Как подписать документы электронной подписью и можно ли это делать? Как настроить в почте Яндекса уникальную подпись. Видео в помощь

Согласно правилам этикета, письма принято подписывать определённым образом. Не является исключением и электронная корреспонденция. В статье рассматривается такая необходимая вещь, как подпись в электронном письме: примеры для разных целей переписки, варианты на английском языке и настройка этой функции в различных сервисах.

Что такое подпись в и-мэйле?

Если вы смутно понимаете, о чём речь, то откройте сайт, где у вас заведён электронный почтовый ящик. Нажмите кнопку «Написать письмо» и взгляните в левый нижний угол. Там вы увидите, скорее всего, своё имя. Это и есть подпись, выставленная по умолчанию, то есть автоматически. Её можно убрать и отправить письмо без неё. Но это будет выглядеть невежливо по отношению к адресату, особенно в ситуации бизнес-общения. Ещё можно добавить нужный текст вручную, но это слишком хлопотно. Гораздо проще настроить нужные шаблоны и пользоваться ими, меняя свою подпись в электронном письме. Пример можно привести простой: для деловой переписки используется формулировка: «С уважением, Иванов И. И.», а для личных писем фраза: «До скорого!» Можно создать множество вариантов, меняя их в зависимости от целей коммуникации и просто вашего настроения. Помимо имени и фамилии, подпись в и-мэйле может содержать массу любых других данных.

Для чего она нужна?

Отличным средством продвижения бизнеса может стать грамотно составленная подпись в электронном письме. Примеры для Ф.И.О., должность, контакты для связи, предлагаемые услуги и продукция, адрес веб-сайта и многое другое.

В личном письме подписью может служить ваше имя или никнейм, пожелание адресату, забавная фраза, некая глубокомысленная цитата, которую вы рассматриваете как свой девиз, ссылка на блог и тому подобное. Здесь предназначением подписи будет выражение вашей индивидуальности, установление доверительных отношений с партнёром по переписке.

Подпись размещается после основного текста письма, начинается с заглавной буквы и выравнивается по левому краю. Цели, для которых составляется этот короткий текст в конце электронного письма, могут быть разными. В зависимости от них применяются и определённые правила.

Деловые подписи

Соответствие выбранному стилю речи и назначению коммуникации - этими двумя качествами должна обладать правильная подпись в электронном письме. Примеры:

• С уважением.
• С надеждой на продуктивное сотрудничество.
• С надеждой на выполнение просьбы.
• С благодарностью за содействие (сотрудничество).
• Искренне ваш (ваша).
• С наилучшими пожеланиями.
• Всегда рады оказать услугу.
• Ждем с интересом ваше предложение.
• Мы уверены, что недоразумение в ближайшее время будет улажено и т. п.

Личные подписи

Здесь уже нет строгого регламента, и разнообразие вариантов ограничивается только фантазией автора письма. Буквально что угодно, от вдохновляющих афоризмов до забавных и несуразных фраз, может содержать оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

• Спасибо за внимание.
• Жду ответа, как соловей лета.
• Целую в нос, твой Барбос.
• Чао-какао.
• Жму руку (лапу, лапку и т.п.).
• С пожеланием прекрасной погоды.
• С отличным настроением.
• С оптимизмом (или наоборот - с пессимизмом).
• Продам гараж.

В общем, вариаций можно придумать много, если вы переписываетесь с другом или приятелем, который точно оценит ваше чувство юмора.

На английском

У людей, сотрудничающих с иностранными компаниями или просто ведущими переписку с приятелями из-за рубежа, может возникнуть необходимость изучить варианты подписи в и-мэйле. Английский также предполагает использование фраз-клише. Примеры:

• С наилучшими пожеланиями - best regards.
• Искренне ваш (ваша) - yours sincerely.
• С уважением - yours truly, yours faithfully.
• С нетерпением жду (ждём) ответа - looking forward to hearing from you.

Кроме устоявшихся и необходимых в бизнес-этикете фраз, можно использовать и что-то более интересное. Для личной переписки подойдёт и будет уместна забавная, тёплая или в электронном можно привести такие:

• Warmly - с теплотой.
• Take care - береги себя.
• Bye for now (‘Til next time) - до скорого, до встречи.
• Write soon - жду ответа.
• Hugs - обнимаю.
• (With) Love - с любовью (может быть использовано не только в письмах к возлюбленным, но и к близким друзьям, родным).
• Lots of love - с большой любовью.
• Kisses (XOXO) - целую.
• Happiness is a choice - счастье - это выбор.
• Always in my thoughts - думаю о тебе.
• Season"s blessings (greetings) - поздравляю с праздниками.
• Rock on - продолжай отрываться.
• Shine on - сияй, светись.
• May the Force be with you - да пребудет с тобой Сила (намёк на фильмы «Звёздные войны»).
• See you in the inbox - до встречи во «Входящих сообщениях».

