Анализ информационного обеспечения управления предприятием (на примере ТОО "CCG"). Информационное обеспечение деятельности предприятия
Информационное обеспечение управления организацией
| Введение……………………………………………………………………… | 3 |
| Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием………………………………………………….. |
Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Этот процесс включает в себя несколько стадий: 1. Формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств); 2. Организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг; 3. Отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами; 4. Внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий. Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий: Создания самих вычислительных машин; Создания для них программного обеспечения; Подготовленности среды применения. Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные; Микропроцессоры; Средства телекоммуникаций; Электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ; Средства автоматизированной обработки текстовой информации. ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера. Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации. Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации. Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации. Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы: Автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных; Использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств; Интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему; Объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты; Использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации . Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает: Оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках; Жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий; Настраиваемую систему разработки отчетной документации; Переход на новые технологии и методы работы; Улучшение условий труда; Гибкость управления. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий. На современном этапе развития рыночной экономики полноценная аналитическая обработка учетной и иной экономической информации немыслима без применения средств вычислительной техники. Качественное информационное обеспечение процесса управления хозяйственной деятельностью возможно только при использовании в полной мере всех достижений научно-технического прогресса. В первую очередь это касается применения в практике управления новейших информационных технологий: средств вычислительной техники, телекоммуникаций и программного обеспечения. Вместе с тем, в большинстве работ, посвященных вопросам автоматизации системы управления деятельностью хозяйствующих субъектов, значительно меньше внимания уделяется проблемам разработки и проектирования аналитических программных продуктов. Кроме того, прогресс в области информационных технологий не ослабевает с течением времени. Революционные преобразования, произошедшие в последние годы в сфере информационных технологий и приведшие к массовому внедрению в практику управления персональных компьютеров и связанных с ними интерактивных технологий, распределенной обработки данных, основанных на диалоге клиент/сервер, требуют дальнейшего развития теоретических и методологических концепций построения информационных систем. Таким образом, представляется обоснованным вывод, что на сегодняшний день в экономической науке создана достаточно целостная, научно обоснованная концепция организации бухгалтерского и управленческого учета в компьютерной среде. Эта концепция основана на обобщении накопленного опыта построения программных систем с позиций современных информационных технологий и современных подходов к организации учетной работы на предприятиях. 1.3 Формирование комплексной информационной системы. При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта: 1. Необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы; 2. Разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок; 3. Внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях. При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии, соблюдаться единая технология эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы: Быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации; Надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала; Удобный пользовательский интерфейс рабочих мест; Возможность масштабирования и развития системы; Интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных; Возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему; Высокая надежность работы. Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений: Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов, так как использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности. Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Технология поэтапного внедрения. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений. Привлечение к разработке будущих пользователей. Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным . К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам. Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо. С точки зрения российских руководителей, основным препятствием для внедрения комплексных автоматизированных систем управления являются: 1. слишком большие сроки внедрения; 2. слишком большие временные затраты сотрудников предприятия в процессе внедрения; 3. непредвиденный рост затрат во время выполнения проекта; 4. нежелание исполнителя закрепить в договоре критерии успешного внедрения и свою ответственность; 5. негибкость внедряемых решений; 6. недостаточное знание исполнителями специфики деятельности российских предприятий и отсутствие опыта успешного внедрения на сходных предприятиях; 7. сосредоточенность исполнителя на технике, а не на бизнесе. Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. Глава 2. Анализ информационного обеспечения управления предприятием. 2.1 Общая характеристика объекта исследования. Акционерное общество открытого типа «Эксмаш» учреждено в соответствии с Указом Президента Российской федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий в акционерные общества» от 1 июля 1992г № 721. Общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели деятельности извлечение прибыли. Основными видами деятельности Общества являются: научно-производственная деятельность; производство товаров народного потребления; оказание платных услуг населению; коммерческая деятельность; торгово-закупочная деятельность; строительство жилья и объектов культурно-бытового и производственно-технического назначения; внешне-экономическая деятельность; производство деревянных строительных изделий. В соответствии с Уставом ООО «Эксмаш», органами управления общества являются: общее собрание акционеров; совет директоров; единоличный исполнительный орган – генеральный директор. Управление предприятием строится по линейному (начальник основного производства – начальники цехов – мастера участков) и функциональному (отделы и службы по направлениям деятельности) принципам. Эта форма управления имеет определённые преимущества и недостатки. В данный момент штат сотрудников фирмы составляет 17 человек. Термин "организационная структура" сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями: вверх - вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.
|
|
Рис. 1.2. Организационная структура ОАО «Эксмаш»
Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует приспособляемости, тем не менее она необходима для достижения последней).
Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.
Преимущества организационной структуры ОАО «Эксмаш» (Рис. 2):
Четкая система взаимных связей функций и подразделений;
Четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
Ясно выраженная ответственность;
Быстрая реакция исполнительных подразделений на указания вышестоящих.
Недостатки организационной структуры ОАО «Эксмаш»:
Отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;
Тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
Малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
Критерии эффективности и качества работы подразделений в целом - разные;
Тенденция к формализации оценки эффективности работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
Большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
Перегрузка управленцев верхнего уровня;
Повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.
Общество состоит из различных подразделений и отделов. Большинство подразделений занимаются производством продукции и оказание платных услуг населению. В состав общества входят следующие подразделения:
Центр основного производства продукции;
Подразделения производства продукции;
Участки производства продукции;
Производственно-коммерческие подразделения;
Сервисные подразделения;
Подразделения управления (Бухгалтерия, Управление эксплуатации, Управление региональной политики, Управление юридического и кадрового обеспечения).
2.2 Технико-экономические показатели.
Для анализа технико-экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет.
Устойчивость финансового положения предприятия в значительной степени зависит от целесообразности и правильности вложений финансовых ресурсов в активы. Наиболее общее представление об имевших место изменениях в структуре имущества, а также его динамики можно получить с помощью горизонтального и вертикального анализа баланса организации (Таблица № 2.1)
Таблица № 2.1
Анализ структуры и динамики имущества организации (тыс. руб.)
Показатели |
2007 год | 2008 год | 2009 год | удельный вес, % | отклонения | темп роста, % | темп прироста, % | ||
| на начало периода | на конец периода | по сумме | по удельному весу | ||||||
| 1.Внеоборотные активы | 5 213 | 3 152 | 2 178 | 72,96% | 51,13% | -3 035 | -21,83% | 41,78 | -58,22 |
| 2. Запасы, затраты | 1 080 | 1 010 | 1 082 | 15,12% | 25,40% | 2 | 10,28% | 100,19 | 0,19 |
| 3. Дебиторская задолженность | 454 | 386 | 246 | 6,35% | 5,77% | -208 | -0,58% | 54,19 | -45,81 |
| 398 | 549 | 754 | 5,57% | 17,70% | 356 | 12,13% | 189,45 | 89,45 | |
| Баланс | 7 145 | 5 097 | 4 260 | 100 % | 100% | -2 885 | 0 | 71,34 | -28,66 |
В результате осуществления горизонтального и вертикального анализа актива баланса можно сказать, что: наибольший удельный вес в структуре имущества организации на начало периода (73%) и на конец периода (51,1%) имели внеоборотные активы. Высокий уровень внеоборотных активов является нормальным для данной сферы деятельности, но отрицательным фактом является то, что на конец периода происходит снижение уровня внеоборотных активов.
Источники финансирования организации отражаются в пассиве баланса. Оценка структуры и динамики осуществляется на основе результатов горизонтального и вертикального анализа пассивов организации (Таблица № 2.2).
На основе анализа структуры и динамики источников финансирования организации можно сделать следующие выводы: В источниках финансирования организации на начало периода (173,9%) и на конец периода (241,6%) преобладает кредиторская задолженность. За анализируемый период произошло уменьшение суммы источников финансирования на 40,4 %. Наибольшее уменьшение произошло по статье «краткосрочные кредиты и займы» (-100%).
Таблица № 2.2
Анализ структуры и динамики источников финансирования (тыс. руб).
| показатели | 2007 год | 2008 год | 2009 год | удельный вес, % | отклонения | темп роста, % | темп прироста, % | ||
| на начало периода | на конец периода | по сумме | по удельному весу | ||||||
| 1. Источники собственных средств | -6 193 | -6 192 | -6 191 | -86,68 | -145,3 | 2 | -58,65 | 99,97 | -0,03% |
| 2. Долгосрочные кредиты и займы | 161 | 161 | 161 | 2,25 | 3,78 | 0 | 1,53 | 100 | 0,00% |
| 3. Краткосрочные кредиты и займы | 750 | 530 | 0 | 10,50 | 0,00 | -750 | -10,50 | 0,00 | -100% |
| 4. Кредиторская задолженность | 12 427 | 11 840 | 10 290 | 173,93 | 241,55 | -2 137 | 67,62 | 82,80 | -17,2 |
| Баланс | 7 145 | 6 339 | 4 260 | 100% | 100% | -2 885 | 0 | 88,72 | -11,28 |
В составе текущих активов наибольший удельный вес имеют запасы, которые составляют 42,2% на начало периода и 39,4% на конец периода. Очень высокий уровень дебиторской задолженности в составе текущих активов является отрицательным фактором в деятельности организации. Отвлечение значительных средств в дебиторскую задолженность может привести к финансовым затруднениям – к снижению платежеспособности организации, перебоям в текущей деятельности. (Таблица № 2.3.)
