนื้อหาของเซลล์ ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลข้อความจะจัดชิดขอบซ้ายของเซลล์ และตัวเลขจะจัดชิดขวา เมื่อต้องการเปลี่ยนรูปแบบการแสดงข้อมูลในเซลล์ปัจจุบันหรือช่วงที่เลือก ให้ใช้คำสั่งรูปแบบ > เซลล์. แท็บของกล่องโต้ตอบนี้ให้คุณเลือกรูปแบบการบันทึกข้อมูล (จำนวนตำแหน่งทศนิยม ระบุหน่วยการเงิน วิธีเขียนวันที่ ฯลฯ ) กำหนดทิศทางของข้อความและวิธีการจัดแนว กำหนดแบบอักษรและสไตล์ของตัวอักษร ควบคุมการแสดงผลและลักษณะของเฟรม และตั้งค่าสีพื้นหลัง

การคำนวณสเปรดชีต

สูตร การคำนวณในตาราง Excel ดำเนินการโดยใช้ สูตรสูตรสามารถมีค่าคงที่ตัวเลข ลิงค์เข้าสู่เซลล์และ ฟังก์ชั่น Excel เชื่อมต่อกันด้วยสัญลักษณ์ของการดำเนินการทางคณิตศาสตร์ วงเล็บช่วยให้คุณเปลี่ยนลำดับการดำเนินการมาตรฐานได้ ถ้าเซลล์มีสูตร เวิร์กชีตจะแสดงผลลัพธ์ปัจจุบันของสูตรนั้น หากคุณสร้างเซลล์ให้เป็นปัจจุบัน สูตรจะแสดงอยู่ในแถบสูตร

กฎการใช้สูตรใน Excel ก็คือ ถ้าค่าของเซลล์ จริงหรือขึ้นอยู่กับเซลล์ตารางอื่น เสมอควรใช้สูตรแม้ว่าการดำเนินการในใจจะทำได้ง่ายก็ตาม นี้รับประกัน

เครื่องมือสำหรับการยกเลิกและทำซ้ำการกระทำ การดำเนินการทั้งหมดในการป้อน การแก้ไข และการจัดรูปแบบข้อความจะถูกบันทึกโดยโปรแกรมประมวลผลคำ ดังนั้นจึงสามารถยกเลิกการดำเนินการล่าสุดตามจำนวนที่ต้องการได้ การดำเนินการสุดท้ายสามารถยกเลิกได้โดยใช้คีย์ผสม CTRL+Z คำสั่งนี้มีผลสะสม: ชุดคำสั่งจะเลิกทำชุดของการกระทำล่าสุด เครื่องมืออื่นๆ ที่คล้ายกัน ได้แก่ คำสั่งแก้ไข เลิกทำการกระทำ และปุ่มเลิกทำการกระทำบนแถบเครื่องมือมาตรฐาน ลำดับการดำเนินการที่ยาวสามารถยกเลิกได้โดยใช้รายการการดำเนินการ (ปุ่มที่ขยายรายการจะแนบอยู่กับปุ่มการดำเนินการยกเลิก)

หลังจากยกเลิกชุดการดำเนินการแล้ว คุณสามารถกลับสู่สถานะก่อนการยกเลิกได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้คำสั่งแก้ไข ทำซ้ำการดำเนินการ หรือปุ่มทำซ้ำการดำเนินการบนแถบเครื่องมือมาตรฐาน นอกจากนี้ยังมีปุ่มติดอยู่เพื่อแสดงรายการการกระทำที่สามารถส่งคืนได้

ข้อความอัตโนมัติ- ข้อความอัตโนมัติเป็นโหมดสำหรับการป้อนส่วนของข้อความโดยอัตโนมัติ มันถูกแสดงด้วยสองฟังก์ชัน: เติมข้อความอัตโนมัติและจริงๆ แล้ว ข้อความอัตโนมัติ- หลักการทำงานมีดังนี้