Если вы уже загорелись желанием настроить несколько разных подписей в своей почте, то сейчас самое время посмотреть, как это сделать.

Как настроить подпись в Microsoft Outlook

Если вы используете эту для получения и сортировки писем и ответа на них, то настройка подписи должна производиться в «Настройках». Последовательность действий зависит от года выпуска программы. В давнишних версиях (2003 или 2007) нужно открыть вкладку «Инструменты», выбрать в ней пункт «Настройки», а далее - «Формат почты» и «Подпись». В самой последней версии программы (2010/2013) необходимо сначала зайти на вкладку «Файл», и оттуда выбрать: «Настройки» - «Почта» - «Подписи».

Теперь рассмотрим, как добавить или изменить подпись в электронном письме. Outlook иногда предлагает сначала выбрать адрес своего ящика, а затем перейти к созданию подписи. Нажмите слово «Новая», чтобы приступить. Если создаёте несколько вариантов, то каждому из них нужно дать имя, например «для бизнеса», «краткая», «личная», «смешная» и т. п.

Нажав кнопку «Редактировать», можно печатать в соответствующем поле свой текст, менять его шрифт, размер, цвет, добавлять ссылки на сайты, контактные данные и всё, что посчитаете нужным. Затем созданную подпись нужно сохранить и включить функцию её использования. Если вы сделали несколько вариантов подписи, то можно вставлять их в текст завершённого письма вручную, нажав «Вставка» - «Подпись».

Очень удобна функция "Настроить" для того, чтобы только иногда появлялась автоматически подпись в электронном письме. Пример: отправив и-мэйл, вы вступаете в переписку с человеком. Благодаря настройкам ваша подпись появится только в самом первом послании, а далее в переписке с этим адресатом шаблон отображаться уже не будет. Это поможет избежать перегруженности и выделить существенную информацию. А кроме того, вы проявите вежливость, поскольку мало кого радуют длинные автоматические подписи после каждого короткого и-мэйла.

Если вы не пользуйтесь почтовыми программами, то можете настроить варианты подписи прямо на сайте, где у вас заведён электронный ящик. Рассмотрим 3 варианта.

Как настроить подпись в Gmail

Зайдя в аккаунт, кликните по имени своего электронного ящика. Далее выберите «Настройки». В самом конце списка вы найдёте раздел «Подпись». Здесь нужно выбрать один из двух читбоксов. По умолчанию у вас, скорее всего, стоит «Без подписи». А нужно отметить другой вариант, под которым расположено диалоговое окно текстового редактора. Сделав это, можно создавать свою подпись в электронном письме. Образец: «С наилучшими пожеланиями, (ваше имя)».

Через графический редактор можно добавить ссылку, картинку, маркированный (нумерованный) список и т. д. Но увлекаться форматированием не рекомендуется, особенно в деловой подписи.

Как настроить подпись в Mail.ru

Здесь схема действий примерно та же. Нужно зайти в свой электронный ящик, наверху выбрать меню «Настройки» (при необходимости сначала кликнув по кнопке «Ещё»), затем перейти на «Имя отправителя и подпись». Здесь можно задать три варианта и того, и другого. Один вариант вы выберете по умолчанию, и он будет вставляться автоматически в письмо. Существует ограничение - 255 символов. Этот лимит не может превышать ваша подпись в электронном письме. Пример: Ф.И.О., должность, номер телефона, адрес сайта - эти данные должны вполне уместиться в данное количество знаков. Можно также задать расположение подписи перед или после цитируемого текста. Но, как уже упоминалось, удобнее её вообще удалять, когда ведёте переписку.

Как настроить подпись в «Яндекс.Почте»

На сайте под списком папок с вашей корреспонденцией вы найдёте меню. Выберите в нём пункт «Настроить», затем «Информация об отправителе». Здесь также появится окошко где можно набрать нужный текст и оформить его различными способами. Можно отметить, где будет располагаться подпись в электронном письме. Пример: сразу после ответа (то есть после написанного вами текста) или в самом низу письма (то есть после всей истории переписки).

Настроить подпись для и-мэйла совсем нетрудно, но вот придумать текст - задача посложнее. В идеале подпись для деловой переписки должна быть максимально краткой, информативной и вежливой. Для личных писем хорошо придумать что-то, отражающее вашу индивидуальность и приятное друзьям.

Любой документ должен быть защищен собственноручной подписью человека. Что же делать с документами, существующими в электронном виде? Специально для работы с такими бумагами разработана электронная подпись. Она существует для того, чтобы однозначно идентифицировать человека , который нанес подпись, для подтверждения подлинности документа.

Согласно действующему законодательству, электронную подпись можно получить путем присоединения данных в электронном виде к другим электронным данным, что служит для идентификации подписанта.

Существует всего три вида электронной подписи :

1. Простая.
2. Усиленная неквалифицированная.
3. Усиленная квалифицированная.

Простая подпись отличается наименьшей степенью защиты информации. Она подтверждает лишь то, что документ был подписан определенным лицом. При этом проверить наличие изменений с момента подписания просто невозможно.