Таблица № 2.3
Анализ структуры и динамики оборотных активов. (тыс. руб.)
| показатели | 2007 год | 2008 год | 2009 год | удельный вес, % | отклонения | темп роста, % | темп прироста, % | ||
| на начало периода | на конец периода | по сумме | по удельному весу | ||||||
| 1. Запасы | 815 | 713 | 821 | 42,18 | 39,43 | 6 | -2,75 | 100,74 | 0,74 |
| 2. НДС по приобретённым ценностям | 265 | 240 | 261 | 13,72 | 12,54 | -4 | -1,18 | 98,49 | -1,51 |
| 3. Дебиторская задолженность | 454 | 380 | 246 | 23,50 | 11,82 | -208 | -11,6 | 54,19 | -45,81 |
| 4. Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения | 398 | 511 | 754 | 20,60 | 36,22 | 356 | 15,61 | 189,45 | 89,45 |
| Оборотные активы всего | 1 932 | 1 844 | 2 082 | 100% | 100% | 150 | 0 | 107,76 | 7,76% |
Показателями эффективности управления текущими активами являются:
1.Коэффициент оборачиваемости оборотных активов (Кооа)
Кооа = Выручка / среднегодовую стоимость текущих активов
Кооа = 31 / ((1932 + 2082)/2) = 0,02 - это означает, что в течение 3х лет средства, инвестированные в текущие активы, оборачиваются в среднем 0,02 раз.
2. Период оборота текущих активов = 360 / Кооа = 360 / 0,02 = 18000 (дня)
Т.е. текущие активы совершают один оборот в среднем за 18000 дней, что является очень большим сроком.
3. Абсолютная экономия (перерасход) оборотных средств (Эос):
Эос = сумма оборотных средств на конец периода – сумма оборотных средств на начало периода
Эос = 2082 – 1932 = 150 (тыс. руб.)
4. Относительная экономия оборотных (Эотн.ос) средств определяется с учетом изменения объема продаж: Эотн.ос = Эос * индекс изменения выручки
Эотн.ос = 150 * 0 = 0
5. Величину прироста продукции за счет ускорения оборачиваемости оборотных средств можно определить следующим образом: DNо = (Коос1 – Коосо) * Эос,
где: DN - рост объема продукции;
Коос1, Коосо – коэффициенты оборачиваемости оборотных средств за отчетный и базисный период;
DNо = (0,01 – 0,02) * 150 = -1,5
Анализ движения денежных средств прямым методом дает возможность оценить ликвидность организации и принимать оперативные меры для обеспечения достаточности средств по текущим платежам организации. Однако этот метод не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения средств на счетах организации. Прямой метод основывается на исчислении притока и оттока денежных средств, а исходным элементом является выручка (Приложение 1).
Для оценки финансового состояния организации необходим и анализ структуры и динамики источников собственных (Приложение № 2), заемных и привлеченных средств Основной источник информации – бухгалтерский баланс.
Обобщающими показателями эффективности деятельности организации являются показатели рентабельности (таблица № 2.4).
Таблица № 2.4
Показатели рентабельности ОАО «Эксмаш» за 2007-2009 года.
Полученные результаты рентабельности, характеризующие окончательные результаты хозяйствования предприятия, свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна.
По результатам анализа можно сделать следующие выводы, что у данной организации:
Очень низкий финансовый ресурс, который не даёт своевременно исполнять свои обязательства;
Очень высокий срок возможного погашения кредиторской задолженности;
На конец периода произошло увеличение удельного веса всех товарных кредитов и задолженности по бюджету в общей сумме долгов;
Текущие обязательства почти не покрываются оборотными активами;
Оборотные активы сформированы за счёт заемных средств;
Крайне низкая степень обеспеченности собственными оборотными средствами.
2.3. Анализ системы документооборота .
Система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.
Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Эксмаш» разделяют следующим образом: входящие; исходящие; приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу); внутренние (финансовые, служебные).
Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).
Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде.
Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече.
Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов.
В ОАО «Эксмаш» есть утверждённая схема документооборота. (Рисунок 2.1).
Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.
Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.
Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:
Снизить административные накладные расходы
Повысить производительность труда
Рационализировать ведение дел
Снизить затраты на аппаратные средства
Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.
Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.
Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.
Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию.
Эффект от внедрения локальной сети в ОАО «Эксмаш» будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:
Архивация данных на дискеты
Защита файлов паролями
Отказ от использования сети
Проверка на компьютерные вирусы
Отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением
Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.
3.3 Технико-экономическое обоснование внедрения автоматизированой информационной системы. Использование Интернет-технологий.
Автоматизация системы управления предприятия ОАО «Эксмаш» заключается в установлении оптимального документооборота между подразделениями предприятия, налаживание управленческого учета и информатизации финансового контроллинга предприятия. Каждое функциональное подразделение должно вести соответствующий финансовый учет. Отвечать требованиям четкого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.
Проведем оценку целесообразности предлагаемого проэкта.
Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в ОАО «Эксмаш»:
1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
4) Сопротивление сотрудников предприятия;
5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.
Отсутствие постановки задачи менеджмента в ОАО «Эксмаш» является наиболее значимым и сложным. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.
Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.
Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.
Полученные результаты рентабельности ОАО «Эксмаш», свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна. Причиной этого является отчасти является высокий уровень расходов и отсутствии четкого документооборота в предприятии.
В результате внедрения в локальной сети и попытки автоматизировать частично документооборот произойдет значительное снижение потока документов. Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.
Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.
Внедрение программы потребует не малых капиталовложений от предприятия. В первую очередь затраты будут связаны с непосредственным проектированием системы. Сюда включается детальная разработка отдельных проектных решений, их анализ, апробация и затем само внедрение.
В каждом подразделении организации должен быть назначен сотрудник, ответственный за проектирование и внедрение информационной системы, который собирает нужную информацию, подбирает технику и программные средства, ведет обучение персонала, руководит внедрением и анализом функционирования информационных систем.
Создание информационной системы может осуществляться по трем вариантам:
1. выполнение этой работы собственными силами;
2. изготовление проектных решений силами специалистов из сторонней организации;
3. покупка готовых пакетов прикладных программ.
По экономическим соображениям предпочтение следует отдать использованию готовых пакетов программ, выбрав наиболее подходящий из них для условий конкретного объекта.
В результате реализации данного проекта можно достичь следующего:
1. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.
2. При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.
Следует не забывать также, что система Intranet предлагает использование Internet-технологий в корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. Например, классическая задача связи "один-ко-многим" решается с применением Internet-средств даже внутри локальной сети. Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией "клиент-сервер", которые доступны для освоения, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании.
WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из браузеров.
Результаты внедрения данных технологий:
Подобная реализация технологии "клиент-сервер" улучшает защиту данных корпорации;
Все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре;
Решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности технической базы конечного пользователя;
Решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи и т.д.
В ОАО «Эксмаш» существует реальная возможность с любого практически компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. Однако эти возможности используются не всеми. Большинство сотрудников даже не имеют представление об Интернет. Другими словами культура организации необходимо повышать до уровня научно-технического развития.
Реализация данного проекта является целесообразной, так как позволяет выйти предприятию на новый уровень информатизации. Что в сою очередь ведет к рациональному управлению, контролю над правильностью осуществляемой работы сотрудниками со стороны руководителей и повышению их грамотности в своей профессиональной области.
Заключение
Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.
Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.
Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.
Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере IT:
Высшее руководство, которое должно управлять IТ как стратегическим потенциалом предприятия;
Специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
Менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать IТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
Менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;
Поставщики IТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
Собственное информационно-технологическое подразделение.
Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.
Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.
Проблемами информатизации в ОАО «Эксмаш» занимаются два отдела: Отдел сетевых технологий и Отдел программных систем, объединенные в Управление информатизации, которое разрабатывает и внедряет компьютерные технологии на предприятиях и в организациях края.
Отдел сетевых технологий проводит работы по обслуживанию сети Интернет и Внешней электронной почты. Разработана и сдана в эксплуатацию головная страница Web-сервера в сети Интернет.
Отделами Управления были выполнены следующие мероприятия: внедрены автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы, автоматизированная система учета и контроля поручений; успешно эксплуатируется система электронного документооборота на основе локально-вычислительной сети.
Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.
Список использованной литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации (через систему «Консультант-Плюс»);
2. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие - 2-е изд., перераб. и доп.- М. ИНФРА-М, 2004.-283с.;
3. Введение в информационный бизнес/ Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова М.: Финансы и статистика, 2006;
4. Веселова, Е.Н. Экономическая реальность и бизнес-информация // НТБ. 2005. - 3. С.356.;
5. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. М.: Юристъ, 2008;
6. Ермолович Л.Л. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.:БГЭУ,2004;
7. В.В. Травин, В.А. Дятлов Основы кадрового менеджмента М.: Дело, 2004;
8. Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: ЮНИТИ, 2004.;
9. Делопроизводство в кадровой службе/ Сост. А.В.Верховцев М.:ИНФА-М, 2005;
10. Донцова Л.В., Никифорова Н.А. Комплексный анализ бухгалтерской отчетности. 4-е изд.,– М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005;
11. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии в работе секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. 3. С. 12 16.;
12. Экономика организации (предприятия) / Под ред. Н.А. Сафронова – М.: Экономист, 2008.
13. Шумилов, Ю.П. Менеджмент информационных ресурсов // ИРР. 2005;
14. Ясенев В.Н. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учебное пособие. – Н. Новгород, издательство ННГУ, 2008;
15. «Эффективное управление»; Журнал «Управление персоналом» 2009; № 8;
16. Бакут, П.А. Информационные ресурсы вопросы теории и практики; «ИРР» 2009. № 9.