ตัวแก้ไขข้อความจะจัดเก็บพจนานุกรมข้อความอัตโนมัติซึ่งประกอบด้วยคำและวลีที่ปรากฏค่อนข้างบ่อยในเอกสาร เมื่อคุณป้อนอักขระสี่ตัวแรกของรายการพจนานุกรม คำแนะนำเครื่องมือจะปรากฏบนหน้าจอพร้อมข้อความเต็มของคำหรือวลี หากนี่คือสิ่งที่ผู้ใช้คิดไว้ ผู้ใช้จะกรอกข้อมูลทั้งหมดโดยกดปุ่ม Enter ซึ่งเป็นวิธีการเติมข้อความอัตโนมัติ

อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้สามารถเลือกองค์ประกอบข้อความที่ต้องการได้อย่างอิสระจากรายการที่มีโครงสร้างแบบลำดับชั้น - นี่คือฟังก์ชันข้อความอัตโนมัติ รายการองค์ประกอบข้อความอัตโนมัติเปิดขึ้นโดยใช้แถบเครื่องมือข้อความอัตโนมัติ (มุมมอง แถบเครื่องมือ ข้อความอัตโนมัติ)

พจนานุกรมข้อความอัตโนมัติได้รับการกำหนดค่าในกล่องโต้ตอบการแก้ไขอัตโนมัติ (เครื่องมือ, การแก้ไขอัตโนมัติ, ข้อความอัตโนมัติ) วิธีที่ง่ายที่สุดในการเติมเนื้อหาใหม่ลงในพจนานุกรมคือการเลือกข้อความบนหน้าจอ คลิกปุ่มข้อความอัตโนมัติบนแถบเครื่องมือข้อความอัตโนมัติ และใช้ปุ่มเพิ่มในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น

การใช้ผลิตภัณฑ์ แก้ไขอัตโนมัติเมื่อเข้า. ช่วยให้คุณสามารถแทนที่การป้อนลำดับอักขระแบบยาวด้วยการรวมกันของอักขระอื่น ๆ โดยพลการ (ควรสั้นกว่า) ตัวอย่างเช่น หากวลี “กล่องโต้ตอบ” ปรากฏบ่อยมากในข้อความ ก็สามารถแทนที่ด้วยชุดค่าผสมสั้นๆ “.to” ได้ จุดที่อยู่หน้าสัญลักษณ์จะถูกวางไว้โดยเฉพาะเพื่อแยกความแตกต่างจากคำบุพบทหรือคำสันธานที่มีตัวอักษรสองตัว

เครื่องมือการแก้ไขอัตโนมัติได้รับการกำหนดค่าในกล่องโต้ตอบเครื่องมือ การแก้ไขอัตโนมัติ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องกาเครื่องหมายที่ช่องแทนที่ขณะที่คุณพิมพ์ ป้อนชุดค่าผสมที่จะแทนที่ในช่องแทนที่ และชุดค่าผสมการแทนที่ในช่องถึง จากนั้นเพิ่มลงในรายการแก้ไขอัตโนมัติโดยคลิกที่ปุ่มเพิ่ม

การแทนที่อักขระอัตโนมัติขณะที่คุณพิมพ์ยังใช้ในการป้อนอักขระพิเศษอีกด้วย ตัวอย่างเช่น เมื่อทำการตั้งค่าที่เหมาะสมแล้ว คุณสามารถป้อนตัวอักษรกรีก π, ρ ในข้อความภาษารัสเซียธรรมดา: "pi" หรือ "ro"

การป้อนอักขระพิเศษและกำหนดเอง- เมื่อป้อนข้อความ มักจะจำเป็นต้องป้อนอักขระพิเศษที่ไม่มีคีย์ที่เกี่ยวข้องในรูปแบบแป้นพิมพ์ รวมถึงอักขระที่กำหนดเองซึ่งไม่ทราบเค้าโครง เครื่องมือหลักสำหรับการป้อนอักขระพิเศษและอักขระที่กำหนดเองตลอดจนการกำหนดให้กับคีย์โปรดคือกล่องโต้ตอบสัญลักษณ์ (แทรก, สัญลักษณ์) กล่องโต้ตอบนี้มีสองแท็บ: สัญลักษณ์และอักขระพิเศษ

Word มีความสามารถในการแก้ไขและการจัดรูปแบบที่ครอบคลุมสำหรับตาราง ด้วยการสร้างตาราง Word ในเอกสาร คุณสามารถดำเนินการต่อไปนี้:

· ป้อน คัดลอกหรือวางข้อความและข้อมูลลงในเซลล์

· ย้ายข้อความและข้อมูลระหว่างเซลล์และตาราง

· แทรกหรือลบเซลล์ แถว และคอลัมน์

·ผสานเซลล์ทั้งแนวนอนและแนวตั้ง

· ตกแต่งตารางและแต่ละเซลล์ด้วยเส้นขอบ

· ป้อนสีและการเติมมาตรฐานลงในเซลล์ตาราง

· เปลี่ยนระยะขอบของเซลล์และระยะห่างระหว่างเซลล์

· วางรูปภาพและรูปร่างอัตโนมัติในเซลล์ตาราง

· ทำการคำนวณโดยใช้สูตรและฟังก์ชัน เช่นเดียวกับในสเปรดชีต

· จัดเรียงข้อมูลในเซลล์ ฯลฯ

คำสั่งเมนูใช้เพื่อดำเนินการเหล่านี้ โต๊ะเมนูบริบท และแถบเครื่องมือ ตารางและเส้นขอบซึ่งปุ่มไม่เพียงแต่ซ้ำคำสั่งเมนูเท่านั้น โต๊ะแต่ยังอนุญาตให้คุณใช้คุณลักษณะเพิ่มเติมอื่นๆ ที่ทำให้การทำงานกับตารางง่ายขึ้น

หากตารางกินพื้นที่หลายหน้าในเอกสาร ขอแนะนำให้ประกาศแถวแรกของตารางเป็นส่วนหัว (โดยใช้คำสั่งเมนูส่วนหัวของตาราง) หลังจากนี้ แถวแรกของตารางจะถูกสร้างขึ้นใหม่เป็นส่วนหัวในทุกหน้า หากคุณเปลี่ยนเซลล์ในแถวแรก ส่วนหัวของตารางในหน้าถัดไปทั้งหมดก็จะเปลี่ยนไปด้วย

การทำงานกับตาราง Word เป็นฐานข้อมูล

ตาราง Word ธรรมดาที่มีชื่อคอลัมน์ในแถวบนสุดและชื่อแถวในคอลัมน์ด้านซ้ายถือได้ว่าเป็นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ง่ายที่สุด (การจัดระเบียบข้อมูลแบบตารางเรียกอีกอย่างว่า เชิงสัมพันธ์แต่ละรายการในตารางจะมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับออบเจ็กต์เฉพาะเพียงรายการเดียวเท่านั้น)

ชื่อคอลัมน์ในแถวบนสุดคือช่องฐานข้อมูล และแถวต่อๆ ไปทั้งหมดเป็นบันทึกฐานข้อมูล

ในตาราง Word ที่มีระเบียนประเภทเดียวกัน คุณสามารถดำเนินการบางอย่างตามปกติสำหรับการทำงานกับฐานข้อมูล เช่น การเรียงลำดับระเบียน

แถวของตาราง (เรกคอร์ด) สามารถเรียงลำดับจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปน้อยจากคีย์การเรียงลำดับสูงสุดไปต่ำสุด ฯลฯ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้ปุ่มบนแถบเครื่องมือ ตารางและเส้นขอบหรือคำสั่งเมนู ตาราง ® เรียงลำดับ- ในกล่องโต้ตอบ การเรียงลำดับระบุพารามิเตอร์ที่ต้องการ - ประเภทการเรียงลำดับและลำดับ

ตาราง Word ยังสามารถใช้เพื่อดำเนินการได้ การควบรวมกิจการ เอกสาร การรวมเอกสารเป็นการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการรวมข้อมูลจากฐานข้อมูล (ตาราง) ลงในเอกสาร การดำเนินการรวมเอกสารใช้เพื่อสร้างจดหมายมาตรฐาน สัญญา บัตรเชิญ ขอแสดงความยินดี การซ้อนซองจดหมาย ฯลฯ อย่างรวดเร็ว

คุณสามารถทำงานกับตาราง Word ได้ แบบฟอร์มข้อมูลซึ่งแต่ละแถวของตารางจะแสดงเป็นบันทึกข้อมูลแยกต่างหาก และข้อความของส่วนหัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์จะกลายเป็นฟิลด์ที่สอดคล้องกันของบันทึกนั้น โหมดนี้ใช้เพื่อลดความซับซ้อนในการป้อนและแก้ไขข้อมูล โดยเฉพาะในตารางขนาดใหญ่

หากต้องการนำเสนอตารางเป็นรูปแบบข้อมูล คุณต้องวางเคอร์เซอร์ไว้ภายในตารางแล้วคลิกที่ปุ่ม แบบฟอร์มข้อมูลบนแถบเครื่องมือ ฐานข้อมูล.