Электронный документ с усиленной неквалифицированной подписью приравнивается к бумажному документу, подписанному человеком. Наличие такой подписи свидетельствует о том, что с момента создания в документ не вносились какие-нибудь правки. Выдают эту подпись специальные центры, которые не проходят аккредитацию.

Усиленная подпись создается благодаря специальному шифрованию данных. Ее могут создать только настоящие профессионалы, которые имеют лицензию ФСБ в области криптозащиты.

Существуют и другие виды . Каждый центр предлагает своим клиентами разные виды подписей с различными названиями. Можно подобрать ту или иную подпись, исходя из задач, которые планируется решать с ее помощью.

Этапы создания

Особенности процесса создания подписи зависят от выбранного типа. Как правило, существует два этапа ее создания:

1. Построение специальной хэш-функции , которая способствует идентификации содержимого в документе.
2. Хэш-функция помещается в документ и передается вместе с ним . Размер хэш-функции совсем не большой. Ее наличие существенно не сказывается на размере документа.

Бесплатно

Получение бесплатной подписи возможно при использовании услуг некоторых сайтов. На просторах Интернета есть ресурсы, позволяющие создать простую электронную подпись. Она может быть создана путем подражания подписи человека, отправки отсканированной подписи дизайнерам и создания подписи на экране, путем использования специального виджета.

Также бесплатно получить подпись могут пользователи программ Outlook Express, Microsoft Outlook, Lotus Notes. Все эти программы характеризуются встроенной возможностью отправления сообщений с подписью.

Для этого нужно установить на компьютер специальный сертификат и передать его человеку, для которого запланировано отправление документов с подписью. Если у обеих сторон будут подобные сертификаты, можно не сомневаться в подлинности документов, которые пересылаются.

Чтобы установить электронную подпись на компьютер, нужно воспользоваться программой КриптоПро CSP. Необходимо запустить эту программу, а затем добавить устройство, на котором находится контейнер ЭП. Это можно сделать, если зайти на вкладку «Оборудование» и выбрать пункт «Настроить считыватели».

Чаще всего контейнер электронной подписи (закрытая часть ключа) предоставляется на съемном носителе, то есть диске или флешке.

Затем нужно перейти на вкладку «Сервис», где есть кнопка «Установить личный сертификат». Для этой операции придется воспользоваться обзором, чтобы загрузить файл сертификата (открытый ключ, имеющий расширение.cer). В результате в окне «Сертификат для установки» появятся данные о сертификате.

После нажатия кнопки «Далее» появится окошко, в котором нужно будет указать контейнер закрытого ключа. Следующий этап – выбор хранилища, в которое нужно поместить сертификат. Необходимо, чтобы все имеющиеся сертификаты были помещены в хранилище «Личное». После осуществления всех описанных действий система сообщит об успешной установке на компьютер электронной подписи.

Для госуслуг

В наше время документооборот все чаще реализуется в виртуальном пространстве. Такие преобразования проходят при поддержке государства. Сейчас многие государственные услуги можно получить, не выходя из дома, но для этого нужно иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно в специальном удостоверяющем центре.

При обращении в эту структуру человеку предоставляется перечень документов , которые нужно предоставить для электронной подписи. В этот перечень входят заявление на получение подписи, паспорт и индивидуальный налоговый номер.

После предоставления всех этих документов человек через день получает подпись. Она дает возможность получать государственные услуги в любое удобное время в любом месте, где есть Интернет. При этом удастся избежать бесконечных очередей и пустой траты времени. Только за усиленную электронную подпись нужно будет заплатить некоторую сумму денег.

Особенности получения

Электронная подпись может быть выдана как физическим, так и юридическим лицам. Во втором случае обычно подпись оформляется на имя руководителя. Он, в свою очередь, может давать ключ своим сотрудникам, но это небезопасно. Поэтому лучше дать сотруднику бумажную доверенность на получение подписи, тогда он сможет подписывать документы от своего лица .

Использование в бизнесе

Электронная подпись значительно упрощает жизнь бизнесменов, помогает ускорить документооборот. Ранее нужно было оформлять всю документацию в бумажном виде, лично подписывать каждый документ, при сотрудничестве с партнерами из других городов отправлять по почте. Все это стоит немалых денег и влечет за собой большие потери времени. Кроме того, придется оплачивать почтовые услуги.

Гораздо проще передать друг другу документацию в электронном виде, но это возможно лишь при наличии электронной подписи. Иначе нет никакой возможности удостовериться в подлинности отправленного документа.

При наличии электронной подписи можно непосредственно по Интернету пересылать отчеты в налоговую, а не регулярно ходить туда.

Частые вопросы

Можно ли на одном компьютере использовать сразу несколько средств криптозащиты?

Нет, такой возможности не существует. Если установлено сразу несколько программ, может возникнуть конфликт в работе этих приложений. Возможна корректная работа лишь одной программы.