Приложение № 1
Оценка движения денежных средств прямым методом ОАО «Эксмаш»
за 2007 - 2009 года (тыс. руб.)
| Показатели | 2007 | 2008 | 2009 |
| 1. Текущая деятельность | |||
| 1.1 Приток денежных средств: | 4 290 | 4 510 | 5 499 |
| - выручка от реализации продукции, услуг | 500 | 200 | 0 |
| - авансы, полученные от покупателей | 3 790 | 4 210 | 5 499 |
| - целевое финансирование | 0 | 100 | 0 |
| - прочие поступления | 0 | 0 | 0 |
| 1.2 отток денежных средств: | 4 052 | 4 425 | 5 143 |
| - оплата товаров, работ, услуг | 1 238 | 1 584 | 2 086 |
| - оплата труда | 294 | 294 | 294 |
| - отчисления на социальные нужды | 0 | 0 | 0 |
| - выдача подотчетных сумм | 0 | 0 | 0 |
| - выдача авансов | 0 | 0 | 0 |
| - расчёты с бюджетом и внебюджетными фондами | 1 460 | 1 675 | 1 774 |
| - оплата процентов по кредитам | 750 | 750 | 750 |
| - прочие выплаты | 310 | 122 | 239 |
| 1.3. Итого: приток (+), отток (-) денежных средств (1.1.-1.2.) | 238 | 85 | 356 |
| 2. Инвестиционная деятельность | |||
| 2.1. приток денежных средств: | 0 | 0 | 0 |
| - выручка от реализации основных средств и иного имущества | 0 | 0 | 0 |
| 2.2 Отток денежных средств: | 0 | 0 | 0 |
| - оплата долевого участия в строительстве | 0 | 0 | 0 |
| - оплата машин, оборудования | 0 | 0 | 0 |
| 2.3. Итого: приток (+), отток (-) денежных средств (2.1.-2.2.) | 0 | 0 | 0 |
| 3. Финансовая деятельность | |||
| 3.1.Приток денежных средств: | 0 | 0 | 0 |
| - получение кредитов, займов | 0 | 0 | 0 |
| 3.2. отток денежных средств | 0 | 0 | 0 |
| - финансовые вложения | 0 | 0 | 0 |
| - выплата дивидендов | 0 | 0 | 0 |
| 3.3. Итого: приток (+), отток (-) денежных средств (3.1.-3.2.) | 0 | 0 | 0 |
| Всего изменение денежных средств (1.3.+2.3.+3.3.) | 238 | 85 | 356 |
Приложение № 2
Анализ структуры и динамики источников собственных средств
За 2007-2009 года . (тыс. руб.)
| показатели | 2008 год | удельный вес, % | отклонения | темп роста % | темп прироста, % | ||||
| на начало периода | на конец периода | по сумме | по уд. весу | ||||||
| 1. Источники собственных средств: | -6 193 | -6 192 | -6 191 | 100% | 100% | 2 | 0,00 | 99,97 | -0,03 |
| 1.1 Уставный капитал | 1 165 | 1 165 | 1 165 | -18,81 | -18,82 | 0 | -0,01 | 100 | 0,00 |
| 1.2 Добавочный капитал | 6 871 | 6 871 | 6 871 | -110,95 | -110,98 | 0 | -0,04 | 100 | 0,00 |
| 1.3 Резервный капитал | |||||||||
| 1.4 нераспределённая прибыль (непокрытый убыток) | -14 229 | -14 228 | -14 227 | 229,76 | 229,80 | 2 | 0,04 | 99,99 | -0,01 |
Анализ структуры и динамики кредиторской задолженности. (тыс. руб.)
| показатели | 2007 год | 2008 год | 2009 год | удельный вес, % | отклонения | темп роста % | темп прироста, % | ||
| на начало периода | на конец периода | по сумме | по уд. весу | ||||||
| 1. Кредиторская задолженность | 12 427 | 11 840 | 10 290 | 100% | 100,00% | -2 137 | 0,00 | 82,80 | -17,20 |
| 1.1 Поставщики и подрядчики | 2 037 | 1 993 | 1 501 | 16,39 | 14,59% | -536 | -1,80 | 73,69 | -26,31 |
| 1.2. Задолженность перед персоналом | 46 | 20 | 0 | 0,37 | 0,00% | -46 | -0,37 | 0,00 | -100 |
| 1.3. Задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами | 10 344 | 9 827 | 8 789 | 83,24 | 85,41% | -1 555 | 2,17 | 84,97 | -15,03 |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Сущность и задачи финансового анализа, его информационное обеспечение. Анализ операционной, финансовой и инвестиционной деятельности предприятия. Применение корпоративных информационных систем и проблемы их использования, обзор программных продуктов.
курсовая работа , добавлен 23.01.2011
Сущность, значение, содержание оценки финансового состояния предприятия и факторов ее определяющих. Информационное обеспечение оценки финансового состояния предприятия. Системный подход к оценке деятельности организации на примере ОАО "АвтоВАЗ".
курсовая работа , добавлен 20.05.2015
Понятие, значение, и задачи анализа финансового состояния предприятия и его информационное обеспечение, пути и перспективы оздоровления. Организационно-экономическая характеристика предприятия и мероприятия по улучшению его финансовых показателей.
дипломная работа , добавлен 12.04.2015
Сущность и виды доходов, их влияние на финансовое состояние предприятия. Значение, задачи, информационное обеспечение прибыли и методика ее анализа. Экономическая характеристика предприятия. Оценка, стратегия развития и пути повышения доходности.
курсовая работа , добавлен 02.08.2010
Сущность, необходимость и информационное обеспечение анализа результатов хозяйственной деятельности предприятия. Методика анализа финансовых результатов деятельности. Анализ финансового состояния предприятия "Сицилия" и пути улучшения результатов.
дипломная работа , добавлен 26.06.2009
Значение финансового анализа предприятия и его информационное обеспечение. Характеристика хозяйственно-производственной деятельности предприятия ОАО "Нефтекамскшина". Оценка показателей финансовой устойчивости, платежеспособности, ликвидности предприятия.
дипломная работа , добавлен 21.11.2010
Понятие, сущность, значение и экономическое обоснование валового дохода. Методика его анализа в торговле. Основные показатели финансово–хозяйственной деятельности современного предприятия. Пути повышения и информационное обеспечение валового дохода.
курсовая работа , добавлен 29.10.2014
Информационное обеспечение анализа финансового состояния предприятия. Мероприятия по повышению эффективности использования заемных средств ООО "Сурский". Прогнозирование банкротства предприятия. Основные пути финансового оздоровления предприятия.
дипломная работа , добавлен 11.07.2011
Технологии информационной деятельности. Анализ системы управления и процессов информационного обеспечения менеджмента на предприятии. Стратегии развития информационного обеспечения менеджмента компании и использование зарубежного опыта в этой сфере.
Подобные документы
Теоретические аспекты информационного обеспечения управления деятельностью предприятия, понятие и сущность управленческой информации. Проведение анализа информационного обеспечения управления конкретным предприятием и предложения по его совершенствованию.
дипломная работа , добавлен 26.09.2010
Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.
курсовая работа , добавлен 06.11.2014
Понятие и значение информационного обеспечения системы управления персоналом, методология анализа данной деятельности. Характеристика предприятия и анализ его кадрового состава. Исследование информационного обеспечения деятельности по управлению.
курсовая работа , добавлен 20.08.2015
Системная пентада для системы информационного обеспечения предприятия, принципы ее моделирования. Классификация системы информационной обеспеченности предприятия. Функционально-морфологический анализ системы менеджмента безопасности пищевой продукции.
контрольная работа , добавлен 24.01.2013
Роль информации в системе менеджмента на предприятии. Характеристика информационного обеспечения в деятельности менеджера. Мероприятия по организации эффективного информационного обеспечения. Кодирование и безопасность информационных потоков.
курсовая работа , добавлен 12.11.2007
Роль системы информационного обеспечения инвестиционного менеджмента в банках. Экономическая цель банковского менеджмента. Внешние и внутренние источники информации. Пользователи финансовой отчетности. Требования к качеству инвестиционной информации.
презентация , добавлен 02.02.2015
Сущность системы информационного обеспечения. Методы исследования информационных потоков. Подсистема информационного обеспечения предприятия "Антарктида". Анализ документооборота на примере отдела продаж. Улучшение сетевой организации предприятия.
курсовая работа , добавлен 14.06.2010
Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Планирование деятельности. Анализ существующих видов систем информационного обеспечения. Разработка системы информационного обеспечения процесса планирования, рекомендации по ее внедрению.
дипломная работа , добавлен 27.07.2012
Рассмотрение теоретических основ информационного обеспечения органов местного самоуправления. Анализ качества и достаточности информационного обеспечения в Кыштымском городском округе. Определение основных направлений совершенствования в данной сфере.
дипломная работа , добавлен 24.10.2014
Принципы и эффективность информационного обеспечения системы управления риском в условиях рыночной экономики. Внешние и внутренние источники информации для идентификации риска. Содержание системы информационного обеспечения финансового риск-менеджмента.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
1. Теоретические положения
1.1 Проблемы информатизации процесса управления предприятием
1.2 Особенности информационных технологий на разных уровнях управления предприятием
1.3 Стратегическое планирование и управление предприятием
1.4 Особенности обеспечения качества информации в стратегическом управлении
2. Оценка и анализ использования современного информационного инструментария на предприятиях
2.1 Оценка и анализ состояния информационного инструментария в РФ
2.2 Оценка стратегической среды функционирования предприятий аграрно-промышленного комплекса
2.3 Диагностический анализ и проектирование информационных потоков в системе стратегического планирования и управления предприятием
3. Внедрение системы электронного документооборота
3.1 Формирование требований к системе электронного документооборота
3.2 Выбор системы электронного документооборота
3.3 Экономическое обоснование разработанного проекта
Заключение
Список литературы
Введение
На современном этапе развития промышленности информационное обеспечение управления выступает в качестве полноценного ресурса, обладающего стратегическим значением.