การคำนวณในตารางคำ

ตารางคำมีฟังก์ชันการทำงานบางอย่างของสเปรดชีต เช่นเดียวกับ Excel Word ช่วยให้คุณสามารถคำนวณโดยใช้สูตรและฟังก์ชันได้

ในการคำนวณในตารางคุณต้องวางเคอร์เซอร์ไว้ในเซลล์ที่เกี่ยวข้อง (พร้อมผลลัพธ์ที่คาดหวัง) ใช้คำสั่งเมนู สูตรตาราง®และป้อนข้อมูลลงในกล่องโต้ตอบ สูตรหรือเลือกฟังก์ชั่นที่ต้องการ สูตรจะถูกป้อนหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอ

Word จะแทรกผลลัพธ์การคำนวณลงในแบบฟอร์ม สาขา- เมื่อคุณเปลี่ยนแหล่งข้อมูลในเซลล์ตาราง Word ซึ่งแตกต่างจาก Excel ผลลัพธ์การคำนวณจะไม่คำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ ดังนั้นเมื่อเปลี่ยนแหล่งข้อมูลหรือการอ้างอิงเซลล์ตารางผลลัพธ์ของการคำนวณจะต้องเป็น อัปเดต(โดยใช้กุญแจ. F9หรือคำสั่งเมนูบริบท อัปเดตฟิลด์).

เมื่อคัดลอกสูตร การอ้างอิงไปยังที่อยู่เซลล์ในตาราง Word จะไม่เปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติ - จะไม่ "ปรับ" เช่นเดียวกับใน Excel เช่น การอ้างอิงเซลล์ในตาราง Word จะเป็นเสมอ แน่นอนแม้ว่าจะแสดงโดยไม่มีเครื่องหมายดอลลาร์ $ ก็ตาม ดังนั้นเมื่อคัดลอกสูตร จำเป็นต้องแก้ไขการอ้างอิงไปยังที่อยู่เซลล์ Word ด้วยตนเอง.

การทำงานกับเขตข้อมูล

เอกสาร Word เช่นเดียวกับแอปพลิเคชัน Microsoft Office อื่นๆ ใช้องค์ประกอบโครงสร้างพิเศษ - สาขา

สาขา -เหล่านี้เป็นรหัสพิเศษที่ให้คำสั่งแก่แอปพลิเคชันให้แทรกลงในเอกสารโดยอัตโนมัติและอัปเดตข้อมูลตัวแปรในภายหลัง: หมายเลขหน้า, วันที่, จำนวนตัวเลข, ตารางตลอดจนข้อความ, กราฟิก, สูตร ฯลฯ

การใช้ฟิลด์ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการอัปเดตข้อมูลเอกสารอัตโนมัติ (ชื่อไฟล์ จำนวนหน้า ฯลฯ) คำนวณโดยใช้สูตร และสร้างการอ้างอิงโยง ฟิลด์จะถูกแทรกโดยอัตโนมัติเมื่อสร้างสารบัญและดัชนี การใช้ฟิลด์จะสร้างการเชื่อมต่อกับเอกสารและวัตถุอื่น ๆ ข้อมูลจะถูกแลกเปลี่ยนโดยตรงในแอปพลิเคชัน Windows แบบฟอร์มและเอกสารประกอบจะถูกสร้างขึ้น - ซองจดหมาย สติ๊กเกอร์ การส่งจดหมาย ฯลฯ

Word รองรับประเภทฟิลด์ต่างๆ มากมาย ประเภทฟิลด์ที่พบบ่อยที่สุดในเอกสารคือ หน้าหนังสือ(หมายเลขหน้า) และ วันที่(วันที่) ซึ่งถูกแทรกโดยใช้คำสั่ง INSERT ® หมายเลขหน้าและ INSERT ® วันที่และเวลาขอบมักใช้เพื่อวางภาพประกอบในเอกสาร รวมภาพ