Можно ли использовать одинаковые электронные подписи, выданные разными удостоверяющими центрами?

Теоретически это возможно, но нет гарантии, что программное обеспечение и средства криптозащиты адекватно отреагируют на этот факт.

Почему после продления ЭП не удается зайти на торговую площадку?

Ошибка при входе может возникать в двух случаях. Возможно, на торговой площадке не зарегистрирована организация. Тогда нужно обязательно пройти аккредитацию. Если аккредитация пройдена, но войти не получается, нужно создать новую электронную подпись к действующему аккаунту.

Сколько действует сертификат открытого ключа?

Согласно законодательству, сертификат действует в течение одного года.

Когда для получения ЭП нужна нотариально заверенная доверенность?

Доверенность может понадобиться лишь в том случае, если владелец подписи делегирует ее получение третьему лицу. Особенно часто это бывает в сфере бизнеса. Руководитель компании может оформить доверенность на одного из своих подчиненных.

Какой вид подписи выбрать, что предоставлять отчетность государственным учреждениям?

В этом случае понадобиться усиленная квалифицированная электронная подпись.

Насколько электронная подпись равноценна подписи на бумаге?

И бумажный, и электронный документ с подписью равноценны. Они имеют одинаковую юридическую силу.

Сложно ли использовать электронную подпись?

Пользоваться подписью может любой человек независимо от своего уровня владения компьютером, рода деятельности и наличия того или иного уровня образования. Достаточно усвоить лишь пару простых действий, чтобы добавить в документ электронную подпись.

Сколько времени потребуется для выпуска сертификата?

На эту процедуру в удостоверяющем центре уходит порядка 30 минут. Обычно на следующий день после предоставления всех необходимых документов, указанных в перечне, можно получить сертификат.

Можно ли подделать электронную подпись?

Взломать криптографические данные невозможно, поэтому можно быть уверенным в том, что никому не удастся подделать электронную подпись. Нужно только следовать всем рекомендациям по хранению ключа, чтобы посторонние люди не могли им воспользоваться. Информация, содержащая советы по хранению ключа, обязательно предоставляется клиенту вместе с сертификатом.

Может ли хозяин сертификата ключа отказаться от электронной подписи?

Это невозможно. Электронная подпись имеет ряд атрибутов, по которым можно однозначно определить лицо, использующее ее под конкретным документом.

Как создать электронную подпись? Подробности на видео.

Добрый день, уважаемые читатели! Эта статья посвящена владельцам бизнеса вне зависимости от его размеров и организационной формы и простым гражданам нашей страны. Одинаково полезна и интересна она будет, как простым индивидуальным предпринимателями, так и хозяевам крупных коммерческих предприятий. Что между ними общего? Ответ прост — документооборот и необходимость взаимодействия с различными государственными инстанциями! Поэтому поговорим об инструменте, который существенно упростит движение документации, как внутри предприятия, так и за его пределами! Сегодня детально рассмотрим, как получить электронную подпись (ЭЦП)!

Начнем с сути электронной подписи и механизма ее функционирования, далее рассмотрим сферу применения и безусловную полезность, после чего обсудим, как ее получить ФЛ, ИП и юридическим лицам, а также поговорим о необходимых документах. Мы собрали максимально полную информацию о том, как получить ЭЦП! Кстати, при необходимости, с ее помощью можно закрыть ИП. В статье описано, как это сделать!

Что такое электронная цифровая подпись: простая суть сложного понятия!

Каждый документ на предприятии обязательно подписывается уполномоченным лицом. Подпись придает ему юридическую силу. Современные технологии перевели документооборот в электронный формат. Что оказалось крайне удобным! Во-первых, электронные документы упростили и ускорили обмен данными на предприятии (особенно при интернациональном сотрудничестве). Во-вторых, сократился расход, связанный с их оборотом. В-третьих, существенно повысилась безопасность коммерческой информации. Несмотря на электронный формат, каждый документ должен быть подписан, поэтому была разработана ЭЦП.

Что такое электронная цифровая подпись? Это аналог традиционной росписи в цифровом формате, который применяется для придания юридической силы документам на электронных носителях. Под словом «аналог» нужно понимать последовательность криптографических символов, сгенерированная случайным образом с помощью специального программного обеспечения. Хранится он на электронном носителе. Обычно используются флэш-накопители.

С ЭП связанно два важных понятия: сертификат и ключ. Сертификат – это документ, который удостоверяет принадлежность электронной подписи определенному лицу. Он бывает обычный и усиленный. Последний выдается только некоторыми аккредитованными удостоверяющими центрами или непосредственно ФСБ.

Ключ электронной подписи – это та самая последовательность символов. Ключи используют в паре. Первый – это и есть подпись, а второй – это ключ проверки, который удостоверяет ее подлинность. Для каждого нового подписываемого документа генерируется новый уникальный ключ. Важно понимать, что информация, полученная на флэшке в удостоверяющем центре, не является ЭП, – это всего лишь средство для ее создания.