Управляющие должны всесторонне оценивать информационное обеспечение руководства компаниями. Это связано с существенными затратами на его создание и совершенствование. На каждом предприятии необходимо сформировать полновесную и сбалансированную информационную систему, которая была бы оснащена современным программным обеспечением, полностью отвечающим современным стандартам. Ее отдельные элементы должны быть интегрированы в замкнутую сеть. Также следует уделить внимание профессиональному обучению сотрудников в данном направлении.
Информационные технологии на данный момент являются полноценным средством, позволяющим объективно принимать ответственные решения по части внедрения в производственный процесс новейших видов продукции, ведущих технологических способов ее изготовления и эффективного перераспределения ресурсов предприятия и пр.
Информационные технологии в нынешних условиях необходимы для того, чтобы оптимизировать процессы управления ресурсами, которыми располагает современное предприятие. Это позволяет более эффективно осуществлять его деятельность. От того, насколько задействован информационный потенциал организации в ведении хозяйственной деятельности компании, зависит ее продуктивность и успешность.
Главной сложностью для продуктивной деятельности компании является выбор наиболее приемлемой стратегии и ее способность адаптироваться к быстро развивающемуся рынку. Постоянный мониторинг и анализ информации о состоянии и возможностях компании в условиях современного рынка, позволяет принимать правильные решения и эффективно осуществлять управление ее хозяйственной деятельности. Необходимо разрабатывать и интегрировать систему планирования деятельности компании с учетом ее дальнейшей перспективы. В данном случае одной из важнейших подсистем менеджмента, как раз и является полноценное информационное обеспечение.
В связи с ростом конкуренции между предприятиями, нестабильности внешних факторов необходим особый подход к выбору новейших методик менеджмента деятельности компаний и его планирования. Это обуславливает изменения в способах сбора информации и в ее анализе.
Инструментарий, с помощью которого создается информационное обеспечение, отличается наличием всевозможных способов анализа. Он учитывает запутанность процессов, происходящих на макроэкономическом уровне, их значимость при проведении отдельных операций хозяйственной деятельности, быстро меняющиеся внешние факторы. Благодаря этим способам предоставляется возможность выбрать из множества вариантов различных решений один, наиболее приемлемый.
Данная тема исследования является весьма актуальной на сегодняшнее время. Подтверждением тому служит наличие в сформированной системе различных противоречий. А также расхождения в предъявляемых к данной системе требований.
Основной целью данного исследования является разработка практических рекомендаций по анализу системы информационного обеспечения управленческой деятельности предприятия и по созданию эффективной системы информационного обеспечения управленческой деятельности предприятия.
Основываясь на цели, задачи данного исследования следующие:
· изучение роли информационного обеспечения в управленческой деятельности предприятия;
· оценка и анализ использования современного информационного обеспечения на предприятиях;
· диагностика и проектирование информационных потоков в системе управления агропромышленного предприятия и обоснование направлений их рационализации;
· разработка механизма анализа и проектирования информационного обеспечения управленческой деятельности;
· реализация разработанного механизма информационного обеспечения управленческой деятельности на примере предприятия.
В качестве объекта данного исследования выступает предприятие агропромышленного комплекса.
А его предметом служит комплекс организационных и экономических связей, которые появляются в ходе формирования и интеграции системы информационного обеспечения управленческой деятельности организации.
Научная новизна состоит в разработке механизма анализа и проектирования информационного обеспечения управленческой деятельности.
Структура работы. Диссертационное исследование включает введение, три главы, заключение, библиографический список, состоящий из 26 источников.
1 . Теоретические положения
1. 1 Проблемы информатизации процесса управления предприятием
Каждая фирма вне зависимости от формы собственности и вида деятельности ежедневно должна принимать различные решения, касающиеся выпуска того или иного товара, оказания услуг, взаимосвязей с потенциальными потребителями. Для принятия решения управленческому звену фирмы нужна исходная информация. Информацию можно получать различными способами от источников, являющихся по отношению к фирме внешними или внутренними.
Информатизация управления фирмой - организационный процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей на основе формирования и использования информационных ресурсов посредством современных информационных технологий и развитой инфраструктуры.
Характерно следующее:
Информатизация управленческих процессов индивидуальна для каждой фирмы, затрагивает только ее деятельность;
Принятие решений руководителем или управленческими звеньями основывается на определенной предварительно полученной информации. При этом процесс информатизации столь же важен, как производство товаров или оказание услуг. Информатизацию можно и нужно считать такой же деятельностью, как и предложение на рынок нового вида продукции;
В рассмотрение берется не только получение определенных данных, необходимых для принятия конкретного решения, а все процессы, так или иначе связанные с обращением информации на фирме.
Для фирмы, работающей с жестких, а порой и жестоких условиях современного бизнеса, информатизация управления становится жизненно необходимым фактором, обеспечивающим конкурентное преимущество. Фирма должна обладать всей необходимой информацией о положении дел внутри самой компании, о положении на рынке, в смежных, снабжающих и торговых сферах деятельности. Если у фирмы нет необходимой, а главное, достоверной информации, невозможно принимать качественные решения, предопределяющие работу на краткосрочную или долгосрочную перспективу.
На текущий момент времени процесс сбора и трансформации собранной информации в управленческие решения значительно упростился. Бумажные носители информации заменены компьютерами, беспроводной и сотовой связью.
Каждая фирма заинтересована в получении необходимой, достоверной и достаточной информации для работы в современных условиях. В качестве основных задач каждой фирмы можно выделить:
Обеспечение управленческого звена и управленческих процессов всей необходимой для полноценного функционирования информацией:
Управление потоками информации; отделение потоков, непосредственно имеющих отношение к данной фирме;
Обеспечение возможности обрабатывать полученную информацию вне зависимости от уровня ее получения;
Обеспечение доступа к информации заинтересованным пользователям.
На рисунке 1 представлена схема информатизации управления.
Информационные ресурсы - это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации; документы и массивы документов, отдельные и в информационных системах.
Рисунок 1 - Компоненты информатизации управления фирмой
Информационное пространство - совокупность информационных ресурсов, информационных систем и коммуникационной среды.
В информационном пространстве можно выделить:
Информационные системы;
Средства и технологии, позволяющие обмениваться информацией, передавать ее по каналам связи;
Инфраструктура, необходимая для обмена информацией, сбора и систематизации данных.
Под информационной культурой понимается некоторый набор навыков и методов, в том числе с использованием современной вычислительной техники, позволяющих получать информацию, обрабатывать ее, систематизировать и передавать по каналам связи.
Информация - многогранное и неоднозначное понятие. Под информацией понимается:
Средство, позволяющее организовывать общение на различном уровне, в том числе, между управляющей и управляемой системами;
Средство сообщить обществу, потребителям, поставщикам о работе фирмы, предлагаемых товарах или услугах;
Средство получать данные из внешней по отношению к фирме среды.
Информатизация управления позволяет фирме получать всю необходимую и достаточную информацию, касающуюся, как непосредственно работы данной фирмы, так и внешней среды. Для удовлетворения потребностей в информации используются различные источники, ресурсы, технологии и каналы, технические и программные средства. Все это позволяет фирме получать более качественную и достоверную информацию для выработки управленческих решений, касающихся и текущей работы, и долгосрочной перспективы.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что информатизация управления - это целенаправленная работа, направленная на получение и выработку информации, предназначенной для выработки необходимых решений. Информатизация управления предполагает использование современных программных и технических средств в качестве рабочего инструмента управленческого персонала всех уровней.
Текущий период времени можно считать окончанием эпохи индустриального общества и началом эпохи общества постиндустриального или информационного. Информация становится едва ли не главным ресурсом в любой сфере деятельности. Активно развиваются новые информационные технологии, способы получения и передачи данных. Данный процесс получил название информатизации.
Если говорить об информатизации применительно к управлению фирмой, необходимо выделить следующее:
Обязательно должны быть созданы условия для получения и обработки информации. Условия могут быть правовыми, экономическими, техническими, технологическими и т. д. Фирма должна иметь возможность получать необходимую информацию с минимальными временными и материальными затратами;
Фирма должна обладать всеми необходимыми программными, техническими средствами получения, обработки, хранения, преобразования и обработки информации и данных;
Фирма должна принять меры к постоянному и стабильному развитию структур и механизмов обеспечения управляющих структур информацией, необходимой для принятия решений;
Фирма должна использовать информационные ресурсы для принятия решений не на разовой основе, а постоянно и целенаправленно.
Важно отметить, что информатизация управления оказывает непосредственное влияние на развитие бизнеса, а развитие фирмы обязательно влияет на развитие общего уровня информатизации управления. При этом важно выделить два момента:
Информационные системы, технологии не должны существовать отдельно от фирмы, должны быть интегрированы в общую систему;
Фирма не должна только наблюдать со стороны за развитием информационных технологий, а должны активно использовать их в своей повседневной работе.
На данный момент времени нет единого способа внедрить информационные системы и технологии в работу той или иной фирмы. Необходимо учитывать специфику работы, организационную структуру, структуру и характер управления, проводимую политику, наличие традиций в фирме и многое другое. Влияние оказывает и внешняя среда фирмы.
В своей работе фирма уже не может ориентироваться только на один какой-либо фактор, например, на текущий спрос на товары или услуги. Ситуация на рынке непрерывно меняется, меняется конкурентная среда. И фирма должна изменяться вслед за внешними и внутренними изменениями. Только в этом случае можно:
Предоставлять потенциальным клиентам именно тот товар, который они ждут;
Не отставать от лидирующих компаний в данном секторе экономики, сохранять свои позиции и долю рынка;
Расширять ассортимент продукции и услуг, совершенствовать технологии;
Добиваться, чтобы сотрудники выполняли поставленные задачи, реализовывали свой творческий потенциал, способствовали решению задач, стоящих перед фирмой;
Развивать наиболее перспективные направления в бизнесе.
Фирма должна уделять должное внимание развитию, построению и использованию информационных систем. Только в этом случае можно своевременно реагировать на изменения во внешней среде организации, вносить коррективы в стратегию развития.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что фирма должна уделить необходимое внимание налаживанию взаимодействия между отдельными подразделениями, с внешней средой.
1. 2 Особенности информационных технологий на разных уровнях управления предприятием
Для большинства предприятий и организаций, работающих в современных условиях, характерно наличие трех уровней управления:
Стратегический. Принимаются решения, касающиеся долгосрочного развития предприятия;
Тактический. Может быть принято решение, например, о снятии какого-либо вида продукции с производства;
Оперативный. Принимаются решения, касающиеся повседневной работы организации.
Каждая организация вне зависимости от вида деятельности ежедневно сталкивается с необходимостью обрабатывать большие объемы информации, часто повторяющейся, однотипной. Для этого используются автоматизированные системы, в основном, трансакционного типа. Трансакция - элементарный акт хозяйственной деятельности (постановка на учет, прием платежей, выписка счетов, выдача справок и т.д.).
Для трансакционных машин и систем можно выделить несколько основных задач:
Фиксация фактов хозяйственной жизни организации;
Подготовка необходимой информации для принятия управленческих решений. Информация может быть в формате отчетов с указанием плановых и текущих значений различных показателей. Это может быть информация по наиболее важным проектам или заказам.
Среди наиболее популярных и востребованных АИС трансакционного типа можно выделить системы: "ЗАГС", "БТИ", "Военкомат", "Инфо-бухгалтер", "WinCMeTa", "1С" и пр.
Наиболее современные системы трансакционного типа позволяют обрабатывать поступающую информацию в режиме реального времени.
Оперативный уровень управления характеризуется принятием структурированных решений, в основу которых заложены вполне определенные алгоритмы и расчеты.
Для тактического уровня принятия решений характерно применение более общей информации, относящейся к той или иной сфере. Тактический уровень - средний между оперативным и стратегическим. В задачу АИС входит на данном уровне и обработка полученных первичных данных, и реализация задач, поставленных на уровне стратегического планирования.
Среди наиболее важных и существенных задач АИС на данном уровне можно считать расчет текущих показателей, проведение сравнительного анализа с предшествующими периодами, хранение полученных данных для последующего использования.
Решения, принимаемые на тактическом уровне, относятся к полуструктурированным. С одной стороны, они базируются на имеющейся информации, с другой стороны, руководитель предпочитает использовать в качестве базы свои собственные знания и опыт.
Для тактического уровня характерно использование АИС следующих типов:
Офисное программное обеспечение для менеджеров, секретарей и иных сотрудников.
В составе ПО могут содержаться менеджерские информационные системы, позволяющие автоматизировать процессы принятия решений, планирования рабочего дня или недели. Основная задача данного ПО - автоматизация рутинных задач, связанных со сбором информации, формированием отчетов для руководства. Ряд программных комплексов позволяет проанализировать ситуацию в случае наличия отклонений от плана. В качестве примера подобного ПО можно назвать программы, предназначенные для бухгалтерских служб, работающих на базе архитектуры "клиент-сервер".
Программное обеспечение данного типа используется, в основном, в составе корпоративных информационных систем. Организации предпочитают, чтобы все структуры, имеющие доступ к обработке информации или выработке решений, работали в единой системе, что позволит избежать разночтений и искажения данных при передаче между подразделениями. Системы данного уровня могут поддерживать принятие решений структурированного или неструктурированного типа. В основе всех систем - обработка получаемых извне данных и использование различных статистических или оптимизационных моделей, в частности, OLAP-системы, ПО для групповой обработки информации, навигационные системы и т. д. Основная задача данного ПО - обработка имеющейся информации и получение на ее основе новых данных, важных для конкретной организации.
Стратегический уровень управления предполагает выработку решений, касающихся деятельности организации в долгосрочной перспективе. Соответственно, информация за предыдущие периоды обобщается и не подлежит частому использованию. Решения, принимаемые на стратегическом уровне, относятся к неструктурированным.
Перед автоматизированными информационными системами на данном уровне ставится задача получения информации о новых технологиях и разработках в определенной сфере, инновациях в управленческой деятельности. Пользователь получает возможность использовать различные модели для прогнозирования ситуации и выбирать оптимальное решение, касающееся работы предприятия. В качестве источников информации используются прогнозы, информация извне организации, в том числе, от инсайдерских источников в конкурирующих организациях.
Программное обеспечение и информационные системы, предназначенные для использования на уровне стратегического управления, относятся к наиболее сложным.
Системы данного уровня дают пользователю следующие возможности:
Принимать решения, касающиеся текущей деятельности организации. За основу берется либо установленный регламент, либо традиции управления в данной организации. Отчеты формируются за определенный период, к заседаниям совета директоров и т. д. Данные, необходимые для формирования отчета и принятия решения, должны предоставить подчиненные службы;
Принимать решения, касающиеся долгосрочной работы в том или ином сегменте экономики. Информацию, необходимую для принятия решений, получают из источников, сторонних к данной организации, в частности, от конкурирующих организаций, официальной статистики и т. д. На основе полученных данных прорабатываются разнообразные сценарии развития событий. Далее руководитель может выбирать оптимальный вариант для конкретной организации.
1. 3 Стратегическое планирование и управление предприятием
В условиях жесткой рыночной конкуренции вывод на рынок новой продукции может оказаться успешным только при условии наличия полноценного плана действий, так как рыночные отношения предусматривают высокую степень жесткости. Существование на рынке возможно при условии постоянного мониторинга внешней ситуации, включая величину потребительского спроса, объем предложения на рынке, показателей рентабельности производства, величины производственных издержек, уровня цен, размера конкуренции и так далее. В результате можно констатировать, что производственно-хозяйственная деятельность находится под постоянным воздействием большого количества изменяющихся во времени факторов.
На основе этого для любого хозяйствующего субъекта требуется установить четкий характер деятельности в производственной и социальной сфере, то есть создать план действия на определенный временной интервал. Все это говорит о том, что в условиях рыночной экономики планирование не только не теряет своей роли, но и приобретает новые черты, становясь составной частью системы управления.
Потребность в полноценном планировании в условиях рынка объясняется несколькими основополагающими факторами. Среди них:
· Общественная ориентация производственной деятельности;
· Применение сложной системы связей между участниками рыночных отношений;
· Потребность в рационализации отраслевых пропорций;
· Минимальные способности рынка к саморегулированию, особенно в периоды кризиса;
· Выступление государства в качестве полноценного субъекта отношений в экономике.
Стратегическое планирование и управление - основа деятельности любой организации вне зависимости от профиля и формы собственности.
На основе стратегии развития можно выбирать пути развития, определять первостепенные и вспомогательные задачи. Цель стратегии - укрепление позиций организации на рынке, получение конкурентных преимуществ.
Но для организации важен не только факт наличия стратегии развития, но и качество стратегии, возможность не только следовать намеченному пути, но и модифицировать его при изменении внешних воздействий.
Руководитель, равно, как и собрание директоров при разработке стратегии обязаны учитывать множество различных факторов, способных повлиять на работу организации и в краткосрочной, и в долгосрочной перспективе. Для снижения объемов ручных расчетов используются разнообразные математические модели и программные средства, позволяющие анализировать ситуацию, выявить оптимальные пути достижения целей, минимизировать риски. Не менее важно - программные средства позволяют рассчитать бюджет, необходимый для реализации каждой из стратегий с учетом инфляционной составляющей.
Стратегическое планирование обеспечивает базу для всех управленческих решений. Функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выработку стратегических планов.
Все последующие управленческие решения будут базироваться на принятой к исполнению стратегии развития.
1. 4 Особенности обеспечения качества информации в стратегическом управлении
Под информацией при этом понимаются сообщения, освещающие ситуацию по тем или иным направлениям.
Информационное обеспечение представляет собой определение с многочисленными гранями. Во-первых, это набор взаимосвязанных элементов, выстроенных на основе определенных правил и принципов в единую технологию, позволяющую трансформировать поступающую информацию в формы, оптимальные для использования в управленческой деятельности.
Во-вторых, это обработанная информация, предназначенная для передачи адресату с целью удовлетворения возникающей у него потребности в информации. И в-третьих, информационное обеспечение должно рассматриваться в качестве составного элемента систем автоматизации управления, действующего вместо с обеспечением в сфере программных продуктов, технических решений и так далее.
В целом информационное обеспечение выступает в качестве комплексного процесса, действующего в динамике, и ориентированного на обеспечение представителей управляющего звена полноценными данными для принятия объективных управленческих решений.
В основе информационного обеспечения лежит соединение в единое целое научной и методологической базы с существующими передовыми техническими средствами, обеспечивающими в совокупности максимальную эффективность. В свою очередь в стратегическом управлении под информационным обеспечением понимается удовлетворение в полном объеме возникающих потребностей в информации, потребной для принятия решений управленческого характера. Обеспечение данного процесса возможно только при условии наличия полноценно функционирующей информационной системы.