Подпись в электронном формате имеет такой же юридический вес и силу, как и под документом в бумажном варианте. Конечно, если при нанесении этого параметра не было никаких нарушений. При выявлении несоответствия или каких-либо отклонений от нормы документ не приобретет силу. Использование ЭЦП регулируются государством с помощью двух законов ФЗ-№1 и ФЗ-№63. Они затрагивают все сферы применения подписи: в гражданско-правовых отношениях, при взаимодействии с муниципальными и государственными органами.

Как возникла идея использования ЭПЦ: вспомним прошлое!

В 1976 году два американских криптографа Диффи и Хеллманом выдвинули предположение, что можно создать электронные цифровые подписи. Это была всего лишь теория, но она нашла отклик у общественности. В результате чего уже в 1977 году свет увидел криптографический алгоритм RSA, который позволил создавать первые ЭП. В сравнении с настоящими они были очень примитивными, но именно в этот момент была заложена основа для будущего стремительного развития отрасли и повсеместного распространения электронного документооборота.

Миллениум принес существенные перемены. В США приняли закон, согласно которому подпись на бумажном носителе приравнивалась по юридической силе к электронной. Так появился новый быстро растущий сегмент рынка, объем которого по прогнозам американских аналитиков к 2020 году составит 30 млрд. $.

В России первые ЭП начали использовать только в 1994 году. Первый закон, который регулировал их применение, приняли в 2002 году. Однако он отличался крайней расплывчатостью формулировок и неоднозначностью трактования терминов. Закон не давал однозначного ответа на вопрос, как получить электронную подпись и использовать ее.

В 2010 году был разработан масштабный проект по созданию виртуальной среды для предоставления государственных услуг в электронном формате, который в августе того же года был предоставлен на рассмотрение Президенту РФ. Одно из ключевых направлений проекта – это возможность использования ЭЦП. Регионы обязали создать условия для свободного доступа физических и юридических лиц к возможностям электронного документооборота, чтобы каждый желающий смог получить ЭП. С тех пор в России активно развивается «электронное государство».

В 2011 году Президент обязал органы исполнительной власти перейти на электронный документооборот внутри структур. К июню того же года все должностные лица были обеспечены ЭЦП. Финансирование программы происходило за счет федерального бюджета. В 2012 году электронный документооборот заработал во всех без исключения органах исполнительной власти РФ.

После этих преобразований остро стояли два вопроса. Во-первых, ЭП не был универсальным. Для каждой цели нужно было получить новую подпись. Во-вторых, некоторые криптопровайдеры были не совместимы с другими, что ставило их клиентов в затруднительное положение. Поэтому с 2012 года начался глобальный процесс унификации в сфере электронного документооборота. Благодаря чему мы имеем современные универсальные подписи и программное обеспечение.

Подпись ЭЦП: 5 преимуществ и 6 вариантов использования!

Многие предприниматели еще не применяют в своей хозяйственной деятельности ЭПЦ. Во многом причина тому элементарное незнание всех ее возможностей и преимуществ. Используя для подписи документов электронный формат, субъекты предпринимательской деятельности (ИП, ЮЛ) получают следующие выгоды:

1. Документы максимально защищены от фальсификации.

Так как компьютер очень сложно обмануть. В данном случае полностью исключается человеческий фактор. Ведь можно попросту не заметить, что подпись под документом отличается от подлинной. Электронную подпись подделать невозможно. Для этого нужно очень большие вычислительные мощности, что практически невозможно реализовать на современном уровне развития устройств, и очень много времени.

1. Оптимизация, ускорение и упрощение документоборота.

Полное исключение возможности утечки данных или потери важных бумаг. Любой экземпляр, заверенный электронным идентификатором, гарантированно будет получен адресатом в отправленном виде: никакие чрезвычайные обстоятельства не могут вызвать его порчу.

1. Снижение издержек за счет отказа от бумажных носителей.

Для небольших фирм ведение документации в бумажном виде не было обременительным, чего нельзя сказать о крупных предприятиях. Многим из них приходилось арендовать отдельные помещения, склады для хранения документов в течение 5 лет. Помимо расходов на бумагу, принтеры, чернила, канцелярские принадлежности, добавлялась еще арендная плата! Кроме того, в зависимости от сферы деятельности, некоторые компании могли снизить издержки за счет сокращения количества работников, которые занимались документами: приемом, обработкой и т.п. Также исчезда и необходимость утилизировать бумагу: для отдельных видов органицаций, деятельность которых связана с конфеденциальной информацией, даже эта строка расходов оказывалась существенной. Процесс уничтожения документов под ЭЦП - несколько кликов компьютерной мышью.

1. Формат бумаг подписанных ЭП полностью соответствует международным требованиям.
2. Нет необходимости получать отдельную подпись для участия в торгах или подачи отчетности в контролирующие органы.

Можно получить ЭП, которая позволит использовать ее на всех необходимых площадках.