Активное внедрение на предприятиях информационных систем возможно только в случаях, когда предприятия будут иметь конкретную заинтересованность и стимул для их использования. В противном случае все попытки внедрения и последующего получения социально-экономического эффекта обречены на провал.
Таким образом, проведение информатизации должно способствовать приобретению бизнесом конкретного экономического эффекта или преимущества. Определить подобный эффект можно только путем сравнения величины затрат на реализацию проекта с размером полученной от внедрения выгоды. В процессе оценки данных факторов требуется проанализировать три основных составляющих: объем средств, необходимых для функционирования системы, объем средств, затрачиваемых в процессе внедрения, влияние создаваемой информационной системы на величину основных рисков предприятия.
В свою очередь под совокупным денежным потоком рассматриваются разности затрат на информационное обеспечение в настоящее время и до реализации проекта, изменение величины производственных издержек после внедрения системы, а также изменение величины получаемых компанией доходов после внедрения информационной системы.
Практика показывает, что на начальных этапах реализации оценить реальную величину будущего денежного потока с высокой точностью не представляется возможным. В свою очередь общие результаты внедрения могут быть определены на основе задач, ставящихся в процессе реализации проекта в сфере создания информационной системы.
Например, внедрение систему автоматизации управлением в производстве позволяет говорить о росте качества выпускаемой продукции, сокращении количества нештатных и аварийных ситуаций, сокращении потребления сырьевых и энергетических ресурсов, снижении объемов трудовых затрат. Одновременно увеличивается уровень безопасности на производстве, где автоматизация постепенно заменяет ручной труд.
Реализация процессов автоматизации в сфере финансово-экономического управления характеризуется уменьшением величины запасов, незавершенного производства, оптимизацией производства за счет роста согласованности взаимодействия, оптимизации поставок. Одновременно увеличиваются общие показатели производительности за счет отказа от этапа организации контроля над учетными данными.
Вышеперечисленные результаты оказывают положительное влияние на показатели организации, которые значимы с точки зрения стратегического управления предприятием.
2. Оценка и анализ использования современного информационного инструментария на предприятиях
2.1 Оценка и анализ состояния ин формационного инструментария в РФ
В данном разделе рассматриваются результаты анализа перехода на применение информационных технологий в принятии управленческих решений предприятиями.
Переход к информационному обществу на уровне регионов в России предполагает создание масштабных систем хранения, обработки, получения информации. Для этого необходимо повсеместно внедрять и активно использовать системы передачи данных, как проводного, так и беспроводного типа.
Если представить, что совокупность всех возможных элементов инфраструктуры, обеспечивающей передачу, хранение и обработку данных и информации является информационным инструментарием, то можно выделить отдельные элементы, такие как:
Телекоммуникационные сети, обеспечивающие передачу данных;
Компьютерные сети, объединенные по производственному, территориальному или иному принципу;
Коммутаторы, обеспечивающие пользователю доступ к удаленной информации;
Серверные станции и т. д.
Важно отметить, что компьютерные сети, серверные станции, линии передачи информации могут принадлежать частным лицам, предприятиям, государственным структурам.
Ниже приведена схема, отражающая расходы промышленных предприятий на покупку и внедрение информационных технологий, средств коммуникации. Схема составлена по данным Росстата России - рисунок 2.
Рисунок 2 - Динамика распределения расходов, понесенных промышленными предприятиями страны, на закупку и внедрение средств информатизации в период с 1995 по 2015 год в процентном соотношении
На основании данных, представленных на рисунке, в процессе внедрения информационных технологий в России можно выделить следующие этапы:
1. Начало первого этапа относится к концу 90-х годов XX века. Эксперты и исследователи полагают, что данный этап закончился к 2010 году. Характерными чертами данного этапа являются приобретение компьютеров, переход на работу в условиях локальных компьютерных сетей, принадлежащих предприятию или иной организации. Важно отметить, что к 2010 году большая часть предприятий уже приобрела необходимое программное и аппаратное обеспечение. Этим можно объяснить некоторые снижение расходов на покупку нового оборудования и технологий обработки данных. К 2010 году не менее 93,8 % от общего числа промышленных предприятий, работающих в России, обработку данных вели с помощью компьютеров. Интернет для различных нужд использовало не менее 82,4 % от общего числа предприятий.
Отличительная особенность данного этапа - дефицит квалифицированных программистов и специалистов, способных обслуживать компьютерные сети и программное обеспечение на должном уровне. Дефицит был вызван массовым отъездом многих программистов за рубеж. В то же время учебные заведения России используют в подготовке устаревшие технологии и оборудование, уже снятые с эксплуатации.
В то же время многие предприниматели ошибочно полагают, что достаточно один раз пригласить специалиста со стороны для наладки информационной сети. Собственные ИТ-отделы открывают только очень крупные предприятия и концерны.
2. На данном этапе собственники и руководители предприятий начинают понимать, что компьютер можно использовать не только для рассылки коммерческих предложений, но и как средство обеспечения управленческой функции. ИКТ перестают быть только средством обработки информации и переходят в разряд средств, обеспечивающих принятие решений на различных уровнях.
Значительная часть руководителей уже не рассматривает информатизацию, как необходимость один раз подключить компьютер. Информатизация становится непрерывной во времени. Предприятия активно внедряют новые информационные продукты и системы. Одновременно важно выделить, что все большее количество предприятий предпочитает открывать собственный ИТ-отдел, чем обращаться к сторонним специалистам.
К настоящему времени в России практически не производится ни аппаратное, ни программное обеспечение. Практически 100 % от используемого серверного, компьютерного обеспечения ввозится из-за границы. Не менее 75 % от всего применяемого ПО также разработано за пределами России. В то же время квалификация отечественных ИТ-специалистов такова, что они обслуживают все программные и аппаратные комплексы вне зависимости от места производства.
В 2016 году предприятиями России на приобретение компьютеров, информационных технологий и иных продуктов было потрачено более полумиллиарда рублей, но из этой суммы только около 5 % приходится на покупку ПО, разработанного в России.
В то же время важно отметить, что многие программные и иные ИТ-продукты, созданные в России, активно продаются и за пределами России. Ежегодный экспорт ИТ-продуктов составляет 4 млрд. долларов США.
Если еще 10 лет назад российские предприниматели не считали нужным тратить средства на приобретение компьютеров, информационных технологий, то на текущий момент времени ситуация значительно изменилась. Предприятия существенно увеличивают расходы на приобретение ИТ-продуктов, принимая во внимание то, что применение качественных информационных систем способствует увеличению прибыли.
В 2014 году журналом PCWeek было проведено исследование, касающееся расходов крупных российских предприятий на приобретение ИТ-продуктов. В ходе исследования было установлено, что в 2014 году не менее 35 % от всего количества обследованных предприятий сочли необходимым увеличить расходы на содержание ИТ-структуры в сравнении с 2013 годом. 15 % от общего числа опрошенных сообщили, что расходы в 2014 году были ниже, чем в 2013 году. 29 % респондентов отметили, что увеличение расходов по сравнению с 2013 годом было, но незначительное.
В процессе исследования было выявлено, что предприятия малого и среднего бизнеса стали более активно приобретать и использовать ИТ-технологии. В 2014 году не менее 50 % от всего числа респондентов ответили, что расходы были выше, чем в предшествующих годах.
Многие специалисты связывают такой рост расходов со стороны небольших предприятий с появлением облачных технологий. Не менее 46 % опрошенных сообщили, что планируют в ближайшем будущем перейти на работу с облачными сервисами. Облачные сервисы (в основном работающие по технологии SaaS) предполагают, что пользователь может обращаться к своим данным с любого устройства, подключенного к интернету.
Небольшие предприятия, не имеющие возможности содержать собственные ИТ-отделы, предпочитают заключать договора со сторонними организациями на обслуживание программного и аппаратного обеспечения. Как выяснила в ходе исследований компания "Marketvisio", не менее 22,3 % от общего количества предприятий, работающих в России, не создает собственные ИТ-отделы, а обращается к аутсорсинговым услугам. Как показали опросы в 2014 году не менее 25,8 % респондентов планировали увеличить расходы на заключение договоров со сторонними организациями.
Меняется отношение и к программным комплексам, предназначенным для принятия решений на различных уровнях управления. Если ранее программный продукт SAP был чрезмерно дорогим для большинства российских предприятий, то уже в 2013 году было заключено 395 договоров, предполагающих внедрение продуктов SAP в России. Из общего числа подписанных договоров 215 - с предприятиями, относимыми к малому или среднему бизнесу.
Главный недостаток большинства российских предприятий - отсутствие четкого планирования, и как следствие, высокие издержки.
Качественные информационные системы позволяют сократить периоды обработки информации, исключить дублирование данных или выпуск противоречащих друг другу распоряжений. Информационные системы полезны там, где приходится нужную информацию передавать большой цепочке пользователей.
Востребованы информационные технологии и среди ритейлеров. Информационные технологии помогают не только собирать информацию об уже прошедших хозяйственных операциях, но и анализировать ее, планировать закупки, расходы и, в конечном счете, прибыль. В то же время небольшие торговые предприятия не спешат переходить на применение информационных технологий.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что российские предприятия начинают более активно использовать информационные технологии в своей работе, в частности, для выработки управленческих решений. Еще 10 лет назад расходы на приобретение аппаратного и программного обеспечения считались необязательными. На текущий момент времени многие предприниматели уверены, что получение прибыли невозможно без использования качественных ИТ-продуктов.
Первым из этих документов является "Стратегия развития отрасли информационных технологий в РФ на 2014-2020 гг. и на перспективу до 2025 года".
Среди наиболее важных целей данной стратегии можно выделить:
1. Активное использование человеческого ресурса для развития ИТ-сферы. Необходимо менять программы подготовки и переподготовки специалистов. Предполагается, что ИТ-компании будут получать субсидии от государства.
2. Предполагается создание единой базы наиболее перспективных разработок и исследований в ИТ-сфере. Минсвязи России совместно с Минобразованием обязаны выделить гранты на разработку наиболее перспективных проектов в регионах страны.
3. Оказание поддержки малому бизнесу, занятому в сфере IT-технологий. Планируется активное открытие и работа технопарков.
4. Оказание поддержки предприятиям, занятым экспортом ИТ-продуктов.
5. Переход на использование ИТ-технологий во всех сферах деятельности в России.
6. Разработка мер по инфраструктурной поддержке всех намеченных мероприятий.
По мнению разработчиков стратегии, возможна реализация нескольких основных сценариев:
1. Базовый сценарий. Предполагается, что сфера ИТ в России будет развиваться достаточно медленно.
2. Альтернативный сценарий предполагает, что за период реализации Стратегии доходы от реализации ПО вырастут с 270 до 620 млрд. рублей. Предполагается, что доход будет получен не только за счет увеличения продаж внутри страны, но и за счет роста экспортных поставок.
Реализация альтернативного сценария предполагает создание 700 тыс. рабочих мест для специалистов высокой квалификации. Этот же сценарий предполагает, что не менее всего объема производимых ИТ-продуктов будет реализовываться за пределами России. В качестве венчурных инвестиций в производство ИТ-продуктов будет привлечено до 50 млрд. рублей.
Не менее важным документом представляется план "Развитие отрасли информационных технологий", составленный на 2013-2018 годы. В соответствии с данным планом российская ИТ-сфера должна в кратчайшие сроки преодолеть существующее отставание от западных стран.
Среди наиболее важных и сложных задач, решаемых в рамках поддержки ИТ-сферы на 2013-2018 годы, необходимо выделить следующие:
Более активное использование имеющегося человеческого ресурса, переход на новые технологии в образовании, привлечение российских студентов и специалистов к стажировкам в лучших зарубежных компаниях;
Перевод российских предприятий ИТ-сферы на производство конкурентоспособной продукции;
Выявление потребностей предприятий в ИТ-продуктах, обеспечение государственных заказов на разработку и внедрение информационных технологий. информатизация стратегический планирование документооборот
Проведенный анализ говорит о том, что в России еще рано говорит о всеобщем переходе на использование информационных систем. На данный момент времени предприятия все еще активно приобретают серверные и рабочие станции, оборудование для локальных сетей. Но важно отметить, что темпы продаж соответствующего оборудования постепенно падают.
В целом, говоря об информатизации производства, можно отметить, что на предприятиях, перешедших на применение информационных технологий, производительность труда выросла в 1,7 и более раза, чем на предприятиях, работающих без использования ИТ-продуктов.
В России на данный момент времени активно разрабатываются различные программы на федеральном и региональном уровнях. Но данные программы не содержат в большинстве своем достаточных мер для того, чтобы, если не все, то большая часть предприятий перешла на применение современных информационных продуктов.
2.2 Оценка стратегической среды функционирования предприятий аграрно-промышленного комплекса
Объектом исследования данной работы выбрана компания ООО "Молокозавод", представляющая отечественный аграрно-промышленный комплекс.
ООО "Молокозавод" - предприятие, занимающееся следующими видами деятельности:
Выпуск молокосодержащих продуктов, кисломолочной продукции, переработка сырого молока;
Разведение крупного рогатого скота на собственной кормовой базе;
Производство мяса и мясных изделий;
Реализация оптом и в розницу хлебобулочных изделий, молока, мяса и продуктов их переработки.
Выбранный производитель, несмотря на наличие технологических возможностей и высокого производственного потенциала в современных условиях рынка не может полноценно адаптироваться к условиям ведения бизнеса, и не выдерживают конкуренции с другими производителями.
Причиной подобной ситуации являются ошибки руководства предприятий, в частности отсутствие долгосрочной стратегии управления, что во многом определяется отсутствием четких механизмов информационного обеспечения, позволяющего принимать важные управленческие решения на основе полноценных данных о ситуации. Отсутствие подобного обеспечения объясняется, как кадровыми проблемами, так и общим недостатком информации, что характерно для всего отечественного агропромышленного комплекса.
В результате недостаточная эффективность принимаемые решений в области управления ведет к дополнительным финансовым потерям, ухудшению эффективности бизнеса и потере конкурентоспособности. Проведенный анализ ситуации с информационным обеспечением управления в отечественном аграрно-промышленном комплексе позволил выявить ряд закономерностей.
Материально-техническая сторона вопроса, предполагающая использование систем передачи и обработки данных, оставляет желать лучшего. На многих предприятиях аграрно-промышленного комплекса сроки эксплуатации ЭВМ превышены по всем показателям. Выступая в качестве основных производственных фондов, они в силу своего морального и физического устаревания не способны обеспечивать необходимого обмена данными. Практика показывает, что для эффективной работы средний возраст компьютерной техники не должен превышать 5 лет, в противном случае ЭВМ не способны работать с современным программным обеспечением, что ограничивает функционал их применения.
Исследуемое предприятие не являются исключением. В обоих случаях работа по полноценному обеспечению персонала информационно-техническими средствами не ведется. В результате при условии, что управленческий персонал должен на 100 % быть обеспечен вычислительной техникой, данный показатель на предприятии находится на значительно более низком уровне. Как результат, существенно снижается скорость получения управленческой информации, ее последующей обработки и выдачи рекомендаций для принятия окончательного управленческого решения. Подобная ситуация является одним из главных барьеров на пути проведения комплексной информатизации таких предприятий.
Статистика показывает, что в западных компаниях в структуре основных фондов на долю вычислительной техники приходится около 10-12 % всего объема средств. Сегодня IT-технологии рассматриваются в качестве одного из основных инструментов повышения конкурентоспособности предприятий. При этом в структуре активов рассматриваемого предприятия доля всех видов вычислительной техники не превышает 1 %, что является недостаточным показателем.
В качестве важного показателя, нуждающегося в анализе, выступает уровень информационной насыщенности труда. В целом на современном этапе специалисты отмечают, что данный показатель существенно отстает по объемам от величины информационного потока, необходимого для обеспечения качественной управленческой деятельности на предприятии, при условии, что за последние годы объемы подобной потоковой информации увеличились в шесть - восемь раз.
В результате имеющийся информационный потенциал применяется на практике недостаточно полно, что негативно сказывается на общей эффективности работы. Огромные массивы поступающих сведений, приходящих из внешней среды, никак не систематизируются и не обрабатываются, так как для этого не имеется необходимых технических средств.
Статистика показывает, что к числу обработанной информации относится только 27 % ее суммарного объема. Таким образом, около 73 % всего потока данных не используется в процессе выработки управленческих решений, так как нет технических средств ее переработки. В большинстве случаев данная информация относится к категории внеучетной, то есть не подпадающей под программы, позволяющие проводить систематизацию, оценку и анализ поступающих сведений.
ООО "Молокозавод" сегодня эксплуатирует автоматизированные системы решения финансовых задач, проектно-исследовательской деятельности и решения задач технологического характера. ООО "Молокозавод" эксплуатирует отдельные сети в сфере маркетинга и управления качеством, а также в сегменте управления персоналом и начислением оплаты труда. Между тем, данные системы не имеют взаимной связи, и выступают в качестве самостоятельных, обособленных элементов, не способных привести к повышению уровня информатизации производства в целом по предприятию.
Используемые на предприятие электронные базы данных сегодня не обеспечивают не только необходимого объема сведений, но и должной достоверности, необходимой для использования в системах управления. Фактически они не отвечают даже требованиям тактического уровня, поэтому их применение признается не целесообразным.
В процессе оценки качества используемых информационных систем работа проводится одновременно по нескольким направлениям: соответствие объемов, поступающих информационных данных необходимым величинам, соответствие качества функционирования систем, оперативность поступления информационных данных, доля бесполезной информации в общем объеме, объем информации необъективного характера.
На основе последних данных можно констатировать, что только 20 % всех руководителей предприятий удовлетворены качеством существующих информационных систем. В качестве одной из основных претензий специалистов выступает недостаточный уровень оснащенности предприятий техническими средствами, обеспечивающими прием, последующую обработку и передачу данных. В первую очередь речь идет о персональных компьютерах.
За счет улучшения существующей ситуации имеется возможность значительно улучшить общую эффективность функционирования системы информационного обеспечения управленческой деятельности на предприятиях отрасли.
В процессе исследования удалось установить, что значительная часть руководителей предприятий агропромышленного комплекса отмечает несвоевременность поступающей информации, а также ее невысокую достоверность, что объясняется многочисленным дублированием данных на различных уровнях управления. В качестве проблем выделяются сложности с организационным построением систем и их технической готовностью, что негативно сказывается на объеме поступающих на предприятие сведений. Оценка показывает, что в общей сложности удовлетворены объемами данных, поступающих по информационным каналам только 42,4 % руководителей.
Невысокого мнения сегодняшние руководители и о скорости поступления информации. В частности, каждый второй считает, что данные поступают не только с опозданием, но и в необработанном виде. Каждый третий отмечает большие потоки ненужной информации, не несущей в себе ничего ценного, и захламляющий информационный поток. Практически каждый четвертый (23 %) отмечает наличие в информационных потоках данных, являющихся необъективными.
В качестве одной из основных причин подобной ситуации называется отсутствие стандарта и методологии предъявляемых требований к информации управленческого характера, проведение параллельной обработки поступающих данных на различных уровнях системы без привязки и уведомления друг друга. Вместе с неоднородностью информационных потоков, их сложностью и неструктурированностью, отсутствием единых стандартов оформления данных, слабыми техническими возможностями, полноценно обработать и обратить на пользу даже поступающие сведения не представляется возможным. Как результат снижается и общая эффективность контрольной деятельности.