Прежде чем перейти к рассмотрению вопроса, как получить электронную подпись, перечислим все возможные варианты ее использования:

1. Внутренний документооборот. Подразумевает перемещение коммерческой информации, приказов, распоряжений и т.п. внутри компании.
2. Внешний документооборот. Речь идет об обмене документами между двумя организациями партнерами по системе В2В или между предприятием и клиентом В2С.
3. Предоставление отчетности в контролирующие органы:

• Федеральную налоговую службу,
• Пенсионный Фонд,
• Фонд соцстраха,
• Таможенную службу,
• Росалкогольрегулирование,
• Росфинмониторинг и прочие.

1. Для получения доступа к системе «Клиент-Банк».
2. Для участия в аукционах и торгах.
3. Для получения государственных услуг:

• Сайт Госуслуги,
• РосПатент,
• Росреестр.

Как получить электронную подпись: пошаговая инструкция!

Оценив все преимущества использования электронной подписи, вы решили получить ее. И, конечно, столкнулись с закономерным вопросом: как это сделать? Мы ответим на этот вопрос с помощью детальной пошаговой инструкции, которая поможет быстро и просто получить подпись ЭЦП!

Всего придется пройти 6 шагов.

Шаг 1. Выбор вида ЭП.

Шаг 2. Выбор удостоверяющего центра.

Шаг 3. Заполнение заявки.

Шаг 4. Оплата выставленного счета.

Шаг 5. Сбор пакета документов.

Шаг 6. Получение ЭЦП.

А теперь о каждом шаге поговорим подробней!

Шаг 1. Выбор вида: каждому свое нравится!

Первый шаг к тому, чтобы получить электронную подпись, – выбор ее вида. Согласно федеральным законам выделяют такие виды ЭЦП:

1. Простая. В ней закодированы данные о владельце подписи, для того чтобы получатель бумаги убедился, кто является отправителем. Она не защищает от подделки.
2. Усиленная:

• неквалифицированная – подтверждает не только личность отправителя, а еще и тот факт, что в документ не были внесены изменения после подписания.
• квалифицированная – максимально защищенная подпись, юридическая сила которой на 100% соответствует силе обыкновенной подписи! Она выдается только в тех центрах, которые аккредитованы ФСБ.

В последнее время все больше заказчиков хотят получить усиленную квалифицированную подпись, что вполне обоснованно. Как и за любыми другими «ключами», открывающими доступ к приватной информации или финансовым операциям, за ЭЦП охотятся мошенники самых различных категорий. Аналитики считают, что в течение ближайших 10 лет первые два вида попросту изживут себя. Выбор, зависит от варианта использования ЭЦП. Чтобы было проще принять решение, мы оформили данные в таблицу, она поможет определиться с выбором и остановиться на конкретной необходимой и достаточной форме.

Если вы собираетесь получить подпись ЭЦП для удобства подачи отчетности, то придется подавать заявление на квалифицированную. Если же целью является документооборот на предприятии, то достаточно получить простую или неквалифицированную подпись.

Шаг 2. Удостоверяющий центр: ТОП-7 самых крупных и надежных компаний!

Удостоверяющий центр – это организация, цель функционирования которой состоит в формировании и выдаче электронных цифровых подписей. УЦ – это юридическое лицо, в уставе которого указан соответствующий вид деятельности. В их функции входит:

• выдача ЭЦП;
• предоставление открытого ключа, всем желающим;
• блокировка электронной подписи, в том случае, если появилось подозрение в ее ненадежности;
• подтверждение достоверности подписи;
• посредничество при возникновении конфликтных ситуаций;
• снабжение всем необходимым ПО клиентов;
• техническая поддержка.

На данный момент на территории Российской Федерации работают около сотни таких центров. Но лидерами отрасли являются всего семь:

1. ЕЭТП – лидер рынка электронных торгов РФ. Деятельность компании сильно диверсифицирована, что не мешает ей занимать ведущие позиции в каждом сегменте. Помимо организации и проведения торгов, занимается реализацией имущества, которое плохо продается, обучает особенностям участия в аукционах, формирует и продает ЭЦП.
2. Электронный экспресс – официальный оператор электронного документооборота Федеральной налоговой службы. Имеет полный комплект лицензий (включая лицензию ФСБ).
3. Такснет – разрабатывает программное обеспечение для электронного документооборота. В том числе занимается созданием и реализацией ЭЦП.
4. Сертум-Про Контур – компания занимается сертификатами электронных подписей. Кроме того предлагает много удобных дополнительных сервисов для своих клиентов, которые значительно расширят возможности ЭП.
5. Такском – предприятие специализируется на внешнем и внутреннем документообороте компаний и предоставлении отчетности в различные контролирующие органы. Для этого разрабатывается соответствующее программное обеспечение, и создаются электронные подписи. Находится в списке официальных операторов данных с контрольно-кассовой техники.
6. Компания Тензор – гигант в мире документооборота по телекоммуникационным сетям. Оказывает полный спектр услуг: от разработки комплексов для автоматизации рабочего процесса на предприятиях до создания и реализации электронных подписей.
7. Национальный удостоверяющий центр – разрабатывает и продает различные сертификаты ЭЦП, предлагает клиентам ПО для формирования и подачи отчетности во все государственные органы.

Выбирайте УЦ в зависимости от ваших возможностей и местонахождения. Важно проверить есть ли в вашем городе пункт выдачи готовых электронных подписей. Это довольно легко выяснить, посетив официальные сайты компаний.

Если по каким-то причинам вас не устраивают центры из нашего списка ТОП-7, то можно воспользоваться услугами других компаний. Полный список аккредитованных УЦ можно найти на сайте www.minsvyaz.ru в разделе «Важно».

Шаг 3. Как получить электронную подпись: заполняем заявку!

Выбор сделан, теперь вы точно знаете, чего хотите, поэтому самое время для подачи заявки в удостоверяющий центр. Сделать это можно двумя способами: посетив офис компании или заполнив заявку на ее сайте.

Удаленная отправка заявки избавит вас от личного визита. В заявке содержится минимум информации: ФИО, контактный телефон и е-мейл. В течение часа после отправки вам перезвонит сотрудник УЦ и уточнит необходимые данные. Кроме того он ответит на все вопросы, которые вас интересуют и проконсультирует, какой вид ЭЦП выбрать для вашего случая.

Шаг 4. Оплата счета: деньги вперед!

Оплатить услугу придется до ее получения. То есть сразу после принятия заявки и согласования деталей с клиентом, будет выставлен счет на его имя. Стоимость ЭЦП варьируется в зависимости от компании, в которую вы обратились, региона проживания и вида подписи. В нее входит:

• формирования сертификата ключа подписи,
• программное обеспечение, необходимое для создания, подписи и оправки документов,
• техническая поддержка клиентов.

Минимальная цена составляет около 1500 рублей. Средняя 5 000 – 7 000 рублей. Стоимость одного ЭП может оказаться ниже 1 500 рублей, только в том случае, если заказывают подписи для большого количества сотрудников одного предприятия.

Шаг 5. Документы для получения ЭЦП: формируем пакет!

При формировании пакета документов существенным является, какой субъект гражданского права выступает заказчиком: физическое лицо, юридическое или индивидуальный предприниматель. Поэтому рассматривать документы для получения ЭЦП будем отдельно для каждой категории.

Физические лица должны предоставить:

• заявление,
• паспорт плюс копии,
• индивидуальный номер налогоплательщика,
• СНИЛС.
• Квитанция об оплате.

Подать документы в УЦ может доверенное лицо получателя электронной подписи. Для этого нужно оформить доверенность.

Для получения ЭЦП юридическим лицом придется подготовить:

1. Заявление.
2. Два свидетельства о государственной регистрации: с ОГРН и ИНН.
3. Выписка из реестра юридических лиц. Важно! Выписка должна быть «свежей». У каждого удостоверяющего центра свои требования по этому поводу.
4. Паспорт плюс копия человека, который будет использовать ЭП.
5. СНИЛС сотрудника, который будет использовать ЭЦП.
6. Если подпись оформляется для директора, то нужно приложить приказ о назначении.
7. Для сотрудников, которые находятся ниже в иерархической лестнице компании, придется оформить доверенность на право использования ЭПЦ.
8. Квитанция об оплате.

Документы для получения ЭЦП индивидуальными предпринимателями:

1. Заявление.
2. Свидетельство о регистрации с номером ОГРНИП.
3. Свидетельство с ИНН.
4. Выписка из реестра предпринимателей, выданная не ранее 6 месяцев назад, или заверенная нотариусом копия.
5. Паспорт.
6. СНИЛС.
7. Квитанция об оплате.

Доверенное лицо индивидуального предпринимателя может забрать электронную цифровую подпись при наличии доверенность и паспорта. При подаче заявки в электронном варианте, документы в УЦ направляются по почте, а при личном визите – подаются одновременно с заявкой.

Шаг 6. Получаем цифровую подпись: финишная прямая!

Получить документы можно в многочисленных пунктах выдачи, которые расположены по всей стране. Информацию о них можно найти на официальном сайте УЦ. Обычно срок получения подписи не превышает двух-трех дней.

Промедление возможно только со стороны заказчика, который несвоевременно оплатил услуги удостоверяющего центра или не собрал все необходимые документы. Обратите внимание, что нужно вовремя получить выписку из единого государственного реестра ИП или ЮЛ, так как этот процесс занимает 5 рабочих дней! Некоторые УЦ предоставляют услугу срочной выдачи ЭЦП. Тогда вся процедура занимает около одного часа. Теперь вы знаете, как получить электронную подпись.

Важно! ЭП действительна в течение одного года с момента ее получения. По истечении этого срока ее нужно будет продлить или получить новую.

ЭЦП своими руками: невозможное возможно!

На самом деле создать электронную подпись самостоятельно вполне реально. Если иметь соответствующее образование, хорошенько разобраться, что такое электронная цифровая подпись и запастить непобедимым энтузиазмом. Правда, не стоит забывать, что придется не только сгенерировать криптографическую последовательность, нужно еще разработать и написать соответствующее программное обеспечение. Напрашивается закономерный вопрос: зачем это делать? Тем более что рынок пестрит готовыми решениями! Для крупных компаний тоже не выгодно «возиться» с самостоятельной разработкой ЭП, поскольку придется нанимать штат новых сотрудников в отдел IT. А в статье

В приложении Microsoft Outlook существует возможность формировать автоматическую подпись к создаваемым почтовым сообщениям, в которой можно указывать свои ФИО, должность, место работы, а также телефоны, факсы и другую контактную информацию, добавлять логотипы, фотографии, ссылки на сайты и так далее.

Как создать и настроить подпись в Microsoft Outlook 2003?

Для того чтобы настроить подпись в MS Outlook 2003, необходимо зайти в меню "Сервис", выбрать пункт "Параметры", и перейти на вкладку "Сообщения", после чего нажать кнопку "Подписи...". Остается нажать кнопку "Создать" в появившемся диалоговом окне с названием "Создание подписи", ввести имя нового образца и сформировать текст самой подписи.

Созданные образцы подписи можно изменять и удалять. После того как образец подписи создан, следует указать приложению для каких писем ее использовать. Делается это на той же вкладке "Сообщение", в разделе "Подписи" путем выбора нужного образца подписи из выпадающего списка в полях "Подпись для новых сообщений:" и/или "При ответе и пересылке:".

Если вам надоело каждый раз перепечатывать одну и ту же информацию, создавая подписи к вашим электронным письмам, то поздравляем. В очередной раз выражение «лень - двигатель прогресса» обрело свое подтверждение. Ручное создание подписи к каждому электронному письму, действительно лишняя работа. Все современные почтовые клиенты (программы для приемки и отправки почты) позволяют это делать автоматически. Нужно только настроить свою подпись.

Не стал исключением в этом плане и Micrisoft Outlook. В нем также как и в остальных почтовых клиентах можно создать подпись, которая будет автоматически присоединяться к каждому создаваемому электронному сообщению.
Как в Outlook сделать подпись к электронным письмам?
Ответ на данный вопрос будет зависеть от такого, какой версией пакета офисных программ от Micrisoft вы пользуетесь. В данной статье будет рассказано о создании подписи в Microsoft Office 2003 и 2007.

Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2003.

1. Запустите Outlook. В главном меню вверху нажмите на «Сервис» и в открывшемся меню выберите пункт «Параметры».
   
2. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Сообщение» и внизу данного окна в поле «Выбор подписей для учетной записи:» укажите в выпадающем списке учетную запись, для которой будет создаваться подпись. Нажмите кнопку «Подписи...».
   
3. Появится окно создания подписи. Нажмите в нем кнопку «Создать...».
   
4. Запустится окно «Создание новой подписи». В данном окне введите название для будущей подписи и нажмите кнопку «Далее».
   
5. В следующем окне введите текст подписи, которая будет прикрепляться к каждому создаваемому электронному письму. В процессе создания подписи можно использовать предложенные программой возможности для форматирования и визуального оформления текста: изменять шрифт, цвет, размер вводимых символов, а также выбирать тип выравнивания.
   
6. Сохраните созданную подпись нажатием кнопки «Ок» в двух последних открытых окнах и нажмите «Применить» и «Ок» в последнем открытом окне.
   
7. Запустите создание нового письма и проверьте, что созданная подпись прикрепилась к нему.
   

Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2007.
В пакете офисных программ Microsoft Office 2007 с новым новым интерфейсом Fluent создание подписи происходит еще удобнее.

1. Запустите Outlook и под главной строкой меню нажмите кнопку «Создать» для запуска редактора нового электронного сообщения. То же самое можно выполнить простым нажатием клавиш Ctrl и N на клавиатуре. Разверните окно редактора на весь экран.
   
2. Нажмите кнопку «Подпись» в окне редактора и в появившемся под ней меню выберите пункт «Подписи...».
   
3. Откроется окно для создания подписей, в котором нажмите кнопку «Создать».
   
4. Введите имя будущей подписи и нажмите кнопку «Ок».
   
5. В поле «Изменить подпись» введите текст подписи. Используйте предложенные программой возможности для форматирования и визуального оформления создаваемой подписи. Outlook 2007 предлагает для этого более широкие возможности. В отличие от Outlook 2003 в нем к подписи можно добавлять изображения и гиперссылки.
   
6. Нажмите кнопку «Ок» для сохранения изменений.
   
7. Запустите создание нового электронного сообщения и проверьте, чтобы созданная в предыдущих пунктах подпись автоматически прикрепилась к нему.