Уровень технического оснащения средствами информатизации на предприятиях выступает в качестве основополагающих факторов, оказывающих воздействие на показатели функционирования информационных систем, как на качественном, так и на количественном уровне. В отечественной практике управления практически полностью отсутствует практика проведения документирования решений в сфере управления предприятием, в то время как применение автоматизированных систем предполагает обязательное внесение всех данных в электронную систему, причем осуществляется данная работа на всех уровнях управления, существующих на предприятии.
Соответственно нагрузка на менеджеров низшего звена существенно увеличивается, что для них является явлением непривычным. Зачастую именно на этом уровне начинается противодействие структурным нововведениям, направленным на повышение общей эффективности управленческой деятельности.
Анализ ситуации показывает, что зачастую именно персонал оказывается не готов к переходу на использование информационных систем в своей работе. Оценка ситуации показывает, что полностью готовы к работе в новых условиях не более 15 % всего объема менеджеров. То есть эти люди не только могут в полном объеме осуществлять работу с информацией на основе информационных систем, но и хотят этим заниматься.
В качестве причин сталь слабого уровня готовности управленческого персонала выступает недостаточный объем финансирования в рамках предприятий программ, предполагающих закупку соответствующей вычислительной техники. Кроме того, зачастую руководители занимают дистанцированную позицию в вопросах информационного обеспечения, так как сами боятся пользоваться подобной техникой, и получать необходимые данные через информационные системы. Особенно это характерно для людей старшего возраста, испытывающих сложности с освоением компьютерной техники и разнообразных программ.
Для отечественных перерабатывающих предприятий агропромышленного комплекса характерно отсутствие как категории должности информационных менеджеров, а также работников, отвечающих за обработку информационных потоков. В функциональные обязанности последних входит сжатие поступающей информации, и ее подготовка для последующей передачи управленцам различных уровней.
В связи с этим для отрасли остро стоит задача увеличения для существующих кадров информационного потенциала, в том числе за счет подготовки специалистов по соответствующим направлениям.
Сегодня размер интеграции всех информационных потоков в сфере управления не превышает 35 %, что можно признать неудовлетворительным показателем. Соответственно имеющиеся ресурсы применяются недостаточно рациональной и эффективно. Выражается это, в том числе в дублировании информации на различных уровнях, что ведет к росту нагрузки. Негативно сказывается недостаточная интеграция и на показателях оперативности и достоверности сведений, передаваемых для принятия управленческих решений на всех уровнях. Итогом является снижение качественных показателей принимаемых управленческих решений.
В качестве важного критерия оценки в информационных системах выступает оценка информационных продуктов, имеющих внешние источники происхождения. Они выступают серьезным элементом выработки окончательных управленческих решений. Возможности применения внешней информации определяются в первую очередь техническими возможностями предприятия по получению и обработке данных, а также степенью доступности баз данных, из которых поступают сведения.
Подобные документы
Проблемы информатизации процесса управления предприятием. Особенности информационных технологий на разных уровнях управления. Диагностический анализ и проектирование информационных потоков в системе стратегического планирования и управления предприятием.
дипломная работа , добавлен 13.06.2017
Сущность системы информационного обеспечения. Методы исследования информационных потоков. Подсистема информационного обеспечения предприятия "Антарктида". Анализ документооборота на примере отдела продаж. Улучшение сетевой организации предприятия.
курсовая работа , добавлен 14.06.2010
Роль информации в системе менеджмента на предприятии. Характеристика информационного обеспечения в деятельности менеджера. Мероприятия по организации эффективного информационного обеспечения. Кодирование и безопасность информационных потоков.
курсовая работа , добавлен 12.11.2007
Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Планирование деятельности. Анализ существующих видов систем информационного обеспечения. Разработка системы информационного обеспечения процесса планирования, рекомендации по ее внедрению.
дипломная работа , добавлен 27.07.2012
Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.
курсовая работа , добавлен 06.11.2014
Теоретические аспекты информационного обеспечения управления деятельностью предприятия, понятие и сущность управленческой информации. Проведение анализа информационного обеспечения управления конкретным предприятием и предложения по его совершенствованию.
дипломная работа , добавлен 26.09.2010
Понятие и значение информационного обеспечения системы управления персоналом, методология анализа данной деятельности. Характеристика предприятия и анализ его кадрового состава. Исследование информационного обеспечения деятельности по управлению.
курсовая работа , добавлен 20.08.2015
Системная пентада для системы информационного обеспечения предприятия, принципы ее моделирования. Классификация системы информационной обеспеченности предприятия. Функционально-морфологический анализ системы менеджмента безопасности пищевой продукции.
контрольная работа , добавлен 24.01.2013
Сущность инновационной деятельности и управления предприятием, основные виды и организация планирования, создание информационного обеспечения. Анализ производственно-хозяйственной и управленческой деятельности с использованием информационных технологий.
отчет по практике , добавлен 03.09.2010
Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
Понятие информационного обеспечения. Решение предметных задач не-
возможно без осуществления вспомогательных (обеспечивающих) видов деятельности, непосредственно не преследующих нормативно определенных целей, но необходимых для их достижения. Одним из таких видов деятельности является информационное обеспечение . Этим термином будем обозначать регулярную деятельность по получению информационного продукта или оказанию информационных услуг. Рассмотрим содержание и дадим определения основных компонентов понятия “информационное обеспечение”.
Информационная потребность . Необходимость информационного обеспечения вызывается тем, что подавляющее число задач субъектов деятельности характеризуется информационной неопределенностью и возникает, когда состояние информированности сотрудников организации о значимых элементах окружающей действительности не позволяет результативно решать задачи предметной деятельности. Иными словами, несоответствие между фактическим и желаемым состоянием информированности порождает проблему получения информации определенногокачества , т.е. информации, отвечающей потребностям предметной области. Из приведенных рассуждений следует, чтоинформационная потребность – это определенное состояние субъекта предметной деятельности, возникающее в связи с необходимостью получения данных, обеспечивающих принятие решений в предметной деятельности. Или иначе:информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.
Другими словами, под информационной потребностью будем понимать совокупность тех сведений (данных), которые необходимы для эффективного функционирования организации (подразделения, сотрудника). Содержание же любого объекта, как уже указывалось, определяется теми целями, для достижения которых он создается. Таким образом, первичными, определяющими информационные потребности, являются цели функционирования организации.
Проблема определения, описания, измерения информационных потребностей сотрудников является одной из основных в комплексе проблем информационного обеспечения. Только определив характеристики информационной потребности пользователей, можно формулировать требования к информационному обеспечению, состав и функции информационной системы.
Цель информационного обеспечения. Информационные потребности определяют цель информационного обеспечения, которая состоит в предоставлении сотрудникам (пользователям) информации требуемого качества в заданные сроки и в рамках действующих технической и организационно-штатной структуры организации, правового регулирования и финансирования. Понятие качества информации (информационного обеспечения) будет рассмотрено ниже.
Субъект информационного обеспечения. В качестве субъекта информа-
ционного обеспечения организации могут выступать:
- специализированные подразделения, например информационные центры, технические и др. подразделения, предоставляющие доступ к информационным ресурсам или средствам коммуникации;
- сотрудники организации (при этом информационное обеспечение приобретает форму самообеспечения).
Объект информационного обеспечения. Строго говоря, объектом ин-
формационного обеспечения является психофизиологическое состояние персональной или групповой информированности о значимых (т.е. входящих в компетенцию предметной деятельности организации) элементах окружающей действительности. Однако если исключить из рассмотрения вопросы, связанные с восприятием, уяснением, интерпретацией и представлением информации, то степень информированности определяется наличием качественной информации.
Такое упрощение возможно, т.к. в нашем курсе акцент делается на техни- ко-организационных аспектах информационного обеспечения. Поэтому менее корректно, но вполне допустимо рассматривать в качестве объекта информационного обеспечения сотрудника или группу сотрудников организации, объединенных по какому-либо признаку.
Среда информационного обеспечения. Структурирование важнейших компонентов является необходимым, но недостаточным условием понимания сущности деятельности, так как не учитывает ряда факторов, непосредственно не входящих в понятие, но создающих определенную обстановку (среду), в которой осуществляется деятельность.
Среду деятельности составляет сфера доминированияи неуправляемая сфера.В общем случае к сфере доминирования будем относить средства (ресурсы), которыми располагает субъект деятельности, и элементы окружающей действительности, на которые он может воздействовать.
Неуправляемую сферу образует группа элементов, на которые субъект деятельности не может воздействовать, но которые необходимо учитывать в виде ограничений. В рамках сферы доминирования и неуправляемой сферы определяется достаточный набор действий (процедур) для разрешения проблемы.
Для адекватного описания среды подробнее определим сферу ограничений и сферу доминирования субъекта информационного обеспечения. Выделим и представим формальными записями компоненты среды, наиболее значимые с точки зрения достижения цели информационного обеспечения:
M * =(M p ,M h ,M r ), | |
C * =(C 1 ,C 2 ,C 3 ,C 4 ). |
В (1.1) M * – сфера доминирования;M p – технические средства выполнения информационных процедур;M h – персонал организации, реализующий информационные процедуры;M r – материальные ресурсы.
В (1.2) C * – условия информационного обеспечения;C 1 – правовая база (приказы, наставления, инструкции);C 2 – организованный набор методов и
правил работы с информацией; C 3 – сигналы управления;C 4 – помехи. Схематичное представление информационного обеспечения